Audita la configuració de QuickBooks i respon a preguntes de pagaments

Visió general

Computer pot importar una exportació de QuickBooks o connectar-s'hi directament i executar una auditoria de configuració completa juntament amb consultes financeres específiques en una sola passada. Fa referències creuades del pla de comptes, el mestre de proveïdors, les factures, els pagaments i el llibre major per detectar desajustos, entrades que falten i llacunes estructurals, i després respon a les preguntes amb quantitats exactes en dòlars i detalls de les transaccions.

Resultat clau

Computer va analitzar QuickBooks (Pla de comptes, proveïdors, factures, pagaments de factures, detalls del llibre major) i va oferir dues coses: una resposta directa a la pregunta sobre el pagament al proveïdor i una auditoria de configuració exhaustiva.

Pel que fa a la resposta sobre el pagament al proveïdor, va identificar el proveïdor de construcció (Skyline Construction LLC), va llistar dos pagaments de l'any fins a la data (YTD) que sumen 1.350.000 $ amb dates, IDs de pagament, imports i descripcions de notes en una taula clara.

Pel que fa a l'auditoria de configuració, va executar una validació de set parts que abasta la integritat del pla de comptes, la integritat del mestre de proveïdors, la precisió de l'estat de les factures, la conciliació de factures a pagaments, les comprovacions del saldo del llibre major i la detecció d'entrades que falten. Va treure a la llum cinc problemes específics, inclosos dos pagaments que faltaven al llibre major (281.000 $ en comptes a pagar fantasma), un desajust en l'estat d'una factura, un pagament excessiu aparent causat per un desglossament de pagament assignat erròniament i dues categories de comptes que faltaven (patrimoni net i passius a llarg termini). També va confirmar què funciona bé: totes les transaccions del llibre major quadren, tots els IDs de proveïdor coincideixen, els tipus de comptes principals hi són presents i les condicions són consistents.

El resultat està estructurat per lliurar la llista de problemes directament a un comptable amb passos posteriors clars per a cada solució.

Amplia

Consells

• Pregunta "comprova" i "explica'm" en una sola instrucció: Computer gestiona les consultes de diagnòstic i de cerca conjuntament, de manera que no necessites tasques separades per a "està ben configurat?" i "quant m'he gastat?"
• Sigues específic sobre el proveïdor o la categoria: Si tens diversos proveïdors de construcció, digues "Quant he pagat a Skyline Construction aquest any?" per evitar ambigüitats. O ves més enllà: "Desglossa tots els pagaments a proveïdors per categoria per al Q1."
• Fes un seguiment amb solucions: Després de revisar els problemes, demana a Computer "Redacta els apunts de diari de correcció dels dos pagaments del llibre major que falten" o "Reclassifica P-2002 entre B-1001 i B-1002" per obtenir entrades accionables que puguis comptabilitzar directament.