Kā izmantot MI mazajā uzņēmumā

Šajā rakstā ir izskaidrots, kā mazo uzņēmumu īpašnieki var iegūt maksimālu vērtību no mākslīgā intelekta, netērējot laiku. Tas ietver gatavas uzvednes, kā arī ātrus ietvarus MI izmēģinājuma projekta iestatīšanai, aprēķiniem, kurus projektus ir vērts automatizēt, un lēmumu pieņemšanai par to, kad izmantot MI vai pieņemt darbā kādu cilvēku.

Kam mazie uzņēmumi var izmantot MI

Turpmākajās sadaļās ir aplūkotas mazā uzņēmuma laikietilpīgākās funkcijas. Katrā no tām ir norādīts, ar ko MI reāli palīdz, vaicājuma piemērs un jomas, kurās cilvēkam joprojām ir jāiesaistās.

Klientu atbalsts

Atbalsta iesvētņu pastkastītes ir pilnas ar atkārtotiem, laika ziņā jutīgiem pieprasījumiem, kas padara šo par vienu no vieglākajām vietām, kur sākt.

MI rīki var palīdzēt jums:

• Sagatavot atbilžu melnrakstus uz ikdienas jautājumiem
• Apkopot klientu vēsturi
• Klasificēt un novirzīt ienākošos pieprasījumus
• Meklēt attiecīgo informāciju zināšanu bāzē
• Identificēt ziņojumus, kam nepieciešama steidzama cilvēka uzmanība

Izmēģiniet šo vaicājumu:

Pārskatiet klientu atbalsta e-pastus un pievienotos bieži uzdotos jautājumus. Sagrupējiet pieprasījumus atkārtotās tēmās, identificējiet jautājumus, uz kuriem bieži uzdotie jautājumi nesniedz atbildi, un izveidojiet izklājlapu ar klienta vārdu, problēmu, steidzamību un ieteicamo nākamo darbību. Sagatavojiet atbilžu variantu melnrakstus ikdienas jautājumiem, bet neko neizsūtiet un nepieņemiet lēmumus par naudas atmaksu. Atzīmējiet sūdzības, politikas izņēmumus un juridiskus draudus cilvēka veiktai pārskatīšanai.

Neizmantojiet MI, lai:

• Risinātu strīdus
• Pieņemtu lēmumus par naudas atmaksu vai kompensāciju bez pilnvarojuma
• Atbildētu uz emocionāli jutīgām sūdzībām bez pārskatīšanas
• Aizstātu skaidru ceļu uz cilvēka pārstāvi

Mārketings

Mārketings parasti ir pirmā joma, kurā mazie uzņēmumi izmanto MI. Tomēr tajā ir daudz kas vairāk nekā e-pasta tekstu veidošana.

MI rīki var palīdzēt jums:

• Uzrakstīt tīmekļa vietnes lapas vai mērķlapas pirmo melnrakstu, pamatojoties uz vienkāršu uzņēmuma aprakstu
• Izplānot, kādas lapas vietnei ir nepieciešamas, piemēram, atsevišķu lapu katram pakalpojumam, produktam vai atrašanās vietai
• Atklāt nepilnības vietnē: trūkstošu informāciju, novecojušas lapas vai tēmas, par kurām klienti jautā un kuras nekur nav apskatītas
• Pārvērst bieži uzdotos klientu jautājumus par sarakstu ar emuāra ziņām vai lapām, kuras ir vērts uzrakstīt, sakārtojot tās prioritārā secībā atbilstoši tam, kas uzņēmumam ir vissvarīgākais
• Apkopot pārskatu par to, kā veicas ar vietni, piemēram, kuras lapas saņem datplūsmu un cik viegli cilvēki var atrast uzņēmumu meklētājprogrammā

Izmēģiniet šo vaicājumu:

"Pārskatiet šo uzņēmuma informāciju, esošo tīmekļa vietni un pakalpojumu sarakstu. Izpētiet svarīgākos klientu jautājumus un konkurējošās lapas par tēmu '[tēma vai pakalpojums].' Izveidojiet ieteicamo vietnes struktūru ar lapu virsrakstiem, mērķa nolūku, primārajām un atbalsta tēmām, aicinājumiem uz darbību un iekšējo saišu ieteikumiem. Pēc tam uzrakstiet sākumlapas un vienas pakalpojumu lapas melnrakstu, izmantojot apstiprinātās zīmola vadlīnijas. Atzīmējiet katru apgalvojumu, kam nepieciešama apstiprināšana, un nepublicējiet izmaiņas."

Neizmantojiet MI, lai:

• Izveidotu diferencētu zīmola balsi no nulles
• Aizstātu klientu izpēti vai stratēģisko pozicionēšanu
• Publicētu bez faktu pārbaudes un redakcionālas pārskatīšanas
• Ražotu lielus vispārīga satura apjomus tikai meklēšanas datplūsmas dēļ

Plānošana un administrēšana

Kalendāri, pastkastītes un sapulču piezīmes patērē stundas, kas neparādās nevienā rēķinā, tāpēc administrēšana ir spēcīgs MI lietošanas piemērs.

MI rīki var palīdzēt jums:

• Apkopot sapulces un iegūt darbības uzdevumus
• Sagatavot sekojošu e-pastu melnrakstus
• Organizēt dokumentus un veidlapas
• Identificēt kalendāra konfliktus un plānošanas nepilnības
• Klasificēt ienākošos pieprasījumus
• Savienot klientu pieprasījumus ar iekšējiem uzdevumiem

Izmēģiniet šo vaicājumu:

"Pārskatiet šīs nedēļas kalendāru, projekta piezīmes un atvērtos e-pasta pavedienus. Izveidojiet prioritizētu saistību sarakstu, nokavētas darbības, plānošanas konfliktus un neatbildētus jautājumus. Sagatavojiet vienas lapas iknedēļas darbības pārskatu ar saitēm uz attiecīgajiem avota dokumentiem. Sagatavojiet, bet nesūtiet sekojošus e-pastus trim steidzamākajiem elementiem."

Neizmantojiet MI, lai:

• Pieņemtu prioritāšu lēmumus bez biznesa konteksta
• Apņemtu uzņēmumu ievērot termiņus vai cenas bez apstiprinājuma
• Apstrādātu sensitīvu darbinieku vai klientu informāciju nepiemērotā rīkā
• Uztvertu apkopotu sapulces ierakstu kā pilnīgu vai precīzu

Finanses un grāmatvedība

Grāmatvedības uzdevumi ir atkārtojošies un balstīti uz noteikumiem, kas ir tieši tāds darbs, ar kuru MI tiek galā labi, ja grāmatvedis pārbauda rezultātu.

MI rīki var palīdzēt jums:

• Kategorizēt darījumus pārskatīšanai
• Identificēt pārtēriņu
• Atzīmēt neparastus tēriņus vai dublētus ierakstus
• Apkopot naudas plūsmas modeļus
• Iegūt datus no čekiem un rēķiniem
• Salīdzināt pārdošanas apjomus vai izdevumus dažādos periodos
• Sagatavot jautājumus grāmatvedim vai finanšu konsultantam

Izmēģiniet šo vaicājumu:

"Analizējiet pievienoto darījumu eksportu par pēdējiem sešiem mēnešiem. Atzīmējiet neparastas izmaiņas, iespējamus dubultus darījumus, trūkstošas kategorijas un izdevumus, kam nepieciešama grāmatveža pārbaude. Izveidojiet izklājlapu ar atzīmētajiem vienumiem un galveno modeļu īsu kopsavilkumu. Nesniedziet nodokļu ieteikumus, automātiski nekategorizējiet darījumus no jauna un nesūtiet pārskatu ārēji."

Neizmantojiet MI, lai:

• Iesniegtu nodokļus
• Pieņemtu galīgos grāmatvedības lēmumus
• Izlemtu, vai uzņēmums var atļauties lielus izdevumus
• Sniegtu juridiskas, nodokļu vai finanšu konsultācijas bez kvalificētas pārskatīšanas

Izvērst

Pārdošana

Potenciālie klienti var ātri kļūt auksti, un MI labi palīdz notvert tos, kurus aizņemtam īpašniekam nav laika vajāt.

MI rīki var palīdzēt jums:

• Atklāt potenciālos klientus, ar kuriem kādu laiku neesat sazinājies
• Apkopot pārdošanas zvanu, lai jums nebūtu tā jāklausās no jauna
• Sagatavot personalizētu sekojošu e-pastu katram potenciālajam klientam, nevis vispārīgu
• Identificēt iemeslus, kurus izredzes turpina minēt nepirkšanai, lai jūs varētu tos uzrunāt tieši
• Atzīmēt darījumus, kas ir iestrēguši un kam nepieciešams stimuls
• Pārvērst savas piezīmes piedāvājuma pirmajā melnrakstā

Izmēģiniet šo vaicājumu:

"Pārskatiet pievienotās pārdošanas piezīmes un identificējiet iespējas, par kurām nav bijusi nekāda saziņa pēdējo 14 dienu laikā. Izpētiet katru uzņēmumu, izmantojot pašreizējos publiskos avotus, un izveidojiet konta kopsavilkumu ar tā biznesa prioritātēm, attiecīgajiem notikumiem, iespējamām sāpīgajām vietām un pierādījumu saitēm. Sagatavojiet personalizētu sekojošu e-pastu katrai iespējai, izmantojot tikai pārbaudītu informāciju. Nesūtiet e-pastus un neveiciet apgalvojumus par budžetu, autoritāti vai pirkuma nolūku."

Neizmantojiet MI, lai:

• Derētu cenu vai līguma nosacījumus bez pilnvarojuma
• Dotu solījumus par piegādi vai produkta iespējām
• Slēgtu sarežģītus darījumus patstāvīgi
• Aizstātu attiecību veidošanu konsultāciju pārdošanā

Darbinieku pieņemšana un ievadīšana amatā

Pieņemšanas darbā dokumenti un ievadīšanas materiāli lielāko daļu laika seko veidnei, kas atstāj vietu MI pirmajai kārtai.

MI rīki var palīdzēt jums:

• Sagatavot darba aprakstus
• Izveidot intervijas jautājumu veidnes
• Pārvērst esošos noteikumus par pirmo melnrakstu ievadīšanas materiāliem
• Apkopot apmācību saturu
• Izveidot lomai raksturīgas kontrolsarakstus

Izmēģiniet šo vaicājumu:

"Izmantojot apstiprināto lomas profilu, uzņēmuma rokasgrāmatu un ievadīšanas kontrolsarakstu, izveidojiet pirmās nedēļas ievadīšanas plānu jaunam operāciju koordinatoram. Sagatavojiet lomas pārskatu, apmācību grafiku, kontrolsarakstu un vadītāja instruktāžu. Identificējiet jebkādu pretrunīgu vai novecojušu informāciju avota dokumentos. Nesijājiet pretendentus, nešķirojiet kandidātus un nepieņemiet rekomendācijas par darbinieku pieņemšanu."

Neizmantojiet MI, lai:

• Pārbaudītu kandidātus bez cilvēka uzraudzības
• Pieņemtu lēmumus par darbinieku pieņemšanu
• Secinātu aizsargātas pazīmes vai personīgās iezīmes
• Aizstātu atsauksmju pārbaudes vai strukturētu novērtējumu

Kādi mazo uzņēmumu MI rīki jums ir nepieciešami?

MI rīkiem ir dažādi nosaukumi atkarībā no tā, ko tie dara: daži ir vispārējas nozīmes asistenti, citi ir iebūvēti programmatūrā, ko jūs jau izmantojat, un augošā kategorija paši veic vairāku posmu uzdevumus. Tabulā zemāk ir norādīts, kurš tips atbilst katram darbam un kas ir jāpārbauda, pirms izvēlaties kādu no tiem.

Kā sākt lietot MI savā mazajā uzņēmumā

Pirmais jautājums nav par to, kādu MI rīku iegādāties. Tas ir par to, kura darbplūsma rada izmērāmu šaurinājumu uzņēmumam. Ar šo informāciju izveidojiet neliela mēroga izmēģinājuma projektu:

1. Kartēt šaurinājumu

Uzskaitiet, kur reāli tiek zaudēts laiks, piemēram, pastkastīte, kuras iztīrīšana katru rītu prasa stundu, rēķini, kas stāv neapstrādāti nedēļu, vai sekojoši e-pastu sūtījumi, kas paliek novārtā.

2. Izvēlieties vienu darbplūsmu

No šī saraksta izvēlieties uzdevumu, kas ir viskonsekventākais un ar vismazāko risku, lai sāktu, ne obligāti to, kas prasa visvairāk laika. Atkārtojošu, labi definētu uzdevumu ir vieglāk pārbaudīt nekā tādu, kuram katru reizi ir nepieciešams vērtējums.

3. Iestatiet bāzes līniju

Reģistrējiet, cik ilgu laiku šis uzdevums pašlaik aizņem, cik tas izmaksā un cik bieži rodas kļūdas, lai būtu ar ko salīdzināt MI versiju.

4. Pārbaudiet datus

Apstipriniet, ka informācija, ko rīks izmantos, ir precīza un aktuāla un ka tam ir piekļuve tikai tam, kas tam patiešām nepieciešams, nevis jūsu visai pastkastītei, diskam vai klientu datubāzei pēc noklusējuma.

5. Izvēlieties rīku, kas atbilst esošajam tehnoloģiju kopumam

Dodiet priekšroku rīkiem, kas savienojas tieši ar kalendāru, pastkastīti, CRM vai grāmatvedības programmatūru, kas jau tiek izmantota, nevis tādiem, kas prasa datu eksportēšanu un importēšanu ar rokām.

6. Ieceliet recenzentu

Izlemiet, kurš pārbauda izvadi pirms tās nosūtīšanas un kurš risina gadījumus, kuros rīks kļūdās.

7. Veiciet ierobežotu pārbaudi

Izvēlieties nelielu lietotāju grupu, fiksētu laika periodu un skaidru panākumu mēru, pirms ieviešat to pārējai komandai.

8. Izmēriet un pielāgojiet

Salīdziniet rezultātus ar bāzes līniju, pēc tam saglabājiet darbplūsmu, pārskatiet to vai atsakieties no tās, pamatojoties uz to, ko dati reāli rāda.

Kad jums vajadzētu izmantot MI savā mazajā uzņēmumā?

MI ir vērts pārbaudīt uzdevumos, kuros MI darba pārbaude aizņem mazāk laika nekā uzdevuma izpilde ar rokām. Vairākas pazīmes liecina par labu atbilstību:

• Uzdevums notiek vairākas reizes nedēļā
• Process ir samērā konsekvents
• Izvadi var ātri pārbaudīt
• Gadījuma rakstura kļūdas ir novēršamas
• Uzņēmums var izmērīt uzlabojumus
• Rīks atbilst esošajām sistēmām un neprasa pārmērīgu iestatīšanu

Uzdevums ir slikti piemērots automatizācijai, ja:

• Tas tiek darīts reti
• Tas prasa niansētu spriedumu vai emocionālo inteliģenci
• Kļūda radītu juridisku, finansiālu vai reputācijas kaitējumu
• Darbs ir vērsts uz sabiedrību un to ir grūti labot
• Process joprojām strauji mainās
• Dati ir nepilnīgi vai neuzticami

MI izmantošanas ATS analizēšana

Daudzi atsevišķi MI rīki sāk maksāt zemus desmitus dolāru mēnesī. Tomēr, aprēķinot uzdevuma automatizācijas izmaksu un ieguvumu attiecību, ņemiet vērā, ka galvenās izmaksas var būt saistītas ar iestatīšanas laiku, integrāciju, apmācību, pārskatīšanu un labošanu.

Šeit ir vienkāršs veids, kā veikt aprēķinus: noskaidrojiet atppērkšanas periodu jeb to, cik ilgā laikā ietaupītais laiks atsver iestatīšanai patērēto laiku.

• Novērtējiet uzdevuma veikšanas ar rokām iknedēļas izmaksas: cik ilgu laiku prasa viena reize, reizināts ar to, cik bieži tas notiek nedēļā, reizināts ar to, cik ir vērts šīs personas laiks stundā.
• Novērtējiet iknedēļas ietaupījumu no MI: manuālās izmaksas, mīnus izmaksas par MI izvades pārskatīšanu katru reizi, reizināts ar to, cik bieži tas notiek.
• Daliet vienreizējās iestatīšanas un integrācijas izmaksas ar šo iknedēļas ietaupījumu. Tas aptuveni parāda, cik ilgā laikā tiks sasniegts bezzaudējuma punkts.

Šeit ir piemērs, pieņemot, ka personai, kura parasti veic šo uzdevumu, maksā 30 USD stundā:

Uzdevums, kas aizņem 20 minūtes un notiek divreiz nedēļā, izmaksā apmēram 20 USD nedēļā, ja to veic ar rokām. Ja MI izvades pārskatīšana katru reizi joprojām aizņem 10 minūtes, tas ietaupa tikai apmēram 10 USD nedēļā.

Divas stundas iestatīšanas (vērtībā 60 USD pēc šīs likmes) prasītu sešas nedēļas, lai atmaksātos, kas ir pārāk ilgs laiks pirmajam izmēģinājumam.

Uzdevums, kas aizņem stundu un notiek katru dienu, izmaksā apmēram 150 USD nedēļā, ja to veic ar rokām. Ja MI izvades pārskatīšana katru reizi aizņem 15 minūtes, tas ietaupa gandrīz 120 USD nedēļā. Dažu stundu iestatīšana atmaksājas mazāk nekā nedēļas laikā.

Kad jums vajadzētu pieņemt darbā, nevis automatizēt?

Pieņemiet darbā, kad darbs prasa nepārtrauktu spriedumu, attiecību veidošanu, atbildību vai kapacitātes palielināšanu. Vispirms izmantojiet MI, ja uzdevums ir labi definēts, atkārtojošs un vēl nav pietiekami liels, lai attaisnotu īpašu lomu.

Darbinieku pieņemšana un MI ne vienmēr aizstāj viens otru. Jauns darbinieks, kurš izmanto MI, var paveikt vairāk darba, dokumentēt procesus, analizēt informāciju un uzlabot pakalpojumus ātrāk nekā bez tā strādājošais. Jautājums ne vienmēr ir "Vai mums vajadzētu pieņemt darbā vai izmantot MI?" Tas var būt "Kas būtu jāpārvalda cilvēkam un kuras šīs lomas daļas var atbalstīt MI?"

Šīs prakses ieviešana

Izvēlieties uzdevumu, kas prasa visvairāk laika un seko atkārtojamam procesam, veiciet atpērķšanas aprēķinus un izmēģiniet to ar piesaistītu recenzentu, pirms tas skar klientu vai naudu.

Perplexity Computer sniedz nelielai komandai lielāku kapacitāti, nepalielinot darbinieku skaitu. Tas savienojas ar vairāk nekā 400 rīkiem, kurus mazie uzņēmumi jau izmanto, tostarp QuickBooks, Mailchimp, Shopify un Stripe. No turienes tas iegūst attiecīgos datus, veic analīzi un sagatavo izvades melnrakstu, atzīmējot visu, kam nepieciešams apstiprinājums pirms tā izsūtīšanas.

Izmēģiniet Perplexity Computer savam mazajam uzņēmumam.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai MI ir vērts mazajam uzņēmumam? Tas ir atkarīgs no uzdevuma. MI ir vērts pārbaudīt, ja uzdevums notiek bieži, seko skaidram procesam un tā pārskatīšana aizņem mazāk laika nekā izpilde ar rokām. Tas mazāk atbilst retam darbam ar augstu spriedumu vai augstām likmēm.

Kāds ir labākais MI rīks mazajam uzņēmumam? Nav viena paša labākā rīka. Pareizais ir atkarīgs no darbplūsmas: palīdzības dienesta MI atbalsta iesvētņu pastkastītēm, darbvietas asistenti plānošanai un e-pastam, grāmatvedības programmatūra ar MI funkcijām grāmatvedībai un aģentu platformas uzdevumiem, kas aptver vairākus rīkus vienlaikus.

Cik maksā MI mazajam uzņēmumam? Daudzi rīki sāk maksāt zemus desmitus dolāru mēnesī, bet pilnas izmaksas ietver iestatīšanu, integrāciju, apmācību un pārskatīšanu. Zema abonementa cena negarantē pozitīvu atdevi, ja rīkam ir nepieciešama nopietna labošana.

Vai MI var aizstāt darbiniekus mazajā uzņēmumā? MI ir labāk piemērots lomas atbalstīšanai, nevis tās aizstāšanai, jo īpaši tur, kur ir svarīgs spriedums, atbildība vai attiecību veidošana. Jauns darbinieks, kurš izmanto MI, bieži vien var paveikt vairāk darba nekā cilvēks vai rīks atsevišķi.

Kad mazajam uzņēmumam vajadzētu izvairīties no uzdevuma automatizācijas? Izlaidiet automatizāciju, ja uzdevums ir rets, prasa niansētu spriedumu, tā kļūda izmaksātu dārgi, ir vērsts uz sabiedrību un to ir grūti labot vai ir atkarīgs no datiem, kas ir nepilnīgi vai neuzticami.