כיצד Bessemer Venture Partners שינתה את תהליכי העבודה בתחומי ההשקעות, הפיננסים, קשרי המשקיעים והמשפטים – וחסכה מאות שעות בעזרת Perplexity Enterprise

הבעיה

מערך טכנולוגי מתפתח שהאט את הצוותים וגזל שעות רבות באיסוף מידע

חברת Bessemer Venture Partners פועלת בעולם מהיר קצב, ומנהלת מאות חברות פורטפוליו על פני נוף השקעות דינמי. עם זאת, המערך הטכנולוגי שלה – שנבנה במשך שנות פעילות – הפך לקשה במיוחד להפקת תובנות ממנו במהירות. הצוותים נלחמו תמיד נגד השעון באמצעות תהליכי עבודה מורכבים ב-Excel VBA, מחקר מבוזר ועיבוד מסמכים ידני.

“חיפוש ידני אחר נתוני חברה, הכנת סיכומים, מעקב אחר 75-100 חברות לפגישות LP – זה היה בזבוז זמן עצום,” שיתף אוגי ווילקינס (Augie Wilkinson), מנהל מעקב וניתוח פורטפוליו ב-Bessemer. “אפילו משימות יומיומיות קטנות, החל מחיבור אימיילים וכלה בטיפול בנתוני גיליונות אלקטרוניים, כרסמו בפוקוס שלנו.”

עם מאות חברות פורטפוליו, מנויי נתונים שונים, הסתמכות על תקצيري אימייל ישנים לשיתוף מידע, ואינספור שעות של הזנת נתונים במערכות אחסון מרובות, היה קשה לחבר תובנות מתוך מערכות הנתונים המפולחות כדי לקבל החלטות השקעה בטוחות יותר ומהירות יותר.

“סקירות משפטיות, למשל, היו איטיות במיוחד. סקירה של כל הסכם אי-חשיפה (NDA) עשויה לקחת שעה עד שתיים,” נזכר אוגי. “סיכום מסמכים ארוכים לא היה מהיר יותר.”

המערך הטכנולוגי המבוזר, הגישה הלא יעילה לנתונים והתהליכים הידניים גזלו שעות ומנעו מהצוותים להשיג הקשר קריטי. Bessemer נזקקה לפתרון שיעيل תהליכי עבודה, ירכז את הגישה לנתונים ויאפשר קבלת החלטות מהירה ומוצלחת יותר.

הפתרון

מנוע תשובות מאובטח ומאוחד המעצים כל צוות ב-Bessemer Venture Partners

Bessemer בחרה ב-Perplexity Enterprise כדי לשנות את תהליכי העבודה בתחום המחקר, ההשקעות והמשפטים שלה – מבלי להתפשר על אבטחה ומבלי לנטוש את מערכות אחסון הקבצים הקיימות שלה.

תהליכי עבודה מותאמים אישית מאפשרים כעת לצוותי ההשקעות של Bessemer:

• למכן את ניתוח הנתונים ואת קובצי האקסל המיושנים, ובכך לעקוף שעות של פתרון בעיות במאקרו ידני
• לאסוף ולסנתז באופן מיידי מידע מודיעיני על למעלה מ-400 חברות פורטפוליו, להחליף מערכות מחקר מיושנות ולהאיץ את שיתוף המידע בכלל הצוותים באמצעות תשובות המצוטטות תמיד ממקורות אינטרנט וקבצים פנימיים מתאימים
• צוותים משפטיים מסכמים במהירות חוזים ומחלצים תובנות מרכזיות – תוך קיצור זמני הסקירה משעות לדקות – תוך שמירה על ציות קקפדני.
• במקביל, צוותי קשרי המשקיעים מנצלים את מנוע התשובות של Perplexity כדי לנסח תוכן ומצגות מהר יותר, תוך תמיכה בתקשורת עם LP ובאירועים פנימיים כאחד.

“היכולת לקבל תוצאות המגובות בציטוט מקורות פירושה שאנו יכולים להתקדם מהר מבלי לאבד דיוק או רמת דיוק. חברי הצוות הסכימו,” אומרת אניטה אומארג’י (Anita Umarji), שותפה וראש תחום קשרי משקיעים.

התוצאה

מחקר מודרני, פעולות מואצות ותובנות בזמן אמת לקבלת החלטות מהירה יותר מבלי להתפשר על הדיוק

עם Perplexity Enterprise, חברת Bessemer Venture Partners הפחיתה משמעותית את המאמץ הידני, הגבירה את האימוץ והעצימה כל חבר צוות – מעבר לצוותי ההשקעות המרכזיים שלה. הצוותים יכולים כעת:

• להפחית ב-50% או יותר את המחקר הידני, עיבוד המסמכים ומשימות הגיליונות האלקטרוניים החוזרות ונשניות
• לעקוב ביעילות אחר מאות חברות פורטפוליו לקראת פגישות ודיווחים של LP – מתוך ביטחון בנתונים שלהם
• לסכם חוזים ומסמכים משפטיים בדקות ספורות, ולשחרר את הצוותים המשפטיים והציות להתמקד בצמיחה
• לאפשר איסוף מידע חלק ומגובה בציטוט מקורות עבור צוותי השקעות, פיננסים ומשפטים – התומך בהחלטות חכמות ומהירות יותר

“זה עוזר לי לנסח את קווי המתאר למצגות, כך שאני מגיעה למסגרת איתנה הרבה יותר מהר,” אומרת אניטה. “זה מרגיש כמו רמאות, אבל זה נותן לי יתרון וחוסך המון זמן.”

והכי חשוב, Bessemer רצתה ליישם פתרון שיכול לתמוך בצוות שלה תוך שמירה על אבטחה.

אוגי אומר שהם מצאו בדיוק את זה: “היכולת להחזיק במערכת סגורה שאינה מאומנת על הנתונים שלנו הייתה קריטית. המעבר לתוכנית Perplexity Enterprise היה חיוני לכך, במיוחד יישום SSO ו-SCIM לניהול אבטחה קל יותר. זה מספק שקט נפשי לצוותים שונים ברמות סודיות משתנות – Perplexity מסוגלת לבודד קבצים רגישים שאינם נגישים לכלל הצוותים.”