Cách sử dụng Tự động hóa

Các quá trình tự động hóa cho phép Computer xử lý công việc liên tục mà không cần yêu cầu mới mỗi lần. Thay vì yêu cầu cùng một báo cáo vào mỗi Thứ Hai hoặc kiểm tra email khách hàng suốt cả ngày, bạn có thể giao cho Computer một phân công cố định. Công trình này chạy theo lịch trình hoặc khi xảy ra sự kiện được chỉ định, sử dụng hướng dẫn và công việc trước đó để tiếp tục từ điểm dừng.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với công việc phụ thuộc vào những gì đã xảy ra trước đó, chẳng hạn như theo dõi cập nhật dự án, so sánh giá của đối thủ cạnh tranh hoặc chuẩn bị câu trả lời cho khách hàng.

Computer có thể sử dụng các công cụ, tệp và Dự án được kết nối cùng với lịch sử của quá trình tự động hóa. Điều này có nghĩa là mỗi lần chạy có thể dựa trên các tìm kiếm trước đó thay vì tạo lại cùng một ngữ cảnh hoặc lặp lại công việc.

Để bắt đầu, hãy mô tả công việc trong thanh đa năng của Computer hoặc mở Tự động hóa và chọn Tự động hóa mới. Hãy nêu rõ kết quả, công cụ và nguồn nào Computer nên sử dụng, và nơi chuyển đến. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu kiểm tra giá của đối thủ cạnh tranh vào mỗi Thứ Hai, so sánh với tuần trước, cập nhật bảng tính và tóm tắt những thay đổi.

Tiếp theo, hãy chọn nội dung bắt đầu công việc. Sử dụng lịch biểu cho các phân công thường xuyên, chẳng hạn như bản tin hàng ngày, hoặc sự kiện từ một trình kết nối được hỗ trợ, như tin nhắn Gmail mới hoặc tin nhắn Slack trong một kênh đã chọn.

Kết nối tài khoản bắt buộc và thêm điều kiện để quá trình tự động hóa tập trung, chẳng hạn như chỉ xem xét email từ một khách hàng cụ thể. Lịch biểu hoặc sự kiện xác định thời điểm Computer chạy. Phân công cho biết việc cần làm.

Bạn cũng có thể chỉ định thời điểm Computer nên hành động và thời điểm nên yêu cầu xem xét, trong phạm vi quyền của các công cụ được kết nối. Ví dụ: yêu cầu chuẩn bị bản cập nhật để phê duyệt trước khi chia sẻ trên Slack.

Mở một quá trình tự động hóa để xem xét hướng dẫn, trạng thái, lịch sử chạy và kết quả đầu ra. Khi công việc thay đổi, bạn có thể chỉnh sửa phân công, tạm dừng hoặc chạy ngay lập tức.

Việc theo dõi trình kích hoạt không sử dụng tín dụng; tín dụng được sử dụng khi Computer thực hiện phân công.

Điểm chính cần ghi nhớ

• Tự động hóa cung cấp cho Computer một phân công liên tục: Computer có thể xử lý các báo cáo định kỳ, bản nháp trả lời của khách hàng và cập nhật dự án mà không cần đợi yêu cầu mới mỗi lần.
• Lịch biểu hoặc sự kiện sẽ bắt đầu công việc: Chọn thời điểm cho công việc định kỳ hoặc sự kiện từ một trình kết nối được hỗ trợ. Thêm điều kiện để thu hẹp các sự kiện kích hoạt quá trình chạy.
• Hướng dẫn rõ ràng xác định công việc: Nêu tên kết quả, các công cụ và nguồn mà Computer nên sử dụng, và nơi kết quả sẽ được chuyển đến. Chỉ định hành động nào cần con người xem xét lại.
• Mỗi lần chạy có thể dựa trên công việc trước đó: Các quá trình tự động hóa giữ lại lịch sử công việc, giúp Computer so sánh các thay đổi, theo dõi các mục còn tồn đọng và tránh lặp lại công việc.
• Quá trình tự động hóa có thể thay đổi khi công việc thay đổi: Xem lại hướng dẫn, trạng thái và các lần chạy trước trong mục Tự động hóa. Chỉnh sửa phân công, tạm dừng hoặc chạy ngay lập tức mà không phải đợi thời điểm hoặc sự kiện theo lịch tiếp theo.