Combinely automatisiert mit der API von Perplexity die Mandantenkommunikation für Tausende von Buchhaltern

Das Problem

Mandantenkommunikation für Endnutzer automatisieren und dabei Vertrauenswürdigkeit sicherstellen

Wie automatisiert man differenzierte Beratung in Buchhaltungsfragen, ohne Abstriche bei Genauigkeit oder Datenschutz zu machen? Vor dieser Herausforderung stand Arthur Granacher, Mitgründer und CTO von Combinely, als er die KI-Mitarbeiter des Unternehmens entwickelte.

Arthur war sich bewusst, dass Buchhalter häufig Fragen von Mandanten zu Immobilienverkäufen, Kapitalgewinnen und Einkommensgrenzen beantworten mussten. Da diese Fragen oft eine gründliche Recherche und auf die individuelle finanzielle Situation des jeweiligen Mandanten zugeschnittene Antworten erforderten, kostete die Kommunikation jeden Buchhalter Stunden seiner ohnehin knappen Zeit. Arthur wusste, dass die KI-Mitarbeiter von Combinely dieses Problem beseitigen und Buchhaltern Zeit für die Pflege ihrer Mandantenbeziehungen verschaffen könnten, indem sie in ihrem Namen automatisierte Antworten verfassen.

Um dies umzusetzen, nutzte das MVP von Combinely interne Notizen, Steuerdokumente und bundesstaatsspezifische Ressourcen, um automatisierte Antworten auf Mandanten-E-Mails zu personalisieren. Diese Wissensquellen waren jedoch fragmentiert und schnell veraltet.

„Fehlende Informationen zusammenzutragen oder Richtlinien auf ihre Richtigkeit zu prüfen, war ein frustrierender, manueller und zeitaufwendiger Prozess“, erklärt Arthur. Ohne diese zusätzlichen Erkenntnisse liefen die Entwürfe jedoch Gefahr, allgemein zu klingen oder ungenau zu sein – und risikoscheue Buchhalter hätten sich nicht wohl dabei gefühlt, die Antworten an ihre Mandanten weiterzugeben.

Zunächst erwog Arthur, die interne Dokumentation von Combinely zu erweitern, um dieses Problem zu lösen. Er erkannte jedoch schnell, dass die Pflege einer umfassenden, aktuellen Finanzwissensdatenbank ein Vollzeitjob war und sich auf Dauer nicht durchhalten ließ. Daher suchte er nach einer Drittanbieter-API, die das öffentliche Web indexieren, die neuesten Informationen abrufen und daraus automatisch umfassende Antworten auf Mandantenfragen generieren konnte.

Die API musste folgende Anforderungen erfüllen:

• Präzise: Finanzvorschriften ändern sich jedes Jahr, und kleine Nuancen je nach Standort oder Profil eines Mandanten können seine Steuerpflicht erheblich verändern. Ohne aktuelle Informationen auf Abruf werden selbst Routinefragen zu Rechercheprojekten, die abrechenbare Stunden auffressen und das Fehlerrisiko erhöhen.
• Maßgeblich: Nicht alle Quellen haben das gleiche Gewicht. So sollten beispielsweise Informationen, die direkt von einer Regierungsdomain stammen, das größte Vertrauen genießen. Buchhalter mussten daher wissen, woher die Recherche stammte, auf der ihre Antworten beruhten. Ohne Kontrolle darüber, welche Quellen priorisiert werden, sind die Ergebnisse zu breit gefächert – oder zu unzuverlässig –, um nützlich zu sein.
• Sicher: Buchhalter arbeiten mit sensiblen Dokumenten, die Angaben zu Einkommen, Immobilienhistorie und Investitionen enthalten. Deshalb ist Datenschutz kein nettes Extra, sondern geschäftskritisch. Arthur brauchte eine API, die keine Mandantendaten speichert oder an Dritte weitergibt.

Darüber hinaus sollte Arthurs ideale API das Wachstum und den Ausbau der Plattform von Combinely unterstützen. Da die Entwickler des Unternehmens bereits an einer nativen Sprachsuchfunktion arbeiteten, brauchte Arthur eine API, mit der sich diese Funktion schneller auf den Markt bringen ließ.

Die Lösung

Präzise, automatisierte und personalisierte Antworten an Mandanten in großem Maßstab

Die Sonar Pro API von Perplexity bot genau das, was Arthur brauchte, um die Mandantenkommunikation für die Endnutzer von Combinely zu automatisieren – ohne dass sein Team umfassendes Finanzwissen intern pflegen musste. Besser noch: Das Startup-Programm von Perplexity machte Arthur den Einstieg leicht – ein entscheidender Vorteil für ein Unternehmen, das schnell agiert.

Durch die Indexierung des öffentlichen Webs in Echtzeit ermöglicht Sonar Pro es Combinely, „die Bandbreite an Mandantenfragen zu erweitern, bei deren Beantwortung die KI-Mitarbeiter helfen können“, so Arthur. Buchhalter, die die Lösung nutzen, können ihren Mandanten jetzt einen noch reaktionsschnelleren Service bieten.

Umfassende Antworten, zugeschnitten auf die Bedürfnisse jedes Mandanten

Mit Sonar Pro können die Endnutzer von Combinely Mandantenfragen innerhalb von Minuten umfassend und personalisiert beantworten. Dazu scannen die KI-Mitarbeiter von Combinely zunächst automatisch eingehende E-Mails, extrahieren die Fragen der Mandanten und ziehen interne Ressourcen heran, um ein Antwortgerüst zu erstellen. Anschließend indexiert Sonar Pro das öffentliche Web in Echtzeit, um den Entwurf mit belegten und aktuellen Erkenntnissen zu vervollständigen.

Arthur betont, dass die branchenführenden Reasoning-Fähigkeiten von Sonar Pro dafür sorgen, dass nur die relevantesten Informationen bei den Mandanten ankommen. Während die API interne Dokumentation und das öffentliche Web durchforstet, bewertet sie die Relevanz und Zuverlässigkeit aller Quellen – und konzentriert sich ausschließlich auf diejenigen, die zur ursprünglichen Anfrage des Mandanten passen.

„Seit wir die Sonar Pro API für unsere KI-Mitarbeiter einsetzen, spart Combinely Buchhaltern rund zwei Stunden pro Tag“, sagt Arthur. „Sobald Buchhalter eine E-Mail von einem Mandanten erhalten, haben sie innerhalb einer Minute einen umfassenden und personalisierten Antwortentwurf.“

Das Beste daran: Perplexity präsentiert jede Antwort in natürlicher Sprache, sodass sie jeder verstehen kann – unabhängig von seinen Finanzkenntnissen. Dadurch können Buchhalter sicher sein, dass ihre Mandanten den gelieferten Informationen jedes Mal vertrauen.

Schutz von Mandantendaten auf Enterprise-Niveau

Mit Sonar Pro geht Automatisierung nicht auf Kosten der Sicherheit. Anders als andere APIs, die Arthur in Betracht gezogen hatte, trainiert Sonar Pro seine LLMs nicht mit Daten, die von den Endnutzern von Combinely hochgeladen werden. Das bedeutet, dass alle sensiblen oder personenbezogenen Daten, die zum Verfassen von Antworten an Mandanten verwendet werden, unter der Kontrolle des Buchhalters bleiben.

Arthur weist außerdem darauf hin, dass die Richtlinie zur Datenaufbewahrung von Perplexity – nach der alle hochgeladenen Dateien nach sieben Tagen automatisch gelöscht werden – maßgeblich dazu beiträgt, dass sich sensible Mandantendaten nicht über den gesamten Buchhaltungs-Stack verteilen. Das war ein entscheidender Mehrwert für Buchhalter, die aus Sorge vor einer weiteren Fragmentierung ihrer Daten zögerten, KI einzusetzen.

Und da Sonar Pro SOC-II- und DSGVO-Konformität von Haus aus bietet, können Buchhalter die Mandantenkommunikation automatisieren und dabei die sich wandelnden Datenschutzvorschriften für Verbraucherdaten einhalten.

„Datenschutz ist extrem wichtig, wenn man ein Produkt für Buchhalter entwickelt“, sagt Arthur. „Der umfassende Ansatz von Perplexity beim Schutz von Mandantendaten hat das Onboarding risikoscheuer Nutzer deutlich erleichtert.“

Sprachbasierte Antworten auf Fragen von Buchhaltern in Sekunden

Wie Arthur gehofft hatte, unterstützte Sonar Pro direkt das Wachstum und den Ausbau der Plattform von Combinely. Die API ist jetzt die Grundlage der neuen Sprachsuchfunktion von Combinely, einer Antwortmaschine auf Abruf, die gesprochene Anfragen in Echtzeit-Erkenntnisse verwandelt. Obwohl sich die Funktion noch in einem frühen Stadium befindet, nutzen Buchhalter sie bereits, um Steuervorschriften und sich ändernde Regelungen schnell zu überprüfen.

„Das Tolle an Sonar ist die Latenz“, erklärt Arthur. „Unsere Endnutzer erhalten in der Regel innerhalb weniger Sekunden eine Antwort. Dadurch verbringen sie weniger Zeit mit Recherche und mehr Zeit mit wertschöpfender Arbeit.“

Laut Arthur hat diese Funktion die Zeitersparnis, die Sonar Pro den Endnutzern von Combinely bietet, noch weiter vergrößert. So verbringen Buchhalter mitunter Stunden damit, Änderungen bei steuerlichen Vorschriften für eine bestimmte Region manuell zu prüfen. Mit der Sprachsuche von Combinely werden diese Fragen sofort beantwortet – mit noch größerer Genauigkeit und Tiefe.

Das Ergebnis

Buchhalter dabei unterstützen, die Mandantenzufriedenheit zu steigern und mehr zu erreichen

Mit Sonar Pro hat Arthur nicht nur seine ursprüngliche Vision von KI-Mitarbeitern verwirklicht, sondern auch das Kernangebot von Combinely viel schneller erweitert, als es mit einer Eigenentwicklung möglich gewesen wäre.

„Was Geschwindigkeit und Leistung angeht, ist Sonar das Beste, was es gibt“, sagt Arthur. „Mit der API konnten wir viel schneller skalieren, als wenn wir uns auf eine Eigenentwicklung festgelegt hätten.“

Die automatisierte Mandantenkommunikation hat sich deutlich ausgezahlt. Da jeder Nutzer durchschnittlich 10 Stunden pro Woche spart, kann er diese Zeit in den Aufbau stärkerer Beziehungen zu seinen Mandanten investieren – oder in die individuelle Betreuung seiner größten Mandanten. Arthur betont, dass die Kapazität für diese Aufgaben in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Buchhaltungsmarkt „unbezahlbar“ ist.

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