Έλεγχος ρύθμισης QuickBooks και απάντηση σε ερωτήσεις πληρωμών

Επισκόπηση

Το Computer μπορεί να λάβει δεδομένα εξαγωγής από το QuickBooks ή να συνδεθεί απευθείας και να εκτελέσει έναν πλήρη έλεγχο εγκατάστασης παράλληλα με συγκεκριμένα οικονομικά ερωτήματα σε ένα μόνο πέρασμα. Διασσταυρώνει το Σχέδιο Λογαριασμών, το κύριο αρχείο προμηθευτών, τους λογαριασμούς, τις πληρωμές και το γενικό καθολικό για να εντοπίσει αποκλίσεις, ελλιπείς καταχωρήσεις και δομικά κενά, και στη συνέχεια απαντά σε ερωτήσεις με ακριβή χρηματικά ποσά και λεπτομέρειες συναλλαγών.

Βασικό Αποτέλεσμα

Το Computer ανέλυσε τα δεδομένα του QuickBooks (Σχέδιο Λογαριασμών, Προμηθευτές, Λογαριασμοί, Πληρωμές Λογαριασμών, Λεπτομέρειες Γενικού Καθολικού) και απέδωσε δύο πράγματα: μια άμεση απάντηση στο ερώτημα πληρωμής προμηθευτή και έναν περιεκτικό έλεγχο εγκατάστασης.

Για την απάντηση σχετικά με την πληρωμή προμηθευτή, εντόπισε τον προμηθευτή κατασκευών (Skyline Construction LLC), καταχώρισε δύο πληρωμές έτους έως σήμερα (YTD) συνολικού ύψους $1.350.000 με ημερομηνίες, αναγνωριστικά πληρωμών, ποσά και περιγραφές αιτιολογίας σε έναν καθαρό πίνακα.

Για τον έλεγχο εγκατάστασης, εκτέλεσε μια επικύρωση επτά μερών που αφορούσε την πληρότητα του Σχεδίου Λογαριασμών, την ακεραιότητα του κύριου αρχείου προμηθευτών, την ακρίβεια κατάστασης λογαριασμών, τη συμφωνία λογαριασμών-πληρωμών, τους ελέγχους υπολοίπων γενικού καθολικού και τον εντοπισμό ελλιπών καταχωρήσεων. Ανέδειξε πέντε συγκεκριμένα ζητήματα, συμπεριλαμβανομένων δύο πληρωμών που έλειπαν από το γενικό καθολικό ($281Χ σε φανταστικούς προμηθευτές/AP), μιας αναντιστοιχίας κατάστασης λογαριασμού, μιας προφανούς υπερπληρωμής που προλήθηκε από εσφαλμένα κατανεμημένο διαχωρισμό πληρωμής, και δύο κατηγοριών λογαριασμών που έλειπαν (Ίδια Κεφάλαια και Μακροπρόθεσμες Υποχρεώσεις). Επιβεβαίωσε επίσης τι λειτουργεί καλά: όλες οι συναλλαγές του γενικού καθολικού ισoσκελίζονται, όλα τα αναγνωριστικά προμηθευτών ταιριάζουν, οι βασικοί τύποι λογαριασμών υπάρχουν και οι όροι είναι συνεπείς.

Το αποτέλεσμα είναι δομημένο ώστε να παραδώσει τη λίστα ζητημάτων απευθείας σε έναν λογιστή με σαφή επόμενα βήματα για κάθε διόρθωση.

Μεγέθυνση

Συμβουλές

• Ζητήστε τόσο «έλεγχο» όσο και «ενημέρωση» σε μία ενιαία προτροπή: Το Computer διαχειρίζεται διαγνωστικά ερωτήματα και ερωτήματα αναζήτησης μαζί, οπότε δεν χρειάζεστε ξεχωριστές εργασίες για το «είναι σωστά ρυθμισμένο;» και «πόσα ξόδεψα;»
• Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τον προμηθευτή ή την κατηγορία: Εάν έχετε πολλαπλούς προμηθευτές κατασκευών, πείτε «Πόσα έχω πληρώσει στη Skyline Construction φέτος;» για να αποφύγετε τη ασάφεια. Ή γενικεύστε: «Αναλύστε όλες τις πληρωμές προμηθευτών ανά κατηγορία για το 1ο τρίμηνο.»
• Συνεχίστε με διορθώσεις: Αφού εξετάσετε τα ζητήματα, ζητήστε από το Computer να «Συντάξει τις διορθωτικές εγγραφές ημερολογίου για τις δύο πληρωμές γενικού καθολικού που λείπουν» ή «Επανακατηγοριοποιήσει το P-2002 στα B-1001 και B-1002» για να λάβετε εφαρμόσιμες εγγραφές που μπορείτε να καταχωρίσετε απευθείας.