Obavite reviziju postavljanja QuickBooks-a i odgovorite na pitanja o plaćanjima dobavljačima

Pregled

Computer može uvesti QuickBooks izvoz ili se izravno povezati i pokrenuti potpunu reviziju postavljanja uz specifične financijske upite u jednom prolazu. Unakrsno provjerava Kontni plan, registar dobavljača, račune, plaćanja i glavnu knjigu kako bi otkrio nepodudaranja, propuštene unose i strukturne praznoke, te zatim odgovara na pitanja s točnim iznosima u dolarima i detaljima transakcija.

Ključni rezultat

Computer je obradio QuickBooks (Kontni plan, dobavljači, računi, plaćanja računa, detalji glavne knjige) i isporučio dvije stvari: izravan odgovor na pitanje o plaćanju dobavljaču i sveobuhvatnu reviziju postavljanja.

Za odgovor o plaćanju dobavljaču, identificirao je građevinskog dobavljača (Skyline Construction LLC), naveo dva plaćanja od početka godine (YTD) u ukupnom iznosu od 1.350.000 USD s datumima, ID-jevima plaćanja, iznosima i opisima bilješki u urednoj tablici.

Za reviziju postavljanja, pokrenuo je validaciju u sedam dijelova koja obuhvaća potpunost Kontnog plana, integritet registra dobavljača, točnost statusa računa, usklađivanje računa i plaćanja, provjere stanja glavne knjige i otkrivanje propuštenih unosa. Otkrio je pet specifičnih problema, uključujući dva plaćanja koja nedostaju u glavnoj knjizi (281 tisuća USD u fiktivnim obvezama prema dobavljačima), nepodudaranje statusa računa, prividno preplaćivanje uzrokovano pogrešno raspodijeljenim dijelom plaćanja i dvije kategorije računa koje nedostaju (Glavnica i Dugoročne obveze). Također je potvrdio ono što dobro funkcionira: sve transakcije u glavnoj knjizi su uravnotežene, svi ID-jevi dobavljača se podudaraju, prisutne su osnovne vrste računa, a uvjeti su dosljedni.

Rezultat je strukturiran tako da popis problema preda izravno knjigovođi ili računovođi s jasnim sljedećim koracima za svako rješenje.

Povećaj

Savjeti

• Zatražite i "provjeru" i "izvještaj" u jednom upitu: Computer zajedno obrađuje dijagnostičke upite i upite za pretraživanje, tako da vam nisu potrebni zasebni zadaci za "je li sve ispravno postavljeno?" i "koliko sam potrošio?"
• Budite specifični u vezi s dobavljačem ili kategorijom: Ako imate više građevinskih dobavljača, recite "Koliko sam platio Skyline Construction ove godine?" kako biste izbjegli dvosmislenost. Ili idite šire: "Rastavite sva plaćanja dobavljačima po kategorijama za 1. kvartal."
• Nastavite s ispravcima: Nakon pregleda problema, zatražite od Computer-a da "Izradi nacrt ispravljajućih temeljnica za dva plaćanja koja nedostaju u glavnoj knjizi" ili "Reklasificiraj P-2002 kroz B-1001 i B-1002" kako biste dobili primjenjive unose koje možete izravno proknjižiti.