Die d.Xperts GmbH ist ein IT-Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Pliezhausen, Baden-Württemberg. Das Unternehmen ist im Handelsregister beim Amtsgericht Stuttgart unter der Nummer HRB 353746 eingetragen und wird durch Herrn Werner Krause vertreten.12

Die Kernkompetenzen der d.Xperts GmbH umfassen:

• Softwareentwicklung und Programmierung, insbesondere für IBM Lotus Notes/Domino, SharePoint, iOS/Swift und VB

• IT-Beratung mit Fokus auf Geschäftsanalyse und Strategieentwicklung

• E-Mail-Archivierung mit Mailstore

• Entwicklung der iOS-App "Wo ist mein Geld!" für persönliches Finanzmanagement

• Datenschutzberatung und Bereitstellung von Datenschutzbeauftragten3

Das Unternehmen legt Wert auf kundenspezifische Lösungen und eine enge Zusammenarbeit mit den Kunden bei der Projektgestaltung. Die d.Xperts GmbH ist unter der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE 210197670 registriert und hat ihren Geschäftssitz in der Unter der Tuchbleiche 16, 72124 Pliezhausen.2

Die XRechnung ist der deutsche Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch, der auf dem XML-Format basiert und von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt wurde1. Dieser Standard setzt die europäische Norm EN-16931 für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland um und bildet die Grundlage für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Behörden1.

Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten der Bundesverwaltung verpflichtet, ihre Rechnungen grundsätzlich digital einzureichen2. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist die jeweils gültige Fassung des Standards XRechnung zu verwenden2. Allerdings können auch andere Standards wie ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG genutzt werden, sofern sie den Anforderungen der EN-16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entsprechen2.

Die Einführung der XRechnung erfolgt schrittweise:

• Seit 2018 ist sie in den obersten Bundesbehörden und Verfassungsorganen des Bundes eingeführt2.

• 2019 wurde die Umstellung in den Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung abgeschlossen2.

• Ab 2025 wird die E-Rechnung nach EN 16931 (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1) für alle Unternehmen verpflichtend3.

• Ab 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro keine Papierrechnungen oder einfache elektronische Rechnungen (z.B. PDF) mehr ausstellen3.

• Ab 2028 gilt dies für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz3.

Für die Übermittlung von XRechnungen stehen zwei zentrale Plattformen zur Verfügung: die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für die unmittelbare Bundesverwaltung und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für die mittelbare Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer42. Diese Plattformen prüfen die eingereichten Rechnungen automatisch auf Konformität und leiten sie an den entsprechenden Empfänger weiter4.

Die Einführung der XRechnung zielt darauf ab, die Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen der XRechnung vertraut machen und ihre Systeme entsprechend anpassen1.

Elektronische Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen und müssen zwingend für zehn Jahre archiviert werden.12 Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten:

• E-Rechnungen müssen im ursprünglichen Eingangsformat elektronisch gespeichert werden.12

• Eine Archivierung in Papierform ist nicht zulässig.123

• Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar sein.12

• Die Archivierung muss auf einem nicht veränderbaren Datenträger erfolgen, um Manipulationen zu verhindern.12

• Bei Konvertierung in ein internes Format müssen beide Versionen aufbewahrt werden.23

Die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen ist somit eine gesetzliche Pflicht, die Unternehmen erfüllen müssen, um steuerrechtliche Anforderungen zu erfüllen und Betriebsprüfungen zu ermöglichen.34

Paperless-ngx ist eine leistungsstarke Open-Source-Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung und -archivierung, die sich besonders gut für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen eignet. Das System bietet zahlreiche Funktionen, die den gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung elektronischer Dokumente entsprechen12.

Eine der Kernfunktionen von Paperless-ngx ist die automatische Texterkennung (OCR) für eingescannte Dokumente, wodurch alle archivierten Unterlagen durchsuchbar werden3. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung und schnelles Auffinden von Dokumenten, was besonders bei Betriebsprüfungen von Vorteil ist.

Das System unterstützt verschiedene Methoden zur Dokumentenerfassung:

• Direktes Einscannen und automatischer Upload

• E-Mail-Import

• Überwachung eines Netzwerkordners

• Manuelle Uploads über die Weboberfläche

• Integration über eine REST-API12

Paperless-ngx bietet flexible Möglichkeiten zur Klassifizierung und Organisation von Dokumenten. Benutzer können Tags, Korrespondenten und Dokumententypen definieren, um eine strukturierte Ablage zu gewährleisten1. Die Software generiert automatisch einen Speicherpfad, der individuell angepasst werden kann, beispielsweise nach Firma, Jahr und Korrespondent1.

Für die revisionssichere Archivierung ist die Unveränderbarkeit der Dokumente entscheidend. Paperless-ngx speichert die Originaldokumente in ihrer ursprünglichen Form und erstellt zusätzlich durchsuchbare Versionen, ohne das Original zu verändern2. Dies entspricht den gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen.

Die Software bietet auch fortgeschrittene Funktionen wie:

• Benutzerdefinierte Felder für zusätzliche Metadaten

• Automatische Klassifikation neuer Dokumente basierend auf Regeln oder Mustererkennung

• Detaillierte Benutzerrechte und Zugriffskontrollen

• Workflow-Management für die Bearbeitung von Dokumenten12

Ein besonders nützliches Feature für die physische Archivierung ist die Generierung einer fortlaufenden Archiv-Seriennummer (ASN) für jedes Dokument. Diese kann auf das Originaldokument notiert werden, bevor es eingescannt wird, um eine Verknüpfung zwischen digitalem und physischem Archiv herzustellen2.

Durch den Einsatz von Docker-Containern ist Paperless-ngx einfach zu installieren und zu warten, was es auch für kleinere Unternehmen oder Privatpersonen attraktiv macht43. Die Software kann auf verschiedenen Architekturen wie AMD64, ARM und ARM64 betrieben werden, was eine flexible Einsetzbarkeit ermöglicht4.

Mit seiner Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Konformität mit gesetzlichen Anforderungen stellt Paperless-ngx eine vielversprechende Lösung für die langfristige Archivierung elektronischer Rechnungen und anderer wichtiger Geschäftsdokumente dar.

Paperless-ngx lässt sich effizient auf einem Synology NAS mithilfe von Docker installieren, was eine ideale Lösung für die Heimserver-Umgebung darstellt. Für die Installation werden folgende Voraussetzungen benötigt:

• Ein Synology NAS mit mindestens 1 GB RAM, wobei 2 GB für eine bessere Leistung empfohlen werden12

• Docker aus dem Paket-Zentrum des Synology NAS

• Portainer zur vereinfachten Verwaltung der Docker-Container2

Die Installation erfolgt in mehreren Schritten:

1. Erstellen Sie im Docker-Ordner des NAS einen neuen Ordner namens "paperlessngx"1.

2. Innerhalb des "paperlessngx"-Ordners erstellen Sie sechs Unterordner: consume, data, db, export, media und redis1.

3. Nutzen Sie Portainer, um einen neuen Stack namens "paperless-ngx" zu erstellen1.

4. Konfigurieren Sie die Docker-Compose-Datei in Portainer, wobei Sie sicherstellen müssen, dass die Pfade korrekt auf die erstellten Ordner verweisen2.

5. Starten Sie den Container und greifen Sie über die IP-Adresse Ihres NAS und den konfigurierten Port (standardmäßig 8000) auf die Paperless-ngx-Oberfläche zu12.

Für eine optimale Leistung und Funktionalität sollten Sie folgende Aspekte beachten:

• Stellen Sie sicher, dass die UID und GID in der Docker-Compose-Datei mit denen des Docker-Benutzers auf Ihrem Synology NAS übereinstimmen3.

• Wenn Sie Office-Dokumente wie .docx verarbeiten möchten, müssen Tika und Gotenberg korrekt eingerichtet sein1.

• Für eine effiziente Cloud-Synchronisierung können Sie "Cloud Sync" aus dem Synology Package Center installieren und mit Google Drive verbinden3.

Die Verwaltung und Aktualisierung von Paperless-ngx erfolgt ebenfalls über Portainer, was regelmäßige Updates und Wartung erleichtert2.

Mit dieser Konfiguration haben Sie ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem auf Ihrem Synology NAS, das Ihnen hilft, Ihre Dokumente effizient zu digitalisieren, zu organisieren und zu durchsuchen.