Verwandeln Sie Budgetdateien in einen wöchentlichen Abweichungsbericht

Übersicht

Computer nutzt eine wöchentliche Automatisierung, um Budgetdateien, tatsächliche Ausgaben und Finanznotizen zu überprüfen. So bleibt das Finanzteam immer einen Schritt voraus und vermeidet Budgetüberschreitungen. Jede Überprüfung vergleicht die Ausgaben mit der Vorwoche, trennt neue Probleme von bekannten Ausnahmen und erstellt einen kurzen Bericht mit Fragen an die Budgetverantwortlichen.

Zeit bis zum ersten Ergebnis: Bei der nächsten geplante Montagsüberprüfung; fordern Sie einen sofortigen Durchlauf für ein erstes Beispiel an.

Schwierigkeitsgrad: Erfordert Einrichtung

Was Sie benötigen

• Microsoft 365 ist verbunden, sodass Computer die Budgetarbeitsmappe, den Tracker für tatsächliche Ausgaben und die Finanznotizen in SharePoint lesen kann.
• Einen Tracker für tatsächliche Ausgaben für den Prüfungszeitraum; verbinden Sie Snowflake für eine Live-Data-Warehouse-Quelle oder stellen Sie einen aktuellen Export bereit.
• Finanznotizen mit Budgetverantwortlichen und Erklärungen zu früheren Ausnahmen, damit Rückfragen bereits Bekanntes berücksichtigen.
• Die vorherige Überprüfung, damit Computer neue, sich verschlechternde, behobene und unveränderte Probleme identifizieren kann; ohne diese erstellt der erste Bericht eine Ausgangsbasis.
• Eine Wesentlichkeitsschwelle, wie z. B. 5 % oder 100.000 $, damit sich der Bericht auf Abweichungen konzentriert, die eine Überprüfung rechtfertigen.

Die Abfrage

Was Sie erhalten

Wöchentlicher Bericht über Budgetabweichungen

Auszug aus der Demo-Ausgabe: Fragen an die Budgetverantwortlichen

Erwarten Sie im September zusätzliche Vorauszahlungen für das 4. Quartal? Wenn ja, fügen Sie diese bitte der Neug Prognose hinzu.

Wie lautet Ihre revidierte Schätzung für das 3. Quartal, und hat das Budget für das 4. Quartal noch Bestand?

Sollten wir einen dedizierten Projektcode eröffnen oder die Buchung weiterhin auf Verwaltungskosten (G&A) vornehmen?

Öffnen Sie den Beispielbericht und die ursprüngliche Aufgabe. Das Beispiel verwendet fiktive Firmendaten und illustrative Zahlen.

• Zusammenfassung der Schlagzeilen: Die allgemeine Ausgabensituation und die Probleme, die vor der nächsten Prognose Aufmerksamkeit erfordern.
• Abweichungstabelle: Budget, tatsächliche Ausgaben, absolute und prozentuale Abweichung, Verantwortlicher und Status für acht Kostenstellen.
• Wöchentliche Überprüfung: Neue Probleme, sich verschlechternde Ausnahmen, behobene Punkte und zuvor erklärte Abweichungen.
• Fragen der Verantwortlichen: Spezifische Nachverfolgungen, gruppiert nach Budgetverantwortlichem, mit einem Antwortdatum.
• Empfohlene Maßnahmen: Vorgeschlagene Prognoseänderungen, Ausgabenüberprüfungen und Beobachtungslisten-Updates zur Genehmigung durch die Finanzabteilung.

Wird als kurzer schriftlicher Bericht geliefert, der mit der Finanzabteilung besprochen und zur Vorbereitung von Nachverfolgungen mit den Budgetverantwortlichen verwendet werden kann; die nächste geplante Überprüfung vergleicht mit dem vorherigen Bericht.

Verbessern Sie es

• Kontext hinzufügen: Fügen Sie die letzte Überprüfung und die Antworten der Verantwortlichen hinzu, damit gelöste Probleme nicht zu neuen Fragen werden.
• Mehr verbinden: Fügen Sie Snowflake hinzu, um Warehouse-Ist-Werte anstelle eines manuell aktualisierten Trackers zu verwenden.
• Auf Details verweisen: Benennen Sie die Dateien, den Berichtszeitraum und die Abweichungsschwelle, damit der Vergleich auf einer einheitlichen Basis erfolgt.
• Nach dem Format fragen: Spezifizieren Sie einen einseitigen Bericht mit einer Abweichungstabelle und nach Verantwortlichen gruppierten Fragen.
• Wiederkehrend machen: Planen Sie die Überprüfung vor dem wöchentlichen Finanzmeeting ein und bewahren Sie jeden Bericht für den nächsten Vergleich auf.

Probieren Sie eine Variation aus

• Überprüfen Sie [das Budget, die Ist-Werte und die Finanznotizen des Marketings] anhand des [Berichts der letzten Woche] und erstellen Sie einen einseitigen Bericht über neue Überschreitungen und Fragen für [den Marketing-Budgetverantwortlichen].
• Vergleichen Sie [das Budget und die Ist-Werte dieses Monats] mit der [Überprüfung des letzten Monats] und erstellen Sie eine Tabelle mit wesentlichen Abweichungen, Erklärungen, Verantwortlichen und offenen Fragen.
• Überprüfen Sie [die Budgetarbeitsmappe], den [Tracker für tatsächliche Ausgaben] und die [Antworten der Verantwortlichen] und erstellen Sie ein Führungskräfte-Update mit zwei Folien zu neuen Risiken und notwendigen Entscheidungen vor der [Prognosesperre].

Verwandte Anwendungsfälle

• Monatliches Prognose-Update vorbereiten: Verwenden Sie den Abweichungsbericht und die Antworten der Verantwortlichen, um Annahmen zu identifizieren, die überarbeitet werden müssen.
• Lieferantenausgaben prüfen: Untersuchen Sie Lieferanten und Rechnungen hinter den im Bericht markierten Kostenstellen.
• Finanz-Führungs-Dashboard erstellen: Integrieren Sie Budgetausnahmen in eine umfassendere Ansicht der finanziellen Leistung.