Hvernig á að nota gervigreind í litlu fyrirtæki

Þessi grein útskýrir hvernig eigendur lítilla fyrirtækja geta náð hámarksávinningi úr gervigreind án þess að sóa tíma. Hún inniheldur tilbúin boð, ásamt snöggum rammanetum til að setja upp tilraunaverkefni með gervigreind, reikna út hvaða verkefni það borgar sig að sjálfvirknivæða, og ákveða hvenær á að nota gervigreind eða ráða einhvern.

Til hvers lítil fyrirtæki geta notað gervigreind

Hlutarnir hér að neðan fjalla um tímafrekustu aðgerðir lítils fyrirtækis. Hver og ein nefnir það sem gervigreind hjálpar raunverulega við, dæmi um fyrirspurn, og hvar manneskja þarf enn að grípa inn í.

Þjónustuver

Þjónustupósthólf eru full af endurteknum, tímanæmum beiðnum, sem gerir þetta að einum auðveldasta staðnum til að byrja á.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Drögum að svörum við venjubundnum spurningum
• Taka saman feril viðskiptavina
• Flokka og beina innkomnum beiðnum
• Leita í þekkingargrunni að viðeigandi upplýsingum
• Greina skilaboð sem þarfnast brýnnar athygli frá mönnum

Prófaðu þessa fyrirspurn:

Farðu yfir tölvupósta þjónustuvers og meðfylgjandi algengar spurningar. Flokkaðu fyrirspurnirnar eftir endurteknum umræðuefnum, greindu spurningar sem algengar spurningar svara ekki og búðu til töflu með nafni viðskiptavinar, máli, brýni og ráðlagðri næstu aðgerð. Búðu til drög að svarmöguleikum fyrir venjubundnar spurningar, en sendu ekkert og taktu engar ákvarðanir um endurgreiðslu. Merktu kvartanir, undanþágur frá reglum og lagalegar hótanir til skoðunar af hálfu manna.

Ekki nota gervigreind til að:

• Leysa úr ágreiningi
• Taka ákvarðanir um endurgreiðslu eða bótasíðu án heimildar
• Svara tilfinninganæmum kvörtunum án yfirferðar
• Skipta út skýrri leið að mannlegum fulltrúa

Markaðssetning

Markaðssetning er venjulega fyrsti staðurinn sem lítil fyrirtæki leita til gervigreindar. Það er þó miklu meira við þetta að eta en að búa til tölvupósttexta.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Skrifa fyrstu drög að vefsíðu eða lendingarsíðu út frá einfaldri lýsingu á fyrirtækinu
• Kortleggja hvaða síður vefsíða þarf, eins og aðskilda síðu fyrir hverja þjónustu, vöru eða staðsetningu
• Finna eyður á vefsíðunni: vantar upplýsingar, úreltar síður eða efni sem viðskiptavinir spyrja um sem er hvergi fjallað um
• Breyta algengum spurningum viðskiptavina í lista yfir bloggfærslur eða síður sem vert er að skrifa, forgangsraðað eftir því sem skiptir fyrirtækið máli
• Taka saman skýrslu um hvernig vefsíðunni vegur, svo sem hvaða síður fá umferð og hversu auðvelt fólk finnur fyrirtækið í leit

Prófaðu þessa fyrirspurn:

"Farðu yfir þessar upplýsingar um fyrirtækið, núverandi vefsíðu og lista yfir þjónustu. Rannsakaðu mikilvægustu spurningar viðskiptavina og samkeppnissíður fyrir '[efni eða þjónusta].' Búðu til ráðlagða vefskipulag með síðutitlum, markmiði, aðal- og undirþemum, áköfum til aðgerða og uppástungum um innri tengla. Skrifaðu síðan drög að heimasíðu og einni þjónustusíðu með því að nota samþykktar vörumerkjareglur. Merktu hverja staðhæfingu sem þarf staðfestingu og birtu ekki breytingar."

Ekki nota gervigreind til að:

• Byggja upp aðgreinda rödd vörumerkis frá grunni
• Skipta út rannsóknum á viðskiptavinum eða stefnumótandi staðsetningu
• Gefa út án staðreyndaleitar og ritstjórnar
• Framleiða mikið magn af almennu efni eingöngu fyrir leitaraðgang

Dagatal og stjórnun

Dagatal, pósthólf og fundarskýrslur éta klukkustundir sem birtast á engum reikningi, sem gerir stjórnun að sterku notkunartilviki fyrir gervigreind.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Taka saman fundi og draga út aðgerðaliði
• Skrifa drög að eftirfylgnitölvupóstum
• Skipuleggja skjöl og eyðublöð
• Greina árekstra í dagatali og eyður í tímasetningu
• Flokka innkomnar beiðnir
• Tengja fyrirspurnir viðskiptavina við innri verkefni

Prófaðu þessa fyrirspurn:

"Farðu yfir dagatal vikunnar, verkefnaskýringar og opna tölvupóstþræði. Búðu til forgangsraðaðan lista yfir skuldbindingar, útrunnar aðgerðir, árekstra í dagatali og ósvaraðar spurningar. Undirbúðu vikulega rekstrarskýrslu á einni síðu með tenglum í viðeigandi frumskjöl. Skrifaðu drög að eftirfylgnitölvupóstum fyrir þrjá brýnustu liðina, en ekki senda þá."

Ekki nota gervigreind til að:

• Taka forgangsköll án viðskiptasamhengis
• Skuldbinda fyrirtækið við frest eða verð án samþykkis
• Meðhöndla viðkvæmar upplýsingar um starfsmenn eða viðskiptavini í óhentugu tæki
• Meðhöndla samantekt á fundarskrá sem fullkomna eða nákvæma

Fjármál og bókhald

Bókhaldsverkefni eru endurtekin og reglumiðuð, sem er nákvæmlega þess konar vinna sem gervigreind ræður við, með því að endurskoðandi yfirfer niðurstöðuna.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Flokka færslur til yfirferðar
• Greina of mikla eyðslu
• Bendingar á óvenjulegum útgjöldum eða tvíteknum færslum
• Taka saman sjóðstreymismynstur
• Draga út gögn af kvittunum og reikningum
• Bera saman sölu eða útgjöld yfir tímabil
• Undirbúa spurningar fyrir endurskoðanda eða fjármálaráðgjafa

Prófaðu þessa fyrirspurn:

"Greindu meðfylgjandi útflutning færslna fyrir síðustu sex mánuði. Merktu við óvenjulegar breytingar, hugsanlegar tvíteknar færslur, vantar flokka og útgjöld sem krefjast yfirferðar endurskoðanda. Búðu til töflu með merktu hlutunum og stuttri samantekt á helstu mynstrum. Ekki gera skattatillögur, flokka færslur sjálfkrafa eða senda skýrsluna út."

Ekki nota gervigreind til að:

• Skila skattframtölum
• Taka endanlegar bókhaldsákvarðanir
• Ákveða hvort fyrirtækið hafi efni á stórum útgjöldum
• Veita lög-, skatta- eða fjármálaráðgjöf án hæfrar yfirferðar

Stækka

Sölu

Leiðir geta kólnað hratt og gervigreind er góð í að grípa þær sem upptekinn eigandi hefur ekki tíma til að elta.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Finna leiðir sem þú hefur ekki fylgt eftir í smá tíma
• Taka saman sölusímtal svo þú þurfir ekki að hlusta á það aftur
• Skrifa sérsniðinn eftirfylgnitölvupóst fyrir hvert tækifæri, í stað almenns
• Finna ástæður fyrir því að mögulegur viðskiptavinur heldur áfram að gefa upp að kaupa ekki, svo þú getir tekist á við þær beint
• Merktu við samninga sem hafa staðið í stað og þurfa á hvatningu að halda
• Breyttu glósum þínum í fyrstu drög að tillögu

Prófaðu þessa fyrirspurn:

"Farðu yfir meðfylgjandi söluglósum og finndu tækifæri án eftirfylgni síðustu 14 daga. Rannsakaðu hvert fyrirtæki með núverandi opinberum heimildum og búðu til reikningsyfirlit með viðskiptaforgangsröðun, viðeigandi þróun, líklegum vandamálum og sönnunartenglum. Skrifaðu sérsniðinn eftirfylgnitölvupóst fyrir hvert tækifæri með því að nota aðeins staðfestar upplýsingar. Ekki senda tölvupóstana eða gera kröfur um fjárhagsáætlun, vald eða kaupáhuga."

Ekki nota gervigreind til að:

• Samtala um verðlagningu eða samningsskilmála án heimildar
• Gefa loforð um afhendingu eða eiginleika vöru
• Loka flóknum samningum sjálfstætt
• Skipta út uppbyggingu sambanda í ráðgjafasölu

Ráðningar og móttaka

Ráðningarpappírar og kynningarefni fylgja sniðmáti nánast alltaf, sem skilur eftir pláss fyrir gervigreind til að skrifa fyrstu umferðina.

Gervigreindartæki geta hjálpað þér að:

• Skrifa starfslýsingar
• Búa til sniðmát fyrir viðtalspurningar
• Breyta núverandi reglum í fyrstu drög að kynningarefni
• Taka saman þjálfunarefni
• Byggja upp hlutverkaskilgreinda gátlista

Prófaðu þessa fyrirspurn:

"Með því að nota samþykkt hlutverkssnið, handbók fyrirtækisins og kynningargátlista, búðu til fyrstu viku kynningaráætlun fyrir nýjan rekstrarhæfan mann. Skrifaðu drög að hlutverkayfirliti, þjálfunaráætlun, gátlista og kynningu fyrir stjórnanda. Finndu allar misvísandi eða úreltar upplýsingar í frumskjölunum. Ekki skima umsækjendur, raða umsækjendum eða gera tillögur um ráðningar."

Ekki nota gervigreind til að:

• Skima umsækjendur án eftirlits manna
• Taka ákvarðanir um ráðningar
• Álykta um verndaða eiginleika eða persónueinkenni
• Skipta út tilvísunarathugunum eða skipulagðri mati

Hvaða gervigreindartæki fyrir lítil fyrirtæki þarftu?

Gervigreindartæki ganga undir mismunandi nöfnum eftir því hvað þau gera: sum eru almenn aðstoðarmenn, önnur eru innbyggð í hugbúnað sem þú notar nú þegar, og vaxandi flokkur keyrir fjölþrepa verkefni á eigin spýtur. Taflan hér að neðan sundurliðar hvaða gerð passar við hvert starf, og hvað á að athuga áður en þú skuldbindur þig við eina.

Hvernig á að byrja að nota gervigreind í litla fyrirtækinu þínu

Fyrsta spurningin er ekki hvaða gervigreindartæki á að kaupa. Það er hvaða verkflæði er að búa til mælanlegan flöskuháls fyrir fyrirtækið. Með þessum upplýsingum skaltu setja saman litlu tilraunaverkefni:

1. Kortleggðu flöskuhálsinn

Taktu saman hvar tími tapast í raun, eins og pósthólf sem tekur klukkustund að hreinsa á hverjum morgni, reikningar sem sitja óunnnir í viku, eða eftirfylgni sem dettur í gegnum sprungurnar.

2. Veldu eitt verkflæði

Veldu úr þeim lista það verkefni sem er stöðugasta og lægstu áhættuna til að byrja með, ekki endilega það sem kostar mestan tíma. Endurtekið, vel skilgreint verkefni er auðveldara að prófa en eitt sem þarf dóm í hvert skipti.

3. Settu grunnlínur

Skráðu hversu lengi verkefnið tekur núna, hvað það kostar og hversu oft það fer úrskeiðis, svo það sé eitthvað til að bera gervigreindarútgáfuna saman við.

4. Athugaðu gögnin

Staðfestu að upplýsingarnar sem tækið mun nota séu nákvæmar and uppfærðar, og að það hafi aðeins aðgang að því sem það þarf í raun, ekki öllu pósthólfinu þínu, drifi eða gagnagrunni viðskiptavina sjálfgefið.

5. Veldu tæki sem passar við núverandi tæknisafn

Veldu frekar tæki sem tengjast beint dagatalinu, pósthólfinu, CRM eða bókhaldshugbúnaði sem þegar er í notkun, heldur en tæki sem krefjast þess að flytja út og inn gögn í höndunum.

6. Úthlutaðu yfirferðarmanni

Ákveðið hver yfirfer úttakið áður en það fer út, og hver sér um tilvikin sem tækið gerir rangt.

7. Keyrðu takmarkaða prófun

Veldu lítinn hóp notenda, fast tímabil og skýran mælikvarða á árangur áður en það er kynnt fyrir restinni af teymi.

8. Mældu og stilltu af

Berið niðurstöðurnar saman við grunnlínuna, haltu síðan verkflæði, endurskoðaðu það, eða slepptu því miðað við það sem gögnin sýna í raun.

Hvenær ættir þú að nota gervigreind í litla fyrirtækinu þínu?

Gervigreind er þess virði að prófa við verkefni þar sem yfirferð á vinnu gervigreindar tekur minni tíma en að gera verkefnið í höndunum. Nokkur merki benda til góðrar passa:

• Verkefnið á sér stað nokkrum sinnum í viku
• Ferlið er eðlilega samræmt
• Hægt er að skoða úttakið fljótt
• Hægt er að jafna sig á stöku villum
• Fyrirtækið getur mælt framför
• Tækið passar við núverandi kerfi og krefst ekki óhóflegrar uppsetningar

Verkefni hentar illa til sjálfvirknivæðingar þegar:

• Það er gert sjaldan
• Það krefst blæbrigðaríkrar dómgreindar eða tilfinningagreindar
• Villa myndi skapa lagalegar, fjárhagslegar eða orðsporsskemmdir
• Vinnan snýr út á við og er erfitt að leiðrétta
• Ferlið er enn að breytast hratt
• Gögnin eru ófullkomin eða óáreiðanleg

Greining á arðsemi notkunar á gervigreind

Mörg stök gervigreindartæki byrja í lágum tugum dollara á mánuði. En þegar reiknaður er kostnaður og ávinningur af sjálfvirknivæðingu verkefnis skaltu hafa í huga að aðalkostnaðurinn gæti verið uppsetningartími, samþætting, þjálfun, yfirferð og leiðrétting sem fylgir.

Hér er einföld leið til að keyra stærðfræðina: finndu út endurgreiðslutímabilið, eða hversu lengi þar til sparaður tími vegyngst upp á móti tíma sem fer í uppsetningu.

• Áætlaðu vikulegan kostnað við að gera verkefnið í höndunum: hversu lengi eitt tilvik tekur, sinnum hversu oft það gerist í viku, sinnum hvers virði tími þeirrar manneskju er á klukkustund.
• Áætlaðu vikulegan sparnað frá gervigreind: handvirkur kostnaður, að frádregnum kostnaði við að fara yfir úttak gervigreindar í hvert skipti, sinnum hversu oft það gerist.
• Deildu einnar skipta uppsetningar- og samþættingarkostnaði með þeim vikulega sparnaði. Það er um það bil hversu langan tíma það tekur að ná jafnvægi.

Hér er dæmi, miðað við að sá sem gerir verkefnið venjulega fái greiddu $30/klst:

Verkefni sem tekur 20 mínútur og á sér stað tvisvar í viku kostar um $20 á viku gert í höndunum. Ef yfirferð á úttaki gervigreindar tekur samt 10 mínútur í hvert skipti sparar það bara um $10 á viku.

Tveggja klukkustunda uppsetning (að verðmæti $60 á því gengi) myndi taka sex vikur að ná jafnvægi, of lengi fyrir fyrstu tilraun.

Verkefni sem tekur klukkustund og gerist daglega kostar um $150 á viku gert í höndunum. Ef yfirferð á úttaki gervigreindar tekur 15 mínútur í hvert skipti sparar það nálægt $120 á viku. Nokkrar klukkustundir í uppsetningu borga sig upp á innan við viku.

Hvenær ættir þú að ráða í stað þess að sjálfvirknivæða?

Ráððu þegar vinnan krefst áframhaldandi dómgreindar, uppbyggingar sambanda, ábyrgðar eða aukinnar getu. Notaðu gervigreind fyrst þegar verkefnið er vel skilgreint, endurtekið og ekki enn nógu stórt til að réttlæta sérstakt hlutverk.

Ráðningar og gervigreind eru ekki alltaf staðgenglar hvor fyrir aðra. Nýr starfsmaður sem notar gervigreind getur sinnt meiri vinnu, skjalfest ferli, greint upplýsingar og bætt þjónustu hraðar en einn sem vinnur án hennar. Spurningin er ekki alltaf „Ættum við að ráða eða nota gervigreind?“ Það gæti verið „Hvað á manneskja að eiga, og hvaða hlutar þess hlutverks getur gervigreind stutt við?“

Að setja þetta í framkvæmd

Veldu það verkefni sem kostar mestan tíma og fylgir ferli sem hægt er að endurtaka, keyrðu uppgjörsstærðfræðina og prófaðu það með yfirferðarmanni á sínum stað áður en það snertir viðskiptavin eða dollara.

Perplexity Computer gefur litlu teymi meiri getu án þess að bæta við stöðum. Það tengist meira en 400 tækjum sem lítil fyrirtæki keyra þegar á, þar á meðal QuickBooks, Mailchimp, Shopify og Stripe. Þaðan dregur það út viðeigandi gögn, keyrir greininguna og skrifar drög að úttakinu og merkir við allt sem þarf undirritun áður en það fer út.

Prófaðu Perplexity Computer fyrir litla fyrirtækið þitt.

Algengar spurningar

Er gervigreind þess virði fyrir lítit fyrirtæki? Það fer eftir verkefninu. Gervigreind er þess virði að prófa þegar verkefnið á sér stað oft, fylgir skýru ferli og tekur minni tíma að fara yfir en að gera í höndunum. Hún hentar síður fyrir sjaldgæfa vinnu, hávissri dómgreind eða mikilli áhættu.

Hvert er besta gervigreindartækið fyrir lítið fyrirtæki? Það er engin ein besta tækið. Það rétta fer eftir verkflæði: þjónustuborðsgervigreind fyrir þjónustupósthólf, vinnusvæðisassistentar fyrir dagatal og tölvupóst, bókhaldshugbúnaður með gervigreindareiginleikum fyrir bókhald og umboðspallar fyrir verkefni sem spanna nokkur tæki í einu.

Hvað kostar gervigreind fyrir lítið fyrirtæki? Mörg tæki byrja í lágum tugum dollara á mánuði, en heildarkostnaðurinn felur í sér uppsetningu, samþættingu, þjálfun og yfirferð. Lág áskriftarverð tryggir ekki jákvæða ávöxtun ef tækið þarf mikla leiðréttingu.

Getur gervigreind komið í stað starfsmanna í litlu fyrirtæki? Gervigreind hentar betur til að styðja við hlutverk en að koma í stað eins, sérstaklega þar sem dómgreind, ábyrgð eða uppbygging sambanda skiptir máli. Nýr starfsmaður sem notar gervigreind getur oft sinnt meiri vinnu en annaðhvort manneskja eða tæki eitt sér.

Hvenær ætti lítið fyrirtæki að forðast sjálfvirknivæðingu verkefnis? Slepptu sjálfvirknivæðingu þegar verkefnið er sjaldgæft, krefst blæbrigðaríkrar dómgreindar, væri kostnaðarsamt að fara úrskeiðis með, snýr út á við og er erfitt að leiðrétta, eða fer eftir gögnum sem eru ófullkomin eða óáreiðanleg.