כיצד DNRC במונטנה חוסכת מעל 125 שעות של עבודה בשכר בשבוע בעזרת Perplexity Enterprise

הבעיה

הרחבת היכולות של סוכנות ממשלתית מצומצמת בתקציב מוגבל

כריס פאוול (Chris Powell), מנהל מערכות מידע (CIO) ב-Montana DNRC, עומד בראש צוות IT הכולל 28 אנשים התומך בסוכנות המגוונת המחזיקה ביותר מ-20 משרדי שטח. הם גם מפתחים יישומי תוכנה בהתאמה אישית ואוטומציות כדי לייעל משימות יומיומיות.

קל יותר להגיד את זה מאשר לעשות את זה. מגבלות המשאבים הגדולות ביותר במגזר הציבורי הן תמיד זמן וכסף. לכן, לדעתו של כריס, "כל דבר שממטב עבודה כך שעובדים קיימים יוכלו להתקדם מהר יותר ולהפיק עבודה באיכות טובה יותר ראוי להשקעה משמעותית".

כריס ידע שבינה מלאכותית יכולה לעזור לצוות שלו למטב משימות קריטיות כמו ניתוח נתונים, אך הדרך להחדרת פתרונות חדשים לסוכנויות ממשלתיות נתקלת לעיתים קרובות בשלושה מכשולים:

1. אספקת מידע מדויק

"אנשים נקלעים לפעמים לצרות אם הם מקבלים את הפלט של כלי בינה מלאכותית כאמת מוחלטת מבלי לבצע שום אימות", הוא אומר. "אנו מחויבים לספק מידע בזק ומדויק כדי לשמור על אמון הציבור בסוכנות".

2. העצמת הצוות שלו, ולא חיסול משרות

כריס ציין גם שהוא לא רוצה להשתמש בבינה מלאכותית כדי להחליף חברי צוות. במקום זאת, המטרה שלו הייתה להעצים את כל חברי הצוות שלו לעשות את מה שהם מתאימים לו ביותר ולמטב ממטלות מסיחות דעת. קחו לדוגמה את משרד ניהול הפרויקטים של Montana DNRC: הפתרון האידיאלי מבחינת כריס היה לסנתז נתונים פנימיים בהיקף נרחב ולספק הקשר לקליטת פרויקטים בתוך דקות – ולא שעות או ימים.

3. שינוי הרגלים ותהליכי עבודה קיימים

העבודה עם בינה מלאכותית דורשת דרכי חשיבה חדשות, מסביר כריס. כלי בינה מלאכותית יכולים להקל על העבודה, אך אנשים חייבים ללמוד כיצד לתת הנחיות (פרומפטים) למודל, והם אינם יכולים לסמוך עיוורת על התשובות שלו. היתרון הגדול ביותר במסע מחקר מפרך היה שהייתה לך הבנה טובה יותר של מידת הדיוק של ממצאיך.

עם זאת, הביטחון הזה דרש שעות של מחקר מפרך. בינה מלאכותית יכולה לספק את אותן תשובות מהר יותר, אך הצוות יצטרך להוסיף שלב נוסף לתהליכים שלהם כדי לאמת את הממצאים. כדי להתמודד עם אתגרים אלו, Montana DNRC נזקקה לכך שפתרון הבינה המלאכותית שלה יהיה:

• אמין: כדי לתמוך במחקר מדויק, הם נזקקו לפתרון בינה מלאכותית שמייצר תוצאות המגובות באסמכתאות – ללא ההזיות הנפוצות במודלי בינה מלאכותית אחרים.
• נגיש: כריס רצה ממשק משתמש (UX) שכולם יוכלו להשתמש בו בקלות. "הוא היה חייב להפגין ערך מיד מהרגע הראשון", הוא אומר, במיוחד משום שקיווה להטמיע אותו מעבר לגבולות הצוות שלו.
• משתלם: כסוכנות ממשלתית, Montana DNRC נזקקה לכך שהפתרון ישתלב היטב בתקציב המצומצם שלה.

לאחר מכן, כריס התנסה בגרסה החינמית של Perplexity לשימוש אישי והבין מיד שזהו מאיץ תהליכי עבודה שהוא חיפש בעבודה. כשראה שישנה גרסת Enterprise, הוא התרגש לחלוק אותה עם הצוות שלו.

הפתרון

שימוש ב-Perplexity Enterprise Pro לייעול עבודת ידע בקרב מספר צוותים

שילוב צוות ה-IT של Montana DNRC ב-Perplexity Enterprise Pro היווה "דרך בעלת עלות נמוכה וסיכון נמוך עבורם כדי לטבול את בהונותיהם במים של הבינה המלאכותית". משם, הצוות ראה שלושה יתרונות מרכזיים:

יתרון מס' 1: אנרגיית הפעלה נמוכה יותר לחיסכון מוגבר בזמן

Perplexity Enterprise Pro מבטל את הלחץ של "תסמונת הדף הלבן". בדרך כלל, תחילת העבודה היא החלק הקשה ביותר בכל משימה, אך Perplexity נותן דחיפה לשלב הזה על ידי הפקה מהירה של ראשי פרקים להצעות פרויקט וטיוטות ראשוניות של מסמכים מרכזיים. צוות DNRC משתמש ב-Perplexity AI כדי:

• לכתוב משרות פנויות בהבזק: לכתיבת תיאור תפקיד יש השלכות משמעותיות מכיוון שמועמדים מתאימים יסגרו את העמוד מיד אם הוא אינו משכנע דיו. לכן, כתיבת משרה אחת דרשה בעבר שעות כדי לדייק אותה. בעזרת Perplexity Enterprise Pro, ל-DNRC יש כעת טיוטה ראשונה שניתן לעבוד איתה בפחות מדקה.
• לזקק ולסכם מסמכים מורכבים. ישנו מחקר מדעי ונתונים רב בתחום ניהול משאבי הטבע. Montana DNRC נדרשת לעבד ולסנתז כמות עצומה של נתונים במהירות. היכולת של Perplexity לסכם טקסטים ארוכים בדיוק רב תקצר את הזמן הנדרש לבדיקת מחקרים ולהמרת מידע זה לתובנות ברות-יישום.
• להאיץ יצירת קוד: שינוי יישומי תוכנה קיימים אינו אינטואיטיבי תמיד, אך Perplexity מסייע למפתחים לכתוב קוד מהר יותר על ידי הפקת מעבר ראשוני עבורם. הם תוך כדי עבודה יכולים גם ללמוד על ידי שאלת Perplexity מה עושים בלוקי קוד מסוימים.

מעבר לכך, הבינה המלאכותית ממשיכה לחסוך ל-DNRC זמן באמצעות שאלות ההמשך המוצעות שלה. עבור משתמשים חדשים, מודל הלמידה החיסונית (ML) של Perplexity מלמד אותם ביעילות כיצד לנהל אינטראקציה עם הבינה המלאכותית ומבטיח שהם לעולם אינם מבזבזים זמן בניסיון להבין מה לומר בהמשך.

יתרון מס' 2: תהליכי עבודה יעילים יותר

בעזרת Perplexity Enterprise Pro, ל-Montana DNRC יש יד עוזרת שממטבת מטלות סיזיפיות ומעיקות בכל שלב. במקום להתמודד בכוחות עצמם עם מחקר מעמיק או ללמד את עצמם קוד מסובך, עומד לרשותם עוזר וירטואלי רב-עוצמה המטפל במשימות חוזרות ונשנות ברמה נמוכה יותר.

לדוגמה, Montana DNRC מעסיקה רק זוג מפתחים. בעזרתו של Perplexity, כל אחד בצוות ה-IT שהוא מומחה GIS או לומד Python יכול לסייע בכתיבת קוד. אף על פי שאינם מפתחים, הם יכולים לומר לPerplexity בדיוק מה הם רוצים שהסקריפט יעשה ולאחר מכן לבדוק שגיאות בסביבה בטוחה.

הבינה המלאכותית לא רק מפחיתה משמעותית את עומס העבודה של צוות ה-IT, אלא היא גם מקצרת את זמני ההמתנה לכל אחד מחברי הצוות. כריס אומר: "פתאום, האנשים שלנו שפחות מנוסים בכתיבת קוד אינם ממתינים בתורים כדי שהסקריפט שלהם ייכתב. במקום זאת, אנו יכולים לבצע סקירת קוד ולבדוק את הפלט. רוב הזמן, יידרשו רק עריכות מינוריות, וניתן לשחרר את היישום לשימוש באופן מיידי".

תיקון מערכתי זה קריטי במיוחד בסוכנות ממשלתית כמו Montana DNRC, אשר עושה שימוש במגוון תוכנות ישנות, כולל כאלו שנחתמו בהסכמים לפני עשורים עם ספקים שאינם קיימים עוד. לדוגמה, התאמת אפילו בלוק קוד מסתורי ויחיד שנותר מאותה תקופה דרשה בעבר מחקר ותכנות נרחבים, אך כעת Perplexity מספק את המידע הדרוש כדי להשלים את משימות הצד הללו בקוד תוך לחיצות ספורות בלבד.

יתרון מס' 3: בדיקת עובדות יעילה עם אסמכתאות

Montana DNRC משתמשת גם ב-Perplexity Enterprise Pro כדי לחקור גישות חדשניות לשיפור תהליכים ומדיניות. מכיוון שהבינה המלאכותית מייצרת מידע אך ורק עם אסמכתאות מדויקות, ל-DNRC יש שקט נפשי בכל הקשור לבדיקת עובדות. גרוע מכך, Perplexity AI מציע שאלות קשורות המעודדות מחקר מעמיק יותר.

כל אחד בצוות Montana DNRC יכול לצאת למחקר מעמיק ולעבודת ידע עם Perplexity כמדריך, מה שעוזר לצוות המצומצם שלהם להשיג הישגים מעבר למשקלו.

התוצאה

חיסכון של מעל 125 שעות מדי שבוע

Perplexity Enterprise Pro חוסך לעובדי Montana DNRC למעלה מ-5 שעות עבודה מדי שבוע על ידי ייעול תהליכי העבודה עבור "עבודה רבת-מעורבות ורבת-חיכוכים" כמו כתיבת ראשי פרקים להצעות פרויקט. כריס אומר שזה מייצר החזר השקעה (ROI) עצום רק עבור הצוות שלו.

"Perplexity מעביר אותך מכלום למשהו בתוך 35 שניות", הוא אומר. הוא מצפה שחיסכון הזמן הזה ימשיך לצבור תאוצה. "ככל שאנו מוצאים יותר מקרי שימוש, כך אנו חוסכים יותר זמן".

והפופולריות של Perplexity מתפשטת לסוכנויות אחרות בממשלת מדינת מונטנה. כריס אומר שהאימוץ הוא מובן מאליו, בהתחשב בתעריפים הסבירים של Perplexity וביכולתו לפנות שעות רבות כל כך של עבודה בשכר מדי שבוע. "זהו נקודת הכניסה הנגישה לכל פרויקט ואבן הדרך לטכנולוגיה חדשה יותר שהיינו זקוקים לה", הוא אומר.