Жұмыс орнындағы ЖИ: Зияткерлік жұмысшыларға арналған практикалық нұсқаулық

Бұл мақала білім қызметкерлерінің бір реттік сұрақтар мен жазу тапсырмалары үшін ғана емес, сонымен қатар апта сайын уақытты алатын қайталанатын тапсырмаларда ЖИ қалай пайдалана алатынын түсіндіреді. Оған пайдалануға дайын сұраулар, ЖИ-ді қауіпсіз пайдалану бойынша нұсқаулар және ЖИ-ді жұмыс процестеріңізге жылдам әрі қарапайым түрде біріктіру қадамдары кіреді.

Жұмыс орнында ЖИ-ді қалай пайдалануға болады

Көптеген зияткерлік жұмыстар жұмыс сипаттамасына кірмейтін операциялық шығындармен келеді: кездесулер, әкімшілік, хабардар болу, қарым-қатынастарды басқару.

Бұл тапсырмалар жиі ЖИ пайдалануды бастау үшін ең жақсы орын болып табылады, өйткені нәтижені тексеру оңай және оны қате орындау тәуекелі төмен.

Төменде осындай 10 тапсырма және әрқайсысына көмектесу үшін ЖИ-ге қалай сұрау жасау керектігі берілген.

Ескертпе: Кейбір ЖИ құралдары бастапқы материалды тікелей тіркеуді немесе қоюды қажет етеді. Басқалары оны қосылған кіріс жәшігінен, диктен немесе ашық шолғыш қойындыларынан өзі ала алады. Төмендегі сұраулар екі жағдайда да жұмыс істейді.

1) Хабардар болу

Бірдей тақырып бойынша жаңа мақалалар мен жаңартылған жазбалар жиналып жатады, және не болып жатқанын қадағалау нақты қиындық тудыруы мүмкін.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Шашыраңқы дереккөздерді бір жауапқа біріктіру
• Құжаттардағы қайшылықтарды немесе нұсқалардың ауытқуын анықтау
• Соңғы жаңартудан бері не өзгергенін қорытындылау
• Дереккөздердің қай жерде келспейтінін белгілеу

2) Байланыс

Мәртебені жаңарту, қайталау, тексеру: жұмысқа қатысты байланыстардың көпшілігі бірнеше бірдей пішіндерді қайталайды, бұл ЖИ-ге лайықты алғашқы жобаны жазуды жеңілдетеді.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Маркерлерден электрондық хаттарды, жаңартуларды немесе құжаттарды жасау
• Басқа аудитория үшін үнді немесе ұзындықты реттеу
• Әртүрлі оқырмандар үшін бірдей жаңартуды қайта жазу
• Жібермес бұрын түсініксіз сөздерді анықтау

3) Кездесулер

ЖИ әңгімені келесі әрекеттер мен шешімдердің нақты журналына айналдыруға көмектеседі.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Жазбалардан немесе транскрипттен әрекет элементтері мен иелерін шығарып алу
• Қоңыраудан кейін бірден қорытынды жасау
• Ешкімге нақты тағайындалмаған міндеттемелерді анықтау
• Соңғы кездесудің ашық элементтерінен күн тәртібін дайындау

4) Жоспарлау және басымдық беру

ЖИ күрделі апта сайынғы кестені ұйымдастыруды, бірнеше міндеттемелерді басқаруды және уақытты дәлірек бағалауды жеңілдетеді.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Бәсекелес мерзімдерді операциялар тәртібіне айналдыру
• Мәселеге айналмай тұрып жоспарлау қайшылықтарын белгілеу
• Шын мәнінде шұғыл нәрсені шұғыл болып көрінетін нәрседен бөлу
• Жоспардың шынайы екендігін ақылға қонымдылықпен тексеру

5) Талдау және шешім қабылдау

ЖИ адамның пайымын алмастыра алмайды, бірақ ол шешім қабылдау процесін жеңілдету үшін күрделі ақпаратты жинау, сұрыптау және салыстыру ісінде тиімді.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Шешім қабылдау үшін тиісті ақпаратты біріктіру
• Пайымдаудың қай жерде келісетінін немесе қайшы келетінін көрсету
• Болжамға сүйенбес бұрын оны стресс-тесттен өткізу
• Әсер етуші факторларды ұйымдастыру

6) Нәтижелерді шығару

Бүгінгі күрделірек ЖИ құралдары слайдтарды, есептерді, құжаттарды немесе электрондық кестелерді жасау үшін жай ғана сұрақтарға жауап беруден де асып түсе алады.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Зерттеуді немесе жазбаларды алғашқы жоба қатарына, электрондық кестеге немесе есепке айналдыру
• Шикі материалдан тікелей пішімделген құжатқа өту
• Өңдеуге уақыт жұмсамастан бұрын нәтижені құрылымдау
• Оны жасау кезінде дереккөздерді біріктіру

7) Әкімшілік шығындар

ЖИ деректерді енгізу немесе санаттау, файлдарды белгілеу немесе ақпаратты бір құралдан екіншісіне автоматты түрде көшіру сияқты жалықтыратын қолмен орындалатын тапсырмаларды азайта алады.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Шығындарды санаттау және телнұсқаларды немесе жетіспейтін жазбаларды белгілеу
• Күнделікті электрондық хаттардың жобасын жасау
• Шикі жазбаны ұсынуға болатын нәрсеге айналдыру
• Бұрыннан бар ақпараттан қайталанатын формаларды толтыру

8) Шолу және сапаны бақылау

ЖИ бір құжаттағы сәйкессіздіктерді анықтауға және бірнеше дереккөздер бойынша талаптарды татуластыруға пайдалы, мысалы, жобаның стиль нұсқаулығынан қалай ауытқитынын белгілеу.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Құжат бойынша сәйкес келмейтін сандарды немесе шағымдарды табу
• Нәрсе жіберілмес бұрын түсініксіз сөздерді белгілеу
• Тексеру парағына немесе стиль нұсқаулығына қарсы жобаны тексеру
• Ерте бөлім мен кейінгі бөлім арасындағы алшақтықтарды анықтау

9) Оқыту

Бейтаныс тақырыпты жылдам меңгеру бұрын баяу оқуды немесе жұмысбасты әріптестен көмек сұрауды білдіретін.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Бейтаныс құралды, процесті немесе тақырыпты жұмыс түсінігін жылдам алу
• Жауап беруге дайын болу керек сұрақтарды дайындау
• Тұжырымдаманы сізге қажет деңгейде түсіндіру
• Өзіңізден гөрі сараптау біреумен сөйлеспес бұрын фондық ақпаратты толтыру

10) Қатынастарды басқару

Ескі электрондық хаттар мен жазбаларға шашыраңқы мәнмәтінді қоңыраудың алдында қысқа мерзімде қайта құру қиын болуы мүмкін.

ЖИ құралдары сізге көмектесе алады:

• Әңгімелесу алдында мәнмәтінді біріктіру: не талқыланды, уәде етілді немесе ашық қалдырылды
• Клиент немесе мүдделі тарап қоңырауы алдында брифинг дайындау
• Жүргізіліп жатқан қарым-қатынас барысында ашық элементтерді бақылау
• Нақты алдыңғы мәнмәтінге сілтейтін тексеру жобасын жасау

IT командаңыздың мазасын алмай ЖИ-ді қалай бастау керек

Жоғарыдағы әрбір сұрау құралдың нақты, кейде құпия компания ақпаратына қол жеткізе алады деп болжайды, сондықтан бірнеше алдын ала әдеттер бұл қолжетімділікті кейін мәселеге айналдырмайды.

• Бастамас бұрын мақұлданған құралдар тізімін тексеріңіз. Көптеген компаниялар оны бір жерде жариялайды: IT вики, қауіпсіздік порталы, қабылдау құжаты. Егер оны таба алмасаңыз, жоқ деп болжаудың орнына тікелей сұраңыз.
• Жеке тіркелгі арқылы емес, компанияңыздың SSO арқылы жүйеге кіріңіз. Жеке логин компанияңыздың деректерді басқару элементтерін, аудит іздерін немесе жұмыстан шығару процесін мұра етпейді, сондықтан жұмыстың өзі компания бизнесі болса да, жұмыс IT көрінуінен тыс қалады.
• Жай ғана «құпия және құпия емес» емес, компанияңыздың деректер деңгейлерін біліңіз. Көптеген компаниялар деректерді екіден астам санатқа бөледі, мысалы, жалпыға қолжетімді, ішкі, құпия және шектеулі, және бір құралға қоюға болатын нәрсе екіншісіне жарамауы мүмкін. Егер деңгейлер анық жерде құжатталмаған болса, IT немесе қауіпсіздік бөлімімен тексеріңіз.
• Мүмкіндігінше, қоймас бұрын идентификаторларды алып тастаңыз. Ресми түрде мақұлданбаған құралға қою алдында нақты аттарды, тіркелгі нөмірлерін және клиент мәліметтерін {client_name} сияқты толтырғыштармен ауыстырыңыз.
• Модельді оқыту қосқыштарын өшіріңіз. Көптеген ЖИ құралдарында әдепкі бойынша сіздің кірістеріңізді оқыту деректеріне қосатын «модельді жақсарту» немесе «деректерімді оқыту үшін пайдалану» сияқты параметр бар. Құпиялық немесе параметрлер панелін тексеріңіз және бұл мәселесіз арнайы мақұлданбаған болса, оны өшіріңіз.
• Қосар алдында құралдың неге қол жеткізе алатынын қарап шығыңыз. Егер ол нәрселерді брондаса, хабардар етсе немесе кіріс жәшігіңізге әсер етсе, ол қандай рұқсаттар сұрайтынын тексеріңіз және белсенді түрде пайдаланбайтын кез келген нәрсеге рұқсатты қайтарып алыңыз.
• Бірдеңенің мақұлданғанын білмесеңіз, сұраңыз. IT немесе қауіпсіздік қызметіне жылдам хабарлама жіберу әдетте құралдың рұқсат етілмегенін кейін анықтағаннан жақсырақ.

Ұлғайту

Жұмыс орнында ЖИ-ді қалай тиімдірек пайдалануға болады

Көптеген зияткерлік жұмысшылар ЖИ-ді әдеттегідей пайдаланып қойған: бір реттік сұрақ, жылдам электрондық пошта жобасы, нәтижені көшіру, дайын. Тапсырманы бір реттік сұрақ ретінде емес, екі апталық пилот ретінде қарастыру бұл кездейсоқ қолдануды маңызды уақытты үнемдеуге айналдырады.

Міне, қалай бастау керек:

1) Ешқандай өзгеріс жасамас бұрын толық аптаны бақылаңыз

Бес жұмыс күні ішінде әрбір қайталанатын тапсырманы, оның қанша уақыт алатынын және қаншалықты жалықтыратынын жазып алыңыз. Бірнеше уақытты бақылау құралдары бар, бірақ жұмыс істеп тұрған жазба жақсы жұмыс істейді: «Дүйсенбі, 20 мин, сұрыпталған түбіртектер, шамалы тітіркендіргіш». Жұмаға қарай үлгі әдетте өздігінен ерекшеленеді.

2) Бір тапсырманы таңдаңыз

Жазбаларды қарап шығыңыз және бірінші кезекте автоматтандыру үшін уақытты қажет ететін, жалықтыратын тапсырманы таңдаңыз.

Ескеретін бірнеше факторлар бар:

• Тапсырма аптасына бірнеше рет орындала ма?
• Процесс әр жолы салыстырмалы түрде дәйекті ме?
• Шығысты тексеру жылдам ба?
• Бұл жағдайға байланысты өзгеретін пайымдауларға тәуелді ме?
• Қатені анықтау және түзеу оңай болар ма еді?
• Бастапқы деректер толық және сенімді ме?

Апта сайынғы күй жаңартуы немесе қайталанатын шығындар туралы есеп сәйкес келеді. Тоқсанына бір рет болатын басқарма палубасы жарамайды. Бірінші пилот үшін бәс және қарау уақыты тым жоғары.

3) Тестілеу алдында "жақсы" қандай болатынын анықтаңыз

ЖИ не шығаратынын көрмей тұрып шешілген дұрыс немесе пайдалануға болатын нәтижені сипаттайтын сөйлемді жазыңыз.

Қолмен орындалатын шығыстың үш нақты мысалын келтіріңіз (үш күй жаңартуы, үш шығыс есебі) және олардың ортақ қасиеттерін жазыңыз: ұзындығы, құрылымы, егжей-тегжейлі деңгейі.

Содан кейін оны пайдалануға жарамсыз ететінін сұраңыз. Кейде сәтсіздікті атау арқылы жақсыны анықтау оңайырақ. Жақсы нәтиже анықтамасына әрбір сәтсіздіктің қарама-қарсылығын қосыңыз.

Мысалы, күйді жаңарту үшін бұл мыналар болуы мүмкін: «Жеткізілген және бұғатталған нәрсені қамтиды, екі абзацта, ең аз қайта жазу қажет».

Шығындар туралы есеп үшін мыналар болуы мүмкін: «Әрбір жолда санат бар және телнұсқалар белгіленген».

4) Сұрауды құру және тестілеу

Тапсырманың қарапайым сипаттамасынан және 3-қадамдағы «жақсы» анықтамасынан бастаңыз, содан кейін оны екі немесе үш нақты мысалға қарсы іске қосыңыз.

Әрбір іске қосылғаннан кейін нәтижені сол анықтамамен салыстырыңыз және не жетіспейтінін атап өтіңіз: бөлім жоқ, тым ұзын, дұрыс емес тон. Осы арнайы олқылықты жоятын сұрауға жол қосыңыз, содан кейін оны қайта іске қосыңыз.

Нәтиже қайта жазуды емес, тек кішігірім өңдеуді қажет еткен соң тоқтатыңыз. Соңғы нұсқаны қайта табуға оңай жерде сақтаңыз: мысалы, түйреуіш құжат, жазбалар қолданбасы немесе ортақ сұрау кітапханасы.

5) Сапаны бақылаудың бір тексеруін шешіңіз

Қолмен тексеру үшін бір қайталанатын нәрсені таңдаңыз. Шығындар туралы есеп үшін бұл ұсынмас бұрын санат сомаларын бастапқы экспортымен салыстыруды білдіруі мүмкін. Сенімді бола бастаса да, екі апта бойы әрбір нәтижеге осы тексеруді жасаңыз.

6) Екі аптадан кейін негізгі көрсеткішпен салыстырыңыз.

Әрбір жағдай үшін тапсырманың басталуы мен аяқталуына, соның ішінде тексеру қадамына қанша уақыт кеткенін және оның 1-қадамда тіркелген уақытпен қалай салыстырылатынын қадағалаңыз. Екі аптаның соңында автоматтандыруды сол күйінде сақтауға тұрарлық екенін шешу үшін оны қосыңыз. Егер жоқ болса, түзетіп, қайталап көріңіз немесе одан бас тартып, басқа тапсырманы таңдаңыз.

Мұны іс жүзінде қолдану

Ең көп уақытты алатын және ең дәйекті түрде көрсетілетін тапсырманы таңдаңыз, оны пилоттық қадамдар арқылы орындаңыз және ЖИ қанша уақыт немесе күш үнемдейтінін атап өтіңіз.

Perplexity Computer күнделікті уақытты қоспастан білім қызметкеріне көбірек мүмкіндік береді. Ол Gmail, Outlook, Google Drive, Notion және Slack сияқты күнделікті қолданыстағы құралдарға қосылады және тиісті материалды шығарып ала алады, шығыс жобасын жасап, шықпас бұрын екінші қарауды қажет ететін кез келген нәрсені белгілей алады.

Күнделікті жұмысыңыз үшін Perplexity Computer көріңіз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Жұмыс орнындағы ЖИ дегеніміз не?

Бұл жұмыстың қайталанатын бөліктеріне көмектесу үшін қосылған көмекшілер мен чат-боттар сияқты ЖИ құралдарын пайдалану: хабардар болу, қарым-қатынас жасау, жоспарлау, шолу және әкімшілік жұмыс, көптеген адамдар қазірдің өзінде сұрайтын бір реттік сұрақтарға қосымша.

Жұмыс орнындағы ЖИ мысалдары қандай?

Кездесу транскриптінен әрекет элементтерін шығарып алу, шикі жазбаларды күй жаңартуына айналдыру, шығыстар есебін санаттау, дереккөзбен қолдау көрсетілетін презентация құрылымын құру және өткен контекстті пайдалана отырып қоңырауға дайындалу - бес кең таралған мысал.

Жұмыс орнында ЖИ пайдаланудың қандай пайдасы бар?

Ең анық артықшылық - болжамды үлгіні орындайтын тапсырмалардың уақытын қайтару: қолмен орындау үшін нақты уақытты қажет ететін, бірақ терең пайымдауды қажет етпейтін жұмысты қорытындылау, жобалау, санаттау және қарап шығу.

Жұмыс орнында ЖИ пайдаланудың жақсы және жаман жақтары қандай?

Оң жағы - жылдамырақ алғашқы жобалар және қайталанатын тапсырмаларға аз уақыт кетеді. Теріс жағы тексеру қадамы өткізіліп жіберілген кезде пайда болады: факт ретінде қарастырылатын тексерілмеген қорытынды, шолусыз жіберілген жоба немесе ешқашан мақұлданбаған құралға қойылған құпия деректер.

Жұмыс орнында ЖИ қалай пайдалануға болады?

Бір қайталанатын тапсырмадан бастаңыз, оның бір апта бойы қалай орындалатынын қадағалаңыз, жақсы нәтиже қандай болатынын анықтаңыз, бірнеше нақты мысалдарға қарсы сұрауды тексеріңіз және екі апталық пилот кезінде әрбір нәтижеге орындалатын бір тіркелген тексеруді орнатыңыз.

Жұмыс орнында ЖИ қандай қатерлерге ие?

Негізгі қатерлер - бұл ЖИ нәтижесін тексерілмеген кезде тексерілген ретінде қарастыру, мақұлданбамаған құрал арқылы құпия деректерді жіберу және ЖИ қорытындысына әлі де адам қажет болатын шешімді, мақұлдауды немесе қарым-қатынас пікірін алмастыруға рұқсат ету.

ЖИ жұмыс орындарын алмастыра ма?

Көптеген зияткерлік жұмыс үшін ЖИ рөлдің өзін емес, рөл ішіндегі арнайы қайталанатын тапсырмаларды ауыстырады. Осы нұсқаулықтағы тапсырмалар, байланыс, әкімшілік, алғашқы жобалар ауысуы мүмкін, ал пайымдау, есеп беру және қарым-қатынас орнату жұмысты орындап жатқан адамда қалады.