A Combinely a Perplexity API-jával automatizálja több ezer könyvelő ügyfélkommunikációját

A probléma

Ügyfélkommunikáció automatizálása a végfelhasználók számára, a megbízhatóság garantálása mellett

Hogyan lehet automatizálni az árnyalt számviteli tanácsadást a pontosság és az adatvédelem feláldozása nélkül? Ezzel a kihívással szembesült Arthur Granacher, a Combinely társalapítója és technológiai igazgatója, amikor a vállalat MI-munkatársait fejlesztette.

Arthur jól tudta, hogy a könyvelőknek gyakran kell válaszolniuk ügyfeleik ingatlaneladásokkal, tőkenyereséggel és jövedelemhatárokkal kapcsolatos kérdéseire. Mivel ezek a kérdések gyakran alapos kutatást és az egyes ügyfelek egyedi pénzügyi helyzetére szabott válaszokat igényeltek, a kommunikáció órákat emésztett fel a könyvelők amúgy is szűkös idejéből. Arthur tudta, hogy a Combinely MI-munkatársai a könyvelők nevében automatikus válaszokat készítve megszüntethetik ezt a problémát, és visszaadhatják a könyvelőknek az ügyfélkapcsolatok ápolásához szükséges időt.

Ennek megvalósításához a Combinely MVP-je belső jegyzetekre, adódokumentumokra és államspecifikus forrásokra támaszkodva szabta személyre az ügyfelek e-mailjeire adott automatikus válaszokat. Ezek a tudásforrások azonban széttöredezettek voltak, és gyorsan elavultak.

„A hiányzó információk összegyűjtése és a szabályzatok tényellenőrzése frusztráló, manuális és időigényes folyamat volt” – magyarázza Arthur. E kiegészítő információk nélkül azonban a vázlatok könnyen általánosnak vagy pontatlannak hathattak, a kockázatkerülő könyvelők pedig nem szívesen osztották volna meg a válaszokat ügyfeleikkel.

A probléma megoldására Arthur először a Combinely belső dokumentációjának bővítését fontolgatta. Hamar rájött azonban, hogy egy átfogó, naprakész pénzügyi tudásbázis karbantartása teljes munkaidős feladat, és hosszú távon nem lenne fenntartható. Ezért olyan külső API után kezdett kutatni, amely képes indexelni a nyilvános webet, lekérni a legfrissebb információkat, és ezek alapján automatikusan átfogó válaszokat generálni az ügyfelek kérdéseire.

Az API-val szemben a következő elvárások voltak:

• Pontos: A pénzügyi szabályozások évről évre változnak, és az ügyfél lakóhelyétől vagy profiljától függő apró különbségek drámaian megváltoztathatják az adókötelezettségét. Igény szerint elérhető, naprakész információk nélkül még a rutinkérdésekből is kutatási projekt lesz, ami a számlázható órákat emészti fel, és növeli a hibák kockázatát.
• Hiteles: Nem minden forrás bír azonos súllyal. A közvetlenül kormányzati domainről származó információ például minden másnál megbízhatóbb. A könyvelőknek ezért tudniuk kell, honnan származik a válaszaikat alátámasztó kutatás. Ha nem lehet szabályozni, mely források élvezzenek elsőbbséget, az eredmények túl tágak – vagy túl megbízhatatlanok – lesznek ahhoz, hogy hasznosak legyenek.
• Biztonságos: A könyvelők jövedelemre, ingatlantörténetre és befektetésekre vonatkozó adatokat tartalmazó bizalmas dokumentumokkal dolgoznak. Emiatt az adatvédelem nem csupán kellemes extra, hanem létfontosságú. Arthurnak olyan API-ra volt szüksége, amely nem tárolja az ügyféladatokat, és nem osztja meg őket külső felekkel.

Mindezeken túl Arthur ideális API-jának a Combinely platformja növekedését és bővülését is támogatnia kellett. Mivel a vállalat mérnökei már egy natív hangalapú keresési funkción gondolkodtak, Arthurnak olyan API-ra volt szüksége, amely segít ezt a képességet gyorsabban piacra vinni.

A megoldás

Pontos, automatizált, személyre szabott ügyfélválaszok nagy léptékben

A Perplexity Sonar Pro API-ja pontosan azt nyújtotta, amire Arthurnak szüksége volt ahhoz, hogy automatizálja az ügyfélkommunikációt a Combinely végfelhasználói számára – anélkül, hogy csapatának házon belül kellene átfogó pénzügyi tudást fenntartania. Ráadásul a Perplexity Startup Program révén Arthur könnyedén munkához láthatott, ami egy gyorsan fejlődő vállalat számára kulcsfontosságú előny.

A nyilvános web valós idejű indexelésével a Sonar Pro lehetővé teszi a Combinely számára, hogy „kibővítse azoknak az ügyfélkérdéseknek a körét, amelyek megválaszolásában a munkatársak segíteni tudnak” – mondja Arthur. A megoldást használó könyvelők így még gyorsabban reagáló ügyfélszolgálatot nyújthatnak.

Átfogó válaszok, az egyes ügyfelek igényeire szabva

A Sonar Prónak köszönhetően a Combinely végfelhasználói percek alatt adhatnak átfogó, személyre szabott választ az ügyfelek kérdéseire. Ehhez a Combinely MI-munkatársai először automatikusan átvizsgálják a beérkező e-maileket, kinyerik belőlük az ügyfelek kérdéseit, és belső forrásokra támaszkodva elkészítik a válasz vázát. Ezután a Sonar Pro valós időben indexeli a nyilvános webet, és hivatkozásokkal ellátott, naprakész információkkal egészíti ki a vázlatot.

Arthur kiemeli, hogy a Sonar Pro iparágvezető érvelési képességei biztosítják, hogy csak a legrelevánsabb információk jussanak el az ügyfelekhez. Miközben az API átfésüli a belső dokumentációt és a nyilvános webet, minden forrás relevanciáját és megbízhatóságát értékeli – kizárólag azokra összpontosítva, amelyek összhangban vannak az ügyfél eredeti kérdésével.

„Mióta a Sonar Pro API működteti MI-munkatársainkat, a Combinely naponta nagyjából két órát takarít meg a könyvelőknek – mondja Arthur. – Amikor a könyvelők ügyfél-e-mailt kapnak, egy percen belül elkészül számukra egy átfogó, személyre szabott válaszvázlat.”

És ami a legjobb: a Perplexity minden választ természetes nyelven fogalmaz meg, így bárki (pénzügyi jártasságától függetlenül) megértheti. Ennek köszönhetően a könyvelők biztosak lehetnek abban, hogy ügyfeleik minden alkalommal megbíznak majd a kapott információkban.

Vállalati szintű védelem az ügyféladatok számára

A Sonar Pro esetében az automatizálás nem a biztonság rovására megy. Az Arthur által mérlegelt más API-kkal ellentétben a Sonar Pro nem tanítja LLM-jeit a Combinely végfelhasználói által feltöltött adatokon. Így az ügyfélválaszok megfogalmazásához használt bizalmas vagy személyazonosításra alkalmas információk a könyvelő ellenőrzése alatt maradnak.

Arthur azt is kiemeli, hogy a Perplexity adatmegőrzési szabályzata – amely hét nap után automatikusan törli a feltöltött fájlokat – jelentős szerepet játszik abban, hogy a bizalmas ügyféladatok ne terjedjenek szét a számviteli rendszerekben. Ez kulcsfontosságú többletértéket jelentett azoknak a könyvelőknek, akik a további adatfragmentációtól tartva vonakodtak bevezetni az MI-t.

Ráadásul mivel a Sonar Pro alapból SOC II- és GDPR-megfelelőséget kínál, a könyvelők úgy automatizálhatják az ügyfélkommunikációt, hogy közben megfelelnek a folyamatosan változó fogyasztói adatvédelmi előírásoknak.

„Az adatvédelem rendkívül fontos, amikor könyvelőknek készítünk terméket – mondja Arthur. – A Perplexity átfogó megközelítése az ügyféladatok védelmében sokkal gördülékenyebbé tette a kockázatkerülő felhasználók bevezetését.”

Hangalapú válaszok a könyvelők kérdéseire másodpercek alatt

Ahogy Arthur remélte, a Sonar Pro közvetlenül támogatta a Combinely platformjának növekedését és bővülését. Ma már az API működteti a Combinely új hangalapú keresési funkcióját, egy igény szerint elérhető válaszmotort, amely a kimondott kérdéseket valós idejű információkká alakítja. Bár a funkció még korai szakaszban van, a könyvelők már most is támaszkodnak rá az adószabályok és a változó előírások gyors ellenőrzéséhez.

„A Sonarban az a nagyszerű, hogy alacsony a késleltetése – magyarázza Arthur. – Végfelhasználóink általában néhány másodpercen belül választ kapnak, így kevesebb időt töltenek kutatással, és többet értékteremtő munkával.”

Arthur szerint ez a funkció tovább növelte azt az időmegtakarítást, amelyet a Sonar Pro a Combinely végfelhasználóinak biztosít. A könyvelők például órákat tölthetnek azzal, hogy manuálisan áttekintik egy adott régió adózási előírásaiban bekövetkezett változásokat. A Combinely hangalapú keresésével ezekre a kérdésekre azonnal, még nagyobb pontossággal és alapossággal kapnak választ.

Az eredmény

Elégedettebb ügyfelek és nagyobb hatékonyság a könyvelők számára

A Sonar Prónak köszönhetően Arthur nemcsak az MI-munkatársakról alkotott eredeti elképzelését valósította meg, hanem a Combinely alapkínálatát is sokkal gyorsabban bővítette, mint amire házon belül képes lett volna.

„Sebesség és teljesítmény szempontjából a Sonar a legjobb a piacon – mondja Arthur. – Az API-nak köszönhetően sokkal gyorsabban tudtunk skálázni, mintha házon belüli fejlesztés mellett döntöttünk volna.”

Az automatizált ügyfélkommunikáció jelentős hasznot hozott. Mivel minden felhasználó átlagosan heti 10 órát takarít meg, ezt az időt az ügyfelekkel való szorosabb kapcsolatok kiépítésére – vagy a legnagyobb ügyfeleik személyre szabott támogatására – fordíthatják. Arthur megjegyzi, hogy az egyre kiélezettebb versenyt hozó számviteli piacon „megfizethetetlen”, ha jut kapacitás bármelyik feladatra.

A Sonar Chat Completions mostantól Agent API néven érhető el, több modellel, eszközzel és kutatással alátámasztott előbeállítással. Az első lépésekhez tekintse meg dokumentációnkat itt.