L'IA au travail : un guide pratique pour les agents du savoir

Cet article explique comment les travailleurs du savoir peuvent utiliser l'IA pour les tâches récurrentes qui prennent du temps chaque semaine, et pas seulement pour des questions ponctuelles et des tâches de rédaction. Il comprend des invites prêtes à l'emploi, des conseils pour utiliser l'IA en toute sécurité et des étapes pour intégrer rapidement et simplement l'IA dans vos flux de travail.

Comment utiliser l'IA au travail

La majeure partie du travail du savoir comporte des frais généraux opérationnels qui ne figurent pas dans la description de poste : réunions, administration, veille informationnelle, gestion des relations.

Ces tâches constituent souvent le meilleur point de départ pour l'utilisation de l'IA, car le résultat est facile à vérifier et les risques en cas d'erreur sont faibles.

Vous trouverez ci-dessous 10 de ces tâches, ainsi que la manière de demander à l'IA d'y prêter assistance.

Remarque : certains outils d'IA nécessitent que le matériel source soit joint ou collé directement. D'autres peuvent le récupérer eux-mêmes à partir d'une boîte de réception connectée, d'un lecteur, ou d'onglets de navigateur ouverts. Les invites ci-dessous fonctionnent dans les deux cas.

1) Rester informé

De nouveaux articles et des notes mises à jour s'accumulent sur le même sujet, et il peut être difficile de suivre ce qui se passe.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Rapprocher des sources éparses en une seule réponse
• Repérer les contradictions ou les écarts de version entre les documents
• Résumer ce qui a changé depuis la dernière mise à jour
• Signaler les désaccords entre les sources

2) Communication

Une mise à jour de statut, un récapitulatif, un point de situation : la plupart des communications professionnelles répètent les mêmes formats, ce qui permet à l'IA de rédiger facilement un premier brouillon convenable.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Rédiger des e-mails, des mises à jour ou des documents à partir de points saillants
• Ajuster le ton ou la longueur pour un public différent
• Réécrire la même mise à jour pour différents lecteurs
• Détecter les formulations ambiguës avant l'envoi

3) Réunions

L'IA peut aider à transformer une conversation en un journal concret des prochaines actions et décisions.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Extraire les points d'action et les responsables à partir de notes ou d'une transcription
• Rédiger le récapitulatif immédiatement après un appel
• Repérer les engagements qui n'ont été assignés à personne
• Préparer un ordre du jour à partir des points en suspens de la dernière réunion

4) Planification et priorisation

L'IA peut faciliter l'organisation d'un horaire hebdomadaire compliqué, la gestion de multiples engagements et l'estimation plus précise du temps.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Transformer des échéances concurrentes en un ordre de priorité
• Signaler les conflits d'horaire avant qu'ils ne deviennent un problème
• Distinguer ce qui est véritablement urgent de ce qui en a l'air
• Vérifier la vraisemblance d'un plan pour s'assurer qu'il est réaliste

5) Analyse et prise de décision

L'IA ne remplace pas le jugement humain, mais elle excelle dans l'assemblage, le tri et la comparaison d'informations complexes pour faciliter le processus de décision.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Rassembler l'information pertinente pour prendre une décision
• Mettre en évidence les points de convergence ou de divergence du raisonnement
• Soumettre une hypothèse à un test de résistance avant de la développer
• Organiser les facteurs en jeu

6) Production de livrables

Les outils d'IA plus sophistiqués d'aujourd'hui vont au-delà de la simple réponse aux questions pour créer des diaporamas, des rapports, des documents ou des tableurs.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Transformer des recherches ou des notes en un premier jet de présentation, de tableur ou de rapport
• Passer directement de la matière brute à un document mis en forme
• Structurer un livrable avant de consacrer du temps à sa mise en valeur
• Rassembler les sources au fur et à mesure de la création

7) Frais généraux administratifs

L'IA peut réduire les tâches manuelles fastidieuses, telles que la saisie ou la catégorisation de données, l'étiquetage de fichiers ou le copier-coller automatique d'informations d'un outil à un autre.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Catégoriser les dépenses et signaler les doublons ou les entrées manquantes
• Rédiger des e-mails de routine
• Transformer une note brute en un document soumissible
• Remplir des formulaires répétitifs à partir d'informations dont vous disposez déjà

8) Révision et contrôle de la qualité

L'IA est utile pour détecter les incohérences au sein d'un même document et concilier les affirmations de multiples sources, par exemple en signalant lorsqu'un brouillon s'écarte du guide de style.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Détecter des chiffres ou des affirmations incohérents dans un document
• Signaler des formulations ambiguës avant la publication
• Vérifier un brouillon par rapport à une liste de contrôle ou un guide de style
• Repérer les lacunes entre une première section et une section ultérieure

9) Apprentissage

Se familiariser avec un sujet inconnu signifiait auparavant une lecture lente ou une faveur demandée à un collègue occupé.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Acquérir rapidement une compréhension fonctionnelle d'un outil, d'un processus ou d'un sujet inconnu
• Préparer les questions auxquelles vous devez être prêt à répondre
• Expliquer un concept au niveau dont vous avez besoin
• Faire le point sur les antécédents avant de parler à quelqu'un de plus expert que vous

10) Gestion des relations

Le contexte disséminé dans de vieux e-mails et notes peut être difficile à reconstituer au pied levé, juste avant un appel.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Rassembler le contexte avant une conversation : ce qui a été discuté, promis ou laissé en suspens
• Préparer un compte rendu avant un appel client ou avec une partie prenante
• Suivre les points en suspens tout au long d'une relation continue
• Rédiger un point de suivi qui fait référence à un véritable contexte antérieur

Comment débuter avec l'IA sans contrarier votre équipe TI

Chaque invite ci-dessus suppose que l'outil a accès à des informations d'entreprise réelles et parfois sensibles. Par conséquent, l'adoption de quelques habitudes dès le départ évitera que cet accès ne devienne un problème par la suite.

• Vérifiez s'il existe une liste d'outils approuvés avant de commencer. La plupart des entreprises en publient une quelque part : wiki informatique, portail de sécurité, document d'intégration. Si vous n'en trouvez pas, demandez directement plutôt que de supposer qu'il n'y en a pas.
• Connectez-vous via le SSO de votre entreprise, et non par le biais d'un compte personnel. Une connexion personnelle n'hérite pas des contrôles de données, de la piste de vérification ou du processus de départ de votre entreprise. Le travail demeure donc hors de la visibilité des TI, même s'il s'agit d'affaires de l'entreprise.
• Connaissez les niveaux de données de votre entreprise, au-delà de la simple distinction « sensible ou non ». La plupart des entreprises divisent les données en plus de deux catégories (par exemple, public, interne, confidentiel et restreint), et ce qu'il est acceptable de coller dans un outil peut ne pas l'être pour un autre. Vérifiez auprès des TI ou du service de sécurité si les niveaux ne sont pas documentés à un endroit évident.
• Supprimez les identifiants avant de coller, lorsque c'est possible. Remplacez les vrais noms, numéros de compte et coordonnées de clients par des espaces réservés comme {client_name} avant de coller dans un outil qui n'a pas été formellement approuvé.
• Désactivez les options d'entraînement des modèles. La plupart des outils d'IA ont un paramètre, souvent étiqueté « améliorer le modèle » ou « utiliser mes données pour l'entraînement », qui intègre par défaut vos données de saisie dans les données d'entraînement. Vérifiez le panneau de confidentialité ou des paramètres et désactivez cette option, à moins que l'outil n'ait été spécifiquement approuvé sans cette préoccupation.
• Examinez ce à quoi un outil peut accéder avant de l'y connecter. S'il réserve des choses, envoie des choses ou touche à votre boîte de réception, vérifiez les autorisations qu'il demande et révoquez l'accès pour tout ce que vous n'utilisez pas activement.
• Posez la question si vous ne savez pas si un outil est approuvé. Un message rapide aux TI ou à la sécurité est généralement préférable à la découverte, après coup, qu'un outil n'avait pas été autorisé.

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Comment utiliser l'IA plus efficacement au travail

La plupart des travailleurs du savoir utilisent déjà l'IA de manière occasionnelle : une question ponctuelle, un rapide projet d'e-mail, on copie le résultat, et c'est fait. Traiter une tâche comme un projet pilote de deux semaines, et non comme une question unique, est ce qui transforme cet usage occasionnel en un gain de temps significatif.

Voici comment commencer :

1) Suivre une semaine complète avant d'apporter des modifications

Pendant cinq jours ouvrables, consignez chaque tâche répétitive, le temps qu'elle prend et son degré de tedium. Plusieurs outils de suivi du temps sont disponibles, mais une simple note courante fait l'affaire : « Lundi, 20 min, tri des reçus, légèrement agaçant ». D'ici vendredi, un modèle se démarque généralement de lui-même.

2) Choisir une tâche

Révisez les notes et choisissez la tâche fastidieuse et chronophage à automatiser en premier.

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

• La tâche se produit-elle plusieurs fois par semaine ?
• Le processus est-il relativement constant à chaque fois ?
• Est-il rapide de vérifier le résultat ?
• Dépend-elle de choix discrétionnaires qui varient selon la situation ?
• Une erreur serait-elle facile à détecter et à corriger ?
• Les données sources sont-elles complètes et fiables ?

Une mise à jour hebdomadaire du statut ou un rapport de dépenses récurrent convient. Un dossier de conseil d'administration trimestriel ne convient pas. Les enjeux et le temps de révision sont tous deux trop élevés pour un premier projet pilote.

3) Définir à quoi ressemble un résultat « satisfaisant » avant de le tester

Rédigez une phrase décrivant un résultat correct ou utilisable, déterminée avant de voir ce que produit l'IA.

Extrayez trois exemples réels du résultat fait manuellement (trois mises à jour de statut, trois rapports de dépenses), et notez ce qu'ils ont en commun : longueur, structure, niveau de détail.

Demandez-vous ensuite ce qui rendrait le résultat inutilisable. Parfois, il est plus facile de définir le succès en nommant l'échec. Incluez le contraire de chaque échec dans la définition d'un bon résultat.

Par exemple, pour une mise à jour de statut, cela pourrait être : « Couvre ce qui a été expédié et ce qui est bloqué, en deux paragraphes, avec un minimum de réécriture nécessaire. »

Pour un rapport de dépenses, cela pourrait être : « Chaque ligne a une catégorie et les doublons sont signalés. »

4) Créer et tester l'invite

Commencez par une description simple de la tâche et la définition de « satisfaisant » de l'étape 3, puis exécutez-la sur deux ou trois cas réels.

Après chaque exécution, comparez le résultat à cette définition et notez ce qui cloche : section manquante, trop long, ton inadapté. Ajoutez une ligne à l'invite pour combler cet écart spécifique, puis réexécutez-la.

Arrêtez-vous dès que le résultat ne nécessite que des modifications mineures, et non une réécriture. Enregistrez la version finale dans un endroit facile à retrouver : un document épinglé, une application de notes ou une bibliothèque d'invites partagée, par exemple.

5) Décider d'un contrôle de la qualité

Choisissez un élément reproductible à vérifier manuellement. Pour un rapport de dépenses, cela peut signifier comparer les totaux par catégorie avec l'exportation brute avant de le soumettre. Effectuez cette même vérification sur chaque résultat pendant deux semaines, même lorsque l'outil commence à sembler fiable.

6) Après deux semaines, comparer par rapport à la base de référence.

Pour chaque cas, suivez le temps pris par la tâche du début à la fin, y compris l'étape de vérification, et comparez-le au temps consigné à l'étape 1. À la fin des deux semaines, faites le total pour décider s'il vaut la peine de conserver l'automatisation telle quelle. Sinon, ajustez et réessayez, ou abandonnez et choisissez une autre tâche.

Mise en pratique

Choisissez la tâche qui prend le plus de temps et se manifeste le plus régulièrement, soumettez-la aux étapes du projet pilote, et notez le temps ou l'effort économisé par l'IA.

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Foire aux questions

Qu'est-ce que l'IA au travail ?

Il s'agit de l'utilisation d'outils d'IA, tels que des assistants connectés et des agents conversationnels, pour aider dans les aspects récurrens d'un emploi : veille informationnelle, communication, planification, révision et travail administratif, en plus des questions ponctuelles que la plupart des gens posent déjà.

Quels sont des exemples d'IA au travail ?

L'extraction de points d'action à partir de la transcription d'une réunion, la transformation de notes brutes en une mise à jour de statut, la catégorisation d'un rapport de dépenses, la création d'un plan de présentation étayé par des sources et la préparation d'un appel à l'aide d'un contexte antérieur en sont cinq exemples courants.

Quels sont les avantages de l'IA au travail ?

Le avantage le plus clair est le temps récupéré sur des tâches qui suivent un schéma prévisible : résumer, rédiger, catégoriser et réviser un travail qui prend un temps réel à accomplir manuellement mais ne nécessite pas un jugement approfondi.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'IA au travail ?

Le point positif réside dans des premiers jets plus rapides et moins de temps consacré aux tâches répétitives. Le revers de la médaille apparaît lorsque l'étape de vérification est ignorée : un résumé non vérifié traité comme un fait, un brouillon envoyé sans révision ou des données sensibles collées dans un outil qui n'a jamais été approuvé à cette fin.

Comment utilise-t-on l'IA au travail ?

Commencez par une tâche récurrente, suivez la façon dont elle est exécutée actuellement pendant une semaine, définissez à quoi ressemble un bon résultat, testez une invite sur quelques cas réels et définissez un contrôle fixe à exécuter sur chaque résultat lors d'un projet pilote de deux semaines.

Quels sont les risques de l'IA au travail ?

Les principaux risques consistent à traiter le résultat de l'IA comme vérifié alors qu'il ne l'est pas, à transmettre des données sensibles par le biais d'un outil non approuvé et à laisser un résumé de l'IA se substituer à une décision, à une approbation ou à un jugement relationnel qui nécessite toujours une personne.

L'IA va-t-elle remplacer les emplois ?

Pour la plupart des travaux du savoir, l'IA remplace des tâches répétitives spécifiques au sein d'un rôle plutôt que le rôle lui-même. Les tâches de ce guide (communication, administration, premiers jets) sont celles qui sont le plus susceptibles d'évoluer, tandis que le jugement, la responsabilité et l'établissement de relations restent entre les mains de la personne qui fait le travail.