Auditați configurarea QuickBooks și răspundeți la întrebările privind plățile către furnizori

Prezentare generală

Computer poate prelua un export QuickBooks sau se poate conecta direct și poate rula un audit complet de configurare împreună cu interogări financiare specifice într-o singură trecere. Acesta face referiri încrucișate la Planul de conturi (Chart of Accounts), registrul principal de furnizori, facturi, plăți și cartea mare (general ledger) pentru a scoate la iveală neconcordanțe, intrări lipsă și lacune structurale, apoi răspunde la întrebări cu sume exacte în dolari și detalii despre tranzacții.

Rezultat cheie

Computer a analizat datele din QuickBooks (Planul de conturi, furnizori, facturi, plăți de facturi, detalii GL) și a livrat două lucruri: un răspuns direct la întrebarea privind plata furnizorului și un audit complet de configurare.

Pentru răspunsul privind plata către furnizor, a identificat furnizorul din domeniul construcțiilor (Skyline Construction LLC), a enumerat două plăți de la începutul anului până în prezent (YTD) în valoare totală de 1.350.000 USD, cu date, ID-uri de plată, sume și descrieri în note informative, într-un tabel curat.

Pentru auditului de configurare, a rulat o validare în șapte părți care acoperă completitudinea Planului de conturi, integritatea registrului de furnizori, acuratețea stării facturilor, reconcilierea factură-plată, verificările soldului GL și detectarea intrărilor lipsă. A scos la iveală cinci probleme specifice, inclusiv două plăți lipsă din GL (281 mii USD în AP fantomă), o neconcordanță a stării facturilor, o supraplată aparentă cauzată de o împărțire greșită a plății și două categorii de conturi lipsă (Capital propriu și Pasive pe termen lung). De asemenea, a confirmat ce funcționează bine: toate tranzacțiile GL sunt echilibrate, toate ID-urile furnizorilor se potrivesc, tipurile de cont de bază sunt prezente, iar termenii sunt consistenti.

Rezultatul este structurat astfel încât lista de probleme să fie predată direct unui contabil sau expert contabil, cu pași următori clari pentru fiecare remediere.

Extinde

Sfaturi

• Solicitați atât „verificarea”, cât și „informarea” într-un singur prompt: Computer gestionează împreună interogările de diagnosticare și căutare, astfel încât nu aveți nevoie de sarcini separate pentru „este configurat corect?” și „cât am cheltuit?”
• Fiți specific în ceea ce privește furnizorul sau categoria: Dacă aveți mai mulți furnizori în construcții, spuneți „Cât i-am plătit lui Skyline Construction anul acesta?” pentru a evita ambiguitatea. Sau mergeți mai în detaliu: „Defalcați toate plățile către furnizori pe categorii pentru Q1.”
• Continuați cu remedieri: După revizuirea problemelor, solicitați Computer să „Elaboreze note contabile de corecție pentru cele două plăți lipsă din GL” sau „Reclasifice P-2002 pe B-1001 și B-1002” pentru a obține intrări acționabile pe care le puteți posta direct.