Kaip naudoti DI smulkiajame versle

Šiame straipsnyje aptariama, kaip smulkaus verslo savininkai gali gauti maksimalią naudą iš dirbtinio intelekto (DI) negaišdami laiko. Čia pateikiami paruošti naudoti užklausų šablonai ir trumpos struktūros, skirtos bandomajam DI projektui paleisti, apskaičiuoti, kuriuos projektus verta automatizuoti, ir nuspręsti, kada naudoti DI, o kada pasisamdyti žmogų.

Kam smulkusis verslas gali naudoti DI

Toliau pateikiamuose skyriuose aptariamos daugiausiai laiko reikalaujančios smulkaus verslo funkcijos. Kiekvienoje dalyje nurodyta, kuo DI iš tikrųjų padeda, pateikiamas užklausos pavyzdys ir nurodyta, kur vis dar būtina žmogaus pagalba.

Klientų aptarnavimas

Pagalbos tarnybos el. pašto dėžutės pilnos pasikartojančių ir skubių užklausų, todėl tai viena lengviausių sričių pradėti.

DI įrankiai gali padėti:

• Juodraščio formatu parengti atsakymus į įprastus klausimus
• Apibendrinti klientų istorijas
• Klasifikuoti ir nukreipti gaunamas užklausas
• Žinių bazėje ieškoti susijusios informacijos
• Identifikuoti pranešimus, kuriems reikia skubaus žemės dėmesio

Išbandykite šią užklausą:

Peržiūrėkite klientų aptarnavimo el. laiškus ir pridedamus DUK. Sugrupuokite užklausas į pasikartojančias temas, nurodykite klausimus, į kuriuos DUK neatsako, ir sukurkite skaičiuoklę su kliento vardu, problema, skubos lygiu ir rekomenduojamu veiksmu. Parengkite atsakymų variantus įprastams klausimams, tačiau nieko nesiųskite ir nepriimkite sprendimų dėl pinigų grąžinimo. Pažymėkite skundus, politikos išimtis ir teisinio pobūdžio grasinimus, kad juos peržiūrėtų žmogus.

Nenaudokite DI šiems tikslams:

• Ginčams spręsti
• Sprendimams dėl pinigų grąžinimo ar kompensacijos priimti be leidimo
• Atsakyti į emociškai jautrius skundus be peržiūros
• Pakeisti aiškaus kelio susisiekti su žmogumi

Rinkodara

Rinkodara paprastai yra pirmoji sritis, kurioje smulkusis verslas pasitelkia DI. Tačiau tai kur kas daugiau nei vien el. pašto tekstų kūrimas.

DI įrankiai gali padėti:

• Pagal paprastą verslo aprašymą parašyti pirminį svetainės puslapio arba nukreipiamojo puslapio (angl. landing page) juodraštį
• Sudaryti svetainei reikalingų puslapių planą, pavyzdžiui, atskirą puslapį kiekvienai paslaugai, produktui ar vietovei
• Aptikti spragas svetainėje: trūkstamas detales, pasenusius puslapius arba temas, apie kurias klausinėja klientai, bet jos niekur neaptartos
• Paversti dažnus klientų klausimus parašytinų tinklaraščio įrašų ar puslapių sąrašu, prioriteto tvarka nustatant tai, kas verslui svarbiausia
• Parengti ataskaitą apie svetainės veiklą, pavyzdžiui, kurie puslapiai sulaukia lankytojų srauto ir kaip lengvai žmonės gali rasti verslą paieškoje

Išbandykite šią užklausą:

"Peržiūrėkite šią verslo informaciją, esamą svetainę ir paslaugų sąrašą. Ištirkite svarbiausius klientų klausimus ir konkuruojančius puslapius temai '[tema arba paslauga].' Sukurkite rekomenduojamą svetainės struktūrą su puslapių pavadinimais, tiksline intencija, pirminėmis ir papildomomis temomis, raginimais veikti ir vidinių nuorodų pasiūlymais. Tada pagal patvirtintas prekės ženklo gaires parašykite pagrindinio puslapio ir vieno paslaugų puslapio juodraščius. Pažymėkite kiekvieną teiginį, kurį reikia patvirtinti, ir nepublikuokite pakeitimų."

Nenaudokite DI šiems tikslams:

• Sukurti išskirtinį prekės ženklo balsą nuo nulio
• Pakeisti klientų tyrimų ar strateginio pozicionavimo
• Publikuoti neatlikus faktų patikrinimo ir redakcinės peržiūros
• Kurti didelius kiekius bendrinio turinio tik dėl paieškos srauto

Planavimas ir administravimas

Kalendoriai, el. pašto dėžutės ir susitikimų užrašai suvalgo valandas, kurios neatsispindi jokiose sąskaitose, todėl administravimas yra puiki sritis DI pritaikymui.

DI įrankiai gali padėti:

• Apibendrinti susitikimus ir išskirti veiksmų punktus
• Paruošti tolesnių veiksmų el. laiškų juodraščius
• Tvarkyti dokumentus ir formas
• Identifikuoti kalendoriaus konfliktus ir planavimo spragas
• Klasifikuoti gaunamas užklausas
• Sujungti klientų užklausas su vidinėmis užduotimis

Išbandykite šią užklausą:

"Peržiūrėkite šios savaitės kalendorių, projekto užrašus ir atviras el. pašto gijas. Sukurkite prioriteto tvarka išdėstytą įsipareigojimų, praleistų veiksmų, planavimo konfliktų ir neatsakytų klausimų sąrašą. Paruoškite vieno puslapio savaitinę operacijų ataskaitą su nuorodomis į susijusius pirminius dokumentus. Paruoškite, bet neišsiųskite, tolesnių veiksmų el. laiškų tris skubiausius punktus."

Nenaudokite DI šiems tikslams:

• Priimti sprendimus dėl prioritetų be verslo konteksto
• Įsipareigoti verslo vardu dėl terminų ar kainų be patvirtinimo
• Tvarkyti jautrią darbuotojų ar klientų informaciją tam netinkamu įrankiu
• Laikyti apibendrintą susitikimo įrašą pilnu arba tiksliu

Finansai ir buhalterinė apskaita

Buhalterinės apskaitos užduotys yra pasikartojančios ir pagrįstos taisyklėmis, o tai yra būtent toks darbas, su kuriuo gerai tvarkosi DI, o buhalteris patikrina rezultatus.

DI įrankiai gali padėti:

• Suskirstyti operacijas į kategorijas peržiūrai
• Identifikuoti per dideles išlaidas
• Pažymėti neįprastas išlaidas arba pasikartojančius įrašus
• Apibendrinti pinigų srautų dėsningumus
• Išgauti duomenis iš kvitų ir sąskaitų faktūrų
• Palyginti pardavimus arba išlaidas skirtingais laikotarpiais
• Paruošti klausimus buhalteriui arba finansų patarėjui

Išbandykite šią užklausą:

"Išanalizuokite pridedamą paskutinių šešių mėnesių operacijų eksportą. Pažymėkite neįprastus pokyčius, galimus dubliuojamus sandorius, trūkstamas kategorijas ir išlaidas, kurias turi peržiūrėti buhalteris. Sukurkite skaičiuoklę su pažymėtais elementais ir trumpa pagrindinių tendencijų suvestine. Teikite jokių mokesčių rekomendacijų, automatiškai nekategorizuokite operacijų ir nesiųskite ataskaitos į išorę."

Nenaudokite DI šiems tikslams:

• Mokesčių deklaravimui
• Galutiniams apskaitos sprendimams priimti
• Nuspręsti, ar verslas gali leisti sau didelę išlaidą
• Teikti teisines, mokesčių ar finansines konsultacijas be kvalifikuoto asmens peržiūros

Padidinti

Pardavimai

Potencialūs klientai gali greitai prarasti susidomėjimą, o DI gerai sugaudo tuos, kurių užimtas savininkas nespėja pasivyti.

DI įrankiai gali padėti:

• Pastebėti potencialius klientus, su kuriais kurį laiką nebuvo susisiekta
• Apibendrinti pardavimų skambutį, kad nereikėtų jo klausytis iš naujo
• Paruošti individualų tolesnio veiksmo el. laišką kiekvienam klientui vietoj bendrinio
• Pastebėti priežastis, kodėl potencialūs klientai neperka, kad galėtumėte į jas tiesiogiai atsižvelgti
• Pažymėti sandorius, kurie užstrigo ir kuriuos reikia pajudinti
• Paversti savo užrašus pirminiu pasiūlymo juodraščiu

Išbandykite šią užklausą:

"Peržiūrėkite pridedamus pardavimų užrašus ir nustatykite galimybes, su kuriomis per pastarąsias 14 dienų nebuvo jokių tolesnių veiksmų. Išnagrinėkite kiekvieną įmonę naudodami dabartinius viešuosius šaltinius ir sukurkite paskyros santrauką su jos verslo prioritetais, atitinkamais pokyčiais, tikėtinomis problemomis ir įrodymų nuorodomis. Parengkite suasmenintą tolesnio veiksmo el. laišką kiekvienai galimybei, naudodami tik patvirtintą informaciją. Nesiųskite el. laiškų ir nesiūlykite teiginių apie biudžetą, įgaliojimus ar pirkimo ketinimus."

Nenaudokite DI šiems tikslams:

• Derėtis dėl kainodaros ar sutarties sąlygų be leidimo
• Duoti pažadus dėl pristatymo ar produkto galimybių
• Savarankiškai uždaryti sudėtingus sandorius
• Pakeisti santykių kūrimo konsultaciniuose pardavimuose

Samdymas ir darbuotojų įvedimas (onboarding)

Samdymo dokumentai ir įvedimo medžiaga dažniausiai remiasi šablonu, o tai palieka vietos DI paruošti pirmąją versiją.

DI įrankiai gali padėti:

• Parengti darbo aprašymus
• Sukurti interviu klausimų šablonus
• Paversti esamas taisykles įvedimo medžiagos juodraščiais
• Apibendrinti mokymų turinį
• Sukurti konkrečiam vaidmeniui pritaikytus kontrolinius sąrašus

Išbandykite šią užklausą:

"Naudodami patvirtintą pareigybės profilį, įmonės vadovą ir įvedimo kontrolinį sąrašą, sukurkite pirmosios savaitės įvedimo planą naujam operacijų koordinatoriai. Paruoškite vaidmens apžvalgą, mokymų tvarkaraštį, kontrolinį sąrašą ir vadovo instruktažą. Identifikuokite bet kokią prieštaringą ar pasenusią informaciją šaltinio dokumentuose. Netikrinkite kandidatų, nerūšiuokite jų ir teikite samdymo rekomendacijų."

Nenaudokite DI šiems tikslams:

• Atrinkti kandidatus be žmogaus priežiūros
• Priimti samdymo sprendimus
• Daryti išvadas apie apsaugotas charakteristikas ar asmeninius bruožus
• Pakeisti rekomendacijų patikrinimo ar struktūrizuoto vertinimo

Kokių smulkaus verslo DI įrankių jums reikia?

DI įrankiai vadinami skirtingais pavadinimais priklausomai nuo to, ką jie daro: kai kurie yra bendrojo naudojimo asistentai, kiti integruoti į jau naudojamą programinę įrangą, o vis populiarėjanti kategorija savarankiškai atlieka kelis žingsnius apimančias užduotis. Žemiau pateiktoje lentelėje nurodyta, koks tipas tinka kiekvienam darbui ir ką patikrinti prieš apsisprendžiant.

Kaip pradėti naudoti DI savo smulkiajame versle

Pirmasis klausimas nėra, kurį DI įrankį įsigyti. Tai klausimas, kuri darbo eiga sukuria pamatuojamą kliūtį verslui. Turėdami šią informaciją, suorganizuokite nedidelio masto bandomąjį projektą:

1. Nustatykite kliūtis

Išvardykite, kur iš tikrųjų prarandamas laikas, pavyzdžiui, el. pašto dėžutė, kuriai išvalyti kas rytą prireikia valandos, sąskaitos faktūros, kurios savaitę guli neapdorotos, arba tolesni veiksmai, kurie praslysta pro akis.

2. Pasirinkite vieną darbo eigą

Iš to sąrašo pasirinkite užduotį, kuri yra nuosekliausia ir kelia mažiausią riziką pradedant, nebūtinai tą, kuri kainuoja daugiausiai laiko. Pasikartojančią, gerai apibrėžtą užduotį lengviau išbandyti nei tokią, kuriai kiekvieną kartą reikia sprendimo.

3. Nustatykite pradinį lygį

Užregistruokite, kiek laiko užduotis šiuo metu užtrunkama, kiek ji kainuoja ir kaip dažnai įvyksta klaidų, kad būtų su kuo lyginti DI versiją.

4. Patikrinkite duomenis

Patvirtinkite, kad informacija, kurią naudos įrankis, yra tiksli ir nauja, ir kad jis turi prieigą tik prie to, ko jam iš tikrųjų reikia, o ne pagal nutylėjimą prie jūsų viso pašto, disko ar klientų duomenų bazės.

5. Pasirinkite įrankį, tinkantį prie esamo technologijų rinkinio

Pirmenybę teikite įrankiams, kurie tiesiogiai jungiasi prie jau naudojamo kalendoriaus, pašto, CRM ar apskaitos programinės įrangos, o ne tiems, kurie reikalauja eksportuoti ir importuoti duomenis rankiniu būdu.

6. Paskirkite peržiūrintį asmenį

Nuspręskite, kas tikrina rezultatą prieš jam iškeliaujant ir kas sprendžia situacijas, kai įrankis suklysta.

7. Atlikite ribotą testą

Prieš pritaikydami likusiai komandos daliai, pasirinkite nedidelę vartotojų grupę, nustatytą laikotarpį ir aiškų sėkmės matavimo kriterijų.

8. Matuokite ir koreguokite

Palyginkite rezultatus su pradiniu lygiu, tuomet palikite darbo eigą, ją pakoreguokite arba atsisakykite remdamiesi tuo, ką iš tikrųjų rodo duomenys.

Kada savo smulkiajame versle turėtumėte naudoti DI?

DI verta išbandyti atliekant užduotis, kurių metu DI darbo patikrinimas užima mažiau laiko nei pačios užduoties atlikimas rankomis. Geras tinkamumas rodo kelis požymius:

• Užduotis atliekama kelis kartus per savaitę
• Procesas yra gana nuoseklus
• Rezultatas gali būti greitai patikrintas
• Atsitiktinės klaidos yra ištaisomos
• Verslas gali išmatuoti patobulėjimą
• Įrankis dera prie esamų sistemų ir nereikalauja per didelio nustatymo

Užduotis prastai tinka automatizavimui, kai:

• Ji atliekama retai
• Tam reikia niuansuoto sprendimo arba emocinio intelekto
• Klaida sukeltų teisinę, finansinę ar reputacinę žalą
• Darbas yra viešas ir sunkiai pataisomas
• Procesas vis dar sparčiai kinta
• Duomenys yra neišsamūs arba nepatikimi

DI naudojimo investicijų grąžos (ROI) analizė

Daugelis individualių DI įrankių kainuoja dešimtis dolerių per mėnesį. Tačiau skaičiuojant užduoties automatizavimo kaštų ir naudos santykį, atsižvelkite į tai, kad pagrindinė kaina gali būti sąrankos laikas, integracija, mokymai, peržiūra ir taisymas.

Štai paprastas būdas atlikti skaičiavimus: išsiaiškinkite atsipirkimo laikotarpį arba per kiek laiko sutaupytas laikas viršija sąrankai sugaištą laiką.

• Apskaičiuokite savaitines užduoties atlikimo rankiniu būdu išlaidas: kiek laiko užtrunka vienas kartas, padaugintas iš to, kaip dažnai tai atsitinka per savaitę, ir padaugintas iš to, kiek verta to asmens laikas per valandą.
• Apskaičiuokite savaitinį DI sutaupymą: rankinio darbo išlaidos, atėmus išlaidas, skirtas DI rezultatui peržiūrėti kiekvieną kartą, padaugintas iš to, kaip dažnai tai vyksta.
• Padalykite vienkartines sąrankos ir integracijos išlaidas iš to savaitinio sutaupymo. Tiek maždaug užtrunka pasiekti nulinį pelningumą (atsipirkti).

Štai pavyzdys, darant prielaidą, kad užduotį atliekančiam asmeniui mokama 30 USD per valandą:

Užduotis, kuri užtrunka 20 minučių ir atliekama du kartus per savaitę, atliekant rankomis kainuoja apie 20 USD per savaitę. Jei DI rezultato peržiūra vis tiek užima po 10 minučių kiekvieną kartą, tai sutaupo tik apie 10 USD per savaitę.

Dvi valandos sąrankos (kainuojančios 60 USD tuo tarifu) atsipirktų per šešias savaites – per ilgai pirmajam bandomajam projektui.

Užduotis, kuri užtrunka valandą ir atliekama kasdien, atliekant rankomis kainuoja apie 150 USD per savaitę. Jei DI rezultato peržiūra užima 15 minučių kiekvieną kartą, tai sutaupo beveik 120 USD per savaitę. Kelios sąrankos valandos atsiperka mažiau nei per savaitę.

Kada turėtumėte samdyti, o ne automatizuoti?

Samdykite, kai darbui reikalingas nuolatinis sprendimų priėmimas, santykių kūrimas, atskaitomybė arba didėjantys pajėgumai. DI naudokite pirmiausia tuomet, kai užduotis yra gerai apibrėžta, pasikartojanti ir dar nėra pakankamai didelė, kad pateisintų tam skirtą rolę.

Samdymas ir DI ne visada yra vienas kito pakaitalas. Naujas darbuotojas, naudojantis DI, gali atlikti daugiau darbo, dokumentuoti procesus, analizuoti informaciją ir pagerinti paslaugas greičiau nei tas, kuris dirba be jo. Klausimas ne visada yra „Ar turėtume samdyti, ar naudoti DI?“ Gali būti ir „Ką turėtų atlikti žmogus, o kurias to vaidmens dalis gali palaikyti DI?“

Pritaikymas praktikoje

Pasirinkite užduotį, kuri kainuoja daugiausiai laiko ir vyksta pagal pakartojamą procesą, atlikite atsipirkimo skaičiavimus ir išbandykite ją su peržiūrinčiu asmeniu prieš jai pasiekiant klientą ar dolerį.

Perplexity Computer suteikia nedidelei komandai daugiau pajėgumų nepridedant etatų. Ji jungiasi prie daugiau nei 400 įrankių, kuriais smulkusis verslas jau naudojasi, įskaitant QuickBooks, Mailchimp, Shopify ir Stripe. Tuomet ji ištraukia atitinkamus duomenis, atlieka analizę ir parengia rezultatą, pažymėdama viską, kam prieš išsiunčiant reikia patvirtinimo.

Išbandykite Perplexity Computer savo smulkiajam verslui.

DUK

Ar DI vertas dėmesio smulkiajam verslui? Tai priklauso nuo užduoties. DI verta išbandyti, kai užduotis atliekama dažnai, vyksta pagal aiškų procesą ir jos peržiūra užima mažiau laiko nei darymas rankomis. Tai prasčiau tinka retai, daug sprendimų reikalaujančiai arba didelės rizikos veiklai.

Koks geriausias DI įrankis smulkiajam verslui? Nėra vieno geriausio įrankio. Tinkamas priklauso nuo darbo eigos: pagalbos tarnybos DI aptarnavimo dėžutėms, darbo vietos asistentai planavimui ir el. paštui, apskaitos programinė įranga su DI funkcijomis buhalterijai ir agentinės platformos užduotims, apimančioms kelis įrankius vienu metu.

Kiek DI kainuoja smulkiajam verslui? Daugelis įrankių kainuoja nuo kelių dešimčių dolerių per mėnesį, tačiau bendra kaina apima sąranką, integraciją, mokymus ir peržiūrą. Maža prenumeratos kaina negarantuoja teigiamos grąžos, jei įrankiui reikia daug taisymų.

Ar DI gali pakeisti darbuotojus smulkiajame versle? DI geriau tinka paremti rolę, o ne ją pakeisti, ypač ten, kur svarbus sprendimų priėmimas, atskaitomybė ar santykių kūrimas. Naujas darbuotojas, naudojantis DI, dažnai gali atlikti daugiau darbo nei žmogus ar įrankis atskirai.

Kada smulkusis verslas turėtų vengti automatizuoti užduotį? Praleiskite automatizavimą, kai užduotis yra reta, reikalauja niuansuoto sprendimo, būtų brangi suklydus, yra viešai matoma ir sunkiai taisoma arba priklauso nuo neišsamių ar nepatikimų duomenų.