क्विकबुक सेटअप का ऑडिट करें और वेंडर भुगतान प्रश्नों के उत्तर दें

अवलोकन

Computer क्विकबुक (QuickBooks) निर्यात को अंतर्ग्रहण कर सकता है या सीधे कनेक्ट कर सकता है और एक ही पास में विशिष्ट वित्तीय प्रश्नों के साथ एक पूर्ण सेटअप ऑडिट चला सकता है। यह बेमेल, गुम प्रविष्टियों और संरचनात्मक कमियों को सामने लाने के लिए खातों के चार्ट (Chart of Accounts), वेंडर मास्टर, बिल, भुगतान और जनरल लेजर को क्रॉस-रेफरेंस करता है, फिर सटीक डॉलर राशि और लेनदेन विवरण के साथ प्रश्नों के उत्तर देता है।

मुख्य आउटपुट

Computer ने क्विकबुक (खातों का चार्ट, वेंडर, बिल, बिल भुगतान, जीएल विवरण) को पार्स किया और दो चीजें प्रदान कीं: वेंडर भुगतान प्रश्न का सीधा उत्तर और एक व्यापक सेटअप ऑडिट।

वेंडर भुगतान उत्तर के लिए, इसने निर्माण वेंडर (स्काईलाइन कंस्ट्रक्शन एलएलसी) की पहचान की, एक साफ तालिका में तारीखों, भुगतान आईडी, राशि और मेमो विवरण के साथ कुल $1,350,000 के दो वाईटीडी (YTD) भुगतानों को सूचीबद्ध किया।

सेटअप ऑडिट के लिए, इसने खातों के चार्ट की पूर्णता, वेंडर मास्टर अखंडता, बिल स्थिति सटीकता, बिल-से-भुगतान मिलान, जीएल शेष राशि की जांच और गुम-प्रविष्टि का पता लगाने को कवर करते हुए सात-भाग का सत्यापन चलाया। इसने पांच विशिष्ट मुद्दों को सामने लाया, जिसमें जीएल से गायब दो भुगतान ($281K फैंटम एपी में), एक बिल स्थिति बेमेल, एक गलत-आवंटित भुगतान विभाजन के कारण एक स्पष्ट अधिक भुगतान, और दो गायब खाता श्रेणियां (इक्विटी और दीर्घकालिक देयताएं) शामिल हैं। इसने यह भी पुष्टि की कि क्या अच्छा काम कर रहा है: सभी जीएल लेनदेन संतुलित हैं, सभी वेंडर आईडी मेल खाते हैं, मुख्य खाता प्रकार मौजूद हैं, और शर्तें सुसंगत हैं।

आउटपुट को इस तरह संरचित किया गया है कि प्रत्येक सुधार के लिए स्पष्ट अगले चरणों के साथ मुद्दों की सूची सीधे एक बुककीपर या अकाउंटेंट को सौंपी जा सके।

बड़ा करें

सुझाव

• एक ही संकेत में "जांच करें" और "मुझे बताएं" दोनों पूछें: Computer नैदानिक और लुकअप प्रश्नों को एक साथ संभालता है, इसलिए आपको "क्या यह सही तरीके से सेटअप है?" और "मैंने कितना खर्च किया?" के लिए अलग-अलग कार्यों की आवश्यकता नहीं है।
• वेंडर या श्रेणी के बारे में विशिष्ट रहें: यदि आपके पास कई निर्माण वेंडर हैं, तो अस्पष्टता से बचने के लिए कहें "मैंने इस साल स्काईलाइन कंस्ट्रक्शन को कितना भुगतान किया है?" या व्यापक जाएं: "Q1 के लिए श्रेणी के अनुसार सभी वेंडर भुगतानों को विभाजित करें।"
• सुधारों के साथ फॉलो-अप करें: मुद्दों की समीक्षा करने के बाद, Computer से कहें "दो लापता जीएल भुगतानों के लिए सुधारक जर्नल प्रविष्टियाँ ड्राफ्ट करें" या "B-1001 और B-1002 में P-2002 को पुनर्वगीकृत करें" ताकि कार्रवाई योग्य प्रविष्टियाँ प्राप्त हो सकें जिन्हें आप सीधे पोस्ट कर सकें।