Как да използвате ИИ в малък бизнес

Тази статия разглежда как собствениците на малки бизнеси могат да извлекат максимална полза от изкуствения интелект, без да губят време. Тя включва готови за употреба промптове, както и бързи рамки за стартиране на пилотен проект с ИИ, изчисляване кои проекти си струва да бъдат автоматизирани и вземане на решение кога да се използва ИИ или да се наеме човек.

За какво могат да използват ИИ малките бизнеси

Разделите по-долу обхващат най-отнемащите време функции на малкия бизнес. Всеки от тях посочва с какво реално помага ИИ, примерна заявка и къде все пак се налага човек да се намеси.

Поддръжка на клиенти

Входящите пощенски кутии за поддръжка са пълни с повтарящи се, чувствителни към времето заявки, което прави това едно от по-лесните места за започване.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Чертаете отговори на рутинни въпроси
• Обобщавате историята на клиентите
• Класифицирате и насочвате входящи заявки
• Търсите в база знания за релевантна информация
• Идентифицирате съобщения, които се нуждаят от спешно човешко внимание

Опитайте тази заявка:

Прегледайте имейлите за поддръжка на клиенти и прикрепените ЧЗВ. Групирайте запитванията по повтарящи се теми, идентифицирайте въпроси, на които ЧЗВ не дава отговор, и създайте електронна таблица с името на клиента, проблема, спешността и препоръчителното следващо действие. Създайте варианти на отговори за рутинни въпроси, но не изпращайте нищо и не вземайте решения за възстановяване на суми. Маркирайте оплакванията, изключенията от политиките и правните заплахи за преглед от човек.

Не използвайте ИИ за:

• Разрешаване на спорове
• Вземане на решения за възстановяване на суми или компенсации без разрешение
• Отговаряне на емоционално чувствителни оплаквания без преглед
• Замяна на ясен път към човешки представител

Маркетинг

Маркетингът обикновено е първото място, към което малките бизнеси се обръщат за ИИ. В него обаче има много повече от създаването на текст за имейли.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Напишете първа чернова на уеб страница или целева страница от опростено описание на бизнеса
• Планирате от кои страници се нуждае уебсайтът, като отделна страница за всяка услуга, продукт или местоположение
• Забележите пропуски в уебсайта: липсващи детайли, остарели страници или теми, за които клиентите питат, а никъде няма отговор
• Превърнете честите клиентски въпроси в списък с публикации в блогове или страници, които си струва да бъдат написани, подредени по приоритет според това какво е най-важно за бизнеса
• Съставите доклад за представянето на уебсайта, като кои страници получават трафик и колко лесно хората могат да намерят бизнеса при търсене

Опитайте тази заявка:

"Прегледайте тази бизнес информация, съществуващия уебсайт и списъка с услуги. Проучете най-важните клиентски въпроси и конкурентни страници за '[тема или услуга].' Създайте препоръчителна структура на сайта с заглавия на страниците, целево намерение, основни и поддържащи теми, призиви за действие и предложения за вътрешни връзки. След това подгответе чернова на началната страница и една страница с услуги, като използвате одобрените насоки за марката. Маркирайте всяко твърдение, което се нуждае от потвърждение, и не публикувайте промените."

Не използвайте ИИ за:

• Изграждане на диференциран глас на марката от нулата
• Замяна на проучването на клиенти или стратегическото позициониране
• Публикуване без проверка на фактите и редакционен преглед
• Производство на големи обеми от общо съдържание единствено за трафик от търсачки

Графици и администрация

Календарите, входящите кутии и бележките от срещи поглъщат часове, които не фигурират в нито една фактура, което прави администрацията отличен случай за използване на ИИ.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Обобщавате срещи и извличате задачи за изпълнение
• Съставяте последващи имейли
• Организирате документи и формуляри
• Идентифицирате конфликти в календара и пропуски в графика
• Класифицирате входящи заявки
• Свързвате запитванията на клиенти с вътрешни задачи

Опитайте тази заявка:

"Прегледайте календара за тази седмица, бележките по проекта и отворените имейл теми. Създайте списък с приоритети на ангажиментите, просрочените действия, конфликтите в графика и въпросите без отговор. Подгответе едностраничен седмичен отчет за дейността с връзки към съответните изходни документи. Съставете, но не изпращайте, последващи имейли за трите най-спешни елемента."

Не използвайте ИИ за:

• Вземане на решения за приоритети без бизнес контекст
• Ангажиране на бизнеса с крайни срокове или цени без одобрение
• Обработка на чувствителна информация за служители или клиенти в неподходящ инструмент
• Третиране на обобщен запис от среща като пълен или точен

Финанси и счетоводство

Счетоводните задачи са повтарящи се и се основават на правила, което е точно работата, с която ИИ се справя добре, като счетоводител проверява резултата.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Категоризирате транзакции за преглед
• Идентифицирате прекомерни разходи
• Маркирате необичайни разходи или дублирани записи
• Обобщавате моделите на паричните потоци
• Извличате данни от касови бележки и фактури
• Сравнявате продажби или разходи за различни периоди
• Подготвяте въпроси за счетоводител или финансов съветник

Опитайте тази заявка:

"Анализирайте приложения експорт на транзакции за последните шест месеца. Маркирайте необичайни промени, възможни дублирани транзакции, липсващи категории и разходи, изискващи преглед от счетоводител. Създайте електронна таблица с маркираните елементи и кратко обобщение на основните модели. Не давайте данъчни препоръки, не прекатегоризирайте транзакции автоматично и не изпращайте отчета външно."

Не използвайте ИИ за:

• Подаване на данъчни декларации
• Вземане на окончателни счетоводни решения
• Решаване дали бизнесът може да си позволи голям разход
• Предоставяне на правни, данъчни или финансови съвети без квалифициран преглед

Уголеми

Продажби

Потенциалните клиенти могат бързо да се охладят, а ИИ е добър в улавянето на тези, които заетият собственик няма време да преследва.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Забележите потенциални клиенти, с които не сте се свързвали от известно време
• Обобщите разговор за продажби, така че да не се налага да го слушате отново
• Съставите персонализиран последващ имейл за всеки потенциален клиент, вместо общ такъв
• Забележите причините, които потенциалните клиенти продължават да изтъкват за това, че не купуват, за да можете да се обърнете директно към тях
• Маркирате сделки, които са зациклили и се нуждаят от тласък
• Превърнете бележките си в първа чернова на предложение

Опитайте тази заявка:

"Прегледайте приложените бележки от продажбите и идентифицирайте възможности без последващи действия през последните 14 дни. Проучете всяка компания, като използвате актуални публични източници, и създайте кратко представяне на акаунта с неговите бизнес приоритети, съответни развития, вероятни трудности и доказателствени връзки. Съставете персонализиран последващ имейл за всяка възможност, като използвате само проверена информация. Не изпращайте имейлите и не правете твърдения относно бюджет, пълномощия или намерение за покупка."

Не използвайте ИИ за:

• Преговаряне на цени или договорни условия без разрешение
• Даване на обещания относно доставка или възможности на продукта
• Затваряне на сложни сделки самостоятелно
• Замяна на изграждането на взаимоотношения в консултативните продажби

Наемане и въвеждане в длъжност

Документите за наемане и материалите за въвеждане в длъжност следват шаблон през повечето време, което оставя пространство на ИИ да изготви първия вариант.

Инструментите с ИИ могат да ви помогнат да:

• Съставите длъжностни характеристики
• Създадете шаблони за въпроси за интервю
• Превърнете съществуващите политики в първи чернови на материали за въвеждане в длъжност
• Обобщите учебно съдържание
• Изградите специфични за ролята контролни списъци

Опитайте тази заявка:

"Използвайки одобрения профил на ролята, фирмения наръчник и контролния списък за въвеждане в длъжност, създайте план за първата седмица за нов координатор по операциите. Съставете преглед на ролята, график за обучение, контролен списък и брифинг за мениджъра. Идентифицирайте всяка противоречива или остаряла информация в изходните документи. Не подбирайте кандидати, не класирайте кандидатите и не правете препоръки за наемане."

Не използвайте ИИ за:

• Подбор на кандидати без човешки надзор
• Вземане на решения за наемане
• Заключаване на защитени характеристики или лични черти
• Замяна на проверки на препоръки или структурирана оценка

От какви инструменти с ИИ за малък бизнес се нуждаете?

Инструментите с ИИ носят различни имена в зависимост от това какво правят: някои са общодостъпни асистенти, други са вградени в софтуер, който вече използвате, а нарастваща категория изпълнява задачи с множество стъпки самостоятелно. Таблицата по-долу показва кой тип пасва на коя работа и какво да проверите, преди да се ангажирате с един от тях.

Как да започнете да използвате ИИ във вашия малък бизнес

Първият въпрос не е кой инструмент с ИИ да закупите. Той е кой работен процес създава измеримо тесно място за бизнеса. С тази информация сглобете малък пилотен проект:

1. Картографирайте тесното място

Избройте къде реално се губи време, като пощенска кутия, която отнема час за изчистване всяка сутрин, фактури, които стоят необработени една седмица, или последващи действия, които се пропукват през пръстите.

2. Изберете един работен процес

От този списък изберете задачата, която е най-последователна и с най-нисък риск за начало, а не непременно тази, която струва най-много време. Повтарящата се, добре дефинирана задача се тества по-лесно от тази, която се нуждае от преценка всеки път.

3. Задайте изходна база

Запишете колко време отнема задачата в момента, колко струва тя и колко често се обърква, така че да има с какво да се сравни версията на ИИ.

4. Проверете данните

Потвърдете, че информацията, която инструментът ще използва, е точна и актуална, и че той има достъп само до това, от което наистина се нуждае, а не до цялата ви пощенска кутия, диск или клиентска база данни по подразбиране.

5. Изберете инструмент, който пасва на съществуващия технологичен стек

Предпочитайте инструменти, които се свързват директно с календара, входящата кутия, CRM или счетоводния софтуер, които вече се използват, вместо такива, които изискват ръчно експортиране и импортиране на данни.

6. Определете рецензент

Решете кой проверява резултата, преди той да бъде изпратен, и кой се справя със случаите, в които инструментът греши.

7. Проведете ограничен тест

Изберете малка група потребители, фиксиран период от време и ясна мярка за успех, преди да го пуснете на останалата част от екипа.

8. Измерете и коригирайте

Сравнете резултатите с изходната база, след което запазете работния процес, преразгледайте го или го отхвърлете въз основа на това какво показват реално данните.

Кога трябва да използвате ИИ във вашия малък бизнес?

ИИ си струва да се тества за задачи, при които проверката на работата на ИИ отнема по-малко време от извършването на задачата на ръка. Няколко признака сочат към добро съответствие:

• Задачата се повтаря няколко пъти седмично
• Процесът е разумно последователен
• Резултатът може да бъде проверен бързо
• Случайните грешки са поправими
• Бизнесът може да измери подобрението
• Инструментът пасва на съществуващите системи и не изисква прекомерна настройка

Една задача е неподходяща за автоматизация, когато:

• Тя се изпълнява рядко
• Тя изисква нюансирана преценка или емоционална интелигентност
• Една грешка би донесла правни, финансови или репутационни щети
• Работата е публична и трудна за коригиране
• Процесът все още се променя бързо
• Данните са непълни или ненадеждни

Анализиране на възвръщаемостта на инвестициите от използването на ИИ

Много отделни инструменти с ИИ започват от ниските десетки долари на месец. Но при изчисляване на съотношението цена-полза от автоматизирането на дадена задача имайте предвид, че основният разход може да бъде времето за настройка, интеграция, обучение, преглед и корекция.

Ето прост начин за изчисление: определете периода на изплащане или колко време ще мине, преди спестеното време да надхвърли времето, прекарано в настройка.

• Оценете седмичната цена на изпълнението на задачата на ръка: колко време отнема едно изпълнение, умножено по това колко често се случва за една седмица, умножено по това колко струва времето на този човек на час.
• Оценете седмичните спестявания от ИИ: цената на ръчната работа минус цената за проверка на резултата от ИИ всеки път, умножено по това колко често се случва.
• Разделете еднократната цена за настройка и интеграция на тези седмични спестявания. Това е приблизително времето, необходимо за излизане на нула.

Ето пример, при условие че на човека, който обикновено върши задачата, му се плаща 30 долара на час:

Задача, която отнема 20 минути и се случва два пъти седмично, струва около 20 долара на седмица, ако се върши на ръка. Ако проверката на резултата от ИИ все още отнема 10 минути всеки път, това пести само около 10 долара на седмица.

Два часа за настройка (на стойност 60 долара при тази ставка) биха отнели шест седмици за изплащане, което е твърде дълго за първи пилотен проект.

Задача, която отнема час и се случва ежедневно, струва около 150 долара на седмица, ако се върши на ръка. Ако проверката на резултата от ИИ отнема 15 минути всеки път, това спестява близо 120 долара на седмица. Няколко часа настройка се изплащат за по-малко от седмица.

Кога трябва да наемете персонал вместо да автоматизирате?

Наемайте, когато работата изисква постоянна преценка, изграждане на взаимоотношения, отчетност или нарастващ капацитет. Използвайте ИИ първо, когато задачата е добре дефинирана, повтаряща се и все още не е достатъчно голяма, за да оправдае отделна роля.

Наемането и ИИ не винаги са заместители едно на друго. Нов служител, който използва ИИ, може да поеме повече работа, да документира процеси, да анализира информация и да подобри обслужването по-бързо от някой, който работи без него. Въпросът не винаги е „Да наемем ли или да използваме ИИ?“ Той може да бъде „Какво трябва да притежава човекът и кои части от тази роля може да поддържа ИИ?“

Прилагане на това на практика

Изберете задачата, която струва най-много време и следва повтарящ се процес, направете математическите изчисления за изплащане и я пилотирайте с рецензент на място, преди тя да докосне клиент или долар.

Perplexity Computer дава на малкия екип по-голям капацитет без добавяне на щатни бройки. То се свързва с повече от 400 инструмента, които малките бизнеси вече използват, включително QuickBooks, Mailchimp, Shopify и Stripe. Оттам той извлича съответните данни, провежда анализа и съставя резултата, като маркира всичко, което се нуждае от подпис, преди да бъде изпратено.

Опитайте Perplexity Computer за вашия малък бизнес.

Често задавани въпроси

Струва ли си ИИ за малък бизнес? Зависи от задачата. ИИ си струва да се тества, когато задачата се случва често, следва ясен процес и отнема по-малко време за проверка, отколкото за правене на ръка. Той е по-слабо подходящ за рядка работа, изискваща висока преценка или залози.

Кой е най-добрият инструмент с ИИ за малък бизнес? Няма един единствен най-добрите инструмент. Правилният зависи от работния процес: ИИ за хелпдеск за входящи кутии за поддръжка, работни асистенти за графици и имейл, счетоводен софтуер с функции за ИИ за счетоводство и агентни платформи за задачи, които обхващат няколко инструмента наведнъж.

Колко струва ИИ за малък бизнес? Много инструменти започват от ниските десетки долари на месец, но пълната цена включва настройка, интеграция, обучение и преглед. Ниската цена на абонамента не гарантира положителна възвръщаемост, ако инструментът се нуждае от сериозни корекции.

Може ли ИИ да замени служителите в малкия бизнес? ИИ е по-подходящ за поддържане на роля, отколкото за замяна на такава, особено когато преценката, отчетността или изграждането на взаимоотношения са от значение. Нов служител, който използва ИИ, често може да поеме повече работа от човек или инструмент поотделно.

Кога малкият бизнес трябва да избягва автоматизирането на дадена задача? Пропуснете автоматизацията, когато задачата е рядка, изисква нюансирана преценка, би била скъпа при сбъркване, е публична и трудна за коригиране или зависи от данни, които са непълни или ненадеждни.