Gervigreind á vinnustað: Hagnýt handbók fyrir vinnsluferli

Þessi grein útskýrir hvernig vinnsluferli geta nýtt sér gervigreind við endurtekennu verkefnin sem éta upp tíma í hverjar viku, ekki bara fyrir stakar spurningar og skriftarverkefni. Hún inniheldur tilbúin verkfæri, leiðbeiningar um örugga notkun gervigreindar og skref til að byggja gervigreind inn í þitt verkflæði fljótt og einfaldlega.

Hvernig á að nota gervigreind á vinnustaðnum

Flest vinnsluferli koma með rekstrarkostnaði sem er ekki í starfslýsingunni: fundir, stjórnun, að vera upplýstur, umsjón með samskiptum.

Þessi verkefni eru oft besti staðurinn til að byrja að nota gervigreind, þar sem úttakið er auðvelt að yfirfara og áhættan af því að gera mistök er lítil.

Hér að neðan eru 10 af þessum verkefnum og hvernig á að biðja gervigreind um að hjálpa til við hvert um sig.

Athugið: Sum gervigreindartæki þurfa efni sem fylgir eða er límt beint inn. Önnur geta sótt það sjálf úr tengdu pósthólfi, drifi eða opnum vafraflipum. Skipanirnar hér að neðan virka í báðum tilvikum.

1) Að vera upplýstur

Nýjar greinar og uppfærðar athugasemdir safnast saman um sama efni og það getur verið raunveruleg áskorun að fylgjast með því sem er að gerast.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Sameina sundrulausar heimildir í eitt svar
• Grípa mótsagnir eða útgáfumun milli skjala
• Samandráttur á því sem hefur breyst síðan síðasta uppfærsla
• Benda á hvar heimildir eru ekki sammála

2) Samskipti

Staðuuppfærsla, samantekt, innritun: flest vinnusamskipti endurtaka sömu fáu formin, sem gerir það auðvelt fyrir gervigreind að skrifa ágætis fyrsta uppkast.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Draga upp tölvupósta, uppfærslur eða skjöl út frá punktalistum
• Stilla tón eða lengd fyrir ólíka áhorfendur
• Endurskrifa sömu uppfærslu fyrir mismunandi lesendur
• Grípa óskýrt orðalag áður en þú sendir

3) Fundir

Gervigreind getur hjálpað til við aðbreyta samræðu í áþreifanlega skrá yfir næstu aðgerðir og ákvarðanir.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Draga aðgerðaratriði og eigendur út úr athugasemdum eða afriti
• Draga saman samantektina strax eftir símtal
• Taka eftir skuldbindingum sem engum var raunverulega úthlutað á
• Undirbúa dagskrá úr opnum atriðum síðasta fundar

4) Skipulag og forgangsröðun

Gervigreind getur auðveldað að skipuleggja flókna vikulega dagskrá, djöflast með margar skuldbindingar og meta tíma nákvæmare.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Breyta samkeppnisskilfrestum í röð aðgerða
• Benda á tímasetningarágreining áður en þeir verða að vandamáli
• Aðskilja það sem er brýnt frá því sem finnst brýnt
• Athuga skynsemi á því hvort áætlun sé raunhæf

5) Greining og ákvarðanataka

Gervigreind kemur ekki í stað mannlegs dómgreindar, en hún er góð í að setja saman, flokka og bera saman flóknar upplýsingar til að gera ákvörðunarferlið auðveldara.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Safna saman viðeigandi upplýsingum til að taka ákvörðun
• Finna hvar rök eru sammála eða ósammála
• Álagskrafta forsendu áður en þú byggir ofan á hana
• Skipuleggja þá þætti sem koma við sögu

6) Að framleiða afurðir

Fágaðri gervigreindartæki dagsins í dag geta gengið lengra en að svara einfaldlega spurningum til að búa til glæður, skýrslur, skjöl eða töflureikna.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Breyta rannsóknum eða athugasemdum í fyrsta uppkast af kynningu, töflureikni eða skýrslu
• Fara beint úr hráefni í sniðið skjal
• Skipuleggja afurð áður en þú eyðir tíma í fínpússningu
• Safna heimildum saman þegar þú byggir það upp

7) Stjórnsýslukostnaður

Gervigreind getur dregið úr leiðinlegum handvirkum verkefnum, svo sem að slá inn eða flokka gögn, merkja skrár eða afrita og líma upplýsingar úr einu tóli yfir í annað sjálfkrafa.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Flokka út í kostnað og merkja tvritök eða vantar færslur
• Draga upp venjubundna tölvupósta
• Breyta grófri athugasemd í eitthvað sem hægt er að skila inn
• Fylla út endurtekin eyðublöð úr upplýsingum sem þú átt þegar

8) Yfirferð og gæðaeftirlit

Gervigreind er gagnleg til að ná ósamræmi innan eins skjals og til að samræma fullyrðingar þvert á margar heimildir, eins og að benda á hvar uppkast reikar frá stílleiðbeiningum.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Grípa ósamræmdar tölur eða fullyrðingar þvert á skjal
• Merktu við óskýrt orðalag áður en eitthvað er sent út
• Athugaðu uppkast gegn gátlista eða stílleiðbeiningum
• Finna eyður á milli fyrri hluta og síðari hluta

9) Nám

Að kynna sér ókunnugt efni tók áður hæga lestur eða greiða frá uppteknum samstarfsmanni.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Fá vinnuskilning á ókunnugu tóli, ferli eða efni hratt
• Undirbúa spurningar sem þú ættir að vera tilbúinn að svara
• Útskýra hugtak á því stigi sem þú þarft
• Fylla í bakgrunn áður en þú talar við einhvern sem er meiri sérfræðingur en þú

10) Umsjón með samskiptum

Samhengi sem dreifist um gamla tölvupósta og athugasemdir getur verið erfitt að endurbyggja með litlum fyrirvara, rétt fyrir símtal.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Taka saman samhengi fyrir samtal: hvað var rætt, lofað eða haft opið
• Undirbúa kynningu fyrir viðskiptavina- eða hagsmunaaðilasímtal
• Fylgjast með opnum atriðum í áframhaldandi sambandi
• Draga upp eftirlit sem vísar í raunverulegt fyrra samhengi

Hvernig á að byrja með gervigreind án þess að ergja upplýsingatækniteymið þitt

Hver einasta skipun hér að neðan gerir ráð fyrir að tólið hafi aðgang að raunverulegum, stundum viðkvæmum fyrirtækjaupplýsingum, þannig að nokkrar venjur í upphafi koma í veg fyrir að sá aðgangur verði vandamál síðar meir.

• Athugaðu hvort listi yfir samþykkt tól sé til áður en þú byrjar. Flest fyrirtæki birta hann einhvers staðar: á upplýsingatæknisvíki, í öryggisgátt, í inngönguskjali. Ef þú finnur hann ekki skaltu spyrja beint í stað þess að gera ráð fyrir að hann sé ekki til staðar.
• Skráðu þig inn í gegnum SSO fyrirtækisins þíns, ekki persónulegan aðgang. Persónuleg innskráning er ekki með gagnastjórnun, endurskoðunarslóð eða brottfararferli fyrirtækisins þíns, þannig að vinnan heldur sig utan sjónarsviðs upplýsingatæknideildar jafnvel þótt vinnan sjálf sé fyrirtækjaverkefni.
• Kynntu þér gagnastig fyrirtækisins þíns, ekki bara „viðkvæm á móti ekki.“ Flest fyrirtæki skipta gögnum í fleiri en tvo flokka, til dæmis almenn, innri, trúnaðarmál og takmörkuð, og það sem er í lagi að líma inn í eitt tól er kannski ekki í lagi fyrir annað. Hafðu samband við upplýsingatækni eða öryggissvið ef stigin eru ekki skjalfest á áberandi stað.
• Hreinsaðu auðkenni áður en þú límir inn, þegar þú getur. Skiptu út raunverulegum nöfnum, reikningsnúmerum og upplýsingum um viðskiptavini fyrir staðgengla eins og {client_name} áður en þú límir inn í tól sem hefur ekki verið formlega samþykkt.
• Slökkva á rofum fyrir líkanþjálfun. Flest gervigreindartæki eru með stillingu, oft merkt með einhverju eins og „bæta líkanið“ eða „nota gögn mín til þjálfunar“, sem skráir inntak þitt sjálfkrafa í þjálfunargögn. Athugaðu persónuverndar- eða stillingaborðið og slökktu á því nema tólið hafi verið sérstaklega samþykkt án þeirra áhyggja.
• Skoðaðu hvað tól hefur aðgang að áður en þú tengir það. Ef það bókar hluti, sendir hluti eða snertir pósthólfið þitt skaltu athuga hvaða heimildir það biður um og afturkalla aðgang að öllu sem þ ನೀವು ekki virkan í notkun.
• Spurðu ef þú veist ekki hvort eitthvað sé samþykkt. Fljótleg skilaboð til upplýsingatækni eða öryggissviðs eru venjulega æskilegri en að komast að því eftir á að tól hafi ekki verið hreinsað.

Stækka

Hvernig á að nota gervigreind á vinnustaðnum á skilvirkari hátt

Flest vinnsluferli nota gervigreind nú þegar af tilviljun: staka spurningu, fljótlegt tölvupóstuppkast, afrita niðurstöðuna, búið. Að meðhöndla verkefni sem tveggja vikna tilraunaverkefni, ekki einskiptisspurningu, er það sem breytir þeirri tilviljunarkenndu notkun í þýðingarmikinn tímasparnað.

Hér er hvernig á að byrja:

1) Fylgstu með allri viku áður en þú gerir breytingar

Í fimm vinnudaga skaltu skrá hvert endurtekið verkefni, hversu langan tíma það tekur og hversu leiðinlegt það finnst. Það eru mörg tímatökutæki í boði, en hlaupandi athugasemd virkar fínt: „Mánudagur, 20 mín., raðað kvittunum, dálítið pirrandi.“ Föstudagurinn er venjulega með mynstur sem sker sig úr sjálfkrafa.

2) Veldu eitt verkefni

Skoðaðu athugasemdirnar og veldu hvaða tímafreka, leiðinlega verkefni á að sjálfvirkvæða fyrst.

Það eru nokkrir þættir sem þarf að hafa í huga:

• Gerist verkefnið mörgum sinnum í viku?
• Er ferlið nokkuð stöðugt í hvert skipti?
• Er fljótt að athuga úttakið?
• Fer það eftir dómgreindarákvörðunum sem eru breytilegar eftir aðstæðum?
• Væri auðvelt að grípa mistök og laga þau?
• Er inntaksgagnið fullkomið og áreiðanlegt?

Vikuleg staðuuppfærsla eða endurtekin kostnaðarskýrsla passar. Stjórnardeildardekkur einu sinni á ársfjórðungi gerir það ekki. Hagsmunirnir og yfirferðartíminn eru hvort tveggja of hár fyrir fyrstu tilraun.

3) Skilgreindu hvernig „gott“ lítur út áður en það er prófað

Skrifaðu setningu sem lýsir réttu eða nothæfu úttaki, ákveðnu áður en sést hvað gervigreindin framleiðir.

Taktu þrjú raunveruleg dæmi um úttakið gert handvirkt (þrjár staðuuppfærslur, þrjár kostnaðarskýrslur) og skrifaðu niður það sem þær eiga sameiginlegt: lengd, uppbygging, smáatriðastig.

Spyrðu svo hvað myndi gera það ónothæft. Stundum er auðveldara að skilgreina gott með því að nefna bilunina. Settu andstæðu hverrar bilunar inn í skilgreininguna á góðu úttaki.

Til dæmis, fyrir staðuuppfærslu, gæti það verið: „Nær yfir það sem var sent og það sem er læst, í tveger málsgreinum, með lágmarks endurskrifum.“

Fyrir kostnaðarskýrslu gæti það verið: „Hver lína er með flokk og tvritök eru merkt.“

4) Byggðu og prófaðu skipunina

Byrjaðu á einfaldri lýsingu á verkefninu og „góðu“ skilgreiningunni úr skrefi 3, keyrðu hana síðan gegn tveimur eða þremur raunverulegum tilvikum.

Eftir hverja keyrslu skaltu bera úttakið saman við þá skilgreiningu og taka eftir því hvað er rangt: vantar hluta, of langt, rangur tónn. Bættu við línu í skipunina sem tekur á þessu tiltekna bili og keyrðu hana aftur.

Hættu þegar úttakið þarfnast aðeins minniháttar breytinga, ekki endurskrifa. Vistaðu endanlega útgáfu einhvers staðar sem auðvelt er að finna aftur: fest skjal, nótuforrit eða sameiginlegt skipanasafn, til dæmis.

5) Ákveðið eina gæðaeftirlitsathugun

Veldu einn endurtekningarhæfan hlut til að staðfesta handvirkt. Fyrir kostnaðarskýrslu gæti það þýtt að bera saman flokkasamtölurnar við hráan útflutning áður en hún er lögð inn. Gerðu sömu athugun á hverju úttaki í tvær vikur, jafnvel þegar það byrjar að finnast áreiðanlegt.

6) Eftir tvær vikur skaltu bera saman við grunnlínuna.

Fyrir hvert tilvik skaltu fylgjast með hversu langan tíma verkefnið tók frá upphafi til enda, þar með talið eftirlitsskrefið, og hvernig það er í samanburði við tímann sem skráður var í skrefi 1. Í lok tveggja vikna skaltu leggja það saman til að ákveða hvort það sé þess virði að halda sjálfvirkni eins og hún er. Ef ekki, aðlagaðu og reyndu aftur, eða slepptu því og veldu annað verkefni.

Að taka þetta í notkun

Veldu verkefnið sem eyðir mestum tíma og birtist stöðugast, keyrðu það í gegnum tilraunaskrefin og athugaðu hversu miklum tíma eða fyrirhöfn gervigreind sparar.

Perplexity Computer gefur vinnsluferli meiri getu án þess að bæta klukkustundum við daginn. Það tengist tækjunum sem þegar eru í daglegri notkun, þar á meðal Gmail, Outlook, Google Drive, Notion og Slack, og getur sótt viðeigandi efni, draga upp úttak og merkt við eitthvað sem þarf annað útlit áður en það fer út.

Prófaðu Perplexity Computer fyrir daglega vinnu þína.

Algengar spurningar

Hvað er gervigreind á vinnustaðnum?

Þetta ernotkun gervigreindartækja, eins og tengdra aðstoðarmanna og spjallmenna, til að hjálpa til við endurtekna hluta starfs: að vera upplýstur, eiga samskipti, skipuleggja, fara yfir og stjórnsýsluvinnu, til viðbótar við einskiptisspurningar sem flestir spyrja nú þegar.

Hver eru dæmi um gervigreind á vinnustaðnum?

Að draga aðgerðaratriði út úr fundarafriti, breyta hráum nótum í staðuuppfærslu, flokka kostnaðarskýrslu, byggja upp kynningarútlit stutt af heimildum og undirbúa símtal með því að nota fyrra samhengi eru fimm algeng dæmi.

Hverjir eru kostir gervigreindar á vinnustaðnum?

Skýrasti ávinningurinn er tími til baka í verkefni sem fylgja fyrirsjáanlegu mynstri: að taka saman, draga upp, flokka og fara yfir vinnu sem tekur raunverulegan tíma að vinna í höndunum en krefst ekki djúpstæðrar dómgreindar.

Hverjir eru kostir og gallar gervigreindar á vinnustaðnum?

Kosturinn eru hraðari fyrstu uppköst og minni tími í endurtekin verkefni. Gallinn kemur í ljós þegar eftirlitsskrefinu er sleppt: ósannprófuð samantekt meðhöndluð sem staðreynd, uppkast sent án yfirferðar eða viðkvæm gögn linuð inn í tól sem var aldrei samþykkt fyrir það.

Hvernig notarðu gervigreind á vinnustaðnum?

Byrjaðu á einu endurteknu verkefni, fylgstu með hvernig það er gert í viku, skilgreindu hvernig gott úttak lítur út, prófaðu skipun gegn nokkrum raunverulegum tilvikum og settu upp eina fasta athugun til að keyra á hverju úttaki á tveggja vikna tilraunatímabili.

Hverjar eru hætturnar við gervigreind á vinnustaðnum?

Helstu hætturnar eru að meðhöndla gervigreindarúttak sem sannprófað þegar það er það ekki, senda viðkvæm gögn í gegnum ósamþykkt tól og leyfa gervigreindarsamantekt að koma í stað ákvörðunar, samþykkis eða samskiptadómgreindar sem þarf enn á manneskju að halda.

Ætlar gervigreind að leysa störf af hólmi?

Fyrir flest vinnsluferli er gervigreind að leysa sértæk endurtekin verkefni innan hlutverks í stað hlutverksins sjálfs. Verkefnin í þessari handbók, samskipti, stjórnsýsla, fyrstu uppköst, eru þau sem líklegust eru til að breytast, á meðan dómgreind, ábyrgð og tengslamyndun haldast hjá þeim sem sinnir starfinu.