ИИ на работното място: Практическо ръководство за знаещи служители

Тази статия разглежда как знаещите служители могат да използват изкуствения интелект за повтарящите се задачи, които отнемат време всяка седмица, а не само за еднократни въпроси и задачи за писане. Тя включва готови за употреба подкани, насоки за безопасно използване на ИИ и стъпки за бързо и опростено внедряване на ИИ във вашия работен процес.

Как да използваме ИИ на работното място

Повечето интелектуални дейности вървят с оперативни разходи, които не са описани в длъжностната характеристика: срещи, администрация, поддържане на информираност, управление на взаимоотношения.

Тези задачи често са най-доброто място за започване на използването на ИИ, тъй като резултатът се проверява лесно, а рискът при грешка е малък.

По-долу са представени 10 от тези задачи и как да накарате ИИ да помогне за всяка от тях чрез подкани.

Забележка: Някои инструменти с изкуствен интелект изискват източникът да бъде прикачен или поставен директно. Други могат да го извлекат сами от свързана входяща поща, диск или отворени раздели в браузъра. Подканите по-долу работят и в двата случая.

1) Поддържане на информираност

Новите статии и актуализирани бележки се трупат по една и съща тема и може да бъде истинско предизвикателство да следите какво се случва.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Обедините разпръснати източници в един отговор
• Уловите противоречия или отклонения във версиите в рамките на документите
• Обобщите какво се е променило след последната актуализация
• Отбележите къде източниците не са на едно мнение

2) Комуникация

Актуализация на статуса, обобщение, проверка: по-голямата част от работната комуникация повтаря едни и същи форми, което улеснява ИИ при написването на прилична първа чернова.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Съставите чернови на имейли, актуализации или документи от водещи точки
• Регулирате тона или дължината за различна аудитория
• Пренапишете една и съща актуализация за различни читатели
• Уловите неясни формулировки преди изпращане

3) Срещи

ИИ може да помогне за превръщането на разговор в конкретен списък с бъдещи действия и взети решения.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Извлечете задачи за изпълнение и отговорници от бележки или транскрипция
• Съставите чернова на обобщението веднага след разговор
• Уловите ангажименти, за които на никого всъщност не е било възложено
• Подготвите дневен ред от отворените точки на последната среща

4) Планиране и приоритизиране

ИИ може да улесни организирането на сложен седмичен график, жонглирането с множество ангажименти и по-точното оценяване на времето.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Превърнете конкуриращи се крайна срокове в последователност от операции
• Маркирате конфликти в графика, преди да са се превърнали в проблем
• Отделите кое е наистина спешно от това, което изглежда спешно
• Проверите дали даден план е реалистичен

5) Анализ и вземане на решения

ИИ не е заместител на човешката преценка, но е добър в събирането, сортирането и сравняването на сложна информация, за да улесни процеса на вземане на решения.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Съберете съответната информация за вземане на решение
• Изведете наяве къде Разсъждение съвпада или се разминава
• Подложите на стрес тест дадено предположение, преди да надграждате върху него
• Организирате факторите, които оказват влияние

6) Създаване на резултати от дейността

Днешните по-усъвършенствани инструменти с ИИ могат да надхвърлят простото отговаряне на въпроси и да създават слайдове, отчети, документи или електронни таблици.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Превърнете проучване или бележки в първа чернова на презентация, електронна таблица или отчет
• Преминете направо от суровия материал към форматиран документ
• Структурирате резултата, преди да отделите време за финално шлифоване
• Съберете източници заедно, докато го изграждате

7) Административни разходи

ИИ може да намали досадните ръчни задачи, като автоматично въвеждане или категоризиране на данни, етикетиране на файлове или копиране и поставяне на информация от един инструмент в друг.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Категоризирате разходите и да маркирате дубликати или липсващи записи
• Съставите чернови на рутинни имейли
• Превърнете необработена бележка в нещо готово за подаване
• Попълните повтарящи се формуляри с информация, която вече имате

8) Преглед и контрол на качеството

ИИ е полезен за улавяне на несъответствия в рамките на един документ и за съгласуване на твърдения от множество източници, като например отбелязване къде чернова се отклонява от ръководството за стил.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Уловите несъответстващи числа или твърдения в даден документ
• Маркирате неясни формулировки, преди нещо да бъде публикувано
• Проверите чернова спрямо контролен списък или ръководство за стил
• Забележите пропуски между ранен раздел и по-късен такъв

9) Учене

Наваксването по непозната тема в миналото означаваше бавно четене или услуга от зает колега.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Придобиете бързо работно разбиране за непознат инструмент, процес или тема
• Подготвите въпроси, на които трябва да сте готови да отговорите
• Обясните концепция на нивото, което ви е необходимо
• Запълните общата подготовка, преди да разговаряте с някой по-голям експерт от вас

10) Управление на взаимоотношенията

Контекстът, разпръснат из стари имейли и бележки, може да бъде труден за възстановяване в кратки срокове, точно преди разговор.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Съберете контекст преди разговор: какво е било обсъдено, обещано или оставено открито
• Подготвите брифинг преди разговор с клиент или заинтересована страна
• Проследите отворените въпроси в рамките на текущи взаимоотношения
• Съставите чернова на проверка, която препраща към реален предишен контекст

Как да започнете работа с ИИ, без да дразните своя ИТ екип

Всяка подкана по-горе предполага, че инструментът има достъп до реална, понякога чувствителна информация на компанията, така че няколко навика в началото предпазват този достъп от това да се превърне в проблем по-късно.

• Проверете за списък с одобрени инструменти, преди да започнете. Повечето компании публикуват такъв някъде: ИТ уики, портал за сигурност, документ за въвеждане. Ако не можете да намерите такъв, попитайте директно, вместо да предположите, че няма такъв.
• Влезте през SSO на вашата компания, а не през личен акаунт. Личното влизане не наследява контролите върху данните на вашата компания, одитната следа или процеса по напускане, така че работата остава извън видимостта на ИТ отдела, дори когато самата работа е фирмен бизнес.
• Познавайте нивата на данни на вашата компания, а не само „чувствителни спрямо нечувствителни“. Повечето компании разделят данните на повече от две категории, например обществени, вътрешни, поверителни и с ограничено достъп, и това, което е подходящо за поставяне в един инструмент, може да не е подходящо за друг. Консултирайте се с ИТ отдела или сигурността, ако нивата не са документирани някъде на видно място.
• Премахнете идентификаторите преди поставяне, когато е възможно. Заменете истински имена, номера на акаунти и подробности за клиенти с междинни стойности като {client_name}, преди да поставите в инструмент, който не е бил официално одобрен.
• Изключете превключвателите за обучение на модели. Повечето инструменти с ИИ имат настройка, често обозначена с нещо като „подобряване на модела“ или „използване на моите данни за обучение“, която по подразбиране включва вашите въведени данни в данните за обучение. Проверете панела за поверителност или настройки и я изключете, освен ако инструментът не е бил изрично одобрен без тази загриженост.
• Прегледайте до какво има достъп инструментът, преди да го свържете. Ако той резервира неща, изпраща неща или докосва входящата ви поща, проверете какви разрешения изисква и отменете достъпа за всичко, което не използвате активно.
• Попитайте, ако не знаете дали нещо е одобрено. Бързо съобщение до ИТ отдела или сигурността обикновено е за предпочитане пред това да разберете впоследствие, че инструментът не е бил разрешен.

Уголеми

Как да използвате ИИ на работното място по-ефективно

Повечето знаещи служители вече използват ИИ небрежно: еднократен въпрос, бърза чернова на имейл, копиране на резултата, готово. Възприемането на дадена задача като двуседмичен пилотен проект, а не като еднократен въпрос, е това, което превръща тази небрежна употреба в значително спестяване на време.

Ето как да започнете:

1) Проследявайте цяла седмица, преди да правите каквито и да било промени

В продължение на пет работни дни регистрирайте всяка повтаряща се задача, колко време отнема и колко досадна изглежда. Налични са множество инструменти за проследяване на времето, но обикновена тетрадка за бележки върши отлична работа: „Понеделник, 20 мин, подредени касови бележки, леко дразнещо“. До петък обикновено се откроява някакъв модел.

2) Изберете една задача

Прегледайте бележките и изберете коя трудоемка и досадна задача да автоматизирате първо.

Има няколко фактора, които трябва да се вземат предвид:

• Случва ли се задачата многократно през седмицата?
• Процесът относително последователен ли е всеки път?
• Бързо ли се проверява резултатът?
• Зависи ли от преценки, които варират в зависимост от ситуацията?
• Дали грешката би била лесна за улавяне и коригиране?
• Изходните данни пълни и надеждни ли са?

Седмичната актуализация на статуса или повтарящият се отчет за разходите са подходящи. Еднократният борд на тримесечие не е. Как залозите, така и времето за преглед са твърде високи за първи пилотен проект.

3) Определете какво изглежда „добре“, преди да го тествате

Напишете изречение, описващо правилен или използваем резултат, решено преди да видите какво произвежда ИИ.

Издърпайте три реални примера за резултат, направен ръчно (три актуализации на статуса, три отчета за разходите), и запишете какво е общото между тях: дължина, структура, ниво на детайлност.

След това попитайте какво би го направило неизползваем. Понякога е по-лесно да дефинирате доброто чрез назоваване на провала. Включете противоположността на всеки провал в определението за добър резултат.

Например, за актуализация на статуса това може да бъде: „Покрива какво е изпратено и какво е блокирано, в два параграфа, с минимално необходимо пренаписване“.

За отчет за разходите това може да бъде: „Всеки ред има категория, а дубликатите са маркирани“.

4) Изградете и тествайте подканата

Започнете с обикновено описание на задачата и дефиницията за „добро“ от стъпка 3, след което я стартирайте срещу два или три реални случая.

След всяко изпълнение сравнете резултата спрямо тази дефиниция и отбележете какво липсва: липсва раздел, прекалено дълго, грешен тон. Добавете ред към подканата, адресиращ тази конкретна празнина, след което я стартирайте отново.

Спрете, след като резултатът изисква само малки редакции, а не пренаписване. Запазете окончателната версия някъде, където лесно може да бъде намерена отново: например закачен документ, приложение за бележки или споделена библиотека с подкани.

5) Решете за една проверка на качеството

Изберете едно повтарящо се нещо за ръчна проверка. За отчет за разходите това може да означава сравняване на общите суми по категории спрямо суровия експорт преди подаването му. Използвайте същата проверка за всеки резултат в продължение на две седмици, дори след като започне да изглежда надеждно.

6) След две седмици сравнете с базовата линия.

За всеки случай проследете колко време е отнела задачата от началото до края, включително стъпката за проверка, и как се сравнява с времето, записано в стъпка 1. В края на двете седмици я съберете, за да решите дали си струва да запазите автоматизацията такава, каквато е. Ако не, коригирайте и опитайте отново, или я махнете и изберете друга задача.

Въвеждане на това на практика

Изберете задачата, която поглъща най-много време и се появява най-последователно, преминете я през пилотните стъпки и отбележете колко време или усилия пести ИИ.

Perplexity Computer дава на знаещ служител повече капацитет, без да добавя часове към деня. Той се свързва с инструментите, които вече се използват ежедневно, включително Gmail, Outlook, Google Drive, Notion и Slack, и може да извлече съответния материал, да състави чернова на резултата и да маркира всичко, което се нуждае от втори поглед, преди да бъде изпратено.

Изпробвайте Perplexity Computer за вашата ежедневна работа.

Често задавани въпроси

Какво представлява ИИ на работното място?

Това е използването на инструменти с ИИ, като свързани асистенти и чатботове, за подпомагане на повтарящите се части от дадена работа: поддържане на информираност, комуникация, планиране, преглед и административна работа, в допълнение към еднократните въпроси, които повечето хора вече задават.

Какви са примерите за ИИ на работното място?

Извличането на действия от транскрипция на среща, превръщането на сурови бележки в актуализация на статуса, категоризирането на отчет за разходи, изграждането на структура на презентация, подкрепена от източници, и подготовката за разговор с помощта на минал контекст са пет често срещани примера.

Какви са ползите от ИИ на работното място?

Най-ясната полза е спестеното време за задачи, които следват предвидим модел: обобщаване, чертане, категоризиране и преглед на работа, която отнема реално време за правене на ръка, но не изисква дълбока преценка.

Какви са плюсовете и минусите на ИИ на работното място?

Плюсът са по-бързите първи чернови и по-малко време за повтарящи се задачи. Минусът се появява, когато стъпката за проверка бъде пропусната: нереферирано обобщение, третирано като факт, изпратена чернова без преглед или чувствителни данни, поставени в инструмент, който никога не е бил одобряван за това.

Как се използва ИИ на работното място?

Започнете с една повтаряща се задача, проследете как се изпълнява в момента в продължение на една седмица, дефинирайте как изглежда добър резултат, тествайте подкана срещу няколко реални случая и задайте една фиксирана проверка, която да се изпълнява на всеки резултат по време на двуседмичен пилотен проект.

Какви са рисковете от ИИ на работното място?

Основните рискове са третирането на резултата от ИИ като верифициран, когато той не е такъв, изпращането на чувствителни данни през неодобрен инструмент и оставянето на обобщение от ИИ да замени решение, одобрение или преценка за взаимоотношения, която все още изисква човек.

Ще замени ли ИИ работните места?

За повечето интелектуални дейности ИИ заменя конкретни повтарящи се задачи в рамките на дадена роля, а не самите роли. Задачите в това ръководство (комуникация, администрация, първи чернови) са тези, които е най-вероятно да се променят, докато преценката, отговорността и изграждането на взаимоотношения остават с човека, който върши работата.