ตรวจสอบการตั้งค่า QuickBooks และตอบคำถามเกี่ยวกับการชำระเงินให้ผู้ขาย

ภาพรวม

Computer สามารถนำเข้าข้อมูลจากการส่งออกของ QuickBooks หรือเชื่อมต่อโดยตรงเพื่อทำการตรวจสอบการตั้งค่าอย่างสมบูรณ์ควบคู่ไปกับการสอบถามข้อมูลทางการเงินเฉพาะเจาะจงได้ในขั้นตอนเดียว โดยจะทำการตรวจสอบความสอดคล้องของผังบัญชี (Chart of Accounts) ข้อมูลผู้ขายหลัก ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และบัญชีแยกประเภททั่วไป เพื่อค้นหาความไม่ตรงกัน รายการที่ขาดหายไป และช่องว่างทางโครงสร้าง จากนั้นจะตอบคำถามพร้อมระบุจำนวนเงินที่แน่นอนและรายละเอียดธุรกรรม

ผลลัพธ์สำคัญ

Computer ได้วิเคราะห์ข้อมูล QuickBooks (ผังบัญชี, ผู้ขาย, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้, รายละเอียดบัญชีแยกประเภท) และให้ผลลัพธ์สองส่วน ได้แก่ คำตอบโดยตรงสำหรับคำถามเรื่องการชำระเงินให้ผู้ขายและการตรวจสอบการตั้งค่าอย่างครอบคลุม

สำหรับ คำตอบเรื่องการชำระเงินให้ผู้ขาย ระบบได้ระบุผู้ขายในส่วนงานก่อสร้าง (Skyline Construction LLC) พร้อมแสดงรายการชำระเงินตั้งแต่ต้นปีจนถึงปัจจุบัน (YTD) สองรายการรวมเป็นเงิน 1,350,000 ดอลลาร์ พร้อมวันที่ รหัสการชำระเงิน จำนวนเงิน และคำอธิบายบันทึกในรูปแบบตารางที่สะอาดตา

สำหรับการ ตรวจสอบการตั้งค่า ระบบได้ดำเนินการตรวจสอบเจ็ดส่วน ครอบคลุมความครบถ้วนของผังบัญชี ความสมบูรณ์ของข้อมูลผู้ขาย ความถูกต้องของสถานะใบแจ้งหนี้ การกระทบยอดใบแจ้งหนี้กับการชำระเงิน การตรวจสอบยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภท และการตรวจหารายการที่ขาดหายไป ระบบได้ตรวจพบปัญหาเฉพาะเจาะจงห้าประการ ซึ่งรวมถึงการชำระเงินสองรายการที่ขาดหายไปจากบัญชีแยกประเภท (เจ้าหนี้การค้าผีมูลค่า 281,000 ดอลลาร์) ความไม่ตรงกันของสถานะใบแจ้งหนี้ การชำระเงินเกินที่เกิดจากการแบ่งสรรการชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง และหมวดหมู่บัญชีที่ขาดหายไปสองหมวดหมู่ (ส่วนของเจ้าของและหนี้สินระยะยาว) นอกจากนี้ยังยืนยันส่วนที่ทำงานได้ดี ได้แก่ ธุรกรรมบัญชีแยกประเภททั้งหมดมีความสมดุล รหัสผู้ขายทั้งหมดตรงกัน มีประเภทบัญชีหลักครบถ้วน และเงื่อนไขมีความสอดคล้อง

ผลลัพธ์ถูกจัดโครงสร้างขึ้นเพื่อให้สามารถส่งมอบรายการปัญหาให้แก่พนักงานบัญชีหรือผู้ตรวจสอบบัญชีได้ทันที พร้อมขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจนสำหรับการแก้ไขแต่ละจุด

ขยาย

เคล็ดลับ

• สอบถามทั้ง "ตรวจสอบ" และ "บอกฉัน" ในคำสั่งเดียว: Computer สามารถจัดการข้อความค้นหาเพื่อวินิจฉัยและค้นหาข้อมูลไปพร้อมกันได้ คุณจึงไม่ต้องแยกงานระหว่าง "ตั้งค่าถูกต้องไหม?" และ "ฉันใช้เงินไปเท่าไหร่?" ออกจากกัน
• ระบุผู้ขายหรือหมวดหมู่ให้ชัดเจน: หากคุณมีผู้ขายงานก่อสร้างหลายราย ให้ระบุว่า "ฉันจ่ายเงินให้ Skyline Construction ไปเท่าไหร่ในปีนี้" เพื่อหลีกเลี่ยงความกำกวม หรือเจาะจงในวงกว้างขึ้น เช่น "แจกแจงการชำระเงินให้ผู้ขายทั้งหมดตามหมวดหมู่สำหรับไตรมาสที่ 1"
• ติดตามผลด้วยการแก้ไข: หลังจากตรวจสอบปัญหาแล้ว ให้บอกให้ Computer "ร่างรายการสมุดรายวันปรับปรุงสำหรับรายการชำระเงินในบัญชีแยกประเภทสองรายการที่ขาดหายไป" หรือ "จัดหมวดหมู่ P-2002 ใหม่ข้าม B-1001 และ B-1002" เพื่อรับรายการที่คุณสามารถนำไปบันทึกบัญชีได้ทันที