AI tại nơi làm việc: Hướng dẫn thực tế cho trình xử lý tri thức

Bài viết này phân tích cách các trình xử lý tri thức có thể sử dụng AI cho các tác vụ định kỳ chiếm dụng thời gian mỗi tuần, thay vì chỉ dùng cho các câu hỏi đơn lẻ và tác vụ viết lách. Bài viết bao gồm các câu lệnh có sẵn để sử dụng, hướng dẫn sử dụng AI an toàn và các bước để tích hợp AI vào quy trình làm việc của bạn một cách nhanh chóng và đơn giản.

Cách sử dụng AI tại nơi làm việc

Hầu hết công việc của trình xử lý tri thức đều đi kèm với chi phí vận hành ẩn không có trong mô tả công việc: các cuộc họp, công việc hành chính, cập nhật thông tin, quản lý các mối quan hệ.

Những tác vụ này thường là nơi tốt nhất để bắt đầu sử dụng AI, bởi vì kết quả đầu ra rất dễ kiểm tra và rủi ro khi làm sai là thấp.

Dưới đây là 10 tác vụ trong số đó, và cách ra câu lệnh cho AI để hỗ trợ từng tác vụ.

Lưu ý: Một số công cụ AI cần đính kèm tài liệu nguồn hoặc dán trực tiếp. Các công cụ khác có thể tự lấy dữ liệu từ hộp thư đến, ổ đĩa hoặc các tab trình duyệt đang mở đã kết nối. Các câu lệnh dưới đây đều hoạt động tốt với mọi cách.

1) Cập nhật thông tin

Các bài báo mới và ghi chú được cập nhật chồng chất lên nhau về cùng một chủ đề, và việc theo kịp những gì đang diễn ra có thể thực sự là một thử thách.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Hợp nhất các nguồn phân tán thành một câu trả lời duy nhất
• Phát hiện sự mâu thuẫn hoặc sai lệch phiên bản giữa các tài liệu
• Tóm tắt những gì đã thay đổi kể từ bản cập nhật cuối cùng
• Đánh dấu những điểm mà các nguồn không đồng quan điểm

2) Giao tiếp

Một bản cập nhật trạng thái, một bản tóm tắt, một lần kiểm tra nhanh: phần lớn giao tiếp trong công việc lặp lại một số cấu trúc quen thuộc, giúp AI dễ dàng viết ra một bản nháp đầu tiên khá tốt.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Soạn thảo email, bản cập nhật hoặc tài liệu từ các gạch đầu dòng
• Điều chỉnh tông giọng hoặc độ dài cho đối tượng người nghe khác
• Viết lại cùng một bản cập nhật cho các đối tượng độc giả khác nhau
• Phát hiện câu chữ chưa rõ ràng trước khi bạn gửi

3) Cuộc họp

AI có thể giúp biến một cuộc trò chuyện thành một bản ghi nhớ hữu hình về các hành động tiếp theo và quyết định.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Trích xuất các hạng mục hành động và người phụ trách từ ghi chú hoặc bản ghi âm
• Soạn thảo bản tóm tắt ngay sau cuộc gọi
• Phát hiện những cam kết mà không ai thực sự được phân công
• Chuẩn bị chương trình nghị sự từ các mục còn mở của cuộc họp trước

4) Lập kế hoạch và ưu tiên

AI có thể giúp bạn sắp xếp lịch trình hàng tuần phức tạp dễ dàng hơn, xử lý đồng thời nhiều cam kết và ước tính thời gian chính xác hơn.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Biến các thời hạn cạnh tranh thành một trình tự thao tác
• Đánh dấu các xung đột về lịch trình trước khi chúng trở thành vấn đề
• Phân biệt việc thực sự khẩn cấp với việc có vẻ khẩn cấp
• Kiểm tra độ hợp lý xem một kế hoạch có thực tế hay không

5) Phân tích và ra quyết định

AI không thể thay thế phán đoán của con người, nhưng nó rất giỏi trong việc tập hợp, sắp xếp và so sánh thông tin phức tạp để giúp quá trình ra quyết định trở nên dễ dàng hơn.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Kết hợp thông tin liên quan để đưa ra quyết định
• Đưa ra bề nổi những điểm suy luận đồng ý hoặc bất đồng
• Kiểm tra độ chịu tải của một giả định trước khi bạn dựa vào đó
• Sắp xếp các yếu tố đang tác động

6) Sản xuất các sản phẩm bàn giao

Các công cụ AI tinh vi hơn ngày nay có thể vượt ra ngoài việc đơn thuần trả lời câu hỏi để tạo ra các slide, báo cáo, tài liệu hoặc bảng tính.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Biến nghiên cứu hoặc ghi chú thành một bộ slide, bảng tính hoặc báo cáo bản nháp đầu tiên
• Đi thẳng từ tài liệu thô đến một tài liệu đã được định dạng
• Cấu trúc sản phẩm bàn giao trước khi bạn dành thời gian trau chuốt
• Tập hợp các nguồn lại với nhau khi bạn xây dựng

7) Chi phí vận hành hành chính

AI có thể giảm bớt các tác vụ thủ công tẻ nhạt, chẳng hạn như nhập hoặc phân loại dữ liệu, dán nhãn tệp hoặc sao chép-dán thông tin từ công cụ này sang công cụ khác một cách tự động.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Phân loại chi phí và đánh dấu các mục trùng lặp hoặc bị thiếu
• Soạn thảo các email thông thường
• Biến một ghi chú thô thành một bản có thể gửi được
• Điền vào các biểu mẫu lặp đi lặp lại từ thông tin bạn đã có

8) Xem xét và kiểm soát chất lượng

AI hữu ích trong việc phát hiện sự thiếu nhất quán trong một tài liệu duy nhất, và hòa giải các tuyên bố giữa nhiều nguồn, chẳng hạn như đánh dấu vị trí bản thảo lệch khỏi hướng dẫn phong cách.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Phát hiện các con số hoặc tuyên bố không nhất quán xuyên suốt một tài liệu
• Đánh dấu câu chữ chưa rõ ràng trước khi xuất bản một thứ gì đó
• Kiểm tra bản thảo dựa trên danh sách kiểm tra hoặc hướng dẫn phong cách
• Phát hiện các khoảng trống giữa phần đầu và phần sau

9) Học tập

Để nắm bắt một chủ đề xa lạ trước đây đồng nghĩa với việc đọc chậm hoặc nhờ vả một đồng nghiệp đang bận rộn.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Nhanh chóng có được sự hiểu biết mang tính ứng dụng về một công cụ, quy trình hoặc chủ đề xa lạ
• Chuẩn bị các câu hỏi bạn nên sẵn sàng trả lời
• Giải thích một khái niệm ở mức độ bạn cần
• Bổ sung nền tảng trước khi nói chuyện với một chuyên gia hơn bạn

10) Quản lý các mối quan hệ

Ngữ cảnh nằm rải rác trong các email và ghi chú cũ có thể khó tái tạo khi thông báo ngắn, ngay trước một cuộc gọi.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Tập hợp ngữ cảnh trước một cuộc trò chuyện: những gì đã được thảo luận, hứa hẹn hoặc để ngỏ
• Chuẩn bị bản tóm tắt trước một cuộc gọi với khách hàng hoặc bên liên quan
• Theo dõi các mục đang mở trong suốt một mối quan hệ đang diễn ra
• Soạn thảo một lời nhắc nhở tham chiếu đúng ngữ cảnh thực tế trước đó

Cách bắt đầu sử dụng AI mà không làm phiền đội ngũ IT của bạn

Mỗi câu lệnh ở trên đều giả định rằng công cụ này có quyền truy cập vào thông tin thực tế của công ty, đôi khi là thông tin nhạy cảm, vì vậy một vài thói quen ban đầu sẽ giúp quyền truy cập đó không trở thành vấn đề sau này.

• Kiểm tra danh sách các công cụ được phê duyệt trước khi bạn bắt đầu. Hầu hết các công ty đều đăng tải danh sách này ở đâu đó: wiki của IT, cổng thông tin bảo mật, tài liệu giới thiệu nhân viên mới. Nếu bạn không thể tìm thấy, hãy hỏi trực tiếp thay vì giả định là không có.
• Đăng nhập qua SSO của công ty bạn, không dùng tài khoản cá nhân. Thông tin đăng nhập cá nhân không kế thừa các biện pháp kiểm soát dữ liệu, dấu vết kiểm toán hoặc quy trình thôi việc của công ty bạn, vì vậy công việc vẫn nằm ngoài tầm nhìn của IT ngay cả khi bản thân công việc đó là việc kinh doanh của công ty.
• Nắm rõ các cấp độ dữ liệu của công ty bạn, chứ không chỉ "nhạy cảm hay không nhạy cảm." Hầu hết các công ty chia dữ liệu thành nhiều hơn hai danh mục, ví dụ như công khai, nội bộ, bảo mật và hạn chế, và những gì ổn để dán vào một công cụ này có thể không ổn cho công cụ khác. Hãy kiểm tra với bộ phận IT hoặc bảo mật nếu các cấp độ không được tài liệu hóa ở một nơi dễ thấy.
• Xóa bỏ các mã định danh trước khi bạn dán, khi có thể. Thay thế tên thật, số tài khoản và thông tin chi tiết của khách hàng bằng các trình giữ chỗ như {client_name} trước khi dán vào một công cụ chưa được chính thức phê duyệt.
• Tắt các nút chuyển đổi huấn luyện mô hình. Hầu hết các công cụ AI đều có một cài đặt, thường được dán nhãn như "cải thiện mô hình" hoặc "sử dụng dữ liệu của tôi để huấn luyện", đưa đầu vào của bạn vào dữ liệu huấn luyện theo mặc định. Hãy kiểm tra bảng điều khiển quyền riêng tư hoặc cài đặt và tắt nó đi trừ khi công cụ đã được phê duyệt cụ thể mà không có mối lo ngại đó.
• Xem lại những gì công cụ có thể truy cập trước khi kết nối. Nếu nó đặt lịch, gửi tin nhắn hoặc chạm vào hộp thư đến của bạn, hãy kiểm tra các quyền mà nó đang yêu cầu và thu hồi quyền truy cập đối với bất kỳ thứ gì bạn không còn tích cực sử dụng.
• Hãy hỏi nếu bạn không biết liệu một thứ gì đó đã được phê duyệt hay chưa. Gửi một tin nhắn nhanh cho IT hoặc bộ phận bảo mật thường tốt hơn là phát hiện ra sau thực tế rằng một công cụ chưa được thông qua.

Phóng to

Cách sử dụng AI tại nơi làm việc hiệu quả hơn

Hầu hết các trình xử lý tri thức đã sử dụng AI một cách thông thường: một câu hỏi đơn lẻ, một bản nháp email nhanh, sao chép kết quả, xong. Coi một tác vụ như một thử nghiệm kéo dài hai tuần, chứ không phải một câu hỏi một lần, là điều biến việc sử dụng thông thường đó thành việc tiết kiệm thời gian có ý nghĩa.

Dưới đây là cách bắt đầu:

1) Theo dõi trong cả tuần trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào

Trong năm ngày làm việc, hãy ghi lại mọi tác vụ lặp đi lặp lại, thời gian thực hiện và mức độ tẻ nhạt của nó. Có nhiều công cụ theo dõi thời gian khác nhau sẵn có, nhưng một ghi chú chạy liên tục là đủ dùng: "Thứ Hai, 20 phút, phân loại biên nhận, hơi khó chịu một chút." Đến thứ Sáu, một mô hình thường sẽ tự xuất hiện rõ ràng.

2) Chọn một tác vụ

Xem lại các ghi chú và chọn tác vụ tẻ nhạt, mất thời gian nào để tự động hóa trước.

Có một vài yếu tố cần cân nhắc:

• Tác vụ này có diễn ra nhiều lần trong một tuần không?
• Quy trình có tương đối nhất quán mỗi lần không?
• Việc kiểm tra kết quả đầu ra có nhanh chóng không?
• Nó có phụ thuộc vào các phán đoán thay đổi theo tình huống không?
• Lỗi có dễ phát hiện và khắc phục không?
• Dữ liệu nguồn có đầy đủ và đáng tin cậy không?

Một bản cập nhật trạng thái hàng tuần hoặc một báo cáo chi phí định kỳ là phù hợp. Một bộ slide ban giám đốc mỗi quý một lần thì không. Cả mức độ quan trọng và thời gian xem xét đều quá cao đối với một thử nghiệm đầu tiên.

3) Xác định thế nào là "tốt" trước khi thử nghiệm

Viết một câu mô tả một đầu ra chính xác hoặc có thể sử dụng được, được quyết định trước khi xem AI tạo ra cái gì.

Lấy ba ví dụ thực tế về đầu ra được làm thủ công (ba bản cập nhật trạng thái, ba báo cáo chi phí), và viết ra những điểm chung của chúng: độ dài, cấu trúc, mức độ chi tiết.

Sau đó, hãy hỏi điều gì sẽ khiến nó không thể sử dụng được. Đôi khi việc định nghĩa chữ tốt sẽ dễ hơn bằng cách gọi tên lỗi. Đưa phần đối lập của mỗi lỗi vào định nghĩa của một đầu ra tốt.

Ví dụ, đối với một bản cập nhật trạng thái, điều đó có thể là: "Bao gồm những gì đã xuất xưởng và những gì đang bị chặn, trong hai đoạn văn, với lượng viết lại tối thiểu cần thiết."

Đối với một báo cáo chi phí, có thể là: "Mỗi dòng đều có một danh mục, và các mục trùng lặp được đánh dấu."

4) Xây dựng và kiểm tra câu lệnh

Bắt đầu với mô tả đơn giản về tác vụ và định nghĩa "tốt" từ bước 3, sau đó chạy thử với hai hoặc ba trường hợp thực tế.

Sau mỗi lần chạy, hãy so sánh kết quả đầu ra với định nghĩa đó và ghi chú những điểm chưa đạt: thiếu một phần, quá dài, sai tông giọng. Thêm một dòng vào câu lệnh giải quyết khoảng cách cụ thể đó, sau đó chạy lại.

Dừng lại khi đầu ra chỉ cần chỉnh sửa nhỏ, không cần viết lại. Lưu phiên bản cuối cùng ở một nơi dễ tìm lại: chẳng hạn như tài liệu được ghim, ứng dụng ghi chú hoặc thư viện câu lệnh được chia sẻ.

5) Quyết định một bước kiểm tra chất lượng

Chọn một việc có thể lặp lại để xác minh thủ công. Đối với báo cáo chi phí, điều đó có thể có nghĩa là so sánh tổng các danh mục với bản xuất thô trước khi gửi. Thực hiện kiểm tra tương tự đó trên mọi đầu ra trong hai tuần, ngay cả khi nó bắt đầu có vẻ đáng tin cậy.

6) Sau hai tuần, hãy so sánh với đường cơ sở.

Đối với mỗi trường hợp, hãy theo dõi thời gian tác vụ mất từ đầu đến cuối, bao gồm cả bước kiểm tra, và cách nó so sánh với thời gian đã ghi lại ở bước 1. Vào cuối hai tuần, hãy cộng lại để quyết định xem có nên giữ tự động hóa nguyên trạng hay không. Nếu không, hãy điều chỉnh và thử lại, hoặc hủy bỏ và chọn một tác vụ khác.

Đưa điều này vào thực tế

Chọn tác vụ ngốn nhiều thời gian nhất và xuất hiện liên tục nhất, chạy nó qua các bước thử nghiệm và ghi chú lượng thời gian hoặc công sức mà AI tiết kiệm được.

Perplexity Computer mang lại cho trình xử lý tri thức năng lực lớn hơn mà không cần thêm giờ trong ngày. Nó kết nối với các công cụ đang được sử dụng hàng ngày, bao gồm Gmail, Outlook, Google Drive, Notion và Slack, đồng thời có thể lấy tài liệu có liên quan, soạn thảo đầu ra và đánh dấu bất kỳ thứ gì cần xem xét kỹ trước khi được gửi đi.

Dùng thử Perplexity Computer cho công việc hàng ngày của bạn.

Câu hỏi thường gặp

AI tại nơi làm việc là gì?

Đó là việc sử dụng các công cụ AI, như trợ lý kết nối và chatbot, để hỗ trợ các phần định kỳ của công việc: duy trì cập nhật, giao tiếp, lập kế hoạch, xem xét và công việc hành chính, ngoài các câu hỏi đơn lẻ mà hầu hết mọi người đã hỏi.

Ví dụ về AI tại nơi làm việc là gì?

Trích xuất các hạng mục hành động từ bản ghi cuộc họp, biến ghi chú thô thành bản cập nhật trạng thái, phân loại báo cáo chi phí, xây dựng dàn ý thuyết trình có nguồn hỗ trợ và chuẩn bị cho cuộc gọi bằng bối cảnh trước đó là năm ví dụ phổ biến.

Lợi ích của AI tại nơi làm việc là gì?

Lợi ích rõ ràng nhất là tiết kiệm thời gian cho các tác vụ tuân theo một mẫu dự đoán được: tóm tắt, soạn thảo, phân loại và xem xét công việc mất thời gian thực sự để làm thủ công nhưng không đòi hỏi phán đoán sâu sắc.

Ưu và nhược điểm của AI tại nơi làm việc là gì?

Điểm tích cực là bản nháp đầu tiên nhanh hơn và ít tốn thời gian hơn cho các tác vụ lặp đi lặp lại. Điểm tiêu cực xuất hiện khi bước kiểm tra bị bỏ qua: một bản tóm tắt chưa được xác minh bị coi là sự thật, một bản nháp được gửi đi mà không xem xét, hoặc dữ liệu nhạy cảm được dán vào một công cụ chưa bao giờ được phê duyệt cho việc đó.

Làm thế nào để bạn sử dụng AI tại nơi làm việc?

Bắt đầu với một tác vụ định kỳ, theo dõi cách nó hiện đang được thực hiện trong một tuần, xác định đầu ra tốt trông như thế nào, kiểm tra câu lệnh dựa trên một vài trường hợp thực tế và thiết lập một lần kiểm tra cố định để chạy trên mọi đầu ra trong một thử nghiệm kéo dài hai tuần.

Rủi ro của AI tại nơi làm việc là gì?

Những rủi ro chính là coi đầu ra của AI là đã được xác minh trong khi chưa phải, gửi dữ liệu nhạy cảm thông qua một công cụ chưa được phê duyệt, và để bản tóm tắt của AI thay thế cho một quyết định, một sự phê duyệt hoặc phán đoán quan hệ mà vẫn cần đến con người.

AI có sắp thay thế công việc không?

Đối với hầu hết công việc của trình xử lý tri thức, AI đang thay thế các tác vụ lặp đi lặp lại cụ thể bên trong một vai trò thay vì bản thân vai trò đó. Các tác vụ trong hướng dẫn này, giao tiếp, hành chính, các bản nháp đầu tiên, là những tác vụ có nhiều khả năng thay đổi nhất, trong khi phán đoán, trách nhiệm giải trình và xây dựng mối quan hệ vẫn thuộc về con người làm công việc đó.