בדיקת הגדרות QuickBooks ומענה על שאלות תשלום ספקים

סקירה כללית

Computer יכול לייבא קובץ ייצוא של QuickBooks או להתחבר ישירות ולבצע בדיקת הגדרות מלאה לצד שאילתות פיננסיות ספציפיות במעבר אחד. המערכת מצליבה בין תוכנית החשבונות, תיק הספקים המרכזי, חשבוניות, תשלומים ויומן כללי כדי לאתר אי-התאמות, רשומות חסרות ופערים מבניים, ולאחר מכן עונה על שאלות עם סכומים מדויקים ופרטי עסקה.

פלט מרכזי

Computer ניתח את נתוני QuickBooks (תוכנית חשבונות, ספקים, חשבוניות, תשלומי חשבונות, פירוט יומן כללי) וסיפק שני דברים: תשובה ישירה לשאלת תשלום הספק وبדיקת הגדרות מקיפה.

עבור התשובה על תשלום הספק, הוא זיהה את ספק הבנייה (Skyline Construction LLC), פירט שני תשלומים מתחילת השנה ועד היום (YTD) בסך כולל של 1,350,000 דולר כולל תאריכים, מזהי תשלום, סכומים ותיאורי הערות בטבלה מסודרת.

עבור בדיקת ההגדרות, הוא הפעיל אימות בן שבעה חלקים המכסה את שלמות תוכנית החשבונות, תקינות תיק הספקים, דיוק סטטוס החשבוניות, התאמת חשבונית לתשלום, בדיקות יתרות ביומן הכללי וזיהוי רשומות חסרות. הוא חשף חמש בעיות ספציפיות, כולל שני תשלומים החסרים ביומן הכללי (281 אלף דולר בחשבונות ספקים פיקטיביים), אי-התאמה בסטטוס חשבונית, תשלום יתר לכאורה שנגרם על ידי פיצול תשלום שהוקצה שגוי, ושתי קטגוריות חשבון חסרות (הון עצמי והתחייבויות לטווח ארוך). הוא גם אישר את מה שעובד היטב: כל עסקאות היומן הכללי מאוזנות, כל מזהי הספקים תואמים, סוגי החשבונות המרכזיים קיימים והתנאים עקביים.

הפלט מנוסח כך שניתן למסור את רשימת הבעיות ישירות למנהל חשבונות או לרואה חשבון, בצירוף צעדים הבאים ברורים לכל תיקון.

הגדלה

טיפים

• שאלו גם "בדוק" וגם "הצג לי" בהנחיה אחת: Computer מטפל בשאילתות אבחון וחיפוש יחד, כך שאינכם זקוקים למשימות נפרדות עבור "האם זה מוגדר נכון?" ו-"כמה הוצאתי?"
• היו ספציפיים לגבי הספק או הקטגוריה: אם יש לכם מספר ספקי בנייה, אמרו "כמה שילמתי ל-Skyline Construction השנה?" כדי למנוע דו-משמעות. לחלופין, עברו לסקירה רחבה יותר: "הצג פירוט של כל תשלומי הספקים לפי קטגוריה לרבעון 1."
• בצעו מעקב עם תיקונים: לאחר סקירת הבעיות, בקשו מ-Computer "לנסח את פקודות היומן המתקנות עבור שני התשלומים החסרים ביומן הכללי" או "לסווג מחדש את P-2002 על פני B-1001 ו-B-1002" כדי לקבל רשומות ברות-ביצוע שתוכלו לרשום ישירות.