Hvernig Bessemer Venture Partners umbreytti fjárfestingar-, fjármála-, fjárfestatengsla- og lögfræðiverkflæði – og sparði hundruð klukkustunda með Perplexity Enterprise

Vandamálið

Tæknistakkur í þróun sem hægir á teymum og eyðir klukkustundum í upplýsingasöfnun

Bessemer Venture Partners starfar í örum heimi og stýrir hundruðum eignasafnsfyrirtækja í kviku fjárfestingarumhverfi. Hins vegar varð tæknistakkur félagsins – sem safnast hefur saman í gegnum árin – sífellt erfiðari til að draga innsýn úr á skjótan hátt. Teymin voru sífellt að keppa við tímann með flóknum Excel VBA verkflæðum, sundrulausum rannsóknarferlum og handvirkri skjalavinnslu.

„Að leita handvirkt að gögnum fyrirtækja, útbúa samantektir, fylgjast með 75–100 fyrirtækjum fyrir hluthaafafundi – þetta var gríðarleg tímaeyðsla,“ sagði Augie Wilkinson, deildarstjóri eignasafnsskoðunar og greiningar hjá Bessemer. „Jafnvel smáverkefni dagsins dags, frá því að semja tölvupósta til að sýsla með töflureiknigögn, drógu úr einbeitingu okkar.“

Með hundruð eignasafnsfyrirtækja, margvíslegum gagnaáskriftum, reiðum sig á eldri tölvupóstsamantektir (Digest) til upplýsingamiðlunar og ótal klukkustundum í gagnainnslátt í mörgum geymslukerfum, var farið að vera erfitt að setja saman greiningar úr sundrulausu gagnasafninu til að taka öruggar fjárfestingarákvarðanir, hraðar.

„Lögfræðilegar umsagnir voru til dæmis sérstaklega hægar. Að fara yfir hvern trúnaðaryfirlýsingu (NDA) gæti tekið eina til tvær klukkustundir,“ rifjaði Augie upp. „Að taka saman langdregin skjöl var ekki hraðvirkara.“

Hinn sundrulausi tæknistakkur, óskilvirkur aðgangur að gögnum og handvirkir ferlar voru að tæma klukkustundir og koma í veg fyrir að teymi fengju mikilvægt samhengi. Bessemer þurfti lausn til að hagræða í verkflæði, miðstýra aðgangi að gögnum og gera kleift að taka hraðari og upplýstari ákvarðanir.

Lausnin

Örugg, samþætt svara vél sem styrkir hvert teymi hjá Bessemer Venture Partners

Bessemer valdi Perplexity Enterprise til að umbreyta rannsóknar-, fjárfestingar- og lögfræðiverkflæði sínu – án þess að fórna öryggi og yfirgefa núverandi skjalageymslukerfi sín.

Sérsniðin verkflæði leyfa nú fjárfestingarteymum Bessemer að:

• Sjálfvirknivæða eldri Excel- og greiningargögn og sneiða hjá klukkustundum í handvirkri villuleit á makróum
• Safna samstundis og samþætta upplýsingar um yfir 400 eignasafnsfyrirtæki, í stað úreltra rannsóknarkerfa og hraða upplýsingamiðlun þvert á teymi með svörum sem vísa alltaf í viðeigandi vef- og innri skjalheimildir
• Lögfræðiteymi taka samantekt á samningum hratt og draga fram lykilinnsýn – og stytta yfirferðartíma úr klukkustundum í mínútur – á meðan þau viðhalda ströngu samræmi.
• Á sama tíma nýta fjárfestatengt teymi svara vél Perplexity til að drög að efni og kynningum hraðar, sem styður bæði samskipti við hluthafa og innri viðburði.

„Getan til að fá niðurstöður með heimildatilvísunum þýðir að við getum hreyft oss hratt án þess að tapa nákvæmni eða réttmæti. Teymismeðlimir voru sammála,“ segir Anita Umarji, félagi og yfirmaður fjárfestatengsla.

Niðurstaðan

Nútímavæddar rannsóknir, hraðari aðgerðir og rauntímainnsýn til að taka ákvarðanir hraðar án þess að fórna nákvæmni

Með Perplexity Enterprise hefur Bessemer Venture Partners fækkað handvirkri vinnu verulega, aukið upptöku og styrkt hvern starfsmann – handan helstu fjárfestingarteyma þeirra. Teymin nú:

• Skerða 50% eða meira af handvirkum rannsóknum, skjalavinnslu og endurteknum töflureikniverkefnum
• Fylgjast á áhrifaríkan hátt með hundruðum eignasafnsfyrirtækja fyrir hluthaafafundi og skýrslugerð – með trausti á gögnum sínum
• Taka saman samninga og lagaleg skjöl á mínútum, sem gefur lögfræði- og samræmisteymum svigrúm til að einbeita sér að vexti
• Virkja óaðfinnanlega upplýsingasöfnun með heimildatilvísunum fyrir fjárfestingar-, fjármála- og lögfræðiteymi – sem styður snjallari og hraðari ákvarðanir

„Það hjálpar mér að draga upp útlínur fyrir kynningar, þannig að ég kemst að traustum grunni mun hraðar,“ segir Anita. „Mér finnst þetta eins og að svindla, en það gefur mér forskot og sparar mikinn tíma.“

Síðast en ekki síst vildi Bessemer innleiða lausn sem gæti stutt við teymi sitt á meðan öryggi væri viðhaldið.

Augie segir þau hafa fundið einmitt það: „að vera með lokað kerfi sem þjálfar sig ekki á gögnunum okkar var mikilvægt. Að færa sig yfir í Perplexity Enterprise Plan var nauðsynlegt fyrir það, sérstaklega að innleiða SSO og SCIM fyrir auðveldari öryggisstjórnun. Það veitir mismunandi teymum með breytilegt trúnaðarstig þægindi – Perplexity getur einangrað viðkvæm skjöl sem eru ekki aðgengileg þvert á öll teymi.“