ИИ на рабочем месте: Практическое руководство для работников умственного труда

В этой статье подробно рассказывается о том, как интеллектуальные работники могут использовать ИИ для выполнения повторяющихся задач, которые отнимают время каждую неделю, а не только для разовых вопросов и письменных заданий. Статья включает готовые к использованию промпты, рекомендации по безопасному использованию ИИ, а также шаги для быстрого и простого внедрения ИИ в ваши рабочие процессы.

Как использовать ИИ на рабочем месте

Большая часть интеллектуальной работы сопряжена с операционными издержками, которых нет в должностной инструкции: встречи, администрирование, поддержание информированности, управление взаимоотношениями.

Эти задачи часто являются лучшим местом для начала использования ИИ, поскольку результаты легко проверить, а риски неудачи невелики.

Ниже приведены 10 таких задач и способы составления промптов для ИИ, чтобы он помогал в каждой из них.

Примечание. Некоторые инструменты ИИ требуют прикрепления исходного материала или его непосредственной вставки. Другие могут сами извлекать его из подключенного почтового ящика, диска или открытых вкладок браузера. Приведенные ниже промпты работают в обоих случаях.

1) Поддержание информированности

Новые статьи и обновленные заметки накапливаются по одной и той же теме, и бывает непросто уследить за происходящим.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• объединить разрозненные источники в единый ответ;
• выявлять противоречия или расхождения в версиях документов;
• обобщать информацию о том, что изменилось с момента последнего обновления;
• указывать на разногласия между источниками.

2) Коммуникация

Обновление статуса, резюме, краткая проверка: большая часть рабочей коммуникации повторяет одни и те же шаблоны, что позволяет ИИ легко написать приличный первый вариант.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• составлять проекты писем, обновлений или документов на основе маркированных списков;
• корректировать тон или длину для другой аудитории;
• переписывать одно и то же обновление для разных читателей;
• находить неясные формулировки перед отправкой.

3) Совещания

ИИ может помочь превратить разговор в осязаемый журнал дальнейших действий и решений.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• извлекать задачи и ответственных лиц из заметок или стенограммы;
• составлять резюме сразу после звонка;
• выявлять обязательства, которые никому конкретно не поручили;
• подготавливать повестку дня на основе нерешенных вопросов с прошлой встречи.

4) Планирование и расстановка приоритетов

ИИ может упростить организацию сложного еженедельного расписания, совмещение множества обязательств и более точную оценку времени.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• превращать конкурирующие дедлайны в последовательность операций;
• выявлять конфликты в расписании до того, как они станут проблемой;
• отделять действительно срочное от того, что кажется срочным;
• проверять на здравый смысл реалистичность плана.

5) Анализ и принятие решений

ИИ не заменяет человеческое суждение, но он хорош в сборе, сортировке и сравнении сложной информации, что облегчает процесс принятия решений.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• собирать воедино релевантную информацию для принятия решения;
• выявлять совпадения и расхождения в аргументации;
• проверять предположения на прочность, прежде чем строить на них планы;
• структурировать влияющие факторы.

6) Создание результатов работы

Современные, более сложные инструменты ИИ могут не просто отвечать на вопросы, но и создавать слайды, отчеты, документы или электронные таблицы.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• превращать исследования или заметки в черновой вариант презентации, таблицы или отчета;
• переходить непосредственно от сырого материала к отформатированному документу;
• структурировать результат работы до того, как тратить время на полировку;
• собирать источники воедино по мере создания материала.

7) Административные издержки

ИИ может сократить объем утомительных ручных задач, таких как ввод или категоризация данных, маркировка файлов или автоматическое копирование информации из одного инструмента в другой.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• категоризировать расходы и выявлять дубликаты или пропущенные записи;
• составлять проекты рутинных писем;
• превращать грубую заметку в готовый к подаче документ;
• заполнять повторяющиеся формы на основе имеющейся у вас информации.

8) Проверка и контроль качества

ИИ полезен для поиска несоответствий в рамках одного документа и сопоставления утверждений из нескольких источников, например для выявления случаев, когда черновик отклоняется от руководства по стилю.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• обнаруживать несогласованные цифры или утверждения по всему документу;
• выявлять неясные формулировки до публикации материалов;
• проверять черновик по контрольному списку или руководству по стилю;
• находить пробелы между ранними и более поздними разделами.

9) Обучение

Раньше, чтобы разобраться в незнакомой теме, требовалось медленное чтение или одолжение от занятого коллеги.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• быстро получить рабочее понимание незнакомого инструмента, процесса или темы;
• подготовить вопросы, на которые вы должны быть готовы ответить;
• объяснить концепцию на нужном вам уровне;
• восполнить пробелы в базовых знаниях перед разговором с более опытным экспертом.

10) Управление взаимоотношениями

Контекст, разбросанный по старым письмам и заметкам, бывает трудно восстановить в сжатые сроки прямо перед звонком.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• собирать воедино контекст перед беседой: что обсуждалось, было обещано или осталось открытым;
• готовить брифинг перед звонком с клиентом или заинтересованным лицом;
• отслеживать нерешенные вопросы в рамках продолжающихся отношений;
• составлять проект запроса на обратную связь с отсылкой к реальному прошлому контексту.

Как начать работать с ИИ, не раздражая свою ИТ-команду

Каждый описанный выше промпт предполагает, что инструмент имеет доступ к реальной, порой конфиденциальной информации компании, поэтому пара простых привычек на начальном этапе поможет избежать проблем с безопасностью в будущем.

• Перед началом работы проверьте список разрешенных инструментов. Большинство компаний публикуют его где-нибудь: в ИТ-вики, на портале безопасности или в документе для адаптации. Если вы не можете его найти, спросите напрямую, а не предполагайте, что его не существует.
• Выполняйте вход через корпоративный SSO, а не через личную учетную запись. Личный логин не наследует элементы управления данными вашей компании, журнал аудита или процесс увольнения сотрудников, поэтому работа остается вне поля зрения ИТ-отдела, даже если сама работа является служебной.
• Изучите уровни данных своей компании, а не просто деление на «конфиденциально / не конфиденциально». Большинство компаний делят данные более чем на две категории, например: общедоступные, внутренние, конфиденциальные и с ограниченным доступом. То, что можно вставлять в один инструмент, может оказаться неприемлемым для другого. Уточните в ИТ-отделе или службе безопасности, если уровни данных нигде четко не задокументированы.
• По возможности удаляйте идентификаторы перед вставкой. Заменяйте настоящие имена, номера счетов и данные клиентов заполнителями вроде {client_name}, прежде чем вставлять информацию в инструмент, который не прошел официальное одобрение.
• Отключайте переключатели обучения моделей. Большинство инструментов ИИ имеют настройку (часто называемую вроде «улучшить модель» или «использовать мои данные для обучения»), которая по умолчанию добавляет ваши запросы в обучающие данные. Проверьте панель конфиденциальности или настроек и отключите эту функцию, если инструмент не был специально одобрен без учета этого риска.
• Проверьте, к чему инструмент запрашивает доступ, прежде чем подключать его. Если он оформляет бронирования, отправляет сообщения или имеет доступ к вашему почтовому ящику, проверьте запрашиваемые разрешения и отключите доступ ко всему, чем вы активно не пользуетесь.
• Спросите, если вы не уверены, одобрен ли инструмент. Быстрое сообщение в ИТ-отдел или службу безопасности обычно предпочтительнее, чем выяснение постфактум, что инструмент не был согласован.

Развернуть

Как эффективнее использовать ИИ на рабочем месте

Большинство интеллектуальных работников уже используют ИИ время от времени: задать разовый вопрос, быстро набросать черновик письма, скопировать результат и готово. Отношение к задаче как к двухнедельному пилотному проекту, а не как к разовому вопросу — это то, что превращает случайное использование в значительную экономию времени.

Вот как начать:

1) Отслеживайте все действия в течение полной недели перед внесением любых изменений

В течение пяти рабочих дней записывайте каждую повторяющуюся задачу, сколько времени она занимает и насколько утомительной кажется. Существует множество инструментов для отслеживания времени, но подойдет и обычный текстовый файл: «Понедельник, 20 минут, сортировка чеков, слегка раздражает». К пятнице закономерность обычно становится очевидной сама по себе.

2) Выберите одну задачу

Просмотрите заметки и выберите, какую трудоемкую и утомительную задачу автоматизировать в первую очередь.

Следует учесть несколько факторов:

• Происходит ли эта задача несколько раз в неделю?
• Является ли процесс относительно одинаковым каждый раз?
• Быстро ли проверяется результат?
• Зависит ли задача от оценочных суждений, которые меняются в зависимости от ситуации?
• Легко ли будет обнаружить и исправить ошибку?
• Являются ли исходные данные полными и надежными?

Еженедельное обновление статуса или повторяющийся отчет о расходах подходят. Квартальный отчет для совета директоров — нет. Ставки и время на проверку слишком высоки для первого пилотного проекта.

3) Определите, как выглядит «хороший результат», перед тестированием

Напишите предложение, описывающее правильный или пригодный к использованию результат, сформулированное до того, как вы увидите, что выдаст ИИ.

Возьмите три реальных примера результатов, сделанных вручную (три отчета о статусе, три отчета о расходах), и запишите, что у них общего: длина, структура, уровень детализации.

Затем задайте вопрос, что сделало бы результат непригодным к использованию. Иногда проще определить хорошее через название сбоя. Включите противоположность каждого сбоя в определение хорошего результата.

Например, для отчета о статусе это может быть: «Охватывает то, что было поставлено и что заблокировано, в двух абзацах, с минимальной необходимостью переписывания».

Для отчета о расходах это может быть: «Каждая строка имеет категорию, а дубликаты помечены».

4) Создайте и протестируйте промпт

Начните с простого описания задачи и определения «хорошего результата» из шага 3, затем запустите его на двух или трех реальных примерах.

После каждого запуска сравнивайте результат с этим определением и отмечайте, что не так: пропущен раздел, слишком длинный текст, неверный тон. Добавьте в промпт строку, устраняющую этот конкретный пробел, и запустите снова.

Остановитесь, когда для результата потребуется лишь незначительная правка, а не переписывание. Сохраните финальную версию там, где ее легко будет снова найти: например, в закрепленном документе, приложении для заметок или общей библиотеке промптов.

5) Выберите одну проверку качества

Выберите один повторяющийся элемент для ручной проверки. Для отчета о расходах это может означать сравнение итоговых сумм по категориям с исходным экспортом перед отправкой. Выполняйте эту же проверку для каждого результата в течение двух недель, даже если результат начнет казаться надежным.

6) Через две недели сравните результат с базовыми показателями.

Для каждого случая отслеживайте, сколько времени заняла задача от начала до конца, включая этап проверки, и как это соотносятся со временем, записанным на шаге 1. По истечении двух недель подведите итоги, чтобы решить, стоит ли сохранять автоматизацию в текущем виде. Если нет, скорректируйте и повторите попытку либо откажитесь от нее и выберите другую задачу.

Применение на практике

Выберите задачу, которая отнимает больше всего времени и проявляется наиболее регулярно, пройдите с ней через этапы пилотного проекта и отметьте, сколько времени или усилий экономит ИИ.

Perplexity Computer предоставляет интеллектуальному работнику больше возможностей без добавления лишних часов к дню. Он подключается к инструментам, уже используемым ежедневно, включая Gmail, Outlook, Google Drive, Notion и Slack, и может извлекать соответствующий материал, составлять проект ответа и помечать все, что требует повторной проверки перед отправкой.

Попробуйте Perplexity Computer для своей ежедневной работы.

Часто задаваемые вопросы

Что такое ИИ на рабочем месте?

Это использование инструментов ИИ, таких как подключенные ассистенты и чат-боты, для помощи в рутинных рабочих задачах: поддержание информированности, общение, планирование, проверка и административная работа, в дополнение к разовым вопросам, которые большинство людей уже задает.

Каковы примеры использования ИИ на рабочем месте?

Извлечение задач из стенограммы встречи, превращение сырых заметок в отчет о статусе, категоризация отчета о расходах, создание структуры презентации на основе источников и подготовка к звонку с использованием прошлого контекста — вот пять распространенных примеров.

Каковы преимущества ИИ на рабочем месте?

Самое очевидное преимущество — высвобождение времени на задачи, следующие предсказуемому шаблону: обобщение, составление черновиков, категоризация и проверка работы, которая требует реального времени на выполнение вручную, но не требует глубоких суждений.

Каковы плюсы и минусы ИИ на рабочем месте?

Плюсом являются более быстрые первые черновики и меньше времени на повторяющиеся задачи. Минусы проявляются, когда этап проверки пропускается: непроверенное резюме воспринимается как факт, черновик отправляется без рецензирования или конфиденциальные данные вставляются в инструмент, который никогда не был одобрен для этого.

Как использовать ИИ на рабочем месте?

Начните с одной повторяющейся задачи, отслеживайте, как она в настоящее время выполняется в течение недели, определите, как выглядит хороший результат, протестируйте промпт на нескольких реальных примерах и установите одну фиксированную проверку для каждого результата во время двухнедельного пилотного проекта.

Каковы риски использования ИИ на рабочем месте?

Основные риски заключаются в том, чтобы относиться к результатам работы ИИ как к проверенным, когда это не так, передавать конфиденциальные данные через неодобренный инструмент и позволять резюме от ИИ заменять решение, одобрение или оценку взаимоотношений, которая по-прежнему требует человека.

Заменит ли ИИ рабочие места?

Для большей части интеллектуальной работы ИИ заменяет конкретные повторяющиеся задачи в рамках роли, а не саму роль. Задачи из этого руководства — коммуникация, администрирование, первые черновики — с наибольшей вероятностью изменятся, в то время как суждения, ответственность и построение отношений остаются за человеком, выполняющим эту работу.