ШІ на робочому місці: практичний посібник для інтелектуальних працівників

У цій статті розповідається про те, як інтелектуальні працівники можуть використовувати штучний інтелект для повторюваних завдань, які щотижня забирають багато часу, а не лише для разових запитань чи завдань із написання текстів. Вона містить готові до використання підказки (промпти), рекомендації щодо безпечного використання штучного інтелекту та кроки для швидкого й простого впровадження штучного інтелекту у ваш робочий процес.

Як використовувати штучний інтелект на робочому місці

Більшість інтелектуальної роботи супроводжується операційними накладними витратами, яких немає в описі посадових обов'язків: наради, адміністративна робота, відстеження актуальної інформації, управління стосунками.

Ці завдання часто є найкращим місцем для початку використання штучного інтелекту, оскільки результат легко перевірити, а ризики помилки низькі.

Нижче наведено 10 таких завдань і поради щодо того, як складати запити до штучного інтелекту для допомоги в кожному з них.

Примітка. Деякі інструменти штучного інтелекту потребують прикріплення вихідних матеріалів або безпосередньої їх вставки. Інші можуть отримувати їх самостійно з підключеної поштової скриньки, диска чи відкритих вкладок браузера. Наведені нижче запити працюють в обох випадках.

1) Відстеження актуальної інформації

Нові статті та оновлені нотатки накопичуються за однією і тією ж темою, і буває справжнім викликом встигати за тим, що відбувається.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Узгодити розрізнені джерела в одну відповідь
• Виявити суперечності або розбіжності у версіях між документами
• Узагальнити те, що змінилося з часу останнього оновлення
• Вказати на розбіжності між джерелами

2) Комунікація

Оновлення статусу, резюме, коротка перевірка: більшість робочої комунікації повторює одні й ті самі форми, що полегшує штучному інтелекту написання пристойного першого чорнового варіанта.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Створювати проєкти листів, оновлень або документів на основі маркованих списків
• Налаштовувати тон або довжину для різної аудиторії
• Переписувати те саме оновлення для різних читачів
• Виявляти незрозуміле формулювання перед відправленням

3) Наради

Штучний інтелект може допомогти перетворити розмову на чіткий перелік подальших дій та рішень.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Виокремити завдання для виконання та відповідальних осіб із нотаток чи транскрипту
• Скласти резюме одразу після дзвінка
• Виявити зобов'язання, за які наслідок ніхто не був закріплений
• Підготувати порядок денний на основі незакритих питань із минулої зустрічі

4) Планування та визначення пріоритетів

Штучний інтелект може полегшити організацію складного щотижневого розкладу, поєднання кількох зобов'язань та більш точну оцінку часу.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Перетворити конкуруючі дедлайни на послідовність операцій
• Позначити конфлікти в розкладі до того, як вони стануть проблемою
• Відрізнити те, що дійсно є терміновим, від того, що здається терміновим
• Здійснити перевірку на розсудливість щодо того, чи є план реалістичним

5) Аналіз та прийняття рішень

Штучний інтелект не є заміною людському судженню, але він добре справляється зі збиранням, сортуванням та порівнянням складної інформації, щоб полегшити процес прийняття рішень.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Зібрати разом релевантну інформацію для прийняття рішення
• Визначити, де міркування збігаються чи розходяться
• Провести стрес-тестування припущення перед тим, як будувати на ньому щось
• Упорядкувати фактори, що впливають на ситуацію

6) Створення результатів праці

Сучасніші та складніші інструменти штучного інтелекту можуть виходити за рамки простих відповідей на запитання та створювати слайди, звіти, документи чи електронні таблиці.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Перетворити дослідження чи нотатки на первинний чорновий варіант презентації, електронної таблиці чи звіту
• Перейти безпосередньо від сирого матеріалу до відформатованого документа
• Схемою структурувати результат роботи перед тим, як витрачати час на його полірування
• Збирати джерела разом під час створення

7) Адміністративні накладні витрати

Штучний інтелект може зменшити рутинні ручні завдання, такі як введення чи класифікація даних, маркування файлів або автоматичне копіювання та вставка інформації з одного інструмента в інший.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Класифікувати витрати та помічати дублікати або відсутні записи
• Складати чорнові варіанти рутинних листів
• Перетворити грубу нотатку на щось придатне для подання
• Заповнювати повторювані форми на основі вже наявної у вас інформації

8) Перевірка та контроль якості

Штучний інтелект корисний для виявлення невідповідностей в одному документі та узгодження тверджень із кількох джерел, наприклад для виявлення випадків, коли чорновий варіант відходить від посібника зі стилю.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Знайти суперечливі цифри або твердження в документі
• Позначити незрозуміле формулювання до того, як матеріал буде опубліковано
• Перевірити чорновий варіант за контрольним списком або посібником зі стилю
• Виявити прогалини між ранніми та пізнішими розділами

9) Навчання

Розібратися в незнайомій темі раніше означало повільне читання або послугу від зайнятого колеги.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Швидко отримати робоче розуміння незнайомого інструмента, процесу чи теми
• Підготувати запитання, на які ви повинні бути готові відповісти
• Пояснити концепцію на тому рівні, який вам потрібен
• Заповнити пробіли у фонових знаннях перед розмовою з кимось більш компетентним, ніж ви

10) Управління відносинами

Контекст, розкиданий по старих листах і нотатках, може бути важко відтворити в короткі терміни, безпосередньо перед дзвінком.

Інструменти штучного інтелекту можуть допомогти вам:

• Зібрати контекст перед розмовою: що обговорювалося, що обіцялося або що залишилося відкритим
• Підготувати брифінг перед дзвінком із клієнтом або зацікавленою стороною
• Відстежувати відкриті питання впродовж тривалих взаємин
• Скласти чернетку перевірки, яка посилається на реальний попередній контекст

Як розпочати роботу зі штучним інтелектом без подразнення ІТ-команди

Будь-який запит вище передбачає, що інструмент має доступ до реальної, іноді конфіденційної інформації компанії, тому кілька початкових звичок допоможуть уникнути перетворення цього доступу на проблему в майбутньому.

• Перед початком роботи перевірте список схвалених інструментів. Більшість компаній публікують його десь: у внутрішній вікі ІТ-відділу, на порталі безпеки чи в документі з введення в посаду. Якщо ви не можете його знайти, запитайте напряму, замість припускати, що його немає.
• Увійдіть через корпоративний SSO, а не через особистий обліковий запис. Особистий логін не успадковує засоби контролю даних компанії, журнал аудиту чи процедуру звільнення, тому робота залишається поза полем зору ІТ-відділу, навіть якщо сама робота є справою компанії.
• Знайте рівні даних вашої компанії, а не лише «конфіденційні чи ні». Більшість компаній ділять дані більш ніж на дві категорії, наприклад загальнодоступні, внутрішні, конфіденційні та з обмеженим доступом, і те, що можна вставляти в один інструмент, може не підходити для іншого. Уточніть в ІТ-відділі або службі безпеки, якщо рівні не описані десь на видноті.
• Видаляйте ідентифікатори перед вставкою, коли це можливо. Замініть справжні імена, номери рахунків та деталі щодо клієнтів на заповнювачі, такі як {client_name}, перш ніж вставляти дані в інструмент, який не було офіційно схвалено.
• Вимкніть перемикачі навчання моделі. Більшість інструментів штучного інтелекту мають налаштування, яке часто називається «покращити модель» або «використовувати мої дані для навчання» та яке за замовчуванням додає ваші введені дані до навчального набору. Перевірте панель конфіденційності або налаштувань і вимкніть його, якщо інструмент не було спеціально схвалено без урахування цієї проблеми.
• Перевірте, до чого інструмент має доступ, перед його підключенням. Якщо він бронює щось, надсилає чи взаємодіє з вашою поштовою скринькою, перевірте, які дозволи він запитує, і відкличте доступ до всього, чим ви активно не користуєтеся.
• Запитайте, якщо ви не знаєте, чи щось схвалено. Швидке повідомлення до ІТ-відділу чи служби безпеки зазвичай краще, ніж з'ясування постфактум, що інструмент не був узгоджений.

Розгорнути

Як ефективніше використовувати штучний інтелект на робочому місці

Більшість інтелектуальних працівників уже використовують штучний інтелект епізодично: одне разова запитання, швидка чернетка листа, скопіювати результат, готово. Ставлення до завдання як до двотижневого пілотного проєкту, а не як до разового запитання, — це те, що перетворює таке випадкове використання на значну економію часу.

Ось як почати:

1) Відстежуйте діяльність протягом повного тижня перед будь-кими змінами

Протягом п'яти робочих днів фіксуйте кожне повторюване завдання, скільки часу воно займає і наскільки нудним воно здається. Існує кілька доступних інструментів для відстеження часу, але звичайна постійна нотатка теж підійде: «Понеділок, 20 хв, сортування чеків, трохи дратує». До п'ятниці закономірність зазвичай стає очевидною сама собою.

2) Виберіть одне завдання

Перегляньте нотатки та виберіть, яке трудомістке, нудне завдання автоматизувати першим.

Слід взяти до уваги кілька факторів:

• Чи повторюється це завдання кілька разів на тиждень?
• Чи є процес відносно послідовним щоразу?
• Чи швидко перевіряється результат?
• Чи залежить це від суджень, які відрізняються залежно від ситуації?
• Чи легко помітити та виправити помилку?
• Чи є вихідні дані повними та надійними?

Щотижневий звіт про статус або звіт про витрати, що повторюється, підходить. Звіт для ради директорів раз на квартал — ні. Ставки та час на перевірку занадто високі для першого пілотного проєкту.

3) Визначте, як виглядає «добре», перед його тестуванням

Напишіть речення, що описує правильний або придатний для використання результат, сформульоване до того, як ви побачите, що створює штучний інтелект.

Візьміть три реальні приклади результатів, виконаних вручну (три звіти про статус, три звіти про витрати), і запишіть, що в них спільного: довжина, структура, рівень деталізації.

Потім запитайте себе, що зробило б результат непридатним для використання. Іноді легше визначити «добре», назвавши невдачу. Включіть протилежність кожної невдачі до визначення гарного результату.

Наприклад, для оновлення статусу це може бути: «Охоплює те, що було випущено та заблоковано, у двох абзацах, з мінімальною потребою в перепишуванні».

Для звіту про витрати це може бути: «Кожен рядок має категорію, а дублікати позначені».

4) Створіть і протестуйте підказку (промпт)

Почніть із простого опису завдання та визначення «добре» з кроку 3, а потім перевірте його на двох чи трьох реальних прикладах.

Після кожного запуску порівнюйте результат із цим визначенням і зазначайте, що не так: пропущено розділ, занадто довгий, неправильний тон. Додайте рядок до підказки, що стосується цієї конкретної прогалини, а потім запустіть знову.

Зупиніться, як тільки результат потребуватиме лише незначного редагування, а не переписування. Збережіть остаточну версію десь, де її легко знову знайти: наприклад, у закріпленому документі, додатку для нотаток або спільній бібліотеці підказок.

5) Виберіть одну перевірку контролю якості

Виберіть одну повторювану річ для ручної перевірки. Для звіту про витрати це може означати порівняння загальних сум за категоріями з вихідним експортом перед поданням. Робіть таку саму перевірку для кожного результату протягом двох тижнів, навіть якщо він почне здаватися надійним.

6) Через два тижні порівняйте результат із базовим показником.

Для кожного випадку відстежуйте, скільки часу зайняло виконання завдання від початку до кінця, включно з етапом перевірки, і як воно співвідноситься з часом, записаним на кроці 1. Після закінчення двох тижнів підсумуйте результати, щоб вирішити, чи варто залишати автоматизацію в такому вигляді. Якщо ні, скоригуйте та повторіть спробу або відмовтеся від цього й виберіть інше завдання.

Втілення цього на практиці

Виберіть завдання, яке забирає найбільше часу та з'являється найрегулярніше, пропустіть його через кроки пілотного проєкту та зверніть увагу, скільки часу чи зусиль заощаджує штучний інтелект.

Perplexity Computer надає інтелектуальному працівнику більші можливості без додавання зайвих годин до дня. Він підключається до інструментів, які вже використовуються щодня, зокрема Gmail, Outlook, Google Drive, Notion та Slack, і може витягувати відповідний матеріал, готувати чернетку результату та позначати все, що потребує повторного перегляду перед публікацією.

Спробуйте Perplexity Computer для своєї щоденної роботи.

Поширені запитання

Що таке штучний інтелект на робочому місці?

Це використання інструментів штучного інтелекту, таких як підключені асистенти та чат-боти, для допомоги в повторюваних частинах роботи: відстеження актуальної інформації, комунікація, планування, перевірка та адміністративна робота, на додачу до разових запитань, які більшість людей уже ставить.

Які є приклади штучного інтелекту на робочому місці?

Виокремлення завдань з транскрипту зустрічі, перетворення сирих нотаток на оновлення статусу, класифікація звіту про витрати, створення структури презентації на основі джерел та підготовка до дзвінка з використанням попереднього контексту — це п'ять поширених прикладів.

Які переваги штучного інтелекту на робочому місці?

Найбільш очевидною перевагою є зекономлений час на завданнях, які слідують передбачуваній закономірності: узагальнення, створення чорнових варіантів, класифікація та перевірка роботи, яка вимагає реального часу на виконання вручну, але не потребує глибокого судження.

Які плюси та мінуси штучного інтелекту на робочому місці?

Плюсом є швидші перші чорнові варіанти та менше часу на повторювані завдання. Мінус виникає тоді, коли етап перевірки пропускається: неверифіковане резюме сприймається як факт, чернетка надсилається без перевірки або конфіденційні дані вставляються в інструмент, який ніколи не був схвалений для цього.

Як використовувати штучний інтелект на робочому місці?

Почніть з одного повторюваного завдання, відстежуйте, як воно наразі виконується протягом тижня, визначте, як виглядає якісний результат, протестуйте підказку на кількох реальних прикладах і налаштуйте одну фіксовану перевірку для кожного результату під час двотижневого пілотного проєкту.

Які ризики штучного інтелекту на робочому місці?

Основними ризиками є сприйняття результату штучного інтелекту як перевіреного, коли це не так, передача конфіденційних даних через не схвалений інструмент та дозвіл резюме штучного інтелекту замінити рішення, затвердження чи судження у стосунках, яке все ще потребує людини.

Чи замінить штучний інтелект робочі місця?

Для більшості інтелектуальної роботи штучний інтелект замінює конкретні повторювані завдання всередині ролі, а не саму роль. Завдання з цього посібника — комунікація, адміністративна робота, перші чорнові варіанти — є найбільш вірогідними кандидатами на зміну, тоді як судження, відповідальність та побудова стосунків залишаються за людиною, яка виконує роботу.