Küçük bir işletmede yapay zeka nasıl kullanılır

Bu makale, küçük işletme sahiplerinin zaman kaybetmeden yapay zekadan nasıl maksimum değer elde edebileceğini ele alıyor. Yazı; hemen kullanıma hazır komut istemlerinin yanı sıra, bir yapay zeka pilot projesi kurmak, hangi projelerin otomasyona değer olduğunu hesaplamak ve ne zaman yapay zeka kullanılacağına veya birinin işe alınacağına karar vermek için hızlı çerçeveler içeriyor.

Küçük işletmeler yapay zekayı ne için kullanabilir?

Aşağıdaki bölümler, küçük bir işletmenin en çok zaman alan işlevlerini kapsamaktadır. Her biri, yapay zekanın gerçekte neye yardımcı olduğunu, örnek bir sorguyu ve nerede bir insanın hala müdahale etmesi gerektiğini belirtir.

Müşteri desteği

Destek gelen kutuları tekrarlayan ve zamana duyarlı taleplerle doludur, bu da burayı başlaması en kolay yerlerden biri haline getirir.

Yapay zeka araçları şunları yapmanıza yardımcı olabilir:

• Rutin sorular için yanıt taslakları hazırlama
• Müşteri geçmişlerini özetleme
• Gelen talepleri sınıflandırma ve yönlendirme
• İlgili bilgi için bir bilgi tabanında arama yapma
• Acilen insan müdahalesi gerektiren mesajları belirleme

Bu sorguyu deneyin:

Müşteri desteği e-postalarını ve ekteki SSS'leri inceleyin. Soruları yinelenen konulara göre gruplandırın, SSS'nin yanıtlamadığı soruları belirleyin ve müşteri adı, sorun, aciliyet ve önerilen sonraki eylemi içeren bir elektronik tablo oluşturun. Rutin sorular için yanıt seçenekleri tasarlayın, ancak hiçbir şey göndermeyin veya iade kararı almayın. Şikayetleri, politika istisnalarını ve yasal tehditleri insan incelemesi için işaretleyin.

Yapay zekayı şu amaçlarla kullanmayın:

• Anlaşmazlıkları çözmek
• Yetki olmadan iade veya tazminat kararları almak
• Duygusal açıdan hassas şikayetlere inceleme yapmadan yanıt vermek
• Bir insan temsilciye giden net bir yolu değiştirmek

Pazarlama

Pazarlama genellikle küçük işletmelerin yapay zekaya yöneldiği ilk yerdir. Ancak bunun arkasında e-posta metni oluşturmaktan çok daha fazlası vardır.

Yapay zeka araçları şunları yapmanıza yardımcı olabilir:

• İşletmenin sade bir tanımından yola çıkarak bir web sitesi sayfasının veya açılış sayfasının ilk taslağını yazmak
• Her hizmet, ürün veya konum için ayrı bir sayfa gibi, bir web sitesinin hangi sayfalara ihtiyaç duyduğunu haritalandırmak
• Web sitesindeki eksiklikleri tespit etmek: eksik detaylar, güncelliğini yitirmiş sayfalar veya müşterilerin sorduğu ve hiçbir yerde ele alınmayan konular
• Yaygın müşteri sorularını, işletme için en önemli olan öncelik sırasına göre yazılmaya değer blog yazıları veya sayfalar listesine dönüştürmek
• Hangi sayfaların trafik aldığı ve insanların aramada işletmeyi ne kadar kolay bulabildiği gibi web sitesinin durumu hakkında bir rapor derlemek

Bu sorguyu deneyin:

"Bu işletme bilgilerini, mevcut web sitesini ve hizmet listesini inceleyin. En önemli müşteri sorularını ve '[konu veya hizmet]' için rakip sayfaları araştırın. Sayfa başlıkları, hedef niyet, birincil ve ikincil konular, harekete geçirici mesajlar ve iç bağlantı önerileri içeren önerilen bir site yapısı oluşturun. Ardından, onaylanmış marka yönergelerini kullanarak ana sayfayı ve bir hizmet sayfasını taslak olarak hazırlayın. Onay gerektiren her iddianı işaretleyin ve değişiklikleri yayınlamayın."

Yapay zekayı şu amaçlarla kullanmayın:

• Sıfırdan farklılaştırılmış bir marka sesi oluşturmak
• Müşteri araştırmasının veya stratejik konumlandırmanın yerini almak
• Gerçekleri kontrol etmeden ve editoryal inceleme yapmadan yayınlamak
• Yalnızca arama trafiği için büyük hacimlerde jenerik içerik üretmek

Planlama ve idari işler

Takvimler, gelen kutuları ve toplantı notları, hiçbir faturada görünmeyen saatleri tüketir, bu da idari işleri yapay zeka için güçlü bir kullanım durumu haline getirir.

Yapay zeka araçları şunları yapmanıza yardımcı olabilir:

• Toplantıları özetlemek ve eylem maddelerini çıkarmak
• Takip e-postaları taslakları hazırlamak
• Belgeleri ve formları düzenlemek
• Takvim çakışmalarını ve planlama boşluklarını belirlemek
• Gelen talepleri sınıflandırmak
• Müşteri sorgularını dahili görevlere bağlamak

Bu sorguyu deneyin:

"Bu haftanın takvimini, proje notlarını ve açık e-posta konularını inceleyin. Taahhütlerin, gecikmiş eylemlerin, planlama çakışmalarının ve yanıtlanmamış soruların öncelik sırasına göre bir listesini oluşturun. İlgili kaynak belgelere bağlantılar içeren tek sayfalık bir haftalık operasyon raporu hazırlayın. En acil üç öğe için takip e-postalarının taslağını hazırlayın, ancak göndermeyin."

Yapay zekayı şu amaçlarla kullanmayın:

• İş bağlamı olmadan öncelik kararları almak
• Onay almadan işletmeyi son teslim tarihlerine veya fiyatlara bağlamak
• Hassas çalışan veya müşteri bilgilerini uygun olmayan bir araçta işlemek
• Özetlenmiş bir toplantı kaydını eksiksiz veya doğru olarak değerlendirmek

Finans ve muhasebe

Muhasebe görevleri tekrarlayan ve kurallara dayalıdır; bu da bir muhasebecinin çıktıyı kontrol etmesi şartıyla yapay zekanın iyi iş çıkardığı türden bir iştir.

Yapay zeka araçları şunları yapmanıza yardımcı olabilir:

• İnceleme için işlemleri kategorize etmek
• Aşırı harcamaları tespit etmek
• Alışılmadık harcamaları veya yinelenen girdileri işaretlemek
• Nakit akışı kalıplarını özetlemek
• Fiş ve faturalardan veri çıkarmak
• Satışları veya giderleri dönemler arasında karşılaştırmak
• Bir muhasebeci veya finansal danışman için sorular hazırlamak

Bu sorguyu deneyin:

"Son altı aya ait ekteki işlem dışa aktarımını analiz edin. Alışılmadık değişiklikleri, olası yinelenen işlemleri, eksik kategorileri ve muhasebeci incelemesi gerektiren giderleri işaretleyin. İşaretlenen öğeleri ve ana kalıpların kısa bir özetini içeren bir elektronik tablo oluşturun. Vergi tavsiyelerinde bulunmayın, işlemleri otomatik olarak yeniden kategorize etmeyin veya raporu harici olarak göndermeyin."

Yapay zekayı şu amaçlarla kullanmayın:

• Vergi beyannamesi vermek
• Nihai muhasebe kararları almak
• İşletmenin büyük bir masrafı karşılayıp karşılayamayacağına karar vermek
• Nitelikli bir inceleme olmadan yasal, vergi veya finansal tavsiye sağlamak

Büyüt

Satış

Potansiyel müşteriler hızla soğuyabilir ve yapay zeka, meşgul bir sahibin kovalamaya vakti olmayanları yakalamada iyidir.

Yapay zeka araçları şunları yapmanıza yardımcı olabilir:

• Bir süredir takip etmediğiniz potansiyel müşterileri fark etmek
• Yeniden dinlemek zorunda kalmamak için bir satış görüşmesini özetlemek
• Genel bir e-posta yerine, her potansiyel müşteri için kişiselleştirilmiş bir takip e-postası taslağı hazırlamak
• Müşteri adaylarının satın almama konusunda sürekli öne sürdüğü nedenleri tespit edin, böylece bunlara doğrudan hitap edebilirsiniz
• Durağanlaşan ve bir dürtüye ihtiyaç duyan anlaşmaları işaretlemek
• Notlarınızı bir teklifin ilk taslağına dönüştürmek

Bu sorguyu deneyin:

"Ekteki satış notlarını inceleyin ve son 14 gün içinde takip edilmeyen fırsatları belirleyin. Güncel kamu kaynaklarını kullanarak her şirketi araştırın ve iş öncelikleri, ilgili gelişmeler, olası sorun noktaları ve kanıt bağlantıları içeren bir hesap özeti oluşturun. Yalnızca doğrulanmış bilgileri kullanarak her fırsat için kişiselleştirilmiş bir takip e-postası tasarlayın. E-postaları göndermeyin veya bütçe, yetki ya da satın alma niyeti hakkında iddialarda bulunmayın."

Yapay zekayı şu amaçlarla kullanmayın:

• Onay almadan fiyatlandırma veya sözleşme koşullarını müzakere etmek
• Teslimat veya ürün özellikleri hakkında sözler vermek
• Karmaşık anlaşmaları bağımsız olarak kapatmak
• Danışmanlık satışlarında ilişki kurmanın yerini almak

İşe alım ve oryantasyon

İşe alım evrakları ve oryantasyon materyalleri çoğunlukla bir şablonu takip eder, bu da yapay zekanın ilk geçişi taslak olarak hazırlaması için alan bırakır.

Yapay zeka araçları şunları yapmanıza yardımcı olabilir:

• İş tanımı taslakları hazırlamak
• Mülakat sorusu şablonları oluşturmak
• Mevcut politikaları ilk taslak oryantasyon materyallerine dönüştürmek
• Eğitim içeriğini özetlemek
• Role özel kontrol listeleri oluşturmak

Bu sorguyu deneyin:

"Onaylanmış rol profili, şirket el kitabı ve oryantasyon kontrol listesini kullanarak yeni bir operasyon koordinatörü için ilk haftalık oryantasyon planı oluşturun. Bir rol genel bakışı, eğitim programı, kontrol listesi ve yönetici brifingi tasarlayın. Kaynak belgelerdeki çelişkili veya güncelliğini yitirmiş bilgileri belirleyin. Başvuru sahiplerini elemeyin, adayları sıralamayın veya işe alım önerilerinde bulunmayın."

Yapay zekayı şu amaçlarla kullanmayın:

• İnsan gözetimi olmadan adayları elemək
• İşe alım kararları vermek
• Korumalı özellikleri veya kişisel nitelikleri çıkarmak
• Referans kontrolünün veya yapılandırılmış değerlendirmenin yerini almak

Hangi küçük işletme yapay zeka araçlarına ihtiyacınız var?

Yapay zeka araçları ne yaptıklarına bağlı olarak farklı adlar alır: bazıları genel amaçlı asistanlardır, diğerleri zaten kullandığınız yazılımlara yerleştirilmiştir ve büyüyen bir kategori ise çok adımlı görevleri kendi başına yürütür. Aşağıdaki tablo, hangi türün her işe uygun olduğunu ve birine karar vermeden önce neyin kontrol edilmesi gerektiğini açıklamaktadır.

Küçük işletmenizde yapay zekayı kullanmaya nasıl başlarsınız?

İlk soru hangi yapay zeka aracının satın alınacağı değildir. İşletme için ölçülebilir bir darboğaz oluşturan iş akışının hangisi olduğudur. Bu bilgiyle birlikte küçük ölçekli bir pilot proje oluşturun:

1. Darboğazı haritalandırın

Her sabah temizlenmesi bir saat süren bir gelen kutusu, bir hafta boyunca işlenmeden bekleyen faturalar veya gözden kaçan takipler gibi zamanın gerçekten nerede kaybedildiğini listeleyin.

2. Bir iş akışı seçin

Bu listeden, en yüksek maliyetli olanı değil, başlamak için en tutarlı ve en düşük riskli görevi seçin. Tekrarlayan, iyi tanımlanmış bir görevi her seferinde muhakeme gerektiren bir göreve göre test etmek daha kolaydır.

3. Bir taban çizgisi belirleyin

Görevin şu anda ne kadar sürdüğünü, ne kadara mal olduğunu ve ne sıklıkla hata yaptığını kaydedin, böylece yapay zeka sürümünü karşılaştırabileceğiniz bir şey olsun.

4. Verileri kontrol edin

Aracın kullanacağı bilgilerin doğru ve güncel olduğunu ve varsayılan olarak tüm gelen kutunuza, sürücünüze veya müşteri veritabanınıza değil, yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğu şeylere erişimi olduğunu onaylayın.

5. Mevcut teknoloji yığınına uyan bir araç seçin

Verileri elle dışa ve içe aktarmayı gerektirenler yerine, halihazırda kullanımda olan takvim, gelen kutusu, CRM veya muhasebe yazılımına doğrudan bağlanan araçları tercih edin.

6. Bir incelemeci atayın

Çıktı yayınlanmadan önce kimin kontrol edeceğine ve aracın yanlış yaptığı durumlarla kimin ilgileneceğine karar verin.

7. Sınırlı bir test çalıştırın

Ekibin geri kalanına sunmadan önce küçük bir kullanıcı grubu, sabit bir zaman dilimi ve net bir başarı ölçütü seçin.

8. Ölçün ve ayarlayın

Sonuçları taban çizgisiyle karşılaştırın, ardından verilerin gerçekte ne gösterdiğine bağlı olarak iş akışını koruyun, gözden geçirin veya bırakın.

Küçük işletmenizde ne zaman yapay zeka kullanmalısınız?

Yapay zekanın çalışmasını kontrol etmenin, görevi elle yapmaktan daha az zaman aldığı görevlerde yapay zekayı test etmeye değer. Birkaç işaret iyi bir uyuma işaret eder:

• Görev haftada birkaç kez gerçekleşiyor
• Süreç makul ölçüde tutarlıdır
• Çıktı hızlı bir şekilde kontrol edilebilir
• Ara sıra yapılan hatalar telafi edilebilir
• İşletme gelişimi ölçebilir
• Araç mevcut sistemlere uyar ve aşırı kurulum gerektirmez

Bir görevin otomasyon için kötü bir uyum olduğu durumlar:

• Nadir yapılıyor
• Incelikli muhakeme veya duygusal zeka gerektiriyor
• Bir hata yasal, finansal veya itibar hasarı yaratır
• Çalışma kamuya yöneliktir ve düzeltilmesi zordur
• Süreç hala hızla değişiyor
• Veriler eksik veya güvenilmez

Yapay zeka kullanımının yatırım getirisini (ROI) analiz etme

Birçok bireysel yapay zeka aracının fiyatı ayda on dolardan başlar. Ancak, bir görevi otomatikleştirmenin maliyet-fayda oranını hesaplarken, ana maliyetin kurulum süresi, entegrasyon, eğitim, inceleme ve düzeltme olabileceğini göz önünde bulundurun.

Matematiği yürütmenin basit bir yolu şudur: Geri ödeme süresini veya kazanılan zamanın kurulum için harcanan zamanı ne zaman geride bırakacağını hesaplayın.

• Görevi elle yapmanın haftalık maliyetini tahmin edin: bir örneğin ne kadar sürdüğü, haftada ne sıklıkla gerçekleştiği ve o kişinin zamanının saat başına ne kadar değer taşıdığı ile çarpılır.
• Yapay zekadan elde edilen haftalık tasarrufu tahmin edin: manuel maliyetten, yapay zekanın çıktısını her seferinde incelemenin maliyeti çıkarılır ve ne sıklıkla gerçekleştiği ile çarpılır.
• Bir defalık kurulum ve entegrasyon maliyetini bu haftalık tasarrufa bölün. Başa baş noktasına gelmek kabaca ne kadar sürer?

İşte normalde görevi yapan kişiye saatlik 30 dolar ödendiğini varsayan bir örnek:

20 dakika süren ve haftada iki kez gerçekleşen bir görev, elle yapıldığında haftada yaklaşık 20 dolara mal olur. Yapay zekanın çıktısını incelemek her seferinde hala 10 dakika sürerse, bu haftada yalnızca yaklaşık 10 dolar tasarruf sağlar.

İki saatlik kurulum (bu oranla 60 dolar değerinde) başa baş noktasına gelmek için altı hafta alır; bu da ilk pilot proje için çok uzun bir süredir.

Bir saat süren ve her gün gerçekleşen bir görev, elle yapıldığında haftada yaklaşık 150 dolara mal olur. Yapay zekanın çıktısını incelemek her seferinde 15 dakika sürerse, bu haftada yaklaşık 120 dolar tasarruf sağlar. Birkaç saatlik kurulum, bir haftadan kısa sürede kendini amorti eder.

Otomatikleştirmek yerine ne zaman işe alım yapmalısınız?

İş, sürekli muhakeme, ilişki kurma, hesap verebilirlik veya artan kapasite gerektirdiğinde işe alım yapın. Görev iyi tanımlanmış, tekrarlayan ve özel bir rolü haklı çıkaracak kadar büyük olmadığında önce yapay zekayı kullanın.

İşe alım ve yapay zeka her zaman birbirinin alternatifi değildir. Yapay zeka kullanan yeni bir çalışan; yapay zeka olmadan çalışandan daha fazla işleyebilir, süreçleri belgelendirebilir, bilgileri analiz edebilir ve hizmeti daha hızlı iyileştirebilir. Soru her zaman "İşe mi almalıyız yoksa yapay zeka mı kullanmalıyız?" değildir. "Bir insanın sahip olması gerekenler nelerdir ve bu rolün hangi kısımlarını yapay zeka destekleyebilir?" olabilir.

Bunu uygulamaya koyma

En çok zamanı alan ve tekrarlanabilir bir süreci takip eden görevi seçin, geri ödeme matematiğini çalıştırın ve bir müşteriye veya dolara dokunmadan önce yerinde bir incelemeci ile pilotunu yapın.

Perplexity Computer, küçük bir ekibe ek personel eklemeden daha fazla kapasite sağlar. QuickBooks, Mailchimp, Shopify ve Stripe dahil olmak üzere küçük işletmelerin halihazırda kullandığı 400'den fazla araçla bağlantı kurar. Buradan ilgili verileri çeker, analizi çalıştırır ve çıktıyı taslak haline getirerek dışarı çıkmadan önce imza gerektiren her şeyi işaretler.

Küçük işletmeniz için Perplexity Computer aracını deneyin.

SSS

Yapay zeka küçük bir işletme için buna değer mi? Göreve bağlıdır. Yapay zeka, görev sık sık gerçekleştiğinde, net bir süreci takip ettiğinde ve incelemesi elle yapmaktan daha az zaman aldığında test etmeye değer. Nadir, yüksek muhakeme gerektiren veya yüksek riskli işler için daha zayıf bir uyumdur.

Küçük bir işletme için en iyi yapay zeka aracı hangisidir? Tek bir en iyisi araç yoktur. Doğru olanı iş akışına bağlıdır: destek gelen kutuları için destek masası yapay zekası, planlama ve e-posta için çalışma alanı asistanları, defter tutma için yapay zeka özellikli muhasebe yazılımı ve aynı anda birkaç aracı kapsayan görevler için ajansal platformlar.

Yapay zeka küçük bir işletmeye ne kadara mal olur? Birçok aracın fiyatı ayda on doların başlarında başlar, ancak toplam maliyet kurulum, entegrasyon, eğitim ve incelemeyi içerir. Aracın yoğun düzeltmeye ihtiyacı varsa, düşük bir abonelik fiyatı olumlu bir getiri garanti etmez.

Yapay zeka küçük bir işletmedeki çalışanların yerini alabilir mi? Yapay zeka, özellikle muhakeme, hesap verebilirlik veya ilişki kurmanın önemli olduğu durumlarda, bir rolün yerini almaktan ziyade onu desteklemeye daha uygundur. Yapay zeka kullanan yeni bir işe alım, genellikle tek başına bir kişiden veya araçtan daha fazla işle başa çıkabilir.

Küçük bir işletme ne zaman bir görevi otomatikleştirmekten kaçınmalıdır? Görev nadir olduğunda, incelikli muhakeme gerektirdiğinde, yanlış yapılması maliyetli olacağında, kamuya yönelik ve düzeltilmesi zorda olduğunda veya eksik ya da güvenilmez verilere bağlı olduğunda otomasyonu atlayın.