Schatten-KI: Warum Mitarbeiter die IT umgehen und was sie stoppt

KI gehört für viele Mitarbeiter mittlerweile zum täglichen Arbeitspensum, oft sogar mehrmals täglich. Doch die Tools, zu denen sie greifen, sind nicht immer die offiziellen, die ihnen die IT zur Verfügung stellt.

„Schatten-KI“ ist die Nutzung nicht genehmigter KI-Produkte bei der Arbeit, darunter:

• Persönlicher Chatbot
• KI-Agenten
• KI-Assistenten-Konten

Laut einer KPMG-Umfrage unter mehr als 48.000 Menschen in 47 Ländern geben etwa die Hälfte der Mitarbeiter an, KI auf Weisen genutzt zu haben, die gegen die Richtlinien und Leitlinien ihrer Organisation verstoßen. Oftmals fügen sie sensible Unternehmensinformationen in öffentliche KI-Tools ein.

Die Workaround-Lösung ist zu einer Warnung geworden. Eine BCG-Umfrage unter mehr als 10.000 Mitarbeitern, Managern und Führungskräften ergab, dass fast vier von zehn Personen sagen, ihr Unternehmen stelle nicht die richtigen Tools zur Verfügung.

Mitarbeiter nutzen nicht genehmigte Tools, wenn sie:

• Kontingentiert
• Kontingentiert
• Schlimmer als das, was sie ohnehin bekommen können

Wenn die genehmigten Tools gut genug sind, hören die meisten Mitarbeiter auf, die IT zu umgehen. Die Lektion: Die Nachfrage nach KI ist stark, aber Schatten-KI ist oft ein Zeichen für ein Angebotsproblem.

Was ist Schatten-KI?

Schatten-KI bedeutet, dass Mitarbeiter bei der Arbeit ihre eigenen KI-Tools anstelle der von ihrer Organisation bereitgestellten verwenden. Dazu gehört:

• Chatbots, die Fragen beantworten
• Agenten, die Routineaufgaben ausführen
• Bots, die Besprechungen aufzeichnen und transkribieren
• Assistenten, die ganze Arbeitsabläufe bewältigen

Die Tools können sich mit Arbeitssystemen und Apps verbinden. Einige sind eigenständige Produkte, während andere in Tools, Geräte und Plattformen integriert sind, die Mitarbeiter bereits besitzen – wie Copilot, Gemini und Apple Intelligence.

In einer von BlackFog, einem Sicherheitsunternehmen, in Auftrag gegebenen Umfrage unter 2.000 Mitarbeitern gaben 58 % der Schatten-KI-Nutzer an, sich auf kostenlose Versionen zu verlassen, bei denen häufig Folgendes fehlt:

• Sicherheit auf Unternehmensebene
• Datengovernance
• Datenschutzmaßnahmen

hauptsächlich, weil sie Geschwindigkeit schätzten. Höhere Führungskräfte gaben an, Schatten-KI fast doppelt so oft zu nutzen wie nachgeordnete Mitarbeiter.

Die Nutzung durch Mitarbeiter kann schwer zu erkennen sein. Eine Umfrage der Cloud Security Alliance ergab folgendes:

• 82 % der Befragten gaben an, dass in ihren Organisationen unbekannte Agenten auf ihren Systemen liefen
• 65 % hatten agentenbezogene Vorfälle erlebt, einschließlich Datenpfeilgabe, Betriebsstörungen und finanzieller Verluste

Schatten-KI vs. Schatten-IT

Schatten-IT war zuerst da. Aditya Patel, Cloud-Sicherheitsspezialist bei AWS, nennt Schatten-KI ihren „rebellischen Cousin“.

Schatten-IT liegt vor, wenn Beschäftigte die von der Unternehmens-IT bevorzugten Technologieprodukte umgehen und eigene nutzen – manchmal absichtlich und manchmal, ohne die Regeln zu kennen. Ein Mitarbeiter meldet sich in einem Webbrowser auf einem Arbeitsgerät bei einem persönlichen Google-, Dropbox-, WhatsApp- oder Trello-Konto an oder sendet ein Dokument per E-Mail an eine persönliche Adresse, um es zu Hause fertigzustellen.

Das Neue an Schatten-KI ist der Umfang und die Beständigkeit. Einige Beispiele:

• In ein öffentliches Tool eingefügte Daten können unbegrenzt in den Systemen eines Anbieters verbleiben
• Agenten und Assistenten laufen weiter, während ein Mitarbeiter etwas anderes tut, und arbeiten über Anwendungen, E-Mails und Plattformen hinweg

Herkömmliche Sicherheitsüberwachungssoftware wurde nicht dafür entwickelt, sie zu erkennen. Das Schließen eines Browser-Tabs stoppt die Arbeit nicht, die für alle außer der Person, die den Befehl eingegeben hat, oft unsichtbar ist.

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Beispiele für Schatten-KI bei der Arbeit

Schatten-KI tritt meist in einigen wenigen Schlüsselsituationen auf:

Warum Mitarbeiter nicht genehmigte KI nutzen

Mitarbeiter haben viele Gründe, nicht genehmigte IT zu nutzen.

• Einige sind dem Druck ausgesetzt, KI zu nutzen, einschließlich schlechter Leistungsbeurteilungen oder Arbeitsplatzverlust, während die von ihrem Arbeitgeber bereitgestellten Tools weniger gut funktionieren als die, die sie zu Hause verwenden.
• Sie greifen zum besseren Tool, um die Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen.
• Andere finden, dass das genehmigte Tool zu langsam bereitgestellt wird, zu komplex, zu unflexibel oder zu oft fehlerhaft ist.

Eine starke KI-Nutzung kann teuer werden, was eine Reihe bekannter Unternehmen dazu veranlasst hat, den Konsum von „Token-Maxxern“ zu deckeln. Im Juni 2026 deckelte Uber die Ausgaben der Mitarbeiter auf 1.500 US-Dollar pro Monat für jedes agentenbasierte Codierungstool, nachdem das jährliche KI-Budget innerhalb von vier Monaten aufgebraucht war.

Die Kontingentierung drängt manche Mitarbeiter dazu, die Verbraucherversion selbst zu bezahlen, anstatt sich einer „Tokenpokalypse“ zu stellen. Einige derselben Unternehmen, die Mitarbeitern sagen, sie sollen KI nutzen, schränken gleichzeitig den Zugriff darauf ein.

Mitarbeiter umgehen die Grenzen.

• Sie fügen Unternehmensdaten in einen öffentlichen Chatbot ein, um einen Bericht zu entwerfen.
• Sie verwenden einen persönlichen KI-Assistenten oder ein Codierungstool, um Routineaufgaben zu beschleunigen.

Einige Forscher bezeichnen dies als „Schatten-Anwender-Innovation“. Viele Mitarbeiter merken nie, dass sie gegen eine Unternehmensrichtlinie verstoßen. Und laut einer PagerDuty-Umfrage wird von den Mitarbeitern, die KI entgegen den Regeln verwendet haben, nur etwa die Hälfte erwischt.

Was bei Schatten-KI schiefgehen kann

Die Risiken lassen sich in mindestens fünf Gruppen unterteilen:

1. Sicherheitsverletzungen: Ein nicht genehmigtes Tool kann Angreifern einen Weg in interne Systeme eröffnen. Vercel, ein Anbieter von Web-Infrastruktur, gab im April 2026 bekannt, dass raffinierte Hacker in seine Systeme eingedrungen waren, nachdem ein Mitarbeiter eine Drittanbieter-App von Context.ai mit einem Unternehmens-Google-Konto verbunden hatte. Die Angreifer entkamen mit Kundenanmeldeinformationen, und die gestohlenen Daten wurden später für 2 Millionen US-Dollar angeboten.

2. Leaks von geistigem Eigentum: Proprietäre Daten können mit einem einzigen Einfügen in einen Chatbot Unternehmensserver verlassen. Im März 2023 fügten Samsung-Mitarbeiter Quellcode und vertrauliche interne Transkripte in ChatGPT ein. Die Befürchtung war, dass andere Benutzer auf die Daten hätten zugreifen können. Samsung verbot generative KI-Tools nur wenige Wochen später.

3. Regulatorische Auswirkungen: Ein Verstoß oder ein von der KI erfundener Fakt kann behördliche Prüfungen, Bußgelder und Reputationsschäden nach sich ziehen. CB Financial Services, das Mutterunternehmen der Community Bank, reichte im Mai 2026 bei der US-Börsenaufsichtsbehörde SEC ein Formular 8-K ein, in dem ein interner Vorfall mit sensiblen Kundendaten bei der Verwendung einer nicht autorisierten KI-Anwendung offengelegt wurde. Dies war das erste bekannte Formular 8-K, das als Reaktion auf die Nutzung von Schatten-KI eingereicht wurde.

4. Rechtliche Komplikationen: Das Einfügen vertraulicher Informationen in einen Verbraucher-Chatbot kann den Schutz von Geschäftsgeheimnissen eines Unternehmens gefährden. In einer Entscheidung vom April 2026 wies ein Bundesrichter in Kalifornien eine Klage wegen Geschäftsgeheimnisses „mit Vorbehalt“ (mit Endurteil) ab, weil der Kläger das Material mit ChatGPT entwickelt und keine angemessenen Schritte unternommen hatte, um es vertraulich zu halten. In einem separaten Urteil befand ein Gericht, dass die persönlichen KI-Chat-Protokolle eines Beklagten weder durch das Anwaltsgeheimnis (Attorney-Client Privilege) noch durch die Work-Product-Doktrin geschützt sind, wodurch sie vor Gericht offenlegbar werden.

5. Datenschutz: Ein Meeting-Bot kann Personen ohne deren Erlaubnis oder Wissen aufzeichnen. Ein Fall vor dem US-Bezirksgericht gegen Otter.ai wirft die Frage auf, ob ein automatischer Notizen-Bot Teilnehmer ohne die Zustimmung aller Parteien aufzeichnen darf und ob Otter Konversationen zum Training seines Modells verwenden darf. Getrennt davon erzählte der Forscher Alex Bilzerian im Jahr 2024 The Washington Post, dass er von einem Deal zurückgetreten sei, nachdem Otter ihm das vollständige Transkript eines Meetings gemailt hatte, das er bereits verlassen hatte und in dem Investoren strategische Fehltritte und manipulierte Kennzahlen besprochen hatten.

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Warum Verbote scheitern

Unternehmen haben bestimmte KI-Produkte verboten und diesen Kurs dann wieder rückgängig gemacht.

• Samsung verbot generative KI-Tools im Jahr 2023 und führte ChatGPT, Gemini und Claude im Jahr 2026 unternehmensweit ein.
• Citigroup schränkte ChatGPT im Jahr 2023 ein und führte 2024 eigene KI-Tools für Mitarbeiter ein.
• Zwei Ökonomen fanden in einem Arbeitspapier heraus: Nachdem Italien ChatGPT im Jahr 2023 blockiert hatte, sank die Produktivität italienischer Softwareentwickler zwei Tage lang um etwa die Hälfte und erholte sich dann wieder, während die Downloads von Tools zur Umgehung der Blockade drastisch anstiegen.
• Auf Reddit schrieb ein Netzwerksicherheits-Experte, dass die Mitarbeiter, nachdem das Unternehmen, für das er arbeitete, ChatGPT gesperrt hatte, auf die KI-Funktionen in genehmigten Unternehmens-Apps umgestiegen seien, die nicht deaktiviert werden konnten.

Verbote verlagern die Arbeit oft an andere Orte, anstatt die unautorisierte KI-Nutzung zu stoppen.

• In der KPMG-Umfrage gaben 67 % der Mitarbeiter, deren Unternehmen öffentliche KI-Tools verbieten, an, sensible oder urheberrechtlich geschützte Materialien in ein Tool eingegeben zu haben, verglichen mit 33 % in Organisationen ohne formelle Richtlinie.
• Aggressives Blockieren verlagert die KI-Nutzung auf persönliche Geräte und schränkt ein, was das Unternehmen sehen kann, wie Recherchen zeigen.
• Ein Bildschirmfoto oder Foto einer Webseite kann dateibasierte Kontrollen aushebeln.

Wie man Schatten-KI-Workarounds beendet

Unternehmen mit weniger Schatten-KI machen den genehmigten Weg zum einfacheren. Wirksame Richtlinien für die KI-Nutzung, kontinuierliche Schulungen zur KI-Kompetenz, technische Schutzmaßnahmen und menschliche Rechenschaftspflicht bilden die Basis. Vier Vorgehensweisen gehen noch weiter:

• Wählen Sie das Tool aus, für das sich die Mitarbeiter ohnehin entschieden hätten. Eine Umfrage von Recon Analytics ergab, dass 68 % der Mitarbeiter, denen nur Copilot zur Verfügung gestellt wurde, dieses als ihr primäres KI-Tool nannten, verglichen mit 8 % bei der Bereitstellung von drei großen Tools. Moderna verglich in Nutzertests seinen eigenen Assistenten mit Copilot und ChatGPT Enterprise und wählte dann den aus, den die Mitarbeiter am besten bewerteten.
• Stellen Sie die Alternative bereit, bevor Sie die Workaround-Lösung einschränken. Eine australische Studie unter Fachleuten für kritische Infrastrukturen ergab, dass mehrere Organisationen öffentliche KI-Tools erst blockierten, nachdem sie die genehmigte Option angeboten hatten – ein Ansatz, den die Autoren als „Substitutions-First“ bezeichneten. „Wenn du ihnen die Tools nicht gibst, finden sie einen Weg, um an die Tools zu kommen“, sagte ein Teilnehmer. Netskope Threat Labs, die Forschungsabteilung des Cloud-Sicherheitsanbieters, berichtete, dass die Nutzung persönlicher KI-Konten bei Kunden aus dem Finanzdienstleistungssektor mit offiziellen Lösungen von 76 % auf 36 % sank, während die genehmigte Nutzung von 33 % auf 79 % anstieg.
• Bieten Sie eine Reihe maßgeschneiderter Schulungsoptionen an. Im Copilot-Testlauf der australischen Regierung waren drei Viertel der Personen, die drei oder mehr Formen von Schulungen erhalten hatten, zuversichtlich im Umgang mit dem Tool – 28 Prozentpunkte mehr als bei denjenigen, die nur eine Schulungsform erhalten hatten. Eine BCG-Umfrage ergab, dass 18 % der Mitarbeiter ohne Schulung regelmäßige KI-Nutzer waren, verglichen mit 82 % derjenigen, die fünf bis zehn Stunden Unterricht, Präsenzsitzungen und Coaching erhalten hatten. Nur 36 % der Mitarbeiter gaben an, mit ihrer KI-Schulung zufrieden zu sein, und bezeichneten diese als zu kurz oder oberflächlich.
• Beginnen Sie mit den Personen, die sich ohnehin ein Tool wünschen. Peter Tucker, damals IT-Direktor bei IK Partners, einer Private-Equity-Firma mit 250 Mitarbeitern, wandte eine nachfrageorientierte Strategie ganz ohne Vorgaben an, um 190 ChatGPT Enterprise-Nutzer zu erreichen. Er begann mit 20 Freiwilligen, die zu internen Fürsprechern wurden, als sie sahen, wie das Tool ihnen Zeit sparen konnte. Er baute Konnektoren zu den Tools auf, mit denen die Leute ohnehin arbeiteten, darunter Exchange, Egnyte und Notion. Und er leitete freiwillige Sitzungen mit einem Datenwissenschaftler, an denen 120 der 250 Mitarbeiter des Unternehmens teilnahmen. BBVA steigerte die Zahl der Lizenzen von 3.300 auf 11.000, indem 250 Führungskräfte – darunter auch der CEO – geschult wurden, und positionierte das Unternehmens-tool dabei als sicherere Alternative zur Schatten-KI.

Das Fazit

Wenn Mitarbeiter die von ihrer Firma bereitgestellten Tools umgehen, zeigen sie genau, wo diese Tools Mängel aufweisen. Ein Verbot verbirgt diese Informationen. Unternehmen mit dem geringsten Maß an Schatten-KI stellen ein gutes Tool bereit, wählen das aus, das sich die Mitarbeiter ohnehin ausgesucht hätten, und behandeln verbleibende Schattennutzung als Liste noch fehlender Funktionen.

Wie Perplexity helfen kann

Perplexity Enterprise bietet Unternehmen ein sicheres Tool, für das sich Mitarbeiter aufgrund seiner Vorzüge entscheiden, mit Arbeitskonto-Anmeldung, die Administratoren erzwingen können; rollenbasierten Berechtigungen, damit Personen nur das sehen, was die IT erlaubt; Audit-Protokollierung für Benutzereingaben, Agentschritte und Antworten; Unternehmensinformationen, die niemals zum Training von KI-Modellen verwendet werden; sowie Links zu den Quellen bei jeder Antwort, sodass jeder Fakten überprüfen kann, bevor er sie an einen Kunden weitergibt. Und der Browser Comet for Enterprise hält sich an die Sicherheitsstandards und Kontrollen, über die ein Unternehmen bereits verfügt.

Häufig gestellte Fragen

Worauf muss ich achten, wenn ich unbewusst Schatten-KI nutze?

Überprüfen Sie, ob ein KI-Tool auf der genehmigten Liste des Unternehmens steht. Browser-Erweiterungen, Notiz-Tools und automatische KI-Funktionen zählen alle dazu, und die Meisten, die gegen die Richtlinie verstoßen, merken es nie.

Was sollte ich tun, wenn ich etwas Sensibles in ein persönliches KI-Tool eingefügt habe?

Informieren Sie noch am selben Tag jemanden aus dem IT- oder Sicherheitsteam und teilen Sie genau mit, was geteilt wurde. Unternehmen und Gerichte haben eine schnelle, freiwillige Offenlegung anders behandelt als eine Vertuschung, und der praktische Schaden hängt meist davon ab, wie schnell der Zugriff entzogen und Zugangsdaten geändert werden können.

Was ist, wenn ein Kollege einen KI-Notizen-Bot mit in ein Meeting bringt?

Fragen Sie vor Beginn des Gesprächs, da die Entscheidung eines Teilnehmers alle aufzeichnet. Die Regeln für die Einwilligung zur Aufzeichnung variieren je nach Bundesland und gelten für jede Person in einem Anruf, nicht nur für den Gastgeber. Äußern Sie sich daher frühzeitig oder bitten Sie darum, sensible Passagen nicht zu transkribieren.

Führt die Bereitstellung eines genehmigten KI-Tools dazu, dass Schatten-KI verschwindet?

Nein, und nur wenige zuverlässige Studien messen die Nutzung direkt vor und nach der Einführung eines genehmigten Tools. Effektive sanktionierte Tools beseitigen einen der größten Gründe, nach draußen auszuweichen, aber ein Teil der Leute wird immer beides nutzen, und dieses Signal verdient Aufmerksamkeit, anstatt bestraft zu werden.

Wie kann ein Vorgesetzter ein Disziplinproblem von einem Tool-Problem unterscheiden?

Betrachten Sie, wonach die Leute greifen und warum. Wenn die Workaround-Lösung echte Zeit spart, offenbart dies, was dem genehmigten Tool fehlt. Die praktischste Reaktion besteht darin, diese Lücke zu schließen. Verheimlichung ist meist ein Zeichen von Angst vor den Konsequenzen, nicht von böser Absicht.