Combinely automatizza le comunicazioni con i clienti per migliaia di commercialisti con l’API di Perplexity

Il problema

Automatizzare le comunicazioni con i clienti per gli utenti finali, garantendo al contempo l’affidabilità

Come si possono automatizzare consulenze contabili ricche di sfumature senza compromettere accuratezza o privacy? Era questa la sfida che Arthur Granacher, cofondatore e CTO di Combinely, si è trovato ad affrontare mentre sviluppava i colleghi IA dell’azienda.

Arthur sapeva bene che i commercialisti ricevevano spesso domande dai clienti su vendite immobiliari, plusvalenze e soglie di reddito. Poiché queste domande richiedevano spesso ricerche approfondite e risposte su misura per la situazione finanziaria specifica di ciascun cliente, le comunicazioni sottraevano ore al tempo già limitato di ogni commercialista. Arthur sapeva che i colleghi IA di Combinely potevano eliminare questo problema e aiutare i commercialisti a recuperare tempo da dedicare alle relazioni con i clienti, redigendo risposte automatiche per loro conto.

Per realizzare questo obiettivo, l’MVP di Combinely sfruttava note interne, documenti fiscali e risorse specifiche per ogni stato per personalizzare le risposte automatiche alle email dei clienti. Tuttavia, queste fonti di conoscenza erano frammentate e diventavano rapidamente obsolete.

“Raccogliere le informazioni mancanti o verificare le normative era un processo frustrante, manuale e dispendioso in termini di tempo”, spiega Arthur. Ma senza questi approfondimenti aggiuntivi, le bozze rischiavano di risultare generiche o inesatte, e i commercialisti, avversi al rischio, non si sarebbero sentiti a proprio agio nel condividere le risposte con i clienti.

Inizialmente Arthur ha valutato di ampliare la documentazione interna di Combinely per risolvere il problema. Tuttavia, si è presto reso conto che mantenere una knowledge base finanziaria completa e aggiornata era un lavoro a tempo pieno e non sarebbe stato sostenibile. Così ha iniziato a cercare un’API di terze parti in grado di indicizzare il web pubblico, recuperare le informazioni più recenti e utilizzarle per generare automaticamente risposte complete alle domande dei clienti.

L’API doveva essere:

• Accurata: le normative finanziarie cambiano ogni anno e piccole sfumature legate alla località o al profilo di un cliente possono modificarne drasticamente gli obblighi fiscali. Senza informazioni aggiornate e disponibili on demand, anche le domande di routine diventano progetti di ricerca, che erodono le ore fatturabili aumentando al contempo il rischio di errore.
• Autorevole: non tutte le fonti hanno lo stesso peso. Ad esempio, le informazioni provenienti direttamente da un dominio governativo dovrebbero essere considerate le più affidabili in assoluto. Per questo i commercialisti dovevano sapere da dove provenisse la ricerca alla base delle loro risposte. Senza poter controllare a quali fonti dare priorità, i risultati diventano troppo generici, o inaffidabili, per essere utili.
• Sicura: i commercialisti lavorano con documenti sensibili che includono redditi, storico delle proprietà e dati sugli investimenti. Per questo la privacy non è un optional, ma un requisito fondamentale. Arthur aveva bisogno di un’API che non conservasse né condividesse i dati dei clienti con terze parti.

Oltre a questi aspetti, l’API ideale per Arthur avrebbe dovuto supportare la crescita e l’espansione della piattaforma di Combinely. Con gli ingegneri dell’azienda già al lavoro sull’idea di una funzionalità nativa di ricerca vocale, Arthur aveva bisogno di un’API che aiutasse a portare questa funzionalità sul mercato più rapidamente.

La soluzione

Fornire ai clienti risposte accurate, automatizzate e personalizzate su larga scala

L’API Sonar Pro di Perplexity ha fornito esattamente ciò di cui Arthur aveva bisogno per automatizzare le comunicazioni con i clienti per gli utenti finali di Combinely, senza che il suo team dovesse mantenere internamente una conoscenza finanziaria completa. Inoltre, il Programma Startup di Perplexity ha permesso ad Arthur di essere subito operativo, un vantaggio fondamentale per un’azienda in rapida evoluzione.

Indicizzando il web pubblico in tempo reale, Sonar Pro consente a Combinely di “ampliare la gamma di domande dei clienti a cui i colleghi IA possono rispondere”, racconta Arthur. Ora i commercialisti che utilizzano la soluzione possono offrire un servizio clienti ancora più reattivo.

Risposte complete, personalizzate in base alle esigenze di ogni cliente

Con Sonar Pro, gli utenti finali di Combinely possono rispondere alle domande dei clienti con risposte complete e personalizzate in pochi minuti. Per farlo, i colleghi IA di Combinely iniziano analizzando automaticamente le email in arrivo, estraendo le domande dei clienti e consultando le risorse interne per creare lo schema di una risposta. Poi Sonar Pro indicizza il web pubblico in tempo reale per completare la bozza con insight aggiornati e con fonti citate.

Arthur sottolinea che le capacità di ragionamento all’avanguardia di Sonar Pro garantiscono che ai clienti arrivino solo le informazioni più pertinenti. Mentre passa al setaccio la documentazione interna e il web pubblico, l’API valuta la pertinenza e l’affidabilità di tutte le fonti, concentrandosi esclusivamente su quelle in linea con la domanda originale del cliente.

“Da quando abbiamo introdotto l’API Sonar Pro a supporto dei nostri colleghi IA, Combinely fa risparmiare ai commercialisti circa due ore al giorno”, afferma Arthur. “Ogni volta che i commercialisti ricevono un’email da un cliente, ora hanno una risposta completa e personalizzata redatta in meno di un minuto.”

Ma soprattutto, Perplexity presenta ogni risposta in linguaggio naturale, in modo che chiunque (indipendentemente dalle proprie competenze finanziarie) possa comprenderla. Di conseguenza, i commercialisti possono essere certi che i loro clienti si fideranno ogni volta delle informazioni fornite.

Protezione dei dati dei clienti di livello enterprise

Con Sonar Pro, l’automazione non va a scapito della sicurezza. A differenza di altre API valutate da Arthur, Sonar Pro non addestra i propri LLM sui dati caricati dagli utenti finali di Combinely. Ciò significa che qualsiasi informazione sensibile o di identificazione personale utilizzata per redigere le risposte ai clienti rimane sotto il controllo del commercialista.

Arthur sottolinea inoltre che la Politica di conservazione dei dati di Perplexity, che elimina automaticamente i file caricati dopo sette giorni, svolge un ruolo importante nell’evitare che i dati sensibili dei clienti si disperdano nell’intero stack contabile. Si è trattato di un valore aggiunto cruciale per i commercialisti che esitavano ad adottare l’IA per timore di un’ulteriore frammentazione dei dati.

Inoltre, poiché Sonar Pro offre fin da subito la conformità a SOC II e al GDPR, i commercialisti possono automatizzare le comunicazioni con i clienti garantendo al contempo l’allineamento con le normative in evoluzione sulla privacy dei dati dei consumatori.

“La privacy è importantissima quando si crea un prodotto per commercialisti”, afferma Arthur. “L’approccio completo di Perplexity alla protezione dei dati dei clienti ha reso molto più semplice l’onboarding degli utenti avversi al rischio.”

Risposte vocali alle domande dei commercialisti in pochi secondi

Come sperava Arthur, Sonar Pro ha supportato direttamente la crescita e l’espansione della piattaforma di Combinely. L’API ora alimenta la nuova funzionalità di ricerca vocale di Combinely, un motore di risposte on demand che trasforma le domande vocali in insight in tempo reale. Sebbene la funzionalità sia ancora nelle fasi iniziali, i commercialisti vi si affidano già per verificare rapidamente norme fiscali e regolamenti in evoluzione.

“Il bello di Sonar è la latenza”, spiega Arthur. “I nostri utenti finali ricevono in genere una risposta in pochi secondi, il che significa che dedicano meno tempo alla ricerca e più tempo ad attività che creano valore.”

Secondo Arthur, questa funzionalità ha ulteriormente moltiplicato il risparmio di tempo che Sonar Pro offre agli utenti finali di Combinely. Ad esempio, i commercialisti potrebbero impiegare ore a esaminare manualmente le modifiche alla conformità fiscale di una specifica regione. Con la ricerca vocale di Combinely, queste domande ottengono risposta all’istante, con livelli di accuratezza e profondità ancora maggiori.

Il risultato

Consentire ai commercialisti di aumentare la soddisfazione dei clienti e fare di più

Con Sonar Pro, Arthur non solo ha realizzato la sua visione originale dei colleghi IA, ma ha anche ampliato l’offerta principale di Combinely molto più rapidamente di quanto avrebbe potuto fare internamente.

“In termini di velocità e prestazioni, Sonar è il migliore in circolazione”, afferma Arthur. “L’API ci ha permesso di crescere molto più rapidamente rispetto a uno sviluppo interno.”

I vantaggi delle comunicazioni automatizzate con i clienti sono stati notevoli. Risparmiando in media 10 ore a settimana ciascuno, gli utenti possono reinvestire quel tempo nel costruire relazioni più solide con i propri clienti, o nel fornire un supporto su misura ai clienti più importanti. Arthur osserva che avere le risorse per entrambe queste attività in un panorama contabile sempre più competitivo è “impagabile”.

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