如何在小企业中使用人工智能

本文详细阐述了小企业主如何在不浪费时间的情况下从人工智能中获得最大价值。其中包括现成提示词，以及用于建立人工智能试点项目、计算哪些项目值得自动化、以及决定何时使用人工智能或聘请人员的快速框架。

小企业可以将人工智能用于哪些方面

以下各节涵盖了小企业最耗时的职能。每一节都指出了人工智能实际有助帮助的领域、一个示例查询，以及仍需人工介入的环节。

客户支持

支持收件箱中充斥着重复且时间紧迫的请求，这使得该领域成为最容易着手尝试的切入点之一。

人工智能工具可以帮助您：

• 起草针对日常问题的回复
• 总结客户历史记录
• 对传入请求进行分类和路由
• 在知识库中搜索相关信息
• 识别需要人工紧急关注的消息

尝试以下查询：

审查客户支持电子邮件和附带的常见问题解答。将各项咨询按重复主题分组，识别常见问题解答未涵盖的问题，并创建一个包含客户姓名、问题、紧急程度以及建议下一步行动的电子表格。为常规问题起草回复选项，但不要发送任何内容或做出退款决定。将投诉、政策例外情况和法律威胁标记出来以供人工审查。

请勿将人工智能用于：

• 解决争议
• 在未经授权的情况下做出退款或赔偿决定
• 在未经审查的情况下回复情感敏感的投诉
• 替代通往人工代表的清晰通道

营销

营销通常是小企业转向人工智能的首选领域。然而，其涵盖的内容远不止创建电子邮件文案。

人工智能工具可以帮助您：

• 根据对业务的简要描述，编写网站页面或着陆页的初稿
• 规划网站所需的页面，例如为每个服务、产品或位置设置单独的页面
• 发现网站中的空白：缺失的细节、过时的页面，或者客户询问过但未在任何地方涵盖的主题
• 将常见的客户问题转化为值得撰写的博客文章或页面列表，并根据对业务最重要的因素进行优先级排序
• 汇编关于网站表现的报告，例如哪些页面获得了流量，以及人们在搜索中找到该企业的难易程度

尝试以下查询：

“审查此商业信息、现有网站和业务列表。研究 '[主题或服务]' 最重要的客户问题和竞争页面。创建包含页面标题、目标意图、主要和支持主题、号召性用语以及内部链接建议的推荐网站结构。然后使用获批的品牌指南起草主页和一个服务页面。标记出需要确认的每项声明，且不得发布更改。”

请勿将人工智能用于：

• 从头开始构建差异化的品牌之声
• 替代客户研究或战略定位
• 在未经事实核查和编辑审查的情况下发布
• 仅为了搜索流量而生产大量通用内容

排期与行政管理

日历、收件箱和会议记录会占用未显示在任何发票上的时间，这使得行政管理成为人工智能的一个强有力用例。

人工智能工具可以帮助您：

• 总结会议并提取行动事项
• 起草跟进电子邮件
• 组织文档和表格
• 识别日历冲突和排期空白
• 对传入请求进行分类
• 将客户咨询连接到内部任务

尝试以下查询：

“审查本周的日历、项目记录和公开电子邮件问题。创建包含承诺、逾期行动、排期冲突和未解答问题的优先级列表。准备一份一页纸的每周运营报告，其中包含相关源文档的链接。为最紧急的三项内容起草但不发送跟进电子邮件。”

请勿将人工智能用于：

• 在缺乏商业背景的情况下做出优先级决策
• 在未经批准的情况下使业务承担截止日期或价格约束
• 在不合适的工具中处理敏感的员工或客户信息
• 将汇总的会议记录视为完整或准确的记录

财务与记账

记账任务具有重复性和基于规则的特点，这正是人工智能能够很好处理的工作，由会计师来检查输出结果。

人工智能工具可以帮助您：

• 对交易进行分类以供审查
• 识别过度支出
• 标记异常支出或重复条目
• 总结现金流模式
• 从收据和发票中提取数据
• 跨时期比较销售额或费用
• 为会计师或财务顾问准备问题

尝试以下查询：

“分析过去六个月的附加交易导出数据。标记异常更改、可能的重复交易、缺失的类别以及需要会计师审查的费用。创建一个包含标记项目和主要模式简短总结的电子表格。不得提出税务建议、自动重新分类交易或将报告发送至外部。”

请勿将人工智能用于：

• 报税
• 做出最终的会计判断
• 决定企业是否负担得起重大开支
• 在未经合格审查的情况下提供法律、税务或财务建议

放大

销售

潜在客户可能会迅速流失，而人工智能擅长捕捉忙碌的主人无暇追逐的潜在客户。

人工智能工具可以帮助您：

• 发现一段时间内未进行跟进的潜在客户
• 总结销售通话，免去重新聆听的麻烦
• 为每个潜在客户起草个性化的跟进电子邮件，而非通用邮件
• 找出潜在客户一再给出的不购买理由，以便您直接解决这些问题
• 标记停滞不前且需要推进的交易
• 将您的笔记转化为提案初稿

尝试以下查询：

“审查附带的销售笔记，并识别在过去 14 天内没有跟进的机会。使用当前公开来源研究每个公司，并创建包含其业务优先级、相关发展、可能痛点和证据链接的账户简介。仅使用经过验证的信息为每个机会起草个性化的跟进电子邮件。不得发送电子邮件或就预算、权限或购买意向做出声明。”

请勿将人工智能用于：

• 在未经授权的情况下协商定价或合同条款
• 就交付或产品功能做出承诺
• 独立关闭复杂交易
• 在顾问式销售中替代关系建立

招聘与入职

招聘文书工作和入职材料大多数时候遵循模板，这为人工智能起草第一版留下了空间。

人工智能工具可以帮助您：

• 起草职位描述
• 创建面试问题模板
• 将现有政策转化为入职材料初稿
• 总结培训内容
• 构建针对特定角色的检查清单

尝试以下查询：

“使用获批的角色档案、公司手册和入职检查清单，为新运营协调员创建第一周入职计划。起草角色概述、培训日程、检查清单和经理简报。识别源文档中的任何冲突或过时信息。不得筛选申请人、对候选人进行排名或提出招聘建议。”

请勿将人工智能用于：

• 在没有人工监督的情况下筛选候选人
• 做出招聘决定
• 推断受保护的特征或个人特质
• 替代背景调查或结构化评估

您需要哪些小企业人工智能工具？

根据功能的不同，人工智能工具有不同的名称：有些是通用助手，有些内置于您已使用的软件中，还有一类不断增长的类别能够独立执行多步骤任务。下表详细列出了哪种类型适合哪项工作，以及在确定使用某种工具之前需要检查的内容。

如何在您的小企业中开始使用人工智能

首要问题不是购买哪种人工智能工具，而是哪一个工作流正在为企业造成可度量的瓶颈。根据这些信息，组建一个小型试点项目：

1. 绘制瓶颈图

列出时间实际流失的地方，例如每天早晨需要花一小时清理的收件箱、放置一周未处理的发票，或是被遗漏的跟进工作。

2. 选择一个工作流

从该列表中，挑选出最一致且风险最低的任务作为起点，而不一定是花费时间最多的任务。重复且明确定义的任务比每次都需要判断的任务更容易测试。

3. 设置基准

记录该任务当前耗时、成本以及出错频率，以便有参照物来对比人工智能版本。

4. 检查数据

确认该工具将使用的数据准确且最新，并且它默认仅能访问其实际所需的内容，而不是您的整个收件箱、驱动器或客户数据库。

5. 选择符合现有技术栈的工具

偏好直接连接到已在使用的日历、收件箱、CRM 或会计软件的工具，而不是需要手动导出和导入数据的工具。

6. 指派审查人员

决定由谁在输出发布前进行检查，以及由谁处理该工具出错的情况。

7. 运行有限测试

在向其余团队推广之前，选择一小群用户、固定的时间和明确的成功衡量标准。

8. 衡量与调整

将结果与基准进行比较，然后根据数据显示的情况保留、修改或放弃工作流。

什么时候应该在您的小企业中使用人工智能？

在检查人工智能工作花费的时间少于手动完成该任务的时间时，人工智能就值得进行测试。以下几个迹象表明它非常适合：

• 该任务每周发生数次
• 流程相当一致
• 输出结果可以快速检查
• 偶发的错误可以恢复
• 企业能够衡量改进
• 该工具符合现有系统且不需要过多的设置

在以下情况下，任务不适合自动化：

• 它不常发生
• 它需要细致的判断力或情商
• 错误会造成法律、财务或声誉损害
• 工作面向公众且难以纠正
• 流程仍在迅速变化
• 数据不完整或不可靠

分析使用人工智能的投资回报率 (ROI)

许多单独的人工智能工具每月的费用在数十美元左右。但是，在计算自动执行任务的成本效益时，请考虑主要成本可能是涉及的设置时间、集成、培训、审查和纠正。

这里有一种简单的计算方法：计算投资回报期，或者说节省的时间超过设置花费的时间需要多久。

• 估计手动执行该任务的每周成本：单个实例花费的时间，乘以一周内发生的频率，再乘以该人员时间的每小时价值。
• 估计人工智能带来的每周节省：人工成本减去每次审查人工智能输出的成本，再乘以其发生的频率。
• 将一次性设置和集成成本除以该每周节省额。这大致就是实现收支平衡所需的时间。

这是一个示例，假设通常执行该任务的人员薪酬为 30 美元/小时：

一项耗时 20 分钟且每周发生两次的任务手动完成成本约为每周 20 美元。如果每次审查人工智能的输出仍需 10 分钟，这每周只能节省约 10 美元。

两小时的设置（按该费率价值 60 美元）需要六周才能收回成本，对于初次试点而言时间过长。

一项耗时一小时且每天发生的任务手动完成成本约为每周 150 美元。如果每次审查人工智能的输出需要 15 分钟，则每周可节省近 120 美元。几个小时的设置可在不到一周内收回成本。

什么时候应该招聘而不是自动化？

当工作需要持续的判断、建立关系、问责制或不断增长的产能时进行招聘。当任务定义明确、重复且规模尚不足以证明设立专门职位合理时，首先使用人工智能。

招聘和人工智能并不总是彼此的替代品。使用人工智能的新员工可以处理更多工作、记录流程、分析信息并更快地改善服务，效率高于不使用人工智能的员工。问题并不总是“我们应该招聘还是使用人工智能？”它可能是“人应该掌控什么，角色的哪些部分可以由人工智能支持？”

将此付诸实践

选择耗时最多且遵循可重复流程的任务，运行投资回报计算，并在有审查人员到位的情况下对其进行试点，然后再接触客户或资金。

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常见问题解答

对于小企业来说，人工智能值得吗？这取决于任务。当任务经常发生、遵循清晰的流程且审查时间短于手动操作时间时，人工智能就值得测试。它不太适合罕见、高判断要求或高风险的工作。

对于小企业来说，最好的人工智能工具是什么？没有单一最好的工具。合适的工具取决于工作流：用于支持收件箱的服务台人工智能、用于排期和电子邮件的工作区助手、带有 AI 功能的用于记账的会计软件，以及用于跨多个工具执行任务的代理型平台。

小企业使用人工智能的成本是多少？许多工具的起步价为每月数十美元，但全部成本包括设置、集成、培训和审查。如果工具需要大量的纠正，低订阅价格并不能保证带来正回报。

人工智能可以替代小企业的员工吗？人工智能更适合支持某个职位而非替代它，特别是在涉及判断、问责制或关系建立的情况下。使用人工智能的新员工通常可以处理比单靠个人或工具更多的任务。

小企业何时应避免自动执行任务？当任务罕见、需要细致的判断、出错代价高昂、面向公众且难以纠正，或者依赖不完整或不可靠的数据时，请跳过自动化。