Combinely automatiseert klantcommunicatie voor duizenden accountants met de API van Perplexity

Het probleem

Klantcommunicatie automatiseren voor eindgebruikers zonder in te boeten aan betrouwbaarheid

Hoe automatiseer je genuanceerd boekhoudkundig advies zonder in te leveren op nauwkeurigheid of privacy? Voor die uitdaging stond Arthur Granacher, medeoprichter en CTO van Combinely, toen hij de AI-collega’s van het bedrijf ontwikkelde.

Arthur wist maar al te goed dat accountants vaak vragen van klanten kregen over de verkoop van vastgoed, vermogenswinst en inkomensgrenzen. Omdat deze vragen vaak grondig onderzoek vereisten en antwoorden die waren afgestemd op de unieke financiële situatie van elke klant, kostte de communicatie uren van de toch al beperkte tijd van elke accountant. Arthur wist dat de AI-collega’s van Combinely dit pijnpunt konden wegnemen en accountants tijd konden teruggeven om aan klantrelaties te werken, door namens hen geautomatiseerde antwoorden op te stellen.

Om dit te realiseren, gebruikte de MVP van Combinely interne notities, belastingdocumenten en staatsspecifieke bronnen om geautomatiseerde antwoorden op e-mails van klanten te personaliseren. Deze kennisbronnen waren echter versnipperd en raakten snel verouderd.

“Het aanvullen van ontbrekende informatie of het controleren van beleid was een frustrerend, handmatig en tijdrovend proces”, legt Arthur uit. Maar zonder deze aanvullende inzichten dreigden concepten generiek of onjuist te zijn, en zouden risicomijdende accountants zich niet op hun gemak voelen om de antwoorden met hun klanten te delen.

Arthur onderzocht eerst of hij dit probleem kon oplossen door de interne documentatie van Combinely uit te breiden. Hij besefte echter al snel dat het onderhouden van een uitgebreide, actuele financiële kennisbank een fulltimebaan was en niet houdbaar zou zijn. Daarom ging hij op zoek naar een API van derden die het openbare web kon indexeren, de nieuwste informatie kon ophalen en daarmee automatisch uitgebreide antwoorden op vragen van klanten kon genereren.

De API moest aan de volgende eisen voldoen:

• Nauwkeurig: Financiële regelgeving verandert jaarlijks, en kleine nuances op basis van de locatie of het profiel van een klant kunnen diens belastingverplichtingen drastisch veranderen. Zonder actuele informatie op aanvraag worden zelfs routinevragen onderzoeksprojecten, die ten koste gaan van declarabele uren en het risico op fouten vergroten.
• Gezaghebbend: Niet alle bronnen wegen even zwaar. Informatie die rechtstreeks van een overheidsdomein komt, moet bijvoorbeeld boven alles worden vertrouwd. Accountants moesten dus weten waar het onderzoek achter hun antwoorden vandaan kwam. Zonder controle over welke bronnen voorrang krijgen, worden resultaten te breed — of te onbetrouwbaar — om bruikbaar te zijn.
• Veilig: Accountants werken met gevoelige documenten met gegevens over inkomen, vastgoedhistorie en beleggingen. Daarom is privacy geen leuke extra, maar van cruciaal belang. Arthur had een API nodig die geen klantgegevens zou bewaren of met externe partijen zou delen.

Bovendien moest Arthurs ideale API de groei en uitbreiding van het platform van Combinely ondersteunen. Omdat de engineers van het bedrijf al ideeën uitwerkten voor een native functie voor spraakgestuurd zoeken, had Arthur een API nodig die kon helpen om deze functionaliteit sneller op de markt te brengen.

De oplossing

Op grote schaal nauwkeurige, geautomatiseerde en gepersonaliseerde antwoorden aan klanten leveren

De Sonar Pro API van Perplexity bood precies wat Arthur nodig had om de klantcommunicatie voor de eindgebruikers van Combinely te automatiseren — zonder dat zijn team zelf uitgebreide financiële kennis hoefde bij te houden. Nog beter: dankzij het Startup Program van Perplexity kon Arthur snel en eenvoudig aan de slag, een belangrijk voordeel voor een bedrijf dat snel schakelt.

Door het openbare web in realtime te indexeren, stelt Sonar Pro Combinely in staat om “de diepgang te vergroten van de klantvragen waarbij de collega’s kunnen helpen”, vertelt Arthur. Accountants die de oplossing gebruiken, kunnen hun klanten nu nog sneller en beter van dienst zijn.

Uitgebreide antwoorden, afgestemd op de behoeften van elke klant

Met Sonar Pro kunnen de eindgebruikers van Combinely vragen van klanten binnen enkele minuten beantwoorden met uitgebreide, gepersonaliseerde antwoorden. Daarvoor scannen de AI-collega’s van Combinely eerst automatisch binnenkomende e-mails, halen ze de vragen van klanten eruit en raadplegen ze interne bronnen om een basisopzet voor een antwoord te maken. Vervolgens indexeert Sonar Pro het openbare web in realtime om het concept aan te vullen met actuele inzichten met bronvermelding.

Arthur merkt op dat de toonaangevende redeneercapaciteiten van Sonar Pro ervoor zorgen dat alleen de meest relevante informatie bij klanten terechtkomt. Terwijl de API interne documentatie en het openbare web doorzoekt, beoordeelt deze de relevantie en betrouwbaarheid van alle bronnen — waarbij de focus volledig ligt op de bronnen die aansluiten bij de oorspronkelijke vraag van de klant.

“Sinds we de Sonar Pro API zijn gaan gebruiken voor onze AI-collega’s, bespaart Combinely accountants ongeveer twee uur per dag”, zegt Arthur. “Wanneer accountants een e-mail van een klant ontvangen, hebben ze nu binnen een minuut een uitgebreid en gepersonaliseerd conceptantwoord klaarliggen.”

Het mooiste is nog dat Perplexity elk antwoord in natuurlijke taal presenteert, zodat iedereen het kan begrijpen (ongeacht diens financiële kennis). Daardoor kunnen accountants erop rekenen dat hun klanten de geleverde informatie altijd vertrouwen.

Bescherming van klantgegevens op enterpriseniveau

Met Sonar Pro gaat automatisering niet ten koste van de beveiliging. In tegenstelling tot andere API’s die Arthur overwoog, traint Sonar Pro zijn LLM’s niet op gegevens die door de eindgebruikers van Combinely zijn geüpload. Dit betekent dat alle gevoelige of persoonlijk identificeerbare informatie die wordt gebruikt om antwoorden aan klanten op te stellen, onder controle van de accountant blijft.

Arthur merkt ook op dat het beleid voor gegevensbewaring van Perplexity — waarbij geüploade bestanden na zeven dagen automatisch worden verwijderd — een grote rol speelt bij het voorkomen dat gevoelige klantgegevens zich over de hele boekhoudsoftware verspreiden. Dit was een cruciale meerwaarde voor accountants die aarzelden om AI te gebruiken uit angst voor verdere versnippering van gegevens.

Bovendien voldoet Sonar Pro standaard aan SOC II en de AVG, zodat accountants klantcommunicatie kunnen automatiseren en tegelijkertijd blijven voldoen aan de steeds veranderende privacyregelgeving voor consumentengegevens.

“Privacy is enorm belangrijk wanneer je een product voor accountants maakt”, zegt Arthur. “Dankzij de grondige aanpak van Perplexity voor het beveiligen van klantgegevens verliep de onboarding van risicomijdende gebruikers een stuk soepeler.”

Gesproken antwoorden op vragen van accountants in enkele seconden

Zoals Arthur had gehoopt, ondersteunde Sonar Pro direct de groei en uitbreiding van het platform van Combinely. De API vormt nu de basis van de nieuwe functie voor spraakgestuurd zoeken van Combinely, een antwoordmachine op aanvraag die gesproken vragen omzet in realtime inzichten. Hoewel de functie zich nog in een vroeg stadium bevindt, gebruiken accountants deze al voor snelle factchecks van belastingregels en veranderende regelgeving.

“Het mooie aan Sonar is de latentie”, legt Arthur uit. “Onze eindgebruikers krijgen doorgaans binnen een paar seconden antwoord, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan onderzoek en meer tijd overhouden voor werk dat waarde creëert.”

Volgens Arthur heeft deze functie de tijdsbesparing die Sonar Pro de eindgebruikers van Combinely oplevert alleen maar vergroot. Accountants kunnen bijvoorbeeld uren bezig zijn met het handmatig nalopen van wijzigingen in de fiscale regelgeving voor een specifieke regio. Met de spraakgestuurde zoekfunctie van Combinely worden deze vragen direct beantwoord, met nog meer nauwkeurigheid en diepgang.

Het resultaat

Accountants in staat stellen de klanttevredenheid te verhogen en meer gedaan te krijgen

Met Sonar Pro heeft Arthur niet alleen zijn oorspronkelijke visie voor AI-collega’s waargemaakt, maar ook het kernaanbod van Combinely veel sneller uitgebreid dan intern mogelijk was geweest.

“Op het gebied van snelheid en prestaties is Sonar de beste die er is”, zegt Arthur. “Dankzij de API konden we veel sneller opschalen dan wanneer we voor interne ontwikkeling hadden gekozen.”

De voordelen van geautomatiseerde klantcommunicatie zijn aanzienlijk. Gebruikers besparen gemiddeld 10 uur per week en kunnen die tijd opnieuw investeren in het opbouwen van sterkere relaties met hun klanten — of in ondersteuning op maat voor hun grootste klanten. Volgens Arthur is het “onbetaalbaar” om in een steeds competitiever accountancylandschap ruimte te hebben voor een van beide taken.

Sonar Chat Completions heet nu Agent API, met meer modellen, tools en op onderzoek gebaseerde presets. Bekijk hier onze documentatie om aan de slag te gaan.