Revider QuickBooks-oppsett og svar på leverandørbetalingsspørsmål

Oversikt

Computer kan hente inn en QuickBooks-eksport eller koble til direkte og kjøre en fullstendig oppsettrevisjon sammen med spesifikke finansielle spørringer i én enkelt omgang. Den kryssjekker kontoplanen, leverandørregisteret, regninger, betalinger og hovedbok for å avdekke avvik, manglende oppføringer og strukturelle hull, og svarer deretter på spørsmål med nøyaktige kronebeløp og transaksjonsdetaljer.

Nøkkelresultat

Computer analyserte QuickBooks (kontoplan, leverandører, regninger, leverandørbetalinger, hovedboksdetaljer) og leverte to ting: et direkte svar på spørsmålet om leverandørbetaling og en omfattende oppsettrevisjon.

For svar om leverandørbetaling identifiserte den anleggsleverandøren (Skyline Construction LLC), listet opp to YTD-betalinger på totalt 1 350 000 USD med datoer, betalings-ID-er, beløp og notatbeskrivelser i en ryddig tabell.

For oppsettrevisjonen kjørte den en sjudelt validering som dekket fullstendighet i kontoplanen, integritet i leverandørregisteret, nøyaktighet i regningsstatus, avstemming mellom regning og betaling, hovedboksbalansekontroller og oppdagelse av manglende oppføringer. Den avdekket fem spesifikke problemer, inkludert to betalinger som manglet i hovedboken (281 000 USD i spøkelses-AP), et avvik i regningsstatus, en tilsynelatende overbetaling forårsaket av en feilallokert betalingsdeling, og to manglende kontokategorier (egenkapital og langsiktig gjeld). Den bekreftet også hva som fungerer bra: alle hovedboktransaksjoner balanserer, alle leverandør-ID-er stemmer overens, kjernetypene for kontoer er til stede, og betingelsene er konsistente.

Resultatet er strukturert slik at problemlisten kan overleveres direkte til en regnskapsfører med klare neste trinn for hver fiks.

Forstørr

Tips

• Still både «sjekk» og «fortell meg» i ett ledetekst: Computer håndterer diagnostikk- og oppslagsspørringer sammen, slik at du ikke trenger separate oppgaver for «er det satt opp riktig?» og «hvor mye brukte jeg?»
• Vær spesifikk om leverandøren eller kategorien: Hvis du har flere anleggsleverandører, si «Hvor mye har jeg betalt Skyline Construction i år?» for å unngå uklarhet. Eller gå bredere til verks: «Bryt ned alle leverandørbetalinger etter kategori for Q1.»
• Følg opp med fiks: Etter å ha gjennomgått problemene, be Computer om å «Utkast til korrigerende bilag for de to manglende hovedbokbetalingene» eller «Omklassifiser P-2002 på tvers av B-1001 og B-1002» for å få handlingsrettede bilag du kan bokføre direkte.