Combinely automatiza la comunicación con clientes para miles de contadores con la API de Perplexity

El problema

Automatizar la comunicación con clientes para los usuarios finales sin sacrificar la confiabilidad

¿Cómo se automatiza una asesoría contable llena de matices sin comprometer la precisión ni la privacidad? Ese fue el reto que enfrentó Arthur Granacher, cofundador y CTO de Combinely, al desarrollar los colegas de IA de la empresa.

Arthur sabía muy bien que los contadores recibían con frecuencia preguntas de sus clientes sobre venta de propiedades, ganancias de capital y umbrales de ingresos. Como estas preguntas a menudo requerían una investigación profunda y respuestas adaptadas a la situación financiera única de cada cliente, la comunicación consumía horas del ya limitado tiempo de cada contador. Arthur estaba convencido de que los colegas de IA de Combinely podían eliminar este problema y ayudar a los contadores a recuperar tiempo para cultivar sus relaciones con los clientes, redactando respuestas automatizadas en su nombre.

Para lograrlo, el MVP de Combinely aprovechaba notas internas, documentos fiscales y recursos específicos de cada estado para personalizar las respuestas automatizadas a los correos de los clientes. Sin embargo, estas fuentes de conocimiento estaban fragmentadas y se desactualizaban rápidamente.

“Recopilar la información faltante o verificar las políticas era un proceso frustrante, manual y que consumía mucho tiempo”, explica Arthur. Pero sin esta información adicional, los borradores corrían el riesgo de sonar genéricos o ser inexactos, y los contadores, reacios al riesgo, no se sentirían cómodos compartiendo esas respuestas con sus clientes.

Para resolver este problema, Arthur primero consideró ampliar la documentación interna de Combinely. Sin embargo, pronto se dio cuenta de que mantener una base de conocimiento financiero completa y actualizada era un trabajo de tiempo completo y no sería sostenible. Así que empezó a buscar una API de terceros que pudiera indexar la web pública, extraer la información más reciente y usarla para generar automáticamente respuestas completas a las preguntas de los clientes.

La API tendría que ser:

• Precisa: La normativa financiera cambia cada año, y pequeños matices según la ubicación o el perfil de un cliente pueden modificar drásticamente sus obligaciones fiscales. Sin información actualizada a demanda, incluso las preguntas rutinarias se convierten en proyectos de investigación, que consumen horas facturables y aumentan el riesgo de error.
• Fidedigna: No todas las fuentes tienen el mismo peso. Por ejemplo, la información obtenida directamente de un dominio gubernamental debe tener prioridad sobre cualquier otra. Por eso, los contadores necesitarían saber de dónde proviene la investigación que respalda sus respuestas. Sin control sobre qué fuentes priorizar, los resultados se vuelven demasiado amplios, o poco confiables, como para ser útiles.
• Segura: Los contadores trabajan con documentos sensibles que incluyen datos de ingresos, historial de propiedades e inversiones. Por eso, la privacidad no es un extra deseable; es indispensable. Arthur necesitaba una API que no retuviera ni compartiera los datos de los clientes con terceros.

Además de estas consideraciones, la API ideal para Arthur debía respaldar el crecimiento y la expansión de la plataforma de Combinely. Como los ingenieros de la empresa ya estaban ideando una función nativa de búsqueda por voz, Arthur necesitaba una API que ayudara a llevar esta capacidad al mercado más rápido.

La solución

Respuestas precisas, automatizadas y personalizadas para los clientes, a escala

La API de Sonar Pro de Perplexity ofreció exactamente lo que Arthur necesitaba para automatizar la comunicación con los clientes de los usuarios finales de Combinely, sin que su equipo tuviera que mantener internamente un conocimiento financiero exhaustivo. Mejor aún, el Programa para Startups de Perplexity le facilitó a Arthur ponerse en marcha, una ventaja clave para una empresa que avanza rápido.

Al indexar la web pública en tiempo real, Sonar Pro permite a Combinely “ampliar la profundidad de las preguntas de los clientes que los colegas de IA pueden ayudar a resolver”, comenta Arthur. Ahora, los contadores que usan la solución pueden brindar un servicio al cliente todavía más ágil.

Respuestas completas, personalizadas según las necesidades de cada cliente

Con Sonar Pro, los usuarios finales de Combinely pueden responder las preguntas de sus clientes con respuestas completas y personalizadas en minutos. Para lograrlo, los colegas de IA de Combinely primero analizan automáticamente los correos entrantes, extraen las preguntas de los clientes y consultan recursos internos para armar un esqueleto de respuesta. Luego, Sonar Pro indexa la web pública en tiempo real para completar el borrador con información citada y actualizada.

Arthur señala que las capacidades de razonamiento líderes en la industria de Sonar Pro garantizan que solo la información más relevante llegue a los clientes. A medida que la API revisa la documentación interna y la web pública, evalúa la relevancia y la confiabilidad de todas las fuentes, y se enfoca por completo en las que coinciden con la consulta original del cliente.

“Desde que incorporamos la API de Sonar Pro para impulsar a nuestros colegas de IA, Combinely les ahorra a los contadores aproximadamente dos horas al día”, dice Arthur. “Cada vez que los contadores reciben un correo de un cliente, ahora tienen una respuesta completa y personalizada redactada en menos de un minuto”.

Lo mejor de todo es que Perplexity presenta cada respuesta en lenguaje natural, para que cualquier persona (sin importar su nivel de conocimientos financieros) pueda entenderla. Como resultado, los contadores pueden tener la certeza de que sus clientes confiarán siempre en la información que reciben.

Protección de nivel empresarial para los datos de los clientes

Con Sonar Pro, la automatización no se logra a costa de la seguridad. A diferencia de otras API que Arthur consideró, Sonar Pro no entrena sus LLM con los datos que suben los usuarios finales de Combinely. Esto significa que cualquier información sensible o de identificación personal utilizada para redactar respuestas a los clientes permanece bajo el control del contador.

Arthur también señala que la Política de Retención de Datos de Perplexity, que elimina automáticamente cualquier archivo subido después de siete días, desempeña un papel fundamental para garantizar que los datos sensibles de los clientes no se dispersen por todo el ecosistema de herramientas contables. Esto fue un valor agregado crucial para los contadores que dudaban en adoptar la IA por temor a fragmentar aún más sus datos.

Además, como Sonar Pro ofrece de fábrica cumplimiento con SOC II y GDPR, los contadores pueden automatizar la comunicación con sus clientes y, al mismo tiempo, mantenerse alineados con la cambiante normativa de privacidad de datos de los consumidores.

“La privacidad es superimportante al crear un producto para contadores”, dice Arthur. “El enfoque integral de Perplexity para proteger los datos de los clientes hizo mucho más fácil la incorporación de usuarios reacios al riesgo”.

Respuestas por voz a las consultas de los contadores en segundos

Tal como Arthur esperaba, Sonar Pro respaldó directamente el crecimiento y la expansión de la plataforma de Combinely. La API ahora impulsa la nueva función de búsqueda por voz de Combinely, un motor de respuestas a demanda que convierte las consultas habladas en información en tiempo real. Aunque la función todavía está en sus primeras etapas, los contadores ya la usan para verificar rápidamente datos sobre códigos fiscales y normativas en evolución.

“Lo genial de Sonar es la latencia”, explica Arthur. “Nuestros usuarios finales suelen recibir una respuesta en pocos segundos, lo que significa que dedican menos tiempo a investigar y más tiempo a trabajo que genera valor”.

Arthur afirma que esta función no ha hecho más que multiplicar el ahorro de tiempo que Sonar Pro ofrece a los usuarios finales de Combinely. Por ejemplo, los contadores podrían pasar horas revisando manualmente los cambios en el cumplimiento fiscal de una región específica. Con la búsqueda por voz de Combinely, estas preguntas se responden al instante y con niveles aún mayores de precisión y profundidad.

El resultado

Ayudar a los contadores a aumentar la satisfacción de sus clientes y hacer más

Con Sonar Pro, Arthur no solo cumplió su visión original de los colegas de IA, sino que también amplió la oferta principal de Combinely mucho más rápido de lo que habría podido lograr internamente.

“En cuanto a velocidad y rendimiento, Sonar es lo mejor que hay”, dice Arthur. “La API nos ha permitido escalar mucho más rápido que si nos hubiéramos comprometido con un desarrollo interno”.

Los beneficios de automatizar la comunicación con los clientes han sido considerables. Como cada usuario ahorra en promedio 10 horas a la semana, puede reinvertir ese tiempo en construir relaciones más sólidas con sus clientes o en brindar soporte a la medida a sus cuentas más grandes. Arthur señala que contar con la capacidad para cualquiera de estas tareas, en un panorama contable cada vez más competitivo, “no tiene precio”.

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