L'IA au travail : guide pratique pour les travailleurs du savoir

Cet article analyse la manière dont les travailleurs du savoir peuvent utiliser l'IA pour les tâches récurrentes qui consomment du temps chaque semaine, et pas seulement pour des questions ponctuelles ou des tâches de rédaction. Il comprend des prompts prêts à l'emploi, des conseils pour utiliser l'IA en toute sécurité et des étapes pour intégrer rapidement et simplement l'IA dans vos flux de travail.

Comment utiliser l'IA au travail

La majeure partie du travail de bureau s'accompagne d'une charge opérationnelle qui ne figure pas dans la description de poste : réunions, tâches administratives, veille informationnelle, gestion des relations.

Ces tâches constituent souvent le meilleur point de départ pour utiliser l'IA, car le résultat est facile à vérifier et les risques en cas d'erreur sont faibles.

Voici 10 de ces tâches et la manière de prompter l'IA pour obtenir de l'aide sur chacune d'elles.

Remarque : certains outils d'IA nécessitent que le matériel source soit joint ou collé directement. D'autres peuvent le récupérer eux-mêmes à partir d'une boîte de réception connectée, d'un lecteur ou d'onglets de navigateur ouverts. Les prompts ci-dessous fonctionnent dans les deux cas.

1) Rester informé(e)

De nouveaux articles et des notes mises à jour s'accumulent sur le même sujet, et il peut s'avérer très difficile de suivre ce qui se passe.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Réconcilier des sources dispersées en une seule réponse
• Détecter des contradictions ou des dérives de versions entre les documents
• Résumer ce qui a changé depuis la dernière mise à jour
• Signaler les points de désaccord entre les sources

2) Communication

Une mise à jour de statut, un récapitulatif, un point de contact : la plupart des communications professionnelles répètent les mêmes schémas, ce qui permet à l'IA de rédiger facilement un premier jet correct.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Rédiger des e-mails, des mises à jour ou des documents à partir de listes à puces
• Ajuster le ton ou la longueur pour un public différent
• Réécrire la même mise à jour pour différents lecteurs
• Détecter les formulations peu claires avant l'envoi

3) Réunions

L'IA peut aider à transformer une conversation en un journal concret de prochaines actions et décisions.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Extraire des plans d'action et des responsables de notes ou d'une transcription
• Rédiger le compte rendu immédiatement après un appel
• Détecter les engagements qui n'ont été attribués à personne en réalité
• Préparer un ordre du jour à partir des points en suspens de la dernière réunion

4) Planification et priorisation

L'IA peut faciliter l'organisation d'un planning hebdomadaire complexe, la gestion de multiples engagements et l'estimation plus précise du temps.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Transformer des échéances concurrentes en un ordre de priorité des opérations
• Signaler les conflits de planning avant qu'ils ne deviennent un problème
• Distinguer ce qui est véritablement urgent de ce qui en a l'apparence
• Vérifier la faisabilité et le réalisme d'un plan

5) Analyse et prise de décision

L'IA ne remplace pas le jugement humain, mais elle excelle dans l'assemblage, le tri et la comparaison d'informations complexes pour faciliter le processus de décision.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Rassembler les informations pertinentes pour prendre une décision
• Mettre en évidence les points d'accord ou de désaccord du raisonnement
• Soumettre une hypothèse à des tests de résistance avant de la développer
• Organiser les facteurs en jeu

6) Production de livrables

Les outils d'IA plus sophistiqués d'aujourd'hui vont au-delà de la simple réponse aux questions pour créer des diapositives, des rapports, des documents ou des feuilles de calcul.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Transformer des recherches ou des notes en un premier jet de présentation, de feuille de calcul ou de rapport
• Passer directement du matériau brut à un document mis en forme
• Structurer un livrable avant de consacrer du temps aux finitions
• Rassembler les sources au fur et à mesure de la création

7) Charge administrative

L'IA peut réduire les tâches manuelles fastidieuses, telles que la saisie ou la catégorisation de données, l'étiquetage de fichiers ou le copier-coller automatique d'informations d'un outil à un autre.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Catégoriser les notes de frais et signaler les doublons ou les entrées manquantes
• Rédiger des e-mails de routine
• Transformer une note brute en un document soumissible
• Remplir des formulaires répétitifs à partir d'informations dont vous disposez déjà

8) Relecture et contrôle qualité

L'IA est utile pour détecter les incohérences au sein d'un même document et pour concilier des affirmations provenant de sources multiples, par exemple en signalant qu'un brouillon s'éloigne du guide de style.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Détecter des chiffres ou des affirmations incohérents dans un document
• Signaler les formulations peu claires avant la publication
• Vérifier un brouillon par rapport à une check-list ou à un guide de style
• Repérer les lacunes entre une section initiale et une section ultérieure

9) Apprentissage

Se mettre à niveau sur un sujet peu familier signifiait auparavant une lecture lente ou une faveur demandée à un collègue occupé.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Acquérir rapidement une compréhension opérationnelle d'un outil, d'un processus ou d'un sujet non familier
• Préparer les questions auxquelles vous devez être prêt(e) à répondre
• Expliquer un concept au niveau requis
• Rassembler des éléments de contexte avant de vous entretenir avec un expert

10) Gestion des relations

Il peut être difficile de reconstituer à la dernière minute, juste avant un appel, un contexte dispersé dans de vieux e-mails et notes.

Les outils d'IA peuvent vous aider à :

• Rassembler le contexte avant une conversation : ce qui a été discuté, promis ou laissé en suspens
• Préparer un briefing avant un appel client ou avec des parties prenantes
• Suivre les points en suspens dans le cadre d'une relation continue
• Rédiger un point de contact faisant référence à un véritable contexte antérieur

Comment débuter avec l'IA sans indisposer votre équipe informatique

Chaque prompt ci-dessus suppose que l'outil a accès à des informations d'entreprise réelles, parfois sensibles ; par conséquent, l'adoption de quelques habitudes dès le départ évitera que cet accès ne devienne un problème par la suite.

• Vérifiez la liste des outils approuvés avant de commencer. La plupart des entreprises en publient une quelque part : wiki informatique, portail de sécurité, document d'intégration. Si vous n'en trouvez pas, demandez directement plutôt que de supposer qu'il n'yen a pas.
• Connectez-vous via le SSO de votre entreprise, et non via un compte personnel. Une connexion personnelle n'hérite pas des contrôles de données, de la piste d'audit ou du processus de départ de votre entreprise ; par conséquent, le travail échappe à la visibilité de l'équipe informatique, même s'il s'agit d'une activité professionnelle.
• Connaissez les niveaux de données de votre entreprise, et pas seulement la distinction "sensible ou non". La plupart des entreprises divisent les données en plus de deux catégories, par exemple public, interne, confidentiel et restreint, et ce qu'il est permis de coller dans un outil peut ne pas l'être dans un autre. Vérifiez auprès du service informatique ou de la sécurité si les niveaux ne sont pas documentés de manière évidente.
• Supprimez les identifiants avant de coller, lorsque vous le pouvez. Remplacez les vrais noms, numéros de compte et détails clients par des espaces réservés tels que {client_name} avant de coller dans un outil qui n'a pas été formellement approuvé.
• Désactivez les options d'entraînement du modèle. La plupart des outils d'IA disposent d'un paramètre, souvent intitulé "améliorer le modèle" ou "utiliser mes données pour l'entraînement", qui intègre par défaut vos données d'entrée dans les données d'entraînement. Vérifiez le panneau de confidentialité ou des paramètres et désactivez-le, sauf si l'outil a été spécifiquement approuvé sans cette réserve.
• Examinez ce à quoi un outil peut accéder avant de le connecter. S'il effectue des réservations, envoie des messages ou accède à votre boîte de réception, vérifiez les autorisations qu'il demande et révoquez l'accès pour tout ce que vous n'utilisez pas activement.
• Posez la question si vous ne savez pas si un outil est approuvé. Un message rapide au service informatique ou à la sécurité est généralement préférable à la découverte après coup qu'un outil n'avait pas été validé.

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Comment utiliser l'IA plus efficacement au travail

La plupart des travailleurs du savoir utilisent déjà l'IA de manière occasionnelle : une question ponctuelle, un brouillon d'e-mail rapide, copie du résultat et le tour est joué. Traiter une tâche comme un projet pilote de deux semaines, et non comme une question ponctuelle, c'est ce qui transforme cet usage informel en un gain de temps significatif.

Voici comment commencer :

1) Suivre une semaine complète avant d'apporter le moindre changement

Pendant cinq jours ouvrés, consignez chaque tâche répétitive, le temps qu'elle prend et son caractère fastidieux. Il existe de nombreux outils de suivi du temps, mais une simple note manuscrite ou numérique fait l'affaire : "Lundi, 20 min, tri des reçus, moyennement agaçant." Dès vendredi, un profil se dégage généralement de lui-même.

2) Choisir une tâche

Examinez les notes et choisissez la tâche fastidieuse et chronophage à automatiser en premier.

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

• La tâche se produit-elle plusieurs fois par semaine ?
• Le processus est-il relativement cohérent à chaque fois ?
• Le résultat est-il rapide à vérifier ?
• Dépend-elle de jugements discrétionnaires qui varient selon la situation ?
• Une erreur serait-elle facile à détecter et à corriger ?
• Les données sources sont-elles complètes et fiables ?

Une mise à jour hebdomadaire du statut ou un rapport de notes de frais récurrent convient. Un rapport de direction trimestriel ne convient pas. Les enjeux et le temps de relecture sont tous deux trop élevés pour un premier projet pilote.

3) Définir ce à quoi ressemble un résultat "correct" avant de le tester

Rédigez une phrase décrivant un résultat correct ou exploitable, déterminée avant de voir ce que l'IA produit.

Prenez trois exemples réels du résultat réalisé manuellement (trois mises à jour de statut, trois notes de frais) et notez ce qu'ils ont en commun : longueur, structure, niveau de détail.

Demandez-vous ensuite ce qui rendrait le résultat inexploitable. Il est parfois plus facile de définir ce qui est correct en nommant l'échec. Incluez le contraire de chaque échec dans la définition d'un bon résultat.

Par exemple, pour une mise à jour de statut, cela pourrait être : "Couvre ce qui a été livré et ce qui est bloqué, en deux paragraphes, avec un minimum de réécriture nécessaire."

Pour un rapport de notes de frais, cela pourrait être : "Chaque ligne a une catégorie et les doublons sont signalés."

4) Créer et tester le prompt

Commencez par une description simple de la tâche et la définition du résultat "correct" de l'étape 3, puis testez-la sur deux ou trois cas réels.

Après chaque test, comparez le résultat à cette définition et notez ce qui ne va pas : section manquante, trop long, ton inapproprié. Ajoutez une ligne au prompt pour corriger cette lacune spécifique, puis relancez-le.

Arrêtez-vous dès que le résultat ne nécessite plus qu'une édition mineure, et non une réécriture. Enregistrez la version finale dans un endroit facile à retrouver : un document épinglé, une application de notes ou une bibliothèque de prompts partagée, par exemple.

5) Définir un contrôle qualité unique

Choisissez un élément reproductible à vérifier manuellement. Pour un rapport de notes de frais, cela peut signifier comparer les totaux par catégorie avec l'exportation brute avant de le soumettre. Effectuez cette même vérification sur chaque résultat pendant deux semaines, même une fois qu'il commence à sembler fiable.

6) Après deux semaines, comparer avec la situation de référence.

Pour chaque instance, suivez le temps pris par la tâche du début à la fin, y compris l'étape de vérification, et comparez-le au temps enregistré à l'étape 1. Au bout de deux semaines, faites le total pour décider s'il vaut la toute dernière automatisation en l'état. Sinon, ajustez et réessayez, ou abandonnez et choisissez une autre tâche.

Mise en pratique

Choisissez la tâche qui consomme le plus de temps et apparaît le plus régulièrement, appliquez-lui les étapes du projet pilote et notez le temps ou l'effort économisé par l'IA.

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FAQ

Qu'est-ce que l'IA au travail ?

Il s'agit de l'utilisation d'outils d'IA, tels que des assistants connectés et des agents conversationnels, pour aider dans les aspects récurrents d'un emploi : veille informationnelle, communication, planification, révision et travail administratif, en plus des questions ponctuelles que la plupart des gens posent déjà.

Quels sont des exemples d'IA au travail ?

Extraire des plans d'action d'une transcription de réunion, transformer des notes brutes en mise à jour de statut, catégoriser un rapport de notes de frais, élaborer un plan de présentation étayé par des sources et se préparer à un appel à l'aide d'un contexte passé en sont cinq exemples courants.

Quels sont les avantages de l'IA au travail ?

Le bénéfice le plus évident est le gain de temps sur les tâches qui suivent un modèle prévisible : résumer, rédiger, catégoriser et réviser un travail qui demande un temps réel à réaliser manuellement mais ne requiert pas un jugement approfondi.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'IA au travail ?

Le point positif réside dans des premiers jets plus rapides et moins de temps passé sur les tâches répétitives. L'inconvénient apparaît lorsque l'étape de vérification est omise : un résumé non vérifié traité comme un fait, un brouillon envoyé sans relecture, ou des données sensibles collées dans un outil qui n'a jamais été approuvé pour cela.

Comment utiliser l'IA au travail ?

Commencez par une tâche récurrente, suivez la manière dont elle est actuellement effectuée pendant une semaine, définissez à quoi ressemble un bon résultat, testez un prompt sur quelques cas réels et fixez un contrôle régulier à exécuter sur chaque résultat lors d'un projet pilote de deux semaines.

Quels sont les risques de l'IA au travail ?

Les principaux risques consistent à traiter la sortie de l'IA comme vérifiée alors qu'elle ne l'est pas, à envoyer des données sensibles via un outil non approuvé et à laisser un résumé d'IA se substituer à une décision, une approbation ou un jugement relationnel qui nécessite toujours une intervention humaine.

L'IA va-t-elle remplacer des emplois ?

Pour la majeure partie du travail de bureau, l'IA remplace des tâches répétitives spécifiques au sein d'un rôle plutôt que le rôle lui-même. Les tâches de ce guide (communication, administration, premiers jets) sont celles qui sont le plus susceptibles d'évoluer, tandis que le jugement, la responsabilité et la création de relations restent du ressort de la personne qui exerce le métier.