Μετατροπή email συμφωνιών και ιστορικού Salesforce σε προσχέδια απαντήσεων

Επισκόπηση

Αυτή η αυτοματοποίηση ελέγχει τα email πελατών ωριαία κατά τις εργάσιμες ώρες για ερωτήσεις, αιτήματα απόφασης ή αλλαγές στα επόμενα βήματα. Το Computer ελέγχει το ιστορικό λογαριασμού στο Salesforce, την προηγούμενη αλληλογραφία και τις σημειώσεις έργου του λογαριασμού για να συνοψίσει τι άλλαξε, να επισημάνει τις εκκρεμείς δεσμεύσεις και να ετοιμάσει μια απάντηση για αναθεώρηση. Τίποτα δεν αποστέλλεται αυτόματα.

Χρόνος έως το πρώτο αποτέλεσμα: Περίπου 1 ώρα στο ωριαίο πρόγραμμα· ζητήστε άμεση αναθεώρηση για ένα πρώτο παράδειγμα.

Δυσκολία: απαιτεί ρύθμιση

Τι χρειάζεστε

• Συνδεδεμένο Gmail, ώστε το Computer να μπορεί να διαβάζει εισερχόμενα μηνύματα και προηγούμενη αλληλογραφία.
• Συνδεδεμένο Salesforce, ώστε το ιστορικό λογαριασμού, οι ανοιχτές εργασίες και οι λεπτομέρειες ευκαιρίας να τροφοδοτούν την απάντηση.
• Όνομα λογαριασμού και τομέας email, ώστε το Computer να παρακολουθεί τη σωστή συμφωνία αντί για ολόκληρα τα εισερχόμενα.
• Ένα έργο λογαριασμού με σημειώσεις συμφωνίας και αρχεία· χωρίς αυτό, η αναθεώρηση βασίζεται στο email και στο Salesforce.
• Πρόγραμμα ελέγχου και ζώνη ώρας, ώστε οι υπενθυμίσεις να προετοιμάζονται κατά τις σωστές εργάσιμες ώρες.

Το ερώτημα

Τι λαμβάνετε πίσω

Pinnacle Manufacturing: αναθεώρηση συμφωνίας

Αποτέλεσμα επίδειξης με χρήση πλασματικών δεδομένων λογαριασμού. Αποσπάσματα από την ολοκληρωμένη αναθεώρηση:

Τι άλλαξε

“Το χρονοδιάγραμμα μετατοπίστηκε: έναρξη λειτουργίας 15 Νοεμ → 1 Δεκ, η αντιυπογραφή στοχεύει την εβδομάδα της 28ης Σεπ.”

“Η Priya χρειάζεται SOC 2 έως τις 23 Σεπ (μία εβδομάδα πριν από τη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου τους στις 30 Σεπ).”

Εκκρεμής δέσμευση

“Αποστολή ενημερωμένου SOC 2 Type II στην Priya”

Πρόσχημα απάντησης, δεν στάλθηκε

“Δεν χρειάζεται ανατιμολόγηση. Θα ενημερώσω την ημερομηνία έναρξης λειτουργίας του SOW σε 1 Δεκ μαζί με την αναθεώρηση του MSA.”

Προβολή της πλήρους ενημέρωσης επίδειξης και απάντησης.

• Στιγμιότυπο λογαριασμού: Στάδιο ευκαιρίας, ARR 412.000 $, ημερομηνία κλεισίματος 30 Σεπτεμβρίου, ενδιαφερόμενοι και ανοιχτές εργασίες.
• Χρονοδιάγραμμα αλληλογραφίας: Συζητήσεις τιμολόγησης, ασφάλειας και συμβολαίου που οδήγησαν στο τελευταίο αίτημα του πελάτη.
• Σύνοψη αλλαγών: Έναρξη λειτουργίας την 1η Δεκεμβρίου, προθεσμία αναφοράς ασφαλείας στις 23 Σεπτεμβρίου και το εναπομείναν εμπόδιο συμβολαίου.
• Πίνακας δεσμεύσεων: Η παράδοση της αναφοράς SOC 2 και η επιβεβαίωση κατοικίας δεδομένων, με τους υπεύθυνους και τον αντίκτυπο στη συμφωνία.
• Πρόσχημα απάντησης: Ένα πλήρες email που αντιμετωπίζει την αποθήκευση μόνο στις ΗΠΑ, την τιμολόγηση μετά την αλλαγή ημερομηνίας και την αναφορά ασφαλείας.
• Λίστα ενεργειών: Παράδοση της αναφοράς, αίτημα αναθεώρησης συμβολαίου και εξέταση της προτεινόμενης απάντησης πριν από την αποστολή.

Παραδίδεται ως περίληψη συμφωνίας και προσχέδιο email απάντησης στη συνομιλία, έτοιμα για αναθεώρηση και τροποποίηση. Το παράδειγμα δεν στέλνει την απάντηση ούτε την αποθηκεύει στο Gmail.

Βελτιώστε το

• Προσθήκη πλαίσιου: Συμπεριλάβετε την τελευταία πρόταση και τις σημειώσεις κλήσης στο έργο λογαριασμού για να βασιστεί η απάντηση σε συμφωνημένους όρους.
• Επισήμανση λεπτομερειών: Κανονίστε την ευκαιρία Salesforce εάν ο λογαριασμός έχει περισσότερες από μία ενεργές συμφωνίες.
• Ζητήστε τη μορφή: Ζητήστε πίνακα δεσμεύσεων και πλήρες προσχέδιο απάντησης, με τις προτεινόμενες υποσχέσεις επισημασμένες για έγκριση.
• Χρήση δεξιότητας: Αποθηκεύστε την εγκεκριμένη δομή ενημέρωσης και το στυλ απάντησης ως δεξιότητα για επαναχρησιμοποίηση σε λογαριασμούς.
• Κάντε το επαναλαμβανόμενο: Καθορίστε τις ώρες εργασίας και μια ζώνη ώρας, και ζητήστε σιωπή όταν κανένα νέο email δεν απαιτεί ενέργεια.

Δοκιμάστε μια παραλλαγή

Εξετάστε το τελευταίο email από [customer domain] έναντι του [account] στο Salesforce και στο [account Project]. Γράψτε μια σύντομη περίληψη συμφωνίας και ένα προσχέδιο email απάντησης για αναθεώρηση. Επισημάνετε αλλαγές και εκκρεμείς δεσμεύσεις. Μην προγραμματίσετε τίποτα και μην στείλετε την απάντηση.

Κάθε ώρα κατά τη διάρκεια [business hours and time zone], ελέγξτε τα email από [customer domain] έναντι του [account] στο HubSpot και στο [account Project]. Επισημάνετε νέα αιτήματα, αλλαγμένα επόμενα βήματα και εκκρεμείς δεσμεύσεις σε μια σύντομη περίληψη συμφωνίας. Προετοιμάστε ένα προσχέδιο email απάντησης για αναθεώρηση, αλλά μην το στείλετε ποτέ.

Κάθε [weekday and time], εξετάστε τα email από [customer domains], τους αντίστοιχους λογαριασμούς Salesforce και τα [account Projects]. Δημιουργήστε μια μονοσέλιδη περίληψη συμφωνίας που να απαριθμεί νέα αιτήματα, ληγμένες δεσμεύσεις και συνιστώμενα επόμενα βήματα ανά λογαριασμό. Μην συντάσσετε ή στέλνετε email.

Σχετικές περιπτώσεις χρήσης

• Προετοιμασία για κλήση πωλήσεων χρησιμοποιώντας δεδομένα CRM και συνδεδεμένα εργαλεία: Μεταφέρετε τα πιο πρόσφατα αιτήματα και τις ανοιχτές δεσμεύσεις στην επόμενη συνομιλία με τον πελάτη.
• Δημιουργία καρτών μάχης πωλήσεων και σελίδας προορισμού: Προετοιμάστε υποστηρικτικό υλικό πωλήσεων όταν μια συμφωνία εγείρει ανταγωνιστικές αντιρρήσεις.
• Έναρξη εργασίας στο Teams για τη δημιουργία ενός ταμπλό έτοιμου για το διοικητικό συμβούλιο: Διευρύνετε μια ατομική αναθεώρηση συμφωνίας σε μια ηγετική προβολή των κινδύνων και της ανάπτυξης του λογαριασμού.