Μετατρέψτε τα αρχεία προϋπολογισμού σε μια εβδομαδιαία αναφορά απόκλισης

Επισκόπηση

Το Computer χρησιμοποιεί μια εβδομαδιαία αυτοματοποίηση για την εξέταση των αρχείων προϋπολογισμού, των πραγματικών δαπανών και των οικονομικών σημειώσεων, βοηθώντας το τμήμα Οικονομικών να προλαβαίνει τις υπερβάσεις. Κάθε εξέταση συγκρίνει τις δαπάνες με την προηγούμενη εβδομάδα, διαχωρίζει τα νέα ζητήματα από τις γνωστές εξαιρέσεις και παράγει μια σύντομη αναφορά με ερωτήσεις για τους υπευθύνους προϋπολογισμού.

Χρόνος έως το πρώτο αποτέλεσμα: Στην επόμενη προγραμματισμένη εξέταση της Δευτέρας· ζητήστε άμεση εκτέλεση για ένα πρώτο παράδειγμα.

Δυσκολία: απαιτεί ρύθμιση

Τι χρειάζεστε

• Σύνδεση με το Microsoft 365, ώστε το Computer να μπορεί να διαβάσει το βιβλίο εργασίας προϋπολογισμού, το εργαλείο παρακολούθησης πραγματικών δαπανών και τις οικονομικές σημειώσεις στο SharePoint.
• Ένα εργαλείο παρακολούθησης πραγματικών δαπανών για την περίοδο εξέτασης· συνδέστε το Snowflake για μια ζωντανή πηγή αποθήκης δεδομένων ή δώστε μια τρέχουσα εξαγωγή.
• Οικονομικές σημειώσεις με τους υπευθύνους προϋπολογισμού και επεξηγήσεις για προηγούμενες εξαιρέσεις, ώστε οι ερωτήσεις παρακολούθησης να αντικατοπτρίζουν όσα είναι ήδη γνωστά.
• Η προηγούμενη εξέταση, ώστε το Computer να μπορεί να εντοπίσει νέα, επιδεινούμενα, επιλυμένα και αμετάβλητα ζητήματα· χωρίς αυτήν, η πρώτη αναφορά θέτει μια βάση αναφοράς.
• Ένα όριο σημαντικότητας, όπως 5% ή 100.000 $, ώστε η αναφορά να επικεντρώνεται σε αποκλίσεις που δικαιολογούν εξέταση.

Το ερώτημα

Τι λαμβάνετε

Εβδομαδιαία αναφορά απόκλισης προϋπολογισμού

Απόσπασμα από τα αποτελέσματα της επίδειξης: Ερωτήσεις για τους υπευθύνους προϋπολογισμού

Αναμένετε πρόσθετες προπληρωμές για το 4ο τρίμηνο τον Σεπτέμβριο; Εάν ναι, προσθέστε τις στην αναθεώρηση πρόβλεψης.

Ποια είναι η αναθεωρημένη εκτίμησή σας για την ολοκλήρωση του 3ου τριμήνου και ισχύει ακόμα ο προϋπολογισμός του 4ου τριμήνου;

Να ανοίξουμε έναν αποκλειστικό κωδικό έργο, ή να συνεχίσουμε την καταχώριση στα γενικά έξοδα;

Ανοίξτε το παράδειγμα αναφοράς και την αρχική εργασία. Το παράδειγμα χρησιμοποιεί πλασματικά δεδομένα εταιρείας και ενδεικτικά στοιχεία.

• Σύνοψη επικεφαλίδας: Η συνολική θέση δαπανών και τα ζητήματα που απαιτούν προσοχή πριν από την επόμενη πρόβλεψη.
• Πίνακας αποκλίσεων: Προϋπολογισμός, πραγματικές δαπάνες, απόκλιση σε δολάρια και ποσοστό, υπεύθυνος και κατάσταση σε οκτώ κέντρα κόστους.
• Εβδομαδιαία εξέταση: Νέα ζητήματα, επιδεινούμενες εξαιρέσεις, επιλυμένα στοιχεία και προηγουμένως εξηγημένες αποκλίσεις.
• Ερωτήσεις υπευθύνων: Συγκεκριμένες ενέργειες παρακολούθησης ομαδοποιημένες ανά υπεύθυνο προϋπολογισμού, με ημερομηνία απάντησης.
• Συνιστώμενες ενέργειες: Προτεινόμενες αλλαγές προβλέψεων, εξετάσεις δαπανών και ενημερώσεις λίστας παρακολούθησης για έγκριση από το τμήμα Οικονομικών.

Παραδίδεται ως μια σύντομη γραπτή αναφορά για εξέταση με το τμήμα Οικονομικών και χρήση στην προετοιμασία εντοπισμού σφαλμάτων των υπευθύνων προϋπολογισμού· η επόμενη προγραμματισμένη εξέταση συγκρίνεται με την προηγούμενη αναφορά.

Βελτιώστε το

• Προσθήκη πλαισίου: Συμπεριλάβετε την τελευταία εξέταση και τις απαντήσεις των υπευθύνων ώστε τα επιλυμένα ζητήματα να μην γίνουν νέες ερωτήσεις.
• Σύνδεση περισσότερων στοιχείων: Προσθέστε το Snowflake για να χρησιμοποιήσετε τα πραγματικά στοιχεία της αποθήκης δεδομένων αντί για ένα μη αυτόματα ανανεωμένο εργαλείο παρακολούθησης.
• Επισήμανση συγκεκριμένων στοιχείων: Καθορίστε τα αρχεία, την περίοδο αναφοράς και το όριο απόκλισης ώστε η σύγκριση να χρησιμοποιεί μια συνεπή βάση.
• Αίτηση μορφής: Καθορίστε μια αναφορά μίας σελίδας με πίνακα αποκλίσεων και ερωτήσεις ομαδοποιημένες ανά υπεύθυνο.
• Να γίνει επαναλαμβανόμενο: Προγραμματίστε την εξέταση πριν από την εβδομαδιαία οικονομική συνάντηση και διατηρήστε κάθε αναφορά για την επόμενη σύγκριση.

Δοκιμάστε μια παραλλαγή

• Εξετάστε [τον προϋπολογισμό, τα πραγματικά στοιχεία και τις οικονομικές σημειώσεις του Μάρκετινγκ] έναντι [της αναφοράς της περασμένης εβδομάδας] και δημιουργήστε μια αναφορά μίας σελίδας σχετικά με τις νέες υπερβάσεις και ερωτήσεις για [τον υπεύθυνο προϋπολογισμού Μάρκετινγκ].
• Σύγκρινε [τον προϋπολογισμό και τα πραγματικά στοιχεία αυτού του μήνα] με [την εξέταση του προηγούμενου μήνα] και δημιούργησε ένα υπολογιστικό φύλλο με ουσιώδεις αποκλίσεις, εξηγήσεις, υπευθύνους και ανοιχτές ερωτήσεις.
• Εξέτασε [το βιβλίο εργασίας του προϋπολογισμού], [το εργαλείο παρακολούθησης πραγματικών δαπανών] και [τις απαντήσεις των υπευθύνων] και δημιούργησε μια ενημέρωση ηγεσίας δύο διαφανειών σχετικά με τους νέους κινδύνους και τις αποφάσεις που απαιτούνται πριν από [το κλείδωμα της πρόβλεψης].

Σχετικές περιπτώσεις χρήσης

• Προετοιμασία μηνιαίας ενημέρωσης πρόβλεψης: Χρησιμοποιήστε την αναφορά απόκλισης και τις απαντήσεις των υπευθύνων για να εντοπίσετε παραδοχές που χρειάζονται αναθεώρηση.
• Έλεγχος δαπανών προμηθευτών: Ερευνήστε τους προμηθευτές και τα τιμολόγια πίσω από τα κέντρα κόστους που επισημάνθηκαν στην αναφορά.
• Δημιουργία πίνακα ελέγχου οικονομικής ηγεσίας: Εντάξτε τις εξαιρέσεις προϋπολογισμού σε μια ευρύτερη προβολή της οικονομικής απόδοσης.