Превърнете бюджетните файлове в седмичен доклад за отклоненията

Преглед

Computer използва седмична автоматизация за преглед на бюджетните файлове, действителните разходи и финансовите бележки, помагайки на Финансовия отдел да изпревари превишенията. Всеки преглед сравнява разходите с предходната седмица, отделя новите проблеми от известните изключения и изготвя кратък доклад с въпроси към отговорниците за бюджета.

Време до първи резултат: При следващия насрочен преглед в понеделник; заявете незабавно изпълнение за първи пример.

Сложност: изисква настройка

Какво ви е необходимо

• Свързан Microsoft 365, така че Computer да може да чете работната книга с бюджета, тракера на действителните разходи и финансовите бележки в SharePoint.
• Тракер на действителните разходи за периода на преглед; свържете Snowflake за източник от хранилище в реално време или предоставете текущ експорт.
• Финансови бележки с отговорниците за бюджета и обяснения за предишни изключения, така че последващите въпроси да отразяват вече известното.
• Предишният преглед, така че Computer да може да идентифицира нови, влошаващи се, разрешени и непроменени проблеми; без такъв първият доклад установява изходна база.
• Праг на същественост, като 5% или 100 000 долара, така че докладът да се фокусира върху отклоненията, които изискват преглед.

Заявката

Какво получавате в отговор

Седмичен доклад за бюджетните отклонения

Откъс от демонстрационния изход: Въпроси към отговорниците за бюджета

Очаквате ли допълнителни предплащания за Q4 през септември? Ако е така, моля, добавете ги към актуализираната прогноза.

Каква е вашата ревизирана оценка за финала на Q3 и бюджетът за Q4 все още ли важи?

Трябва ли да отворим специален проект код или да продължим да отчитаме към административни разходи (G&A)?

Отворете примерния доклад и оригиналната задача. Примерът използва измислени фирмени данни и илюстративни цифри.

• Обобщение в заглавната част: Общото състояние на разходите и проблемите, изискващи внимание преди следващата прогноза.
• Таблица на отклоненията: Бюджет, действителни разходи, отклонение в сума и процент, отговорник и статус в осем центъра на разходи.
• Седмичен преглед: Нови проблеми, влошаващи се изключения, разрешени елементи и предварително обяснени отклонения.
• Въпроси към отговорниците: Специфични последващи действия, грурирани по отговорник на бюджета, с краен срок за отговор.
• Препоръчителни действия: Предложени промени в прогнозата, прегледи на разходите и актуализации на списъка за наблюдение за одобрение от Финансовия отдел.

Доставено като кратък писмен доклад за преглед с Финансовия отдел и използване за подготовка на последващи действия с отговорниците за бюджета; следващият насрочен преглед прави сравнение спрямо предишния доклад.

Подобрете го

• Добавете контекст: Включете последния преглед и отговорите на отговорниците, така че разрешените проблеми да не се превръщат в нови въпроси.
• Свържете повече: Добавете Snowflake, за да използвате данни за действителните разходи от хранилището вместо ръчно обновяван тракер.
• Посочете конкретика: Посочете имената на файловете, отчетния период и прага на отклонение, така че сравнението да използва постоянна база.
• Поискайте формат: Посочете едностраничен доклад с таблица на отклоненията и въпроси, грурирани по отговорник.
• Направете го повтарящ се: Насрочете прегледа преди седмичната финансова среща и съхранявайте всеки доклад за следващото сравнение.

Опитайте вариация

• Прегледайте [бюджета, актуалните данни и финансовите бележки на маркетинга] спрямо [доклада от миналата седмица] и създайте едностраничен доклад относно новите превишения и въпросите към [отговорника за маркетинговия бюджет].
• Сравнете [бюджета и актуалните данни за този месец] с [прегледа от миналия месец] и създайте електронна таблица със съществени отклонения, обяснения, отговорници и отворени въпроси.
• Прегледайте [работната книга с бюджет], [тракера на действителни разходи] и [отговорите на отговорниците] и създайте актуализация за ръководството в два слайда относно новите рискове и необходимите решения преди [заключването на прогнозата].

Свързани случаи на употреба

• Подгответе месечна актуализация на прогнозата: Използвайте доклада за отклоненията и отговорите на отговорниците, за да идентифицирате предположения, които се нуждаят от ревизия.
• Одитирайте разходите за доставчици: Разследвайте доставчиците и фактурите зад центровете на разходи, отбелязани в доклада.
• Изградете табло за финансовото ръководство: Включете бюджетните изключения в по-общ изглед на финансовото представяне.