Przeprowadź audyt QuickBooks i odpowiedz na pytania o płatności

Przegląd

Computer może zaimportować eksport z programu QuickBooks lub połączyć się bezpośrednio i przeprowadzić pełny audyt konfiguracji wraz z konkretnymi zapytaniami finansowymi w ramach jednego przebiegu. System krzyżowo weryfikuje plan kont (Chart of Accounts), kartotekę dostawców, rachunki, płatności oraz księgę główną, aby wykryć niezgodności, brakujące wpisy i luki strukturalne, a następnie odpowiada na pytania, podając dokładne kwoty i szczegóły transakcji.

Kluczowy wynik

Computer przeanalizował dane z QuickBooks (plan kont, dostawców, rachunki, płatności rachunków, szczegóły księgi głównej) i dostarczył dwie rzeczy: bezpośrednią odpowiedź na pytanie dotyczące płatności dla dostawcy oraz kompleksowy audyt konfiguracji.

W odpowiedzi na pytanie dotyczące płatności dla dostawcy zidentyfikował dostawcę budowlanego (Skyline Construction LLC), wymieniono w przejrzystej tabeli dwie płatności od początku roku (YTD) na łączną kwotę 1 350 000 USD wraz z datami, identyfikatorami płatności, kwotami i opisami w poleceniach zapłaty.

W ramach audytu konfiguracji przeprowadzono siedmioczęściową walidację obejmującą kompletność planu kont, integralność kartoteki dostawców, dokładność statusów rachunków, uzgodnienie rachunków z płatnościami, kontrolę sald księgi głównej oraz wykrywanie brakujących wpisów. Wykryto pięć konkretnych problemów, w tym dwie płatności pominięte w księdze głównej (281 tys. USD w postaci widmowych zobowiązań), niezgodność statusu rachunku, pozorną nadpłatę spowodowaną błędnie alokowanym podziałem płatności oraz dwie brakujące kategorie kont (kapitał własny i zobowiązania długoterminowe). Potwierdzono również to, co działa poprawnie: wszystkie transakcje w księdze głównej bilansują się, numery ID dostawców są zgodne, obecne są główne typy kont, a warunki są spójne.

Wynik jest ustrukturyzowany w taki sposób, aby można było przekazać listę problemów bezpośrednio księgowemu lub biegłemu rewidentowi wraz z jasnymi kolejnymi krokami dla każdej poprawki.

Powiększ

Wskazówki

• Zadaj oba pytania – „sprawdź” oraz „powiedz mi” – w jednym poleceniu: Computer obsługuje zapytania diagnostyczne i wyszukiwania jednocześnie, dzięki czemu nie musisz dzielić tego na osobne zadania typu „czy to jest poprawnie skonfigurowane?” oraz „ile wydałem?”.
• Bądź precyzyjny co do dostawcy lub kategorii: Jeśli masz wielu dostawców budowlanych, powiedz: „Ile zapłaciłem firmie Skyline Construction w tym roku?”, aby uniknąć dwuznaczności. Lub przejdź do szerszego zapytania: „Rozbij wszystkie płatności dla dostawców według kategorii za pierwszy kwartał”.
• Zastosuj poprawki w kolejnych krokach: Po przejrzeniu problemów poproś Computer o „Sporządzenie korygujących zapisów księgowych dla dwóch brakujących płatności w księdze głównej” lub „Przeklasyfikowanie P-2002 w ramach B-1001 i B-1002”, aby uzyskać gotowe do zaksięgowania wpisy.