الذكاء الاصطناعي في مكان العمل: دليل عملي للعاملين المعرفيين

يوضح هذا المقال كيف يمكن للعاملين المعرفيين استخدام الذكاء الاصطناعي في المهام المتكررة التي تستهلك الوقت كل أسبوع، وليس فقط للأسئلة الفردية ومهام الكتابة. وهو يتضمن مطالبات جاهزة للاستخدام، وإرشادات لاستخدام الذكاء الاصطناعي بأمان، وخطوات لبناء الذكاء الاصطناعي في سير العمل الخاص بك بسرعة وببساطة.

كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في مكان العمل

تأتي معظم المعارف المهنية مع عبء تشغيلي ليس مدرجاً في الوصف الوظيفي: الاجتماعات، والإدارة، والبقاء على اطلاع، وإدارة العلاقات.

غالباً ما تكون هذه المهام هي أفضل مكان لبدء استخدام الذكاء الاصطناعي، لأن المخرجات سهلة التحقق ومخاطر ارتكاب الأخطاء منخفضة.

فيما يلي 10 من تلك المهام، وكيفية توجيه الذكاء الاصطناعي للمساعدة في كل منها.

ملاحظة: تتطلب بعض أدوات الذكاء الاصطناعي إرفاق المواد المصدرية أو لصقها مباشرة. يمكن للأخرى جلبها بنفسها من صندوق بريد متصل، أو محرك أقراص، أو علامات تبويب المتصفح المفتوحة. تعمل المطالبات أدناه في كلا الحالتين.

1) البقاء على اطلاع

تتراكم المقالات الجديدة والملاحظات المحدثة حول نفس الموضوع، وقد يمثل مواكبة ما يجري تحدياً حقيقياً.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• التوفيق بين المصادر المتناثرة في إجابة واحدة
• اكتشاف التناقضات أو انحراف الإصدارات عبر المستندات
• تلخيص ما تغير منذ آخر تحديث
• الإبلاغ عن المواضع التي تختلف فيها المصادر

2) التواصل

تحديث للحالة، ملخص، متابعة سريعة: تكرر معظم اتصالات العمل نفس الأشكال القليلة، مما يسهل على الذكاء الاصطناعي كتابة مسودة أولية مناسبة.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• صياغة رسائل البريد الإلكتروني أو التحديثات أو المستندات من نقاط رئيسية
• ضبط النبرة أو الطول لجمهور مختلف
• إعادة كتابة نفس التحديث لقراء مختلفين
• اكتشاف العبارات غير الواضحة قبل الإرسال

3) الاجتماعات

يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي في تحويل المحادثة إلى سجل ملموس للإجراءات والقرارات التالية.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• استخراج بنود الإجراءات والمسؤولين من الملاحظات أو النص
• صياغة الملخص مباشرة بعد المكالمة
• التقاط الالتزامات التي لم يتم تعيينها لأحد فعلياً
• إعداد جدول أعمال من العناصر المفتوحة للاجتماع الأخير

4) التخطيط وتحديد الأولويات

يمكن أن يسهل الذكاء الاصطناعي تنظيم جدول زمني أسبوعي معقد، والتعامل مع التزامات متعددة، وتقدير الوقت بدقة أكبر.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• تحويل المواعيد النهائية المتعارضة إلى ترتيب للعمليات
• الإبلاغ عن صراعات جدولة المواعيد قبل أن تصبح مشكلة
• الفصل بين ما هو عاجل حقاً وما ي وبدو عاجلاً
• التحقق العقلاني مما إذا كانت الخطة واقعية

5) التحليل واتخاذ القرار

الذكاء الاصطناعي ليس بديلاً عن الحكم البشري، ولكنه جيد في تجميع وفرز ومقارنة المعلومات المعقدة لتسهيل عملية صنع القرار.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• جمع المعلومات ذات الصلة لاتخاذ القرار
• إظهار أين يتفق الاستدلال أو يتعارض
• اختبار مدى صلابة افتراض ما قبل البناء عليه
• تنظيم العوامل المؤثرة

6) إنتاج المخرجات

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي الأكثر تطوراً اليوم تجاوز مجرد الإجابة على الأسئلة لإنشاء شرائح أو تقارير أو مستندات أو جداول بيانات.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• تحويل البحوث أو الملاحظات إلى عرض تقديمي أول، أو جدول بيانات، أو تقرير أولي
• الانتقال مباشرة من المواد الخام إلى مستند منسق
• هيكلة المخرجات قبل قضاء الوقت في تنميقها
• تجميع المصادر معاً أثناء إنشائها

7) النفقات الإدارية

يمكن للذكاء الاصطناعي تقليل المهام اليدوية المملة، مثل إدخال أو تصنيف البيانات، أو تسمية الملفات، أو نسخ ولصق المعلومات من أداة إلى أخرى تلقائياً.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• تصنيف النفقات والإبلاغ عن العناصر المكررة أو المفقودة
• صياغة رسائل البريد الإلكتروني الروتينية
• تحويل ملاحظة تقريبية إلى شيء قابل للتقديم
• ملء النماذج المتكررة من معلومات لديك بالفعل

8) المراجعة ومراقبة الجودة

الذكاء الاصطناعي مفيد لاكتشاف تناقضات داخل مستند واحد، والتوفيق بين الادعاءات عبر مصادر متعددة، مثل الإبلاغ عن المكان الذي تحيد فيه المسودة عن دليل الأسلوب.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• اكتشاف الأرقام أو الادعاءات غير المتسقة عبر المستند
• الإبلاغ عن العبارات غير الواضحة قبل نشر أي شيء
• التحقق من المسودة مقابل قائمة تحقق أو دليل أسلوب
• تحديد الثغرات بين القسم المبكر والقسم اللاحق

9) التعلم

كان الإلمام بموضوع غير مألوف يعني قراءة بطيئة أو طلب خدمة من زميل مشغول.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• الحصول على فهم عملي لأداة أو عملية أو موضوع غير مألوف بسرعة
• إعداد الأسئلة التي يجب أن تكون مستعداً للإجابة عليها
• شرح مفهوم بالمستوى الذي تحتاجه
• ملء الخلفية قبل التحدث إلى شخص خبير أكثر منك

10) إدارة العلاقات

قد يكون السياق المتناثر عبر رسائل البريد الإلكتروني القديمة والملاحظات صعب إعادة بنائه في وقت قصير، مباشرة قبل المكالمة.

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي مساعدتك في:

• تجميع السياق معاً قبل المحادثة: ما تم مناقشته أو وعده أو تركه مفتوحاً
• إعداد إحاطة قبل مكالمة عميل أو صاحب مصلحة
• تتبع العناصر المفتوحة عبر علاقة مستمرة
• صياغة متابعة تشير إلى السياق الحقيقي السابق

كيف تبدأ مع الذكاء الاصطناعي دون إزعاج فريق تكنولوجيا المعلومات لديك

يفترض كل مطالب أعلاه أن الأداة يمكنها الوصول إلى معلومات الشركة الحقيقية والحساسة أحياناً، لذا فإن القليل من العادات مسبقاً يمنع هذا الوصول من التحول إلى مشكلة لاحقاً.

• تحقق من قائمة الأدوات المعتمدة قبل أن تبدأ. تنشر معظم الشركات واحدة في مكان ما: ويكي تكنولوجيا المعلومات، أو بوابة الأمان، أو مستند التهيئة. إذا لم تتمكن من العثور على واحدة، فاسأل مباشرة بدلاً من افتراض عدم وجودها.
• قم تسجيل الدخول من خلال نظام SSO الخاص بالشركات، وليس حساباً شخصياً. لا يرث تسجيل الدخول الشخصي ضوابط بيانات شركتك، أو مسار التدقيق، أو عملية مغادرة الموظفين، لذلك يظل العمل خارج رؤية تكنولوجيا المعلومات حتى عندما يكون العمل نفسه عملاً للشركة.
• تعرف على طبقات بيانات شركتك، وليس فقط "حساسة مقابل غير حساسة." تقسم معظم الشركات البيانات إلى أكثر من فئتين، على سبيل المثال عامة، داخلية، سرية، ومقيدة، وما يصح لصقه في أداة قد لا يصح لأخرى. تحقق مع تكنولوجيا المعلومات أو الأمان إذا لم تكن الطبقات موثقة في مكان واضح.
• انزع المعرفات قبل اللصق، عندما تستطيع ذلك. استبدل الأسماء الحقيقية، وأرقام الحسابات، وتفاصيل العميل بعناصر نائب مثل {client_name} قبل اللصق في أداة لم يتم اعتمادها رسمياً.
• أوقف تشغيل تبديلات تدريب النماذج. تحتوي معظم أدوات الذكاء الاصطناعي على إعداد، غالباً ما يتم تسميته بشيء مثل "تحسين النموذج" أو "استخدام بياناتي للتدريب"، والذي يختار مدخلاتك في بيانات التدريب افتراضياً. تحقق من لوحة الخصوصية أو الإعدادات وقم بإيقاف تشغيلها ما لم يتم اعتماد الأداة على وجه تحديد بدون هذا القلق.
• راجع ما يمكن لأدوات الوصول إليه قبل ربطها. إذا كانت تحجز أشياء، أو ترسل أشياء، أو تلمس صندوق بريدك، فتحقق من الصلاحيات التي تطلبها، وألغِ الوصول لأي شيء لا تستخدمه بنشاط.
• اسأل إذا لم تكن متأكداً مما إذا كان الشيء معتمداً. الرسالة السريعة لتكنولوجيا المعلومات أو الأمان عادة ما تكون تفضل اكتشاف بعد حقيقة أن الأداة لم تتم الموافقة عليها.

تكبير

كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في مكان العمل بشكل أكثر فعالية

يستخدم معظم العاملين المعرفيين الذكاء الاصطناعي بشكل عارض بالفعل: سؤال لمرة واحدة، مسودة بريد إلكتروني سريعة، نسخ النتيجة، وانتهى الأمر. إن معاملة المهمة كاختبار تجريبي لمدة أسبوعين، وليست سؤالاً لمرة واحدة، هي ما يتحول به هذا الاستخدام العارض إلى توفير ذو مغزى في الوقت.

إليك كيفية البدء:

1) تتبع أسبوعاً كاملاً قبل إجراء أي تغييرات

لمدة خمسة أيام عمل، سجل كل مهمة متكررة، والمدة التي تستغرقها، ومدى شعورك بمللها. هناك أدوات متعددة لتتبع الوقت متاحة، لكن ملاحظة جارية تعمل بشكل جيد: "الإثنين، 20 دقيقة، فرز الإيصالات، مزعجة قليلاً." بحلول يوم الجمعة، يبرز النمط عادة بمفرده.

2) اختر مهمة واحدة

راجع الملاحظات واختر المهمة المستهلكة للوقت والمملة لأتمتتها أولاً.

هناك عدة عوامل يجب مراعاتها:

• هل تحدث المهمة عدة مرات في الأسبوع؟
• هل العملية متسقة نسبياً في كل مرة؟
• هل التحقق من المخرجات سريع؟
• هل تعتمد على قرارات تقديرية تختلف حسب الموقف؟
• هل سيكون الخطأ سهل الاكتشاف والإصلاح؟
• هل بيانات المصدر كاملة وموثوقة؟

يناسب تحديث الحالة الأسبوعي أو تقرير النفقات المتكرر. أما عرض مجلس الإدارة مرة كل ربع سنة فلا يناسبه ذلك. المخاطر ووقت المراجعة كلاهما مرتفعان جداً بالنسبة للتجربة الأولى.

3) حدد شكل "الجيد" قبل اختباره

اكتب جملة توصف مخرجات صحيحة أو قابلة للاستخدام، يتم تحديدها قبل رؤية ما ينتجه الذكاء الاصطناعي.

اسحب ثلاثة أمثلة حقيقية للمخرجات المُنجزة يدوياً (ثلاثة تحديثات للحالة، ثلاثة تقارير نفقات)، واكتب ما مشترك بينها: الطول، الهيكل، مستوى التفاصيل.

ثم اسأل عما يجعلها غير قابلة للاستخدام. في بعض الأحيان يكون من الأسهل تحديد الجيد بتسمية الفشل. قم بتضمين عكس كل فشل في تعريف المخرجات الجيدة.

على سبيل المثال، بالنسبة لتحديث الحالة، قد يكون ذلك: "يغطي ما تم شحنه وما تم حظره، في فقرتين، مع الحد الأدنى من إعادة الكتابة المطلوبة."

بالنسبة لتقرير النفقات، قد يكون ذلك: "كل سطر له فئة، ويتم الإبلاغ عن التكرارات."

4) قم ببناء واختبار المطالبة

ابدأ بوصف بسيط للمهمة وتعريف "الجيد" من الخطوة 3، ثم قم بتشغيله مقابل حالتين أو ثلاث حالات حقيقية.

بعد كل تشغيل، قارن المخرجات بهذا التعريف ولاحظ ما هو غير صحيح: قسم مفقود، طويل جداً، نبرة خاطئة. أضف سطراً إلى المطالبة يعالج تلك الفجوة المحددة، ثم شغلها مرة أخرى.

توقف بمجرد أن تتطلب المخرجات تحريراً طفيفاً فقط، وليس إعادة كتابة. احفظ النسخة النهائية في مكان يسهل العثور عليه مرة أخرى: مستند مثبت، أو تطبيق ملاحظات، أو مكتبة مطالبات مشتركة، على سبيل المثال.

5) حدد فحصاً واحداً لمراقبة الجودة

اختر أمراً قابلاً للتكرار للتحقق منه يدوياً. بالنسبة لتقرير النفقات، قد يعني ذلك مقارنة إجماليات الفئات مقابل الصادرات الخام قبل إرساله. قم بإجراء نفس الفحص على كل مخرجات لمدة أسبوعين، حتى بمجرد أن يبدأ الشعور بموثوقيته.

6) بعد أسبوعين، قارن مقابل الأساس.

لكل حالة، تتبع المدة التي استغرقتها المهمة من البداية إلى النهاية، بما في ذلك خطوة الفحص، وكيف تقارن بالوقت المسجل في الخطوة 1. في نهاية أسبوعين، اجمعها لتحديد ما إذا كان الأمر يستحق الاحتفاظ بالأتمتة كما هي. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقم بالتعديل وإعادة المحاولة، أو التخلص منها واختيار مهمة مختلفة.

وضع هذا موضع التنفيذ

اختر المهمة التي تستهلك أكبر قدر من الوقت وتظهر باستمرار، ومررها عبر الخطوات التجريبية، ولاحظ مقدار الوقت أو الجهد الذي يوفره الذكاء الاصطناعي.

يمنح Perplexity Computer العامل المعرفي سعة أكبر دون إضافة ساعات إلى اليوم. وهو يتصل بالأدوات المستخدمة بالفعل في الحياة اليومية، بما في ذلك Gmail، وOutlook، وGoogle Drive، وNotion، وSlack، ويمكنه جلب المواد ذات الصلة، وصياغة المخرجات، والإبلاغ عن أي شيء يحتاج إلى نظرة ثانية قبل خروجه.

جرب Perplexity Computer لعملك اليومي.

الأسئلة الشائعة

ما هو الذكاء الاصطناعي في مكان العمل؟

إنه استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي، مثل المساعدين المتصلين وربروتات الدردشة، للمساعدة في الأجزاء المتكررة من الوظيفة: البقاء على اطلاع، والتواصل، والتخطيط، والمراجعة، والعمل الإداري، بالإضافة إلى الأسئلة الفردية التي يسألها معظم الناس بالفعل.

ما هي أمثلة الذكاء الاصطناعي في مكان العمل؟

استخراج بنود الإجراءات من نص اجتماع، وتحويل الملاحظات الخام إلى تحديث للحالة، وتصنيف تقرير نفقات، وبناء مخطط عرض تقديمي مدعوم بالمصادر، والتحضير لمكالمة باستخدام السياق السابق هي خمسة أمثلة شائعة.

ما هي فوائد الذكاء الاصطناعي في مكان العمل؟

الفائدة الأوضح هي استعادة الوقت في المهام التي تتبع نمطاً يمكن تنبؤه: تلخيص، وصياغة، وتصنيف، ومراجعة العمل الذي يستغرق وقتاً حقيقياً للقيام به يدوياً ولكنه لا يتطلب حكماً عميقاً.

ما هي إيجابيات وسلبيات الذكاء الاصطناعي في مكان العمل؟

الجانب الإيجابي هو مسودات أولية أسرع ووقت أقل في المهام المتكررة. ويظهر الجانب السلبي عندما يتم تخطي خطوة الفحص: ملخص غير محقق يتم التعامل معه كحقيقة، أو مسودة مرسلة بدون مراجعة، أو بيانات حساسة يتم لصقها في أداة لم يتم اعتمادها لها أبداً.

كيف تستخدم الذكاء الاصطناعي في مكان العمل؟

ابدأ بمهمة متكررة واحدة، وتتبع كيف يتم إجراؤها حالياً لمدة أسبوع، وحدد شكل المخرجات الجيدة، واختبر مطالبة مقابل حالات قليلة حقيقية، واضبط فحصاً ثابتاً واحداً للتشغيل على كل مخرجات خلال تجربة لمدة أسبوعين.

ما هي مخاطر الذكاء الاصطناعي في مكان العمل؟

المخاطر الرئيسية هي التعامل مع مخرجات الذكاء الاصطناعي على أنها محققة وهي ليست كذلك، وإرسال بيانات حساسة عبر أداة غير معتمدة، والسماح لملخص الذكاء الاصطناعي بأن يحل محل القرار، أو الموافقة، أو حكم العلاقة الذي لا يزال بحاجة إلى شخص.

هل سيحل الذكاء الاصطناعي محل الوظائف؟

بالنسبة لمعظم أعمال المعرفة، يستبدل الذكاء الاصطناعي مهام متكررة محددة داخل الدور بدلاً من الدور نفسه. المهام في هذا الدليل، التواصل، الإدارة، المسودات الأولى، هي الأكثر احتمالاً للتغير، بينما تبقى الأحكام، والمسؤولية، وبناء العلاقات مع الشخص الذي يؤدي الوظيفة.