Вештачка интелигенција на радном месту: Практични водич за извршиоце знања

Овај чланак разлаже како извршиоци знања могу да користе вештачку интелигенцију за се уобичајене задатке који троше време сваке недеље, а не само за једнократна питања и задатке писања. Обухвата спремне упите за коришћење, смернице за безбедно коришћење вештачке интелигенције и кораке за брзу и једноставну интеграцију вештачке интелигенције у ваш ток рада.

Како се користи вештачка интелигенција на радном месту

Већина рада са знањем долази са оперативним трошковима који нису у опису посла: састанци, администрација, праћење дешавања, управљање односима.

Ови задаци су често најбоље место за почетак коришћења вештачке интелигенције, јер је резултат лако проверити, а улози у случају грешке су ниски.

Испод је 10 таквих задатака и како подстаћи вештачку интелигенцију да помогне у сваком од њих.

Напомена: Неким алаткама за вештачку интелигенцију потребно је да изворни материјал буде приложен или директно налепљен. Друге могу саме да га преузму из повезаног пријемног сандучета, диска или отворених картица у прегледачу. Упити у наставку раде у оба случаја.

1) Праћење дешавања

Нови чланци и ажуриране белешке се гомилају на исту тему, а може бити прави изазов пратити шта се дешава.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Ускладите расцепкане изворе у један одговор
• Уочите противречности или одступања верзија кроз документе
• Резимирате шта се променило од последњег ажурирања
• Означите где се извори не слажу

2) Комуникација

Ажурирање статуса, рекапитулација, провера: већина радне комуникације понавља исте облике, што олакшава вештачкој интелигенцији да напише пристојан први нацрт.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Нацртате имејлове, ажурирања или документе из подтачака
• Прилагодите тон или дужину за другачију публику
• Поново напишете исто ажурирање за различите читаоце
• Уочите нејасну формулисаност пре него што пошаљете

3) Састанци

Вештачка интелигенција може помоћи да се разговор претвори у опипљив дневник следећих акција и одлука.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Извучете ставке акције и власнике из белешки или транскрипта
• Нацртате рекапитулацију одмах након позива
• Уочите обавезе које никоме нису стварно додељене
• Припремите дневни ред на основу отворених ставки са последњег састанка

4) Планирање и одређивање приоритета

Вештачка интелигенција може олакшати организацију компликованог недељног распореда, жонглирање са више обавеза и тачнију процену времена.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Претворите конкурентне рокове у редослед операција
• Означите сукобе у распореду пре него што постану проблем
• Одвојите оно што је заиста хиттно од оног што изгледа хитно
• Извршите разумну проверу да ли је план реалан

5) Анализа и доношење одлука

Вештачка интелигенција није замена за људску просудбу, али је добра у састављању, сортирању и упоређивању сложених информација како би процес доношења одлука био лакши.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Саставите релевантне информације ради доношења одлуке
• Истакнете где се расуђивање слаже или не слаже
• Тестирајте претпоставку под притиском пре него што градите на њој
• Организујте чиниоце који су у игри

6) Израда испоручивих резултата

Данашње софистицираније алаткице за вештачку интелигенцију могу отићи даље од пуког одговарања на питања како би креирале слајдове, извештаје, документе или табеле.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Претворите истраживање или белешке у први нацрт презентације, табеле или извештаја
• Пређете директно са сировог материјала на форматирани документ
• Структурирате испоручиви резултат пре него што потрошите време на дотеривање
• Саставите изворе док га градите

7) Административни режим рада

Вештачка интелигенција може смањити заморне ручне задатке, као што су унос или категоризација података, означавање датотека или аутоматско копирање и лепљење информација из једне алатке у другу.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Категоришете трошкове и означите дупликате или уносе који недостају
• Саставите рутинске имејлове
• Претворите грубу белешку у нешто што се може предати
• Попуните обрасце који се понављају помоћу информација које већ имате

8) Преглед и контрола квалитета

Вештачка интелигенција је корисна за уочавање неконзистентности у оквиру једног документа и усклађивање тврдњи у више извора, попут означавања места где нацрт одступа од водича за стил.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Уочите неконзистентне бројеве или тврдње кроз документ
• Означите нејасну формулисаност пре него што нешто буде послато
• Проверите нацрт у односу на контролну листу или водич за стил
• Уочите празнине између ране секције и касније

9) Учење

Упознавање са непознатом темом некада је значило споро читање или услугу од заузетг колеге.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Брзо стекнете радно разумевање непознате алатке, процеса или теме
• Припремите питања на која треба да будете спремни да одговорите
• Објасните концепт на нивоу који вам је потребан
• Попуните позадину пре разговора са неким стручнијим од вас

10) Управљање односима

Контекст расут по старим имејловима и белешкама може бити тешко реконструисати у кратком року, тачно пре позива.

Алаткице за вештачку интелигенцију могу вам помоћи да:

• Саставите контекст пре разговора: о чему се разговарало, шта је обећано или остало отворено
• Припремите брифинг пре позива са клијентом или заинтересованом страном
• Пратите отворене ставке током трајног односа
• Нацртате проверу која се позива на стварни претходни контекст

Како започети са вештачком интелигенцијом без нервирања вашег IT тима

Сваки упит изнад претпоставља да алат има приступ стварним, понекад осетљивим информацијама компаније, тако да неколико навика унапред спречава да тај приступ постане проблем касније.

• Проверите листу одобрених алатки пре него што почнете. Већина компанија негде објави једну: IT вики, безбедносни портал, документ за упућивање. Ако не можете да је пронађете, пишите директно уместо да претпостављате да не постоји.
• Пријавите се преко SSO ваше компаније, а не преко личног налога. Лична пријава не наслеђује контроле података ваше компаније, траг ревизије или процес одјаве, тако да посао остаје ван видљивости IT служби чак и када је сам посао компанијски.
• Упознајте нивое података своје компаније, а не само „осетљиво наспрам неосетљивог”. Већина компанија дели податке на више од две категорије, на пример јавне, интерне, поверљиве и забрањене, а оно што је у реду налепљивати у једну алатку можда није у реду за другу. Проверите са IT или безбедношћу ако нивои нису документовани негде очигледно.
• Уклоните идентификаторе пре него што налепите, када год можете. Замените праве називе, бројеве налога и детаље клијената за резервна места попут {client_name} пре него што налепите у алат који није формално одобрен.
• Искључите прекидаче за обуку модела. Већина алатки за вештачку интелигенцију има подешавање, често означено нечим попут „побољшај модел” или „користи моје податке за обуку”, што подразумевано укључује ваше уносе у податке за обуку. Проверите панел за приватност или подешавања и искључите га осим ако алат није изричито одобрен без те забринутости.
• Прегледајте чему алат може приступити пре повезивања. Ако он заказује ствари, шаље ствари или додирује ваше пријемно сандуче, проверите које дозволе тражи и опозовите приступ за све што третивно не користите.
• Пишите ако не знате да ли је нешто одобрено. Брза порука IT служби или безбедности је обично пожељнија него сазнање након чињенице да алат није био очишћен.

Увећај

Како ефикасније користити вештачку интелигенцију на радном месту

Већина извршилаца знања већ лежерно користи вештачку интелигенцију: једнократно питање, брзи нацрт имејла, копирање резултата, готово. Третирање задатка као двонедељног пилота, а не једнократног питања, је оно што ту лежерну употребу претвара у смислену уштеду времена.

Ево како да почнете:

1) Пратите пуну недељу пре било каквих промена

Пет радних дана бележите сваки задатак који се понавља, колико времена одузима и колико изгледа заморан. Постоји више алатки за праћење времена, али белешка у току ради сасвим добро: „Понедељак, 20 мин, сортирани рачуни, мало досадно”. До петка се образац обично сам истиче.

2) Изаберите један задатак

Прегледајте белешке и изаберите који задатак који одузима много времена и заморни је први за аутоматизацију.

Постоји неколико фактора које треба узети у обзир:

• Да ли се задатак дешава више пута недељно?
• Да ли је процес релативно конзистентан сваки пут?
• Да ли је брзо проверити излаз?
• Да ли зависи од одлука просуђивања које се разликују у зависности од ситуације?
• Да ли би грешку било лако уочити и исправити?
• Да ли су изворни подаци потпуни и поуздани?

Недељно ажурирање статуса или извештај о трошковима који се понавља одговарају. Панел одбора једном у кварталу не одговара. Улози и време прегледа су превисоки за први пилот.

3) Дефинишите шта „добро” изгледа пре тестирања

Напишите реченицу која описује тачан или употребљив излаз, одлучен пре него што видите шта вештачка интелигенција производи.

Извуците три стварна примера ручно урађеног излаза (три ажурирања статуса, три извештаја о трошковима) и запишите шта им је заједничко: дужина, структура, ниво детаља.

Затим запитајте шта би га учинило неупотребљивим. Понекад је лакше дефинисати добро именовањем неуспеха. Укључите супротност сваког неуспеха у дефиницију доброг излаза.

На пример, за ажурирање статуса, то може бити: „Покрива шта је послато и шта је блокирано, у два пасуса, са минималним поновним писањем.”

За извештај о трошковима, то може бити: „Свака ставка има категорију, а дупликати су означени.”

4) Направите и тестирајте упит

Почните са обичним описом задатка и дефиницијом „добро” из корака 3, затим га покрените на два или три стварна случаја.

Након сваког покретања, упоредите излаз са том дефиницијом и забележите шта није у реду: недостаје секција, предуго, погрешан тон. Додајте линију у упит која се бави тим специфичним јазом, па га покрените поново.

Станите када излаз захтева само мања уређивања, а не поновно писање. Сачувајте коначну верзију негде где је лако поново пронаћи: причвршћени документ, апликацију за белешке или дељену библиотеку упита, на пример.

5) Одлучите се за једну проверу квалитета

Изаберите једну ствар која се понавља да се ручно провери. За извештај о трошковима, то може значити упоређивање укупних износа категорија са сировим извозом пре подношења. Урадите исту проверу на сваком излазу две недеље, чак и када почне да изгледа поуздано.

6) Након две недеље, упоредите са референтном основицом.

За сваки случај пратите колико је времена задатак трајао од почетка до краја, укључујући корак провере, и како се упоређује са временом забележеним у кораку 1. На крају две недеље, саберите то да одлучите да ли се исплати задржати аутоматизацију каква јесте. Ако не, прилагодите је и покушајте поново, или је одбаците и изаберите други задатак.

Провођење овога у праксу

Изаберите задатак који троши највише времена и најдоследније се појављује, проведите га кроз пилот кораке и забележите колико времена или труда вештачка интелигенција штеди.

Perplexity Computer даје извршиоцу знања већи капацитет без додавања сати у дан. Повезује се са алаткама које се већ свакодневно користе, укључујући Gmail, Outlook, Google Drive, Notion и Slack, и може да повуче релевантан материјал, састави излаз и означи све што захтева други поглед пре него што оде.

Испробајте Perplexity Computer за свој свакодневни рад.

Честа питања

Шта је вештачка интелигенција на радном месту?

То је употреба алатки за вештачку интелигенцију, попут повезаних асистената и цетботова, за помоћ у деловима посла који се понављају: праћење дешавања, комуникација, планирање, преглед и административни рад, поред једнократних питања која већина људи већ поставља.

Који су примери вештачке интелигенције на радном месту?

Извлачење ставки акције из транскрипта састанка, претварање сирових белешки у ажурирање статуса, категоризација извештаја о трошковима, изградња концепта презентације поткрепљене изворима и припрема за позив коришћењем претходног контекста су пет уобичајених.

Које су предности вештачке интелигенције на радном месту?

Најјаснија корист је повратак времена на задатке који прате предвидљив образац: резимирање, писање нацрта, категоризација и преглед рада који одузима стварно време ручно а не захтева дубоку просудбу.

Које су предности и мане вештачке интелигенције на радном месту?

Добра страна су бржи први нацрти и мање времена на задатке који се понављају. Лоша страна се појављује када се корак провере прескочи: неверфиковани резиме третиран као чињеница, нацрт послат без прегледа или осетљиви подаци залепљени у алат који никада није био одобрен за то.

Како се користи вештачка интелигенција на радном месту?

Почните са једним задатком који се понавља, пратите како се тренутно обавља недељу дана, дефинишите како изгледа добар излаз, тестирајте упит на неколико стварних случајева и поставите једну фиксну проверу која се покреће на сваком излазу током двонедељног пилота.

Који су ризици вештачке интелигенције на радном месту?

Главни ризици су третирање излаза вештачке интелигенције као верификованог када то није, слање осетљивих података кроз неодобрени алат и пуштање да резиме вештачке интелигенције замени одлуку, одобрење или просудбу о односима која и даље захтева особу.

Да ли ће вештачка интелигенција заменити послове?

За већину рада са знањем, вештачка интелигенција замењује специфичне задатке који се понављају у оквиру улоге, а не саму улогу. Задаци у овом водичу, комуникација, администрација, први нацрти, су они који највероватније мењају, док просудба, одговорност и изградња односа остају са особом која ради посао.