12 No-Go-Formate für E-Rechnungen

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Andere nicht kompatible Formate
XML: Standard für E-Rechnungen

12 No-Go-Formate für E-Rechnungen

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Die zunehmende Digitalisierung im Geschäftsverkehr hat zur Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) geführt, die spezifische Anforderungen erfüllen muss. Laut Berichten von Reuters und CNBC

sind viele gängige Dateiformate wie PDF, Word oder Excel nicht E-Rechnungs-konform, da sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthalten, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

PDF und Word Documents

apps.apple.com

PDF-Dateien und Word-Dokumente (.doc, .docx) erfüllen nicht die Anforderungen an E-Rechnungen, obwohl sie häufig für elektronische Rechnungsstellung verwendet werden. Der Hauptgrund dafür ist, dass diese Formate keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU enthalten

. PDF-Rechnungen sind zwar elektronisch übermittelt, aber lediglich bildhaft repräsentiert und ermöglichen keine automatische Verarbeitung ohne zusätzliche Systeme wie OCR

. Word-Dokumente bieten zwar Formatierungsmöglichkeiten, enthalten aber ebenfalls keine standardisierten, strukturierten Rechnungsdaten. Beide Formate können leicht verändert werden, was dem Prinzip der Unveränderbarkeit von E-Rechnungen widerspricht

. Im Gegensatz dazu ermöglichen E-Rechnungs-konforme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD eine direkte, automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche

6 sources

Excel und CSV Files

wps.com

Excel-Dateien (.xls, .xlsx) und CSV-Dateien (Comma-Separated Values) sind weit verbreitete Formate für die Datenverwaltung und -analyse, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen an E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931. Excel-Dateien:
Obwohl Excel-Dateien strukturierte Daten enthalten können, sind sie für E-Rechnungen aus mehreren Gründen ungeeignet:

Fehlende Standardisierung: Excel-Dateien bieten keine einheitliche Struktur für Rechnungsdaten, was eine automatisierte Verarbeitung erschwert
1
.
Leichte Veränderbarkeit: Excel-Dokumente können einfach modifiziert werden, was dem Prinzip der Unveränderbarkeit von Rechnungen widerspricht
2
.
Keine Garantie für Datenintegrität: Excel bietet keine inhärenten Mechanismen zur Sicherstellung der Datenintegrität, die für E-Rechnungen erforderlich ist
3
.
Fehlende semantische Bedeutung: Excel-Zellen enthalten Daten, aber keine standardisierte semantische Bedeutung, die für eine automatisierte Verarbeitung notwendig wäre
1
.

CSV-Dateien:
CSV-Dateien teilen viele der Probleme von Excel-Dateien und haben zusätzliche Einschränkungen:

Einfache Struktur: CSV-Dateien bieten nur eine sehr einfache tabellarische Struktur ohne Möglichkeit für komplexere Datenbeziehungen oder Metadaten
4
.
Keine Formatierungsmöglichkeiten: CSV-Dateien können keine Formatierungen oder Berechnungen enthalten, die oft für Rechnungen benötigt werden
4
.
Fehlende Standardisierung: Es gibt keinen einheitlichen Standard für die Struktur von Rechnungsdaten in CSV-Dateien
5
.
Keine Datentypinformationen: CSV-Dateien speichern alle Daten als Text, was zu Problemen bei der Interpretation von Zahlen oder Datumsangaben führen kann
4
.
Keine eingebetteten Validierungsregeln: CSV-Dateien können keine Regeln zur Datenvalidierung enthalten, was die Sicherstellung der Datenqualität erschwert
5
.

Beide Formate erfüllen nicht die Anforderungen an strukturierte, maschinenlesbare Daten, wie sie für E-Rechnungen benötigt werden. Sie bieten keine Garantie für die Unveränderbarkeit der Daten und ermöglichen keine standardisierte, automatisierte Verarbeitung ohne zusätzliche Schritte oder Systeme

. Im Gegensatz dazu bieten E-Rechnungs-konforme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD eine standardisierte Struktur, semantische Bedeutung der Daten und Mechanismen zur Sicherstellung der Datenintegrität, die eine direkte, automatisierte Verarbeitung ermöglichen

5 sources

Bilder und gescannte Dateien

Bilddateien (.jpg, .png) und gescannte Papierrechnungen erfüllen nicht die Anforderungen an E-Rechnungen, da sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthalten. Diese Formate stellen Rechnungsinformationen lediglich visuell dar, was eine automatisierte Verarbeitung verhindert. Während Menschen den Inhalt leicht erfassen können, benötigen Computersysteme zusätzliche Schritte wie OCR (Optical Character Recognition), um die Informationen zu extrahieren. Selbst mit OCR bleibt die Datenextraktion fehleranfällig und erfordert oft manuelle Überprüfungen. Zudem bieten diese Formate keine Garantie für die Unveränderbarkeit der Daten, was ein wesentliches Kriterium für E-Rechnungen ist

. Im Gegensatz dazu ermöglichen E-Rechnungs-konforme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD eine direkte, automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche

4 sources

Andere nicht kompatible Formate

Neben den bereits erwähnten Formaten gibt es weitere Dateitypen, die nicht den Anforderungen einer E-Rechnung entsprechen: TXT-Dateien:
Einfache Textdateien (.txt) enthalten zwar reinen Text, aber keine strukturierten Daten im Sinne der E-Rechnungs-Standards. Sie bieten keine Möglichkeit zur Formatierung oder Einbettung von Metadaten. Ohne eine festgelegte Struktur ist eine automatisierte Verarbeitung nicht möglich, was sie für E-Rechnungen ungeeignet macht.

HTML-Dateien:
Obwohl HTML-Dateien strukturierte Informationen enthalten können, sind sie primär für die visuelle Darstellung im Web konzipiert. Sie erfüllen nicht die spezifischen Anforderungen an das Format einer E-Rechnung, wie sie beispielsweise in der europäischen Norm EN 16931 definiert sind. HTML-Dateien können leicht verändert werden und bieten keine Garantie für die Integrität der Rechnungsdaten.

TIFF-Dateien:
TIFF-Dateien sind, ähnlich wie JPG oder PNG, Bilddateiformate. Sie stellen Rechnungen lediglich visuell dar und enthalten keine maschinenlesbaren, strukturierten Daten. Daher können sie nicht automatisch verarbeitet werden und erfüllen nicht die Kriterien einer E-Rechnung.

RTF-Dokumente:
Rich Text Format (RTF) Dokumente ähneln in ihrer Problematik Word-Dokumenten. Sie bieten zwar Formatierungsmöglichkeiten, enthalten aber keine strukturierten Daten im Sinne einer E-Rechnung. RTF-Dateien können leicht verändert werden, was dem Prinzip der Unveränderbarkeit widerspricht.

PowerPoint-Präsentationen (.ppt, .pptx):
PowerPoint-Dateien sind für Präsentationen konzipiert und nicht für die strukturierte Darstellung von Rechnungsdaten. Sie bieten keine standardisierte Möglichkeit zur Einbettung maschinenlesbarer Rechnungsinformationen und sind daher für E-Rechnungen ungeeignet.

OpenDocument-Formate (.odt, .ods):
Obwohl OpenDocument-Formate offene Standards sind, erfüllen sie nicht die spezifischen Anforderungen an E-Rechnungen. Sie bieten zwar Struktur, aber nicht in der für E-Rechnungen erforderlichen Form. Zudem können sie, ähnlich wie Word- oder Excel-Dokumente, leicht verändert werden, was der Unveränderbarkeit von Rechnungen widerspricht.

Alle diese Formate haben gemeinsam, dass sie entweder keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthalten, leicht veränderbar sind oder nicht den spezifischen Standards für E-Rechnungen entsprechen. Um E-Rechnungs-konform zu sein, müssen Dateiformate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwendet werden, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden und die Anforderungen an Struktur, Maschinenlesbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllen.

7 sources

XML: Standard für E-Rechnungen

datax-gmbh.de

XML-basierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD haben sich als Standard für E-Rechnungen durchgesetzt, da sie die strengen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen. Diese Formate bieten strukturierte, maschinenlesbare Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen und gleichzeitig die Unveränderbarkeit der Informationen gewährleisten. XRechnung, entwickelt für den öffentlichen Sektor, und ZUGFeRD, das auch im B2B-Bereich weit verbreitet ist, nutzen XML-Strukturen, um Rechnungsdaten in einem standardisierten Format zu präsentieren. Dies ermöglicht nicht nur eine effiziente Verarbeitung, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Deutschland. Die Verwendung dieser XML-basierten Formate trägt wesentlich zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen bei, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU).

5 sources

Welche Vorteile bietet die Nutzung von XRechnung und Zugferd für KMUs

Welche anderen Standards gibt es neben XRechnung und Zugferd für die E-Rechnung

Wie unterscheiden sich XRechnung und Zugferd in ihrer Funktionalität

Welche Anbieter unterstützen XRechnung und Zugferd für E-Rechnungen

Wie wird sichergestellt, dass die Daten von XRechnung und Zugferd korrekt übertragen werden

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