Cách sử dụng AI trong doanh nghiệp nhỏ

Bài viết này phân tích cách các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng tối đa giá trị từ AI mà không lãng phí thời gian. Bài viết bao gồm các câu lệnh có sẵn để sử dụng, cũng như các khung làm việc nhanh để thiết lập một dự án thử nghiệm AI, tính toán những dự án nào đáng tự động hóa và quyết định thời điểm nên sử dụng AI hay thuê nhân sự.

Doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng AI cho việc gì

Các phần dưới đây đề cập đến các chức năng tiêu tốn nhiều thời gian nhất của một doanh nghiệp nhỏ. Mỗi phần nêu rõ AI thực sự hỗ trợ những gì, một truy vấn mẫu và thời điểm con người vẫn cần can thiệp.

Hỗ trợ khách hàng

Hộp thư hỗ trợ chứa đầy các yêu cầu lặp đi lặp lại và mang tính nhạy cảm về thời gian, điều này khiến đây trở thành một trong những nơi dễ bắt đầu nhất.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Soạn thảo phản hồi cho các câu hỏi thường gặp
• Tóm tắt lịch sử khách hàng
• Phân loại và chuyển hướng các yêu cầu đến
• Tìm kiếm cơ sở tri thức để lấy thông tin có liên quan
• Xác định các tin nhắn cần sự chú ý khẩn cấp của con người

Hãy thử truy vấn này:

Xem lại các email hỗ trợ khách hàng và các câu hỏi thường gặp đính kèm. Nhóm các thắc mắc thành các chủ đề định kỳ, xác định các câu hỏi mà phần câu hỏi thường gặp không trả lời được và tạo một bảng tính gồm tên khách hàng, vấn đề, mức độ khẩn cấp và hành động tiếp theo được khuyến nghị. Soạn thảo các tùy chọn phản hồi cho các câu hỏi thông thường, nhưng không gửi bất cứ thứ gì hoặc đưa ra quyết định hoàn tiền. Gắn cờ các khiếu nại, ngoại lệ về chính sách và các mối đe dọa pháp lý để con người xem xét.

Đừng sử dụng AI để:

• Giải quyết tranh chấp
• Đưa ra quyết định hoàn tiền hoặc bồi thường mà không có sự ủy quyền
• Phản hồi các khiếu nại nhạy cảm về mặt cảm xúc mà không qua xem xét
• Thay thế tuyến đường rõ ràng để đến gặp đại diện là con người

Tiếp thị

Tiếp thị thường là nơi đầu tiên các doanh nghiệp nhỏ hướng tới AI. Tuy nhiên, lĩnh vực này còn nhiều điều hơn là chỉ tạo nội dung email.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Viết bản nháp đầu tiên của một trang web hoặc trang đích từ mô tả đơn giản về doanh nghiệp
• Lên sơ đồ các trang web cần thiết, chẳng hạn như một trang riêng cho từng dịch vụ, sản phẩm hoặc địa điểm
• Phát hiện các khoảng trống trong trang web: thiếu chi tiết, trang lỗi thời hoặc các chủ đề khách hàng hỏi mà chưa được đề cập ở bất kỳ đâu
• Biến các câu hỏi phổ biến của khách hàng thành danh sách các bài đăng blog hoặc trang đáng viết, được sắp xếp theo mức độ quan trọng đối với doanh nghiệp
• Tổng hợp báo cáo về hoạt động của trang web, chẳng hạn như trang nào có lưu lượng truy cập và mức độ dễ dàng tìm thấy doanh nghiệp trong tìm kiếm của mọi người

Hãy thử truy vấn này:

"Xem lại thông tin doanh nghiệp này, trang web hiện tại và danh sách dịch vụ. Nghiên cứu các câu hỏi quan trọng nhất của khách hàng và các trang cạnh tranh cho '[chủ đề hoặc dịch vụ].' Tạo cấu trúc trang được đề xuất với tiêu đề trang, ý định mục tiêu, chủ đề chính và phụ, lời kêu gọi hành động và đề xuất liên kết nội bộ. Sau đó, soạn thảo trang chủ và một trang dịch vụ bằng cách sử dụng nguyên tắc thương hiệu đã được phê duyệt. Gắn cờ mọi tuyên bố cần xác nhận và không xuất bản các thay đổi."

Đừng sử dụng AI để:

• Xây dựng giọng điệu thương hiệu khác biệt từ đầu
• Thay thế nghiên cứu khách hàng hoặc định vị chiến lược
• Xuất bản mà không kiểm tra thực tế và xem xét biên tập
• Sản xuất khối lượng lớn nội dung chung chung chỉ nhằm mục đích tăng lưu lượng truy cập tìm kiếm

Lên lịch và quản trị

Lịch, hộp thư đến và ghi chú cuộc họp chiếm hàng giờ không hiển thị trên bất kỳ hóa đơn nào, điều này làm cho công tác quản trị trở thành một trường hợp sử dụng mạnh mẽ cho AI.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Tóm tắt các cuộc họp và trích xuất các hạng mục hành động
• Soạn thảo email theo dõi
• Tổ chức tài liệu và biểu mẫu
• Xác định xung đột lịch và khoảng trống lịch trình
• Phân loại các yêu cầu đến
• Kết nối các yêu cầu của khách hàng với các nhiệm vụ nội bộ

Hãy thử truy vấn này:

"Xem lại lịch trình tuần này, ghi chú dự án và chuỗi email mở. Tạo danh sách các cam kết được ưu tiên, các hành động quá hạn, xung đột lịch trình và các câu hỏi chưa được trả lời. Chuẩn bị một báo cáo hoạt động hàng tuần một trang có liên kết đến các tài liệu nguồn có liên quan. Soạn thảo, nhưng không gửi, email theo dõi cho ba mục khẩn cấp nhất."

Đừng sử dụng AI để:

• Đưa ra các quyết định ưu tiên mà không có bối cảnh kinh doanh
• Cam kết thời hạn hoặc giá cả cho doanh nghiệp mà không có sự phê duyệt
• Xử lý thông tin nhạy cảm của nhân viên hoặc khách hàng trong một công cụ không phù hợp
• Đối xử với bản ghi cuộc họp được tóm tắt là hoàn chỉnh hoặc chính xác

Tài chính và ghi chép sổ sách

Các công việc ghi sổ kế toán mang tính lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc, đây chính xác là loại công việc mà AI xử lý tốt, với một kế toán kiểm tra kết quả đầu ra.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Phân loại các giao dịch để xem xét
• Xác định tình trạng chi tiêu quá mức
• Gắn cờ chi tiêu bất thường hoặc các mục nhập trùng lặp
• Tóm tắt các mẫu dòng tiền
• Trích xuất dữ liệu từ biên nhận và hóa đơn
• So sánh doanh số hoặc chi phí giữa các kỳ
• Chuẩn bị câu hỏi cho kế toán viên hoặc cố vấn tài chính

Hãy thử truy vấn này:

"Phân tích bản xuất giao dịch đính kèm trong sáu tháng qua. Gắn cờ các thay đổi bất thường, các giao dịch có thể trùng lặp, các danh mục bị thiếu và các chi phí yêu cầu kế toán viên xem xét. Tạo bảng tính với các mục được gắn cờ và bản tóm tắt ngắn về các mẫu chính. Không đưa ra khuyến nghị thuế, tự động phân loại lại giao dịch hoặc gửi báo cáo ra bên ngoài."

Đừng sử dụng AI để:

• Kê khai thuế
• Đưa ra phán quyết kế toán cuối cùng
• Quyết định xem doanh nghiệp có đủ khả năng chi trả cho một khoản chi phí lớn hay không
• Cung cấp lời khuyên pháp lý, thuế hoặc tài chính mà không có sự đánh giá đủ điều kiện

Phóng to

Bán hàng

Khách hàng tiềm năng có thể trở nên nguội lạnh nhanh chóng và AI rất giỏi trong việc nắm bắt những khách hàng mà một chủ doanh nghiệp bận rộn không có thời gian theo đuổi.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Phát hiện khách hàng tiềm năng mà bạn đã không theo dõi trong một thời gian
• Tóm tắt cuộc gọi bán hàng để bạn không phải nghe lại
• Soạn thảo email theo dõi được cá nhân hóa cho từng khách hàng tiềm năng, thay vì email chung chung
• Phát hiện những lý do mà khách hàng tiềm năng liên tục đưa ra để không mua hàng, nhờ đó bạn có thể giải quyết trực tiếp
• Gắn cờ các giao dịch đã bị đình trệ và cần được thúc đẩy
• Biến ghi chú của bạn thành bản nháp đầu tiên của đề xuất

Hãy thử truy vấn này:

"Xem lại các ghi chú bán hàng đính kèm và xác định các cơ hội không được theo dõi trong 14 ngày qua. Nghiên cứu từng công ty bằng các nguồn công khai hiện tại và tạo bản tóm tắt tài khoản với các ưu tiên kinh doanh, sự phát triển có liên quan, các điểm đau có thể xảy ra và các liên kết bằng chứng. Soạn thảo email theo dõi được cá nhân hóa cho từng cơ hội chỉ sử dụng thông tin đã được xác minh. Không gửi email hoặc đưa ra tuyên bố về ngân sách, thẩm quyền hoặc ý định mua hàng."

Đừng sử dụng AI để:

• Đàm phán giá cả hoặc các điều khoản hợp đồng mà không có sự ủy quyền
• Đưa ra lời hứa về việc giao hàng hoặc tính năng sản phẩm
• Chốt các giao dịch phức tạp một cách độc lập
• Thay thế việc xây dựng mối quan hệ trong bán hàng tư vấn

Tuyển dụng và hội nhập nhân sự

Giấy tờ tuyển dụng và tài liệu hội nhập tuân theo mẫu phần lớn thời gian, điều này tạo dư địa cho AI soạn thảo bước đầu tiên.

Các công cụ AI có thể giúp bạn:

• Soạn thảo mô tả công việc
• Tạo mẫu câu hỏi phỏng vấn
• Biến các chính sách hiện có thành tài liệu hội nhập bản nháp đầu tiên
• Tóm tắt nội dung đào tạo
• Xây dựng danh sách kiểm tra dành riêng cho vai trò

Hãy thử truy vấn này:

"Sử dụng hồ sơ vai trò đã được phê duyệt, cẩm nang công ty và danh sách kiểm tra hội nhập, hãy tạo kế hoạch hội nhập tuần đầu tiên cho điều phối viên vận hành mới. Soạn thảo tổng quan về vai trò, lịch trình đào tạo, danh sách kiểm tra và bản tóm tắt cho người quản lý. Xác định bất kỳ thông tin xung đột hoặc lỗi thời nào trong tài liệu nguồn. Không sàng lọc ứng viên, xếp hạng ứng viên hoặc đưa ra khuyến nghị tuyển dụng."

Đừng sử dụng AI để:

• Sàng lọc ứng viên mà không có sự giám sát của con người
• Đưa ra quyết định tuyển dụng
• Suy ra các đặc điểm được bảo vệ hoặc đặc điểm cá nhân
• Thay thế kiểm tra tham chiếu hoặc đánh giá có cấu trúc

Bạn cần những công cụ AI doanh nghiệp nhỏ nào?

Các công cụ AI có tên gọi khác nhau tùy thuộc vào những gì chúng làm: một số là trợ lý đa năng, số khác được tích hợp vào phần mềm bạn đã sử dụng và một danh mục đang phát triển thực hiện các tác vụ nhiều bước một mình. Bảng dưới đây phân tích loại nào phù hợp với từng công việc và những gì cần kiểm tra trước khi bạn cam kết chọn một loại.

Cách bắt đầu sử dụng AI trong doanh nghiệp nhỏ của bạn

Câu hỏi đầu tiên không phải là nên mua công cụ AI nào. Mà là quy trình làm việc nào đang tạo ra nút cổ chai có thể đo lường được cho doanh nghiệp. Với thông tin đó, hãy lập một dự án thử nghiệm quy mô nhỏ:

1. Lập bản đồ nút cổ chai

Liệt kê những nơi thực sự lãng phí thời gian, chẳng hạn như hộp thư đến mất một giờ để dọn dẹp mỗi sáng, hóa đơn chưa xử lý trong một tuần hoặc các trường hợp theo dõi bị bỏ sót.

2. Chọn một quy trình làm việc

Từ danh sách đó, hãy chọn tác vụ nhất quán nhất và rủi ro thấp nhất để bắt đầu, không nhất thiết phải là tác vụ tốn nhiều thời gian nhất. Một tác vụ lặp đi lặp lại, được xác định rõ ràng sẽ dễ kiểm tra hơn là tác vụ cần phán đoán mỗi lần.

3. Thiết lập đường cơ sở

Ghi lại thời gian tác vụ hiện tại mất bao lâu, chi phí là bao nhiêu và tần suất xảy ra lỗi, để có thứ để so sánh phiên bản AI với.

4. Kiểm tra dữ liệu

Xác nhận thông tin công cụ sẽ sử dụng là chính xác và cập nhật, đồng thời nó chỉ có quyền truy cập vào những gì nó thực sự cần, chứ không phải toàn bộ hộp thư đến, ổ đĩa hoặc cơ sở dữ liệu khách hàng theo mặc định.

5. Chọn một công cụ phù hợp với ngăn xếp công nghệ hiện có

Ưu tiên các công cụ kết nối trực tiếp với lịch, hộp thư đến, CRM hoặc phần mềm kế toán đã được sử dụng, thay vì các công cụ yêu cầu xuất và nhập dữ liệu thủ công.

6. Chỉ định người đánh giá

Quyết định ai kiểm tra kết quả đầu ra trước khi phát hành và ai xử lý các trường hợp công cụ làm sai.

7. Chạy thử nghiệm giới hạn

Chọn một nhóm nhỏ người dùng, khoảng thời gian cố định và thước đo thành công rõ ràng trước khi triển khai cho phần còn lại của nhóm.

8. Đo lường và điều chỉnh

So sánh kết quả với đường cơ sở, sau đó giữ nguyên quy trình làm việc, sửa đổi hoặc loại bỏ dựa trên những gì dữ liệu thực sự cho thấy.

Khi nào bạn nên sử dụng AI trong doanh nghiệp nhỏ của mình?

AI đáng để thử nghiệm trên các tác vụ mà việc kiểm tra công việc của AI tốn ít thời gian hơn so với việc tự thực hiện tác vụ đó. Một số dấu hiệu cho thấy sự phù hợp tốt:

• Tác vụ diễn ra vài lần mỗi tuần
• Quy trình khá nhất quán
• Kết quả đầu ra có thể được kiểm tra nhanh chóng
• Các lỗi thỉnh thoảng có thể khắc phục được
• Doanh nghiệp có thể đo lường sự cải thiện
• Công cụ phù hợp với các hệ thống hiện có và không đòi hỏi thiết lập quá mức

Một tác vụ không phù hợp để tự động hóa khi:

• Nó được thực hiện không thường xuyên
• Nó đòi hỏi sự phán đoán tinh tế hoặc trí tuệ cảm xúc
• Lỗi sẽ gây ra thiệt hại về pháp lý, tài chính hoặc uy tín
• Công việc hướng ra công chúng và khó sửa chữa
• Quy trình vẫn đang thay đổi nhanh chóng
• Dữ liệu không đầy đủ hoặc không đáng tin cậy

Phân tích ROI của việc sử dụng AI

Nhiều công cụ AI cá nhân bắt đầu ở mức chục đô la mỗi tháng. Nhưng khi tính toán chi phí-lợi ích của việc tự động hóa một tác vụ, hãy coi rằng chi phí chính có thể là thời gian thiết lập, tích hợp, đào tạo, đánh giá và sửa lỗi liên quan.

Dưới đây là một cách đơn giản để tính toán: tìm ra thời gian hoàn vốn, hoặc mất bao lâu cho đến khi thời gian tiết kiệm được vượt quá thời gian bỏ ra thiết lập.

• Ước tính chi phí hàng tuần của việc thực hiện tác vụ thủ công: thời gian một lần thực hiện mất bao lâu, nhân với tần suất diễn ra trong một tuần, nhân với giá trị thời gian của người đó mỗi giờ.
• Ước tính khoản tiết kiệm hàng tuần từ AI: chi phí thủ công, trừ đi chi phí xem xét đầu ra của AI mỗi lần, nhân với tần suất diễn ra.
• Chia chi phí thiết lập và tích hợp một lần cho khoản tiết kiệm hàng tuần đó. Đó là khoảng thời gian cần thiết để hòa vốn.

Dưới đây là một ví dụ, giả sử người thường thực hiện tác vụ được trả 30 đô la/giờ:

Một tác vụ mất 20 phút và diễn ra hai lần một tuần tốn khoảng 20 đô la một tuần nếu làm thủ công. Nếu việc xem xét đầu ra của AI vẫn mất 10 phút mỗi lần, điều đó chỉ tiết kiệm được khoảng 10 đô la một tuần.

Hai giờ thiết lập (trị giá 60 đô la theo mức đó) sẽ mất sáu tuần để hòa vốn, quá lâu cho một thí điểm đầu tiên.

Một tác vụ mất một giờ và diễn ra hàng ngày tốn khoảng 150 đô la một tuần nếu làm thủ công. Nếu việc xem xét đầu ra của AI mất 15 phút mỗi lần, điều đó tiết kiệm gần 120 đô la một tuần. Vài giờ thiết lập sẽ tự hoàn vốn trong vòng chưa đầy một tuần.

Khi nào bạn nên tuyển dụng thay vì tự động hóa?

Tuyển dụng khi công việc đòi hỏi sự phán đoán liên tục, xây dựng mối quan hệ, trách nhiệm giải trình hoặc gia tăng năng lực. Sử dụng AI trước khi tác vụ được xác định rõ ràng, lặp đi lặp lại và chưa đủ lớn để biện minh cho một vai trò chuyên dụng.

Việc tuyển dụng và AI không phải lúc nào cũng thay thế cho nhau. Một nhân viên mới sử dụng AI có thể xử lý nhiều công việc hơn, ghi chép quy trình, phân tích thông tin và cải thiện dịch vụ nhanh hơn nhân viên làm việc mà không có nó. Câu hỏi không phải lúc nào cũng là "Chúng ta nên tuyển dụng hay sử dụng AI?" Mà có thể là "Con người nên nắm giữ những gì và phần nào của vai trò đó AI có thể hỗ trợ?"

Đưa điều này vào thực tế

Chọn tác vụ tốn nhiều thời gian nhất và tuân theo quy trình có thể lặp lại, tính toán thời gian hoàn vốn và thử nghiệm với người đánh giá tại chỗ trước khi nó chạm đến khách hàng hoặc một đô la.

Perplexity Computer mang lại cho một nhóm nhỏ năng lực lớn hơn mà không cần tăng số lượng nhân sự. Nó kết nối với hơn 400 công cụ mà các doanh nghiệp nhỏ đã sử dụng, bao gồm QuickBooks, Mailchimp, Shopify và Stripe. Từ đó, nó lấy dữ liệu liên quan, chạy phân tích và soạn thảo đầu ra, gắn cờ bất kỳ thứ gì cần ký duyệt trước khi phát hành.

Hãy dùng thử Perplexity Computer cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Câu hỏi thường gặp

AI có đáng giá đối với một doanh nghiệp nhỏ không? Điều đó phụ thuộc vào tác vụ. AI đáng để thử nghiệm khi tác vụ diễn ra thường xuyên, tuân theo quy trình rõ ràng và tốn ít thời gian kiểm tra hơn so với làm thủ công. Nó ít phù hợp hơn đối với công việc hiếm khi xảy ra, đòi hỏi sự phán đoán cao hoặc có rủi ro cao.

Công cụ AI nào tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ? Không có công cụ tốt nhất đơn lẻ nào cả. Công cụ phù hợp phụ thuộc vào quy trình làm việc: AI bàn trợ giúp cho hộp thư hỗ trợ, trợ lý không gian làm việc cho việc lên lịch và email, phần mềm kế toán tích hợp tính năng AI để ghi sổ kế toán và các nền tảng tác nhân cho các tác vụ trải dài qua nhiều công cụ cùng lúc.

Chi phí AI cho một doanh nghiệp nhỏ là bao nhiêu? Nhiều công cụ bắt đầu ở mức chục đô la một tháng, nhưng tổng chi phí bao gồm cả thiết lập, tích hợp, đào tạo và đánh giá. Giá thuê bao thấp không đảm bảo lợi nhuận dương nếu công cụ cần phải chỉnh sửa nhiều.

AI có thể thay thế nhân viên tại một doanh nghiệp nhỏ không? AI phù hợp hơn để hỗ trợ một vai trò hơn là thay thế nó, đặc biệt là nơi phán đoán, trách nhiệm giải trình hoặc xây dựng mối quan hệ đóng vai trò quan trọng. Một nhân viên mới sử dụng AI thường có thể xử lý nhiều công việc hơn so với khi chỉ có con người hoặc công cụ đơn độc.

Khi nào một doanh nghiệp nhỏ nên tránh tự động hóa một tác vụ? Bỏ qua tự động hóa khi tác vụ hiếm khi xảy ra, đòi hỏi sự phán đoán tinh tế, sẽ tốn kém nếu làm sai, hướng ra công chúng và khó sửa chữa, hoặc phụ thuộc vào dữ liệu không đầy đủ hoặc không đáng tin cậy.