La IA al lloc de treball: Una guia pràctica per a treballadors del coneixement

Aquest article analitza com els treballadors del coneixement poden utilitzar la intel·ligència artificial en les tasques recurrents que consumeixen temps cada setmana, no només per a preguntes puntuals i tasques d'escriptura. Inclou indicacions a punt per utilitzar, orientació per utilitzar la IA de manera segura i passos per integrar ràpidament i senzillament la IA als vostres fluxos de treball.

Com utilitzar la IA al lloc de treball

La majoria del treball de coneixement comporta una càrrega operativa que no surt a la descripció de la feina: reunions, tasques administratives, mantenir-se informat, gestionar relacions.

Aquestes tasques solen ser el millor lloc per començar a utilitzar la IA, perquè el resultat és fàcil de comprovar i el risc d'equivocar-se és baix.

A continuació es mostren 10 d'aquestes tasques i com demanar a la IA que ajudi en cadascuna d'elles.

Nota: Algunes eines d'IA necessiten material font adjunt o enganxat directament. Altres el poden extreure elles mateixes d'una safata d'entrada connectada, unitat d'emmagatzematge o pestanyes del navegador obertes. Les indicacions següents funcionen de les dues maneres.

1) Mantenir-se informat

S'acumulen articles nous i notes actualitzades sobre el mateix tema, i pot ser un autèntic repte mantenir-se al dia del que està passant.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Reconciliar fonts disperses en una sola resposta
• Detectar contradiccions o desviacions de versió entre documents
• Resumir què ha canviat des de l'última actualització
• Assenyalar on les fonts no estan d'acord

2) Comunicació

Una actualització d'estat, un resum, una revisió: la majoria de la comunicació laboral repeteix les mateixes poques estructures, cosa que facilita que la IA escrigui un primer esborrany decent.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Redactar correus electrònics, actualitzacions o documents a partir de punts
• Ajustar el to o la longitud per a un públic diferent
• Reescriure la mateixa actualització per a lectors diferents
• Detectar frases poc clares abans d'enviar-les

3) Reunions

La IA pot ajudar a convertir una conversa en un registre tangible de pròximes accions i decisions.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Extreure elements d'acció i responsables de les notes o d'una transcripció
• Redactar el resum immediatament després d'una trucada
• Detectar compromisos que no s'havien assignat realment a ningú
• Preparar una agenda a partir dels temes pendents de l'última reunió

4) Planificació i priorització

La IA pot facilitar l'organització d'un horari setmanal complicat, fer malabars amb múltiples compromisos i calcular el temps amb més precisió.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Convertir terminis que competeixen en un ordre d'operacions
• Senyalitzar conflictes de planificació abans que es convertixin en un problema
• Separar el que és genuïnament urgent del que ho sembla
• Comprovar de manera realista si un pla és viable

5) Anàlisi i presa de decisions

La IA no substitueix el criteri humà, però és bona reunint, ordenant i comparant informació complexa per facilitar el procés de presa de decisions.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Aplegar la informació rellevant per prendre una decisió
• Treure a la llum on el raonament coincideix o discrepa
• Posar a prova una suposició abans de basar-s'hi
• Organitzar els factors en joc

6) Producció de resultats

Les eines d'IA més sofisticades d'avui dia poden anar més enllà de simplement respondre preguntes per crear diapositives, informes, documents o fulls de càlcul.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Convertir recerca o notes en un primer esborrany de presentació, full de càlcul o informe
• Passar directament de material en brut a un document formatat
• Estructurar un lliurable abans de dedicar temps a polir-lo
• Recopilar fonts a mesura que el construïu

7) Càrrega administrativa

La IA pot reduir tasques manuals tedioses, com ara introduir o categoritzar dades, etiquetar fitxers o copiar i enganxar informació d'una eina a una altra automàticament.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Categoritzar despeses i senyalitzar duplicats o entrades que faltin
• Redactar correus electrònics rutinaris
• Convertir una nota preliminar en quelcom presentable
• Omplir formularis repetitius a partir de la informació que ja teniu

8) Revisió i control de qualitat

La IA és útil per detectar inconsistències dins d'un mateix document i conciliar afirmacions a través de múltiples fonts, com ara assenyalar on un esborrany s'allunya de la guia d'estil.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Detectar nombres o afirmacions inconsistents en un document
• Senyalitzar frases poc clares abans d'enviar res
• Comprovar un esborrany amb una llista de comprovació o guia d'estil
• Detectar buits entre una secció inicial i una de posterior

9) Aprenentatge

Posar-se al dia sobre un tema desconegut abans significava una lectura lenta o un favor d'un company ocupat.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Obtenir ràpidament una comprensió pràctica d'una eina, procés o tema desconegut
• Preparar preguntes que hauríeu d'estar preparats per respondre
• Explicar un concepte al nivell que necessiteu
• Omplir els buits de context abans de parlar amb algú més expert que vosaltres

10) Gestió de relacions

El context dispers en correus electrònics i notes antigues pot ser difícil de reconstruir amb poc avís, just abans d'una trucada.

Les eines d'IA us poden ajudar a:

• Recopilar context abans d'una conversa: què es va discutir, prometre o deixar obert
• Preparar una sessió informativa abans d'una trucada amb un client o grup d'interès
• Fer un seguiment dels elements pendents en una relació contínua
• Redactar un seguiment que faci referència a un context previ real

Com començar amb la IA sense irritar el vostre equip de TI

Cada indicació anterior assumeix que l'eina té accés a informació de l'empresa real, de vegades sensible, de manera que uns quants hàbits inicials eviten que aquest accés es converteixi en un problema més endavant.

• Comproveu si hi ha una llista d'eines aprovades abans de començar. La majoria de les empreses en publiquen una en algun lloc: un wiki de TI, un portal de seguretat, un document d'incorporació. Si no en trobeu cap, pregunteu directament en lloc d'assumir que no n'hi ha cap.
• Inicieu sessió mitjançant l'SSO de la vostra empresa, no amb un compte personal. Un inici de sessió personal no hereta els controls de dades, el registre d'auditoria o el procés de baixa de la vostra empresa, de manera que el treball roman fora de la visibilitat de TI fins i tot quan el treball en si és un assumpte de l'empresa.
• Conegueu els nivells de dades de la vostra empresa, no només "sensible versus no sensible". La majoria de les empreses divideixen les dades en més de dues categories, per exemple, públic, intern, confidencial i restringit, i el que es pot enganxar en una eina pot no ser adequat per a una altra. Consulteu amb TI o seguretat si els nivells no estan documentats en algun lloc evident.
• Elimineu els identificadors abans d'enganxar, sempre que pugueu. Canvieu els noms reals, els números de compte i els detalls dels clients per marcadors de posició com {client_name} abans d'enganxar-los en una eina que no hagi estat formalment aprovada.
• Desactiveu els commutadors d'entrenament de models. La majoria de les eines d'IA tenen una configuració, sovint etiquetada amb un nom com "millora el model" o "utilitza les meues dades per a l'entrenament", que inscriu les vostres dades d'entrada a les dades d'entrenament per defecte. Comproveu el tauler de privadesa o configuració i desactiveu-lo tret que l'eina s'hagi aprovat específicament sense aquesta preocupació.
• Reviseu a què pot accedir una eina abans de connectar-la. Si reserva coses, envia coses o toca la vostra safata d'entrada, comproveu quins permisos està sol·licitant i revoqueu l'accés a qualsevol cosa que no esteu utilitzant activament.
• Pregunteu si no sabeu si alguna cosa està aprovada. Un missatge ràpid a TI o seguretat sol ser preferible a descobrir després del fet que una eina no havia estat autoritzada.

Amplia

Com utilitzar la IA al lloc de treball de manera més eficaç

La majoria dels treballadors del coneixement ja utilitzen la IA de manera casual: una pregunta puntual, un esborrany de correu electrònic ràpid, copiar el resultat i llest. Tractar una tasca com a prova pilot de dues setmanes, no com a pregunta única, és el que transforma aquest ús casual en un estalvi de temps significatiu.

Aquí teniu com començar:

1) Feu un seguiment d'una setmana sencera abans de fer cap canvi

Durant cinc dies laborables, registreu cada tasca repetitiva, quant de temps triga i com de tediosa resulta. Hi ha múltiples eines de seguiment del temps disponibles, però una nota contínua funciona prou bé: "Dilluns, 20 min, classificació de rebuts, lleugerament molest". Divendres, un patró sol destacar per si sol.

2) Trieu una tasca

Reviseu les notes i trieu quina tasca tediosa i que consumeix temps voleu automatitzar primer.

Hi ha uns quants factors a tenir en compte:

• La tasca passa diverses vegades a la setmana?
• El procés és relativament consistent cada vegada?
• És ràpid comprovar el resultat?
• Depèn de decisions de criteri que varien segons la situació?
• Seria fàcil detectar i corregir un error?
• Les dades d'origen són completes i fiables?

Una actualització d'estat setmanal o un informe de despeses recurrent s'hi adapta. Una presentació per a la junta trimestral, no. L'aposta i el temps de revisió són massa alts per a una primera prova pilot.

3) Definiu com és un resultat "bo" abans de provar-ho

Escriviu una frase que descrigui un resultat correcte o usable, decidida abans de veure què produeix la IA.

Extreure tres exemples reals del resultat fet manualment (tres actualitzacions d'estat, tres informes de despeses) i anotar què tenen en comú: durada, estructura, nivell de detall.

A continuació, pregunteu què faria que no es pogués utilitzar. De vegades és més fàcil definir el bé nomenant el fracàs. Incloeu el contrari de cada fracàs a la definició d'un bon resultat.

Per exemple, per a una actualització d'estat, això podria ser: "cobreix el que s'ha enviat i el que està bloquejat, en dos paràgrafs, amb un mínim de reescriptura necessària."

Per a un informe de despeses, podria ser: "Cada línia té una categoria i els duplicats estan marcats."

4) Construïu i proveu la indicació

Comenceu amb una descripció senzilla de la tasca i la definició de "bo" del pas 3, i després executeu-la amb dues o tres instàncies reals.

Després de cada execució, compareu el resultat amb aquesta definició i observeu què falla: falta una secció, és massa llarg, el to és incorrecte. Afegiu una línia a la indicació que tracti aquest buit específic i, a continuació, executeu-la de nou.

Atureu-vos un cop el resultat només necessiti una edició menor, no una reescriptura. Deseu la versió final en un lloc fàcil de tornar a trobar: un document fixat, una aplicació de notes o una biblioteca d'indicacions compartida, per exemple.

5) Decidiu sobre una comprovació de control de qualitat

Trieu una cosa repetible per verificar manualment. Per a un informe de despeses, això podria significar comparar els totals de les categories amb l'exportació en brut abans de trametre'l. Feu aquesta mateixa comprovació a cada resultat durant dues setmanes, fins i tot un cop comenci a semblar fiable.

6) Al cap de dues setmanes, compareu amb la línia de base.

Per a cada instància, feu un seguiment de quant de temps ha trigat la tasca de principi a fi, inclòs el pas de verificació, i com es compara amb el temps registrat al pas 1. Al final de les dues setmanes, sumeu-ho per decidir si val la pena mantenir l'automatització tal qual. Si no, ajusteu-la i torneu-ho a provar, o elimineu-la i trieu una tasca diferent.

Posar això en pràctica

Trieu la tasca que consumeix més temps i apareix de manera més consistent, executeu-la pels passos pilot i observeu quant de temps o esforç estalvia la IA.

Perplexity Computer ofereix a un treballador del coneixement més capacitat sense afegir hores al dia. Es connecta a les eines que ja s'utilitzen diàriament, incloent-hi Gmail, Outlook, Google Drive, Notion i Slack, i pot extreure el material rellevant, redactar el resultat i assenyalar qualsevol cosa que necessiti una segona ullada abans de sortir.

Proveu Perplexity Computer per al vostre treball diari.

Preguntes freqüents

Què és la IA al lloc de treball?

És l'ús d'eines d'IA, com ara assistents connectats i xatbots, per ajudar amb les parts recurrents d'una feina: mantenir-se informat, comunicar-se, planificar, revisar i treball administratiu, a més de les preguntes puntuals que la majoria de la gent ja fa.

Quins són exemples d'IA al lloc de treball?

Extreure elements d'acció d'una transcripció de reunió, convertir notes en brut en una actualització d'estat, categoritzar un informe de despeses, construir un esquema de presentació avalat per fonts i preparar una trucada utilitzant el context passat són cinc exemples habituals.

Quins són els beneficis de la IA al lloc de treball?

El benefici més clar és recuperar temps en tasques que segueixen un patró predictible: resumir, redactar, categoritzar i revisar feina que requereix temps real de fer a mà però que no necessita un criteri profund.

Quins són els pros i els contres de la IA al lloc de treball?

L'avantatge són uns primers esborranys més ràpids i menys temps en tasques repetitives. El desavantatge apareix quan s'omet el pas de verificació: un resum no verificat tractat com a fet, un esborrany enviat sense revisió, o dades sensibles enganxades en una eina que mai no va ser aprovada per a això.

Com s'utilitza la IA al lloc de treball?

Comenceu amb una tasca recurrent, feu un seguiment de com es fa actualment durant una setmana, definiu com és un bon resultat, proveu una indicació amb unes quantes instàncies reals i establiu una comprovació fixa per executar en cada resultat durant una prova pilot de dues setmanes.

Quins són els riscs de la IA al lloc de treball?

Els riscos principals són tractar el resultat de la IA com a verificat quan no ho és, enviar dades sensibles a través d'una eina no aprovada i deixar que un resum de la IA substitueixi una decisió, una aprovació o un judici de relació que encara necessita una persona.

La IA substituirà llocs de treball?

Per a la majoria del treball de coneixement, la IA està substituint tasques repetitives específiques dins d'un rol en lloc del rol en si. Les tasques d'aquesta guia (comunicació, administració, primers esborranys) són les més propenses a canviar, mentre que el criteri, la rendició de comptes i la construcció de relacions es queden en mans de la persona que fa la feina.