Tehisintellekt töökohal: praktiline juhend teadmussiirdetöötajatele

See artikkel selgitab, kuidas teadmussiirdetöötajad saavad tehisintellekti kasutada korduvate ülesannete puhul, mis võtavad igal nädalal aega, mitte ainult ühekordsete küsimuste ja kirjutamistööde jaoks. See sisaldab kasutusvalmis viipasid, juhiseid tehisintellekti turvaliseks kasutamiseks ning samme tehisintellekti kiireks ja lihtsaks integreerimiseks teie töövoogudesse.

Kuidas kasutada tehisintellekti töökohal

Suurema osa teadmussiirdetööga kaasnevad tegevuskulud, mida ametijuhendis pole: koosolekud, administreerimine, endaga kursis hoidmine, suhete haldamine.

Need ülesanded on sageli parim koht tehisintellektiga alustamiseks, kuna väljundit on lihtne kontrollida ja eksimise risk on madal.

Allpool on toodud 10 sellist ülesannet ja juhised, kuidas tehisintellektilt abi küsida.

Märkus. Mõned tehisintellekti tööriistad vajavad lähtematerjali manustamist või otse kleepimist. Teised saavad selle ise hankida ühendatud postkastist, draivist või avatud brauseri vahelehtedest. Allpool olevad viipad toimivad mõlemal juhul.

1) Endaga kursis hoidmine

Uued artiklid ja uuendatud märkmed kuhjuvad samal teemal ning toimuvaga sammu pidamine võib olla tõeline väljakutse.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Ühendada hajusaid allikaid üheks vastuseks
• Tabada vastuolusid või versioonide lahknevusi dokumentides
• Võtta kokku, mis on alates viimasest uuendusest muutunud
• Märkida kohad, kus allikad on eriarvamusel

2) Suhtlus

Olekupõhine uuendus, kokkuvõte, kontroll: suurem osa töökoha suhtlusest kordab samu vorme, mis teeb tehisintellektil korraliku esmase mustandi kirjutamise lihtsaks.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Koostada e-kirju, uuendusi või dokumente punktide põhjal
• Kohandada tooni või pikkust teise sihtrühma jaoks
• Kirjutada sama uuendus ümber erinevatele lugejatele
• Märgata ebaselget sõnastust enne saatmist

3) Koosolekud

Tehisintellekt aitab muuta vestluse järgmiste tegevuste ja otsuste käegakatsutavaks logiks.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Leida märkmetest või transkriptsioonist tegevused ja vastutajad
• Koostada kokkuvõte kohe pärast kõnet
• Märgata lubadusi, mida kellelegi tegelikult ei määratud
• Valmistada ette päevakava eelneva koosoleku lahtiste punktide põhjal

4) Planeerimine ja prioriteetide seadmine

Tehisintellekt võib muuta keerulise iganädalase ajakava korraldamise, mitme kohustuse tasakaalustamise ja aja täpsema hindamise lihtsamaks.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Muuta konkureerivad tähtajad tegevuste järjekorraks
• Märkida ajakava konfliktid enne, kui neist saab probleem
• Eraldada tõeliselt kiireloomulise näiliselt kiireloomulisest
• Hinnata kriitiliselt plaani realistlikkust

5) Analüüs ja otsuste tegemine

Tehisintellekt ei asenda inimlikku otsustusvõimet, kuid see on hea keerulise teabe kogumisel, sortimisel ja võrdlemisel, et otsustusprotsessi lihtsamaks muuta.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Koguda kokku asjakohase teabe otsuse tegemiseks
• Tuua esile kohad, kus arutlus ühtib või erineb
• Testida eeldust enne sellele tuginemist
• Korraldada mängus olevad tegurid

6) Tulemite tootmine

Tänased keerukamad tehisintellekti tööriistad lähevad lihtsatest küsimustele vastamisest kaugemale, luues slaide, aruandeid, dokumente või tabeleid.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Muuta uuringud või märkmed esmaseks esitluseks, tabeliks või aruandeks
• Liikuda otse toormaterjalist vormindatud dokumendini
• Struktureerida tulemit enne viimistlemisele aja kulutamist
• Koguda allikaid kokku selle loomise ajal

7) Administratiivsed üldkulud

Tehisintellekt saab vähendada tüütuid manuaalseid ülesandeid, nagu andmete sisestamine või kategoriseerimine, failide märgistamine või teabe kopeerimine ühest tööriistast teise automaatselt.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Kategoriseerida kulusid ning märkida duplikaate või puuduvaid sissekandeid
• Koostada rutiinseid e-kirju
• Muuta töötlemata märkmed esitamiskõlblikuks
• Täita korduvaid vorme olemasoleva teabe põhjal

8) Ülevaatamine ja kvaliteedikontroll

Tehisintellekt on kasulik vastuolude tabamiseks ühes dokumendis ja väidete ühildamiseks mitmest allikast, näiteks märkides, kus mustand kaldub kõrvale stiilijuhendist.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Tabada vastuolulisi numbreid või väiteid dokumendis
• Märkida ebaselget sõnastust enne millegi avaldamist
• Kontrollida mustandit kontroll-lehe või stiilijuhendi järgi
• Märgata lünki varasema ja hilisema osa vahel

9) Õppimine

Võõra teemaga kurssi viimine tähendas varem aeglast lugemist või teene palumist kiirelt kolleegilt.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Saavutada kiiresti töötava arusaama võõrast tööriistast, protsessist või teemast
• Valmistada ette küsimused, millele peaksite valmis vastama
• Selgitada kontseptsiooni vajalikul tasemel
• Täita taustteavet enne rääkimist endast suurema eksperdiga

10) Suhete haldamine

Vanades e-kirjades ja märkmetes leiduvat hajutatud konteksti võib vahetult enne kõnet lühikese etteteatamisega olla raske taastada.

AI-tööriistad aitavad teil:

• Koguda enne vestlust konteksti: mida arutati, lubati või jäeti lahtiseks
• Valmistada ette briifing enne kliendi- või sidusrühma kõnet
• Jälgida avatud punkte kestvas suhtes
• Koostada kontrollkõne, mis viitab reaalsele varasemale kontekstile

Kuidas alustada tehisintellekti kasutamist oma IT-meeskonda ärritamata

Iga ülaltoodud viip eeldab, et tööriistal on juurdepääs reaalsetele, mõnikord tundlikele ettevõtte andmetele, nii et mõned algsed harjumused hoiavad ära selle, et juurdepääs muutub hiljem probleemiks.

• Kontrollige enne alustamist heakskiidetud tööriistade loendit. Enamik ettevõtteid avaldab selle kuskil: IT-wikis, turbeportaalis või sisseelamisdokumendis. Kui te ei leia seda, küsige otse, selle asemel et eeldada, et seda pole olemas.
• Logige sisse oma ettevõtte SSO kaudu, mitte isikliku kontoga. Isiklik sisselogimine ei päri teie ettevõtte andmekontrolle, auditijälge ega töölt lahkumise protsessi, nii et töö jääb väljapoole IT nähtavust isegi siis, kui töö ise on ettevõtte äri.
• Tundke oma ettevõtte andmetasemeid, mitte ainult „tundlik vs. mittetundlik“. Enamik ettevõtteid jagabandmed enam kui kahte kategooriasse, näiteks avalik, sisemine, konfidentsiaalne ja piiratud juurdepääsuga, ning see, mida on ohutu ühte tööriista kleepida, ei pruugi teise jaoks sobida. Kui tasemed pole kuskil ilmselgelt dokumenteeritud, pidage nõu IT või turvaosakonnaga.
• Eemaldage enne kleepimist identifikaatorid, kui saate. Vahetage tegelikud nimed, kontonumbrid ja kliendiandmed kohatäidete vastu, nagu {client_name}, enne kui kleepite tööriista, mida pole ametlikult heaks kiidetud.
• Lülitage välja mudeli treenimise lülitid. Enamikul tehisintellekti tööriistadel on seade, mida sageli nimetatakse näiteks „paranda mudelit“ või „kasuta minu andmeid treenimiseks“, mis lisab teie sisendid vaikimisi treeningandmetesse. Kontrollige privaatsus- või seadete paneeli ja lülitage see välja, välja arvatud juhul, on tööriist spetsiaalselt ilma selle mureta heaks kiidetud.
• Vaadake enne ühendamist üle, millele tööriist juurde pääseb. Kui see broneerib asju, saadab asju või puudutab teie postkasti, kontrollige, milliseid õiguseid see taotleb, ja tühistage juurdepääs kõigele, mida te aktiivselt ei kasuta.
• Küsige, kui te ei tea, kas miski on heaks kiidetud. Kiire sõnum IT-le või turvaosakonnale on tavaliselt eelistatavam kui tagantjärele teada saada, et tööriist polnud lubatud.

Suurenda

Kuidas tehisintellekti töökohal tõhusamalt kasutada

Enamik teadmussiirdetöötajaid kasutab tehisintellekti juba juhuvalmilt: ühekordne küsimus, kiire e-kirja mustand, tulemuse kopeerimine, tehtud. Ülesande käsitlemine kahenädalase pilootprojektina, mitte ühekordse küsimusena, on see, mis muudab selle juhusliku kasutamise tähenduslikuks ajasäästuks.

Siin on alustamise juhis:

1) Jälgige tervet nädalat enne muudatuste tegemist

Logige viie tööpäeva jooksul iga korduv ülesanne, kui kaua see aega võtab ja kui tüütu see tundub. Saadaval on mitu ajajälgimise tööriista, kuid jooksev märge toimib hästi: „Esmaspäev, 20 min, sorteeritud kviitungid, kergelt häiriv.“ Reedeks torkab muster tavaliselt ise silma.

2) Valige üks ülesanne

Vaadake märkmed läbi ja valige, milline aeganõudev ja tüütu ülesanne esimesena automatiseerida.

Arvesse tuleb võtta mitmeid tegureid:

• Kas ülesanne kordub mitu korda nädalas?
• Kas protsess on iga kord suhteliselt järjepidev?
• Kas tulemust on kiire kontrollida?
• Kas see sõltub otsustest, mis olukratiiti erinevad?
• Kas viga oleks lihtne tabada ja parandada?
• Kas lähteandmed on täielikud ja usaldusväärsed?

Iganädalane olekuvärskendus või korduv kuluaruanne sobib. Kord kvartalis koostatav juhatuse esitlus mitte. Panused ja ülevaatusaeg on esimese pilootprojekti jaoks liiga kõrged.

3) Määrake enne testimist kindlaks, milline näeb välja „hea“

Kirjutage lause, mis kirjeldab õiget või kasutatavat tulemit, mis otsustatakse enne seda, kui näete, mida tehisintellekt toodab.

Koguge kolm reaalset näidet käsitsi tehtud tulemist (kolm olekuvärskendust, kolm kuluaruannet) ja kirjutage üles, mis neil ühist on: pikkus, struktuur, detailsuse tase.

Seejärel küsige, mis muudaks selle kasutuskõlbmatuks. Mõnikord on hea määratlemine ebaõnnestumise nimetamise kaudu lihtsam. Lisage hea tulemi definitsiooni iga ebaõnnestumise vastand.

Näiteks olekuvärskenduse puhul võib see olla: „Kattab selle, mis saadeti ja mis on blokeeritud, kahes lõigus, minimaalse ümberkirjutamise vajadusega.“

Kuluaruande puhul võib see olla: „Igal real on kategooria ja duplikaadid on märgitud.“

4) Koostage ja testige viipa

Alustage ülesande lihtsa kirjeldusega ja sammust 3 pärit „hea“ definitsiooniga, seejärel käivitage see kahe või kolme reaalse näite vastu.

Võrrelge pärast iga käivitamist väljundit selle definitsiooniga ja märkige, mis on paigast ära: jaotis puudub, liiga pikk, vale toon. Lisage viibale konkreetset lünka käsitlev rida ja käivitage see uuesti.

Peatuge, kui väljund vajab vaid väikest muutmist, mitte ümberkirjutamist. Salvestage lõplik versioon kuskile, mida on lihtne uuesti leida: näiteks kinnitatud dokument, märkmete rakendus või jagatud viipade kogu.

5) Otsustage ühe kvaliteedikontrolli kasuks

Valige üks korratav asi, mida käsitsi kontrollida. Kuluaruande puhul võib see tähendada kategooriate kogusummade võrdlemist toore ekspordiga enne esitamist. Tehke seda sama kontrolli iga väljundi puhul kahe nädala jooksul, isegi kui see hakkab usaldusväärsena tunduma.

6) Võrrelge kahe nädala pärast baastasemega.

Jälgige iga juhtumi puhul, kui kaua ülesanne algusest lõpuni aega võttis, sealhulgas kontrollietapp, ja kuidas see võrdub sammus 1 logitud ajaga. Kahe nädala möödudes liitke need kokku, et otsustada, kas automatiseerimise säilitamine praegusel kujul tasub end ära. Kui ei, kohandage ja proovige uuesti või loobuge sellest ja valige mõni teine ülesanne.

Selle elluviimine

Valige ülesanne, mis kulutab kõige rohkem aega ja ilmneb kõige järjepidevamalt, viige see läbi pilootprojekti sammude ja märkige üles, kui palju aega või vaeva tehisintellekt säästab.

Perplexity Computer annab teadmussiirdetöötajale suurema võimekuse ilma päeva tunde lisamata. See loob ühenduse igapäevaselt kasutatavate tööriistadega, sealhulgas Gmail, Outlook, Google Drive, Notion ja Slack, ning suudab hankida asjakohase materjali, koostada väljundi ja märkida enne väljasaatmist kõik, mis vajab teist pilku.

Proovige Perplexity Computer oma igapäevatöös.

KKK

Mis on tehisintellekt töökohal?

See on tehisintellekti tööriistade, nagu ühendatud assistentide ja vestlusrobotite kasutamine, et aidata kaasa töökoha korduvatele osadele: endaga kursis hoidmine, suhtlemine, planeerimine, ülevaatamine ja administratiivne töö, lisaks ühekordsetele küsimustele, mida enamik inimesi juba esitab.

Millised on tehisintellekti näited töökohal?

Koosoleku transkriptsioonist tegevuste väljatoomine, toorete märkmete muutmine olekuvärskenduseks, kuluaruande kategoriseerimine, allikatega põhjendatud esitluse kava koostamine ja varasema konteksti abil kõneks valmistumine on viis levinumat.

Millised on tehisintellekti eelised töökohal?

Kõige selgem kasu on tagasi saadud aeg ülesannetel, mis järgivad ennustatavat mustandit: kokkuvõtete tegemine, mustandite kirjutamine, kategoriseerimine ja sellise töö ülevaatamine, mille tegemine käsitsi võtab päriselt aega, kuid ei nõua sügavat otsustusvõimet.

Millised on tehisintellekti plussid ja miinused töökohal?

Positiivne on kiirem esmane mustand ja vähem aega korduvatele ülesannetele. Negatiivne külg ilmneb siis, kui kontrollietapp jäetakse vahele: kontrollimata kokkuvõte, mida koheldakse faktina, ilma ülevaatamiseta saadetud mustand või tundlikud andmed, mis kleebiti tööriista, mida selleks kunagi ei kiidetud heaks.

Kuidas te tehisintellekti töökohal kasutate?

Alustage ühe korduva ülesandega, jälgige, kuidas seda praegu nädal aega tehakse, määratlege, milline näeb välja hea väljund, testige viipa mõne tegeliku näite vastu ja määrake kahe nädala pikkuse pilootprojekti jooksul igale väljundile üks kindel kontroll.

Millised on tehisintellekti riskid töökohal?

Peamised riskid on tehisintellekti väljundi käsitlemine kontrollituna, kui see nii ei ole, tundlike andmete saatmine heakskiitmata tööriista kaudu ja tehisintellekti kokkuvõtte laskmine asendada otsust, kinnitust või suhteotsust, mis vajab endiselt inimest.

Kas tehisintellekt asendab töökohad?

Suurema osa teadmussiirdetöö puhul asendab tehisintellekt rolli sees teatud korduvaid ülesandeid, mitte rolli ennast. Selles juhendis toodud ülesanded, suhtlus, administreerimine, esmased mustandid, on need, mis tõenäoliselt kõige rohkem muutuvad, samas kui otsustusvõime, vastutus ja suhete loomine jäävad tööd tegevale inimesele.