AI på arbejdspladsen: En praktisk guide for vidensarbejdere

Denne artikel gennemgår, hvordan vidensarbejdere kan bruge AI til de tilbagevendende opgaver, der sluger tid hver uge, og ikke kun til enkeltstående spørgsmål og skriveopgaver. Den indeholder klar-til-brug-prompts, vejledning i sikker brug af AI og trin til hurtigt og enkelt at indbygge AI i dine arbejdsprocesser.

Sådan bruger du AI på arbejdspladsen

Det meste vidensarbejde kommer med operationelt overhead, der ikke står i jobbeskrivelsen: møder, administration, det at holde sig informeret og pleje af relationer.

Disse opgaver er ofte det bedste sted at starte med at bruge AI, fordi resultatet er nemt at tjekke, og risikoen ved at gøre det forkert er lav.

Nedenfor er 10 af disse opgaver og en guide til, hvordan du promptes AI til at hjælpe med hver enkelt.

Bemærk: Nogle AI-værktøjer kræver, at kildemateriale vedhæftes eller indsættes direkte. Andre kan hente det selv fra en tilsluttet indbakke, et drev eller åbne browserfaner. Prompts nedenfor virker i begge tilfælde.

1) Holde sig informeret

Nye artikler og opdaterede noter hober sig op om det samme emne, og det kan være en reel udfordring at holde trit med, hvad der sker.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Forene spredte kilder til ét svar
• Fange modsigelser eller uoverensstemmelser i versioner på tværs af dokumenter
• Opsummere, hvad der har ændret sig siden sidste opdatering
• Markere, hvor kilder er uenige

2) Kommunikation

En statusopdatering, et resumé, et tjek-ind: det meste arbejdskommunikation gentager de samme få formater, hvilket gør det nemt for AI at skrive et anstændigt førsteudkast.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Udkaste e-mails, opdateringer eller dokumenter ud fra punktform
• Justere tone eller længde til en anden målgruppe
• Omskrive den samme opdatering til forskellige læsere
• Fange uklar ordlyd, før du sender

3) Møder

AI kan hjælpe med at omdanne en samtale til en konkret log over næste handlinger og beslutninger.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Trække handlingselementer og ejere ud af noter eller en udskrift
• Udkaste resuméet lige efter et opkald
• Fange forpligtelser, som ingen reelt blev tildelt
• Forberede en dagsorden ud fra det forrige mødes åbne punkter

4) Planlægning og prioritering

AI kan gøre det nemmere at organisere en kompliceret ugeplan, jonglere med flere forpligtelser og anslå tid mere præcist.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Omdanne konkurrerende deadlines til en rækkefølge for udførelse
• Markere tidsplanmæssige konflikter, før de bliver et problem
• Adskille det, der reelt er vigtigt, fra det, der føles vigtigt
• Tjekke realismen i, om en plan er realistisk

5) Analyse og beslutningstagning

AI er ikke en erstatning for menneskelig dømmekraft, men den er god til at samle, sortere og sammenligne kompleks information for at gøre beslutningsprocessen nemmere.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Samle den relevante information til at træffe en beslutning
• Fremhæve, hvor ræsonnering er enig eller uenig
• Stressteste en antagelse, før du bygger videre på den
• Organisere de faktorer, der er i spil

6) Udarbejdelse af leverancer

Dagens mere sofistikerede AI-værktøjer kan gå ud over blot at besvare spørgsmål og skabe slides, rapporter, dokumenter eller regneark.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Omdanne research eller noter til et førsteudkast til et præsentationsdæk, et regneark eller en rapport
• Gå direkte fra råmateriale til et formateret dokument
• Strukturere en leverance, før du bruger tid på finpudsning
• Samle kilder undervejs, mens du bygger det

7) Administrativt overhead

AI kan reducere kedelige manuelle opgaver, såsom at indtaste eller kategorisere data, mærke filer eller kopiere og indsætte information fra ét værktøj til et andet automatisk.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Kategorisere udgifter og markere dubletter eller manglende poster
• Udkaste rutinemæssige e-mails
• Omdanne en grov note til noget, der kan indsendes
• Udfylde gentagne formularer ud fra oplysninger, du allerede har

8) Gennemgang og kvalitetskontrol

AI er nyttig til at fange uoverensstemmelser i et enkelt dokument og forene påstande på tværs af flere kilder, f.eks. ved at markere, hvor et udkast afviger fra stilmanualen.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Fange inkonsistente tal eller påstande på tværs af et dokument
• Markere uklar ordlyd, før noget sendes af sted
• Tjekke et udkast op mod en tjekliste eller stilmanual
• Opdage huller mellem et tidligt afsnit og et senere

9) Læring

At sætte sig ind i et ukendt emne plejede at betyde en langsom læsning eller en tjeneste fra en travl kollega.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Få en arbejdsmæssig forståelse af et ukendt værktøj, en proces eller et emne hurtigt
• Forberede spørgsmål, du bør være klar til at besvare
• Forklare et koncept på det niveau, du har brug for
• Udfylde baggrundsviden, før du taler med en, der er større ekspert end dig

10) Håndtering af relationer

Kontekst spredt over gamle e-mails og noter kan være svær at genskabe med kort varsel lige før et opkald.

AI-værktøjer kan hjælpe dig med at:

• Samle kontekst før en samtale: hvad der blev drøftet, lovet eller efterladt åbent
• Forberede en briefing før et kunde- eller interessentopkald
• Spore åbne punkter på tværs af en løbende relation
• Udkaste et tjek-ind, der refererer til reel tidligere kontekst

Sådan kommer du i gang med AI uden at irritere dit IT-team

Hver eneste prompt ovenfor forudsætter, at værktøjet har adgang til rigt og nogle gange følsomt virksomhedsinformation, så et par vaner fra starten forhindrer den adgang i at blive et problem senere.

• Tjek for en liste over godkendte værktøjer, før du går i gang. De fleste virksomheder lægger en op et sted: et IT-wiki, en sikkerhedsportal, et onboarding-dokument. Hvis du ikke kan finde en, så spørg direkte i stedet for at antage, at der ikke er en.
• Log ind via din virksomheds SSO, ikke en personlig konto. Et personligt login arver ikke din virksomheds datakontroller, audit trail eller offboarding-proces, så arbejdet forbliver uden for IT's synlighed, selv når selve arbejdet er virksomhedsanliggender.
• Kend din virksomheds dataniveauer, ikke kun "følsomt versus ikke-følsomt." De fleste virksomheder opdeler data i mere end to kategorier, for eksempel offentlig, intern, fortrolig og begrænset, og det, der er fint at indsætte i ét værktøj, er måske ikke fint for et andet. Tjek med IT eller sikkerhed, hvis niveauerne ikke er dokumenteret et åbenlyst sted.
• Fjern identifikatorer, før du indsætter, når du kan. Udskift rigtige navne, kontonumre og klientdetaljer med pladsholdere som {client_name}, før du indsætter i et værktøj, der ikke er blevet formelt godkendt.
• Slå indstillinger for modeltræning fra. De fleste AI-værktøjer har en indstilling, der ofte hedder noget i retning af "forbedr modellen" eller "brug mine data til træning", som automatisk tilmelder dine input til træningsdata. Tjek privatlivs- eller indstillingspanelet, og slå det fra, medmindre værktøjet specifikt er blevet godkendt uden den bekymring.
• Gennemgå, hvad et værktøj har adgang til, før du forbinder det. Hvis det booker ting, sender ting eller berører din indbakke, skal du tjekke, hvilke tilladelser det anmoder om, og tilbagekalde adgangen til alt, hvad du ikke aktivt bruger.
• Spørg, hvis du ikke ved, om noget er godkendt. En hurtig besked til IT eller sikkerhed er normalt at foretrække frem for at finde ud af bagefter, at et værktøj ikke var godkendt.

Udvid

Sådan bruger du AI mere effektivt på arbejdspladsen

De fleste vidensarbejdere bruger allerede AI uformelt: et enkeltstående spørgsmål, et hurtigt e-mail-udkast, kopier resultatet, færdig. At behandle en opgave som et to-ugers pilotprojekt frem for et engangsspørgsmål er det, der forvandler den uformelle brug til meningsfulde tidsbesparelser.

Her er hvordan du kommer i gang:

1) Spor en fuld uge, før du foretager ændringer

I fem arbejdsdage skal du logge hver eneste gentagne opgave, hvor lang tid den tager, og hvor trættende den føles. Der findes flere tidsregistreringsværktøjer, men en løbende note fungerer fint: "Mandag, 20 min, sorteret kvitteringer, mildt irriterende." Inden fredag vil et mønster som regel skille sig ud af sig selv.

2) Vælg én opgave

Gennemgå noterne, og vælg, hvilken tidskrævende, trættende opgave der skal automatiseres først.

Der er et par faktorer at overveje:

• Sker opgaven flere gange om ugen?
• Er processen relativt konsekvent hver gang?
• Er det hurtigt at tjekke resultatet?
• Afhænger det af skøn, der varierer fra situation til situation?
• Vil en fejl være nem at opdage og rette?
• Er kildedataene fuldstændige og pålidelige?

En ugentlig statusopdatering eller en tilbagevendende udgiftsrapport passer ind. Et bestyrelsesdæk én gang i kvartalet gør det ikke. Indsatserne og gennemgangstiden er begge for høje til en første pilot.

3) Definer, hvordan "godt" ser ud, før du tester det

Skriv en sætning, der beskriver et korrekt eller brugbart resultat, besluttet før du ser, hvad AI'en producerer.

Træk tre reelle eksempler på resultatet udført manuelt (tre statusopdateringer, tre udgiftsrapporter), og skriv ned, hvad de har til fælles: længde, struktur, detaljeringsgrad.

Spørg derefter, hvad der ville gøre det ubrugeligt. Nogle gange er det lettere at definere godt ved at navngive fejlen. Inkluder det modsatte af hver fejl i definitionen af et godt resultat.

For eksempel for en statusopdatering kan det være: "Dækker hvad der blev sendt og hvad der er blokeret, i to afsnit, med minimal omskrivning nødvendig."

For en udgiftsrapport kan det være: "Hver linje har en kategori, og dubletter markeres."

4) Byg og test prompten

Start med en almindelig beskrivelse af opgaven og "godt"-definitionen fra trin 3, og kør den derefter mod to eller tre reelle instanser.

Efter hver kørsel skal du sammenligne resultatet med den definition og bemærke, hvad der er galt: mangler et afsnit, for lang, forkerte tone. Tilføj en linje til prompten, der adresserer det specifikke hul, og kør den igen.

Stop, når resultatet kun kræver mindre redigering, ikke omskrivning. Gem den endelige version et sted, der er nemt at finde igen: et fastgjort dokument, en note-app eller et delt prompt-bibliotek for eksempel.

5) Beslut dig for ét kvalitetskontrolltjek

Vælg én gentagelig ting, der skal verificeres manuelt. For en udgiftsrapport kan det betyde at sammenligne kategoritotalerne med det rå udtruk, før den indsendes. Gør det samme tjek på hvert resultat i to uger, selv når det begynder at føles pålideligt.

6) Efter to uger sammenlignes med udgangspunktet.

For hver instans skal du spore, hvor lang tid opgaven tog fra start til slut, inklusive tjektrinnet, og hvordan den sammenlignes med den tid, der blev logget i trin 1. Ved udgangen af to uger skal du lægge det sammen for at beslutte, om det er værd at beholde automatisering som den er. Hvis ikke, skal du justere og prøve igen eller droppe den og vælge en anden opgave.

Før dette ud i praksis

Vælg den opgave, der sluger mest tid og viser sig mest konsekvent, kør den gennem pilottrinene, og noter, hvor meget tid eller indsats AI sparer.

Perplexity Computer giver en vidensarbejder større kapacitet uden at tilføje timer til dagen. Den opretter forbindelse til de værktøjer, der allerede er i daglig brug, herunder Gmail, Outlook, Google Drive, Notion og Slack, og kan hente det relevante materiale, udkaste resultatet og markere alt, der har brug for et ekstra blik, før det sendes ud.

Prøv Perplexity Computer til dit daglige arbejde.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er AI på arbejdspladsen?

Det er brugen af AI-værktøjer, såsom tilsluttede assistenter og chatbots, til at hjælpe med de tilbagevendende dele af et job: at holde sig informeret, kommunikere, planlægge, gennemgå og administrativt arbejde, ud over de enkeltstående spørgsmål, de fleste allerede stiller.

Hvad er eksempler på AI på arbejdspladsen?

At trække handlingselementer ud af en mødeudskrift, omdanne rå noter til en statusopdatering, kategorisere en udgiftsrapport, opbygge en kildebaseret præsentationsdisposition og forberede et opkald ved hjælp af tidligere kontekst er fem almindelige eksempler.

Hvad er fordelene ved AI på arbejdspladsen?

Den klareste fordel er tid tilbage på opgaver, der følger et forudsigeligt mønster: opsummering, udkast, kategorisering og gennemgang af arbejde, der tager reel tid at udføre i hånden, men som ikke kræver dyb dømmekraft.

Hvad er fordelene og ulemperne ved AI på arbejdspladsen?

Den positive side er hurtigere førsteudkast og mindre tid på gentagne opgaver. Ulempen viser sig, når tjektrinnet springes over: et uverificeret resumé behandlet som et faktum, et udkast sendt uden gennemgang eller følsomme data indsat i et værktøj, der aldrig blev godkendt til det.

Hvordan bruger man AI på arbejdspladsen?

Start med én tilbagevendende opgave, spor hvordan den i øjeblikket udføres i en uge, definer hvordan et godt resultat ser ud, test en prompt mod et par reelle instanser, og indstil ét fast tjek til at køre på hvert resultat under et to-ugers pilotprojekt.

Hvad er risiciene ved AI på arbejdspladsen?

De vigtigste risici er at behandle AI-resultat som verificeret, når det ikke er det, at sende følsomme data gennem et ikke-godkendt værktøj og lade et AI-resumé erstatte en beslutning, en godkendelse eller en relationsvurdering, der stadig har brug for en person.

Vil AI erstatte job?

For det meste vidensarbejde erstatter AI specifikke gentagne opgaver i en rolle snarere end selve rollen. Opgaverne i denne guide, kommunikation, administration, førsteudkast, er dem, der mest sandsynligt vil ændre sig, mens dømmekraft, ansvarlighed og relationsopbygning forbliver hos den person, der udfører jobbet.