IA en la sombra: por qué los empleados eluden a TI y cómo ponerle fin

La IA ahora forma parte del trabajo diario de muchos empleados, a menudo varias veces al día. Pero las herramientas a las que recurren no siempre son las oficiales que les proporciona TI.

La “IA en la sombra” es el uso de productos de IA no autorizados en el trabajo, lo que incluye:

• Chatbot personal
• Agentes de IA
• Cuentas de asistentes de IA

Aproximadamente la mitad de los empleados afirman haber utilizado la IA de formas que infringen las políticas y directrices de su organización, según una encuesta de KPMG a más de 48,000 personas en 47 países. A menudo, pegan información confidencial de la empresa en herramientas de IA públicas.

La alternativa improvisada se ha convertido en una advertencia. Una encuesta de BCG a más de 10,000 empleados, gerentes y líderes reveló que casi cuatro de cada diez afirman que su empresa no les proporciona las herramientas adecuadas.

Cuando los empleados recurren a herramientas no autorizadas, se debe a que:

• Racionado
• Limitado
• Peores que las que pueden conseguir por su cuenta

Cuando las herramientas aprobadas son lo suficientemente buenas, la mayoría de los empleados dejan de eludir a TI. La lección: la demanda de IA es fuerte, pero la IA en la sombra suele ser el síntoma de un problema de suministro.

¿Qué es la IA en la sombra?

La IA en la sombra significa que los empleados utilizan sus propias herramientas de IA en el trabajo en lugar de las proporcionadas por su organización. Esto incluye:

• Chatbots que responden preguntas
• Agentes que realizan tareas rutinarias
• Bots que graban y transcriben reuniones
• Asistentes que abordan rutinas de trabajo completas

Las herramientas pueden conectarse a sistemas y aplicaciones de trabajo. Algunas son productos independientes, mientras que otras son funciones de IA integradas en herramientas, dispositivos y plataformas que los empleados ya tienen, como Copilot, Gemini y Apple Intelligence.

En una encuesta a 2,000 empleados encargada por BlackFog, una empresa de seguridad, el 58% de los usuarios de IA en la sombra afirmaron depender de versiones gratuitas a las que a menudo les falta:

• Seguridad de nivel empresarial
• Gobernanza de datos
• Protecciones de privacidad

principalmente porque valoraban la velocidad. Los altos cargos afirmaron utilizar la IA en la sombra casi el doble de veces que el personal subalterno.

El uso por parte de los empleados puede ser difícil de detectar. Una encuesta de Cloud Security Alliance descubrió que:

• El 82% de los encuestados afirmó que sus organizaciones tenían agentes desconocidos ejecutándose en sus sistemas
• El 65% había experimentado incidentes relacionados con agentes, incluida la exposición de datos, interrupciones operativas y pérdidas financieras

IA en la sombra frente a TI en la sombra

La TI en la sombra llegó primero. Aditya Patel, especialista en seguridad en la nube en AWS, la denomina el “primo rebelde” de la IA en la sombra.

La TI en la sombra (Shadow IT) describe cuando los trabajadores eligen no usar los productos tecnológicos preferidos por el departamento de TI corporativo y emplean los suyos propios, a veces de forma deliberada y a veces sin conocer las reglas. Un empleado inicia sesión en una cuenta personal de Google, Dropbox, WhatsApp o Trello en un navegador web desde un dispositivo de trabajo, o envía un documento por correo electrónico a una dirección personal para terminarlo en casa.

Lo nuevo de la IA en la sombra es su escala y persistencia. Algunos ejemplos:

• Los datos pegados en una herramienta pública pueden permanecer en los sistemas del proveedor de manera indefinida.
• Los agentes y asistentes siguen funcionando mientras el empleado hace otra cosa, trabajando de forma autónoma en aplicaciones, correos electrónicos y plataformas.

El software de supervisión de seguridad tradicional no fue diseñado para detectarlas. Cerrar una pestaña del navegador no detiene el trabajo, que a menudo resulta invisible para todos excepto para la persona que introdujo la orden.

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Ejemplos de IA en la sombra en el trabajo

La IA en la sombra suele aparecer en unas pocas situaciones clave:

Por qué los empleados utilizan IA no autorizada

Los empleados tienen muchas razones para usar tecnología de la información (TI) no autorizada.

• Algunos se enfrentan a presiones para utilizar la IA, incluidas evaluaciones de desempeño deficientes o la pérdida del empleo, mientras que las herramientas que proporciona su empleador funcionan peor que las que usan en casa.
• Recurren a la mejor herramienta para hacer el trabajo correctamente.
• Otros consideran que la herramienta aprobada tarda demasiado en llegar, es demasiado compleja, demasiado inflexible o se equivoca con demasiada frecuencia.

El uso intensivo de la IA puede volverse costoso, lo que ha llevado a varias empresas conocidas a poner límites a los usuarios que hacen un consumo excesivo de tokens (“tokenmaxxing”). En junio de 2026, Uber limitó el gasto de los empleados a 1,500 dólares al mes para cada herramienta de codificación basada en agentes, tras agotar su presupuesto anual de IA en cuatro meses.

El racionamiento empuja a algunos empleados a pagar por la versión de consumo de su bolsillo en lugar de enfrentarse a un “apocalipsis de tokens” (“tokenpocalypse”). Algunas de las mismas empresas que dicen a los empleados que usen IA también restringen el acceso a ella.

Los empleados eluden los límites.

• Pegan datos de la empresa en un chatbot público para redactar un informe.
• Utilizan un asistente personal de IA o una herramienta de programación para acelerar las tareas rutinarias.

Algunos investigadores describen esto como “innovación de usuarios en la sombra” (“shadow user innovation”). Muchos empleados nunca se dan cuenta de que están infringiendo una política de empresa. Y entre los empleados que usaron IA en contra de las reglas, solo alrededor de la mitad son descubiertos, según una encuesta de PagerDuty.

Qué puede salir mal con la IA en la sombra

Los riesgos se dividen en al menos cinco grupos:

1. Brechas de seguridad: Una herramienta no aprobada puede ofrecer a los atacantes una vía de acceso a los sistemas internos. Vercel, un proveedor de infraestructura web, reveló en abril de 2026 que hackers sofisticados vulneraron sus sistemas después de que un empleado conectara una aplicación de terceros de Context.ai a una cuenta corporativa de Google. Los atacantes se robaron las credenciales de los clientes y los datos robados se ofrecieron posteriormente por 2 millones de dólares.

2. Fugas de propiedad intelectual: Los datos de propiedad exclusiva pueden salir de los servidores controlados por la empresa con solo pegar texto en un chatbot. En marzo de 2023, empleados de Samsung pegaron código fuente y transcripciones internas confidenciales en ChatGPT. El temor era que otros usuarios pudieran haber accedido a los datos. Samsung prohibió las herramientas de IA generativa semanas después.

3. Impactos regulatorios: Una brecha o un dato inventado por la IA puede acarrear escrutinio regulatorio, multas y daños a la reputación. CB Financial Services, la empresa matriz de Community Bank, presentó un formulario 8-K en mayo de 2026 ante la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) en el que reveló un incidente interno relacionado con información confidencial de clientes mediante el uso de una aplicación de IA no autorizada. Fue el primer 8-K conocido presentado en respuesta al uso de IA en la sombra.

4. Complicaciones legales: Pegar información confidencial en un chatbot de consumo puede poner en peligro la protección de los secretos comerciales de una empresa. En una decisión de abril de 2026, un juez federal de California desestimó una demanda por secreto comercial “con perjuicio” (“with prejudice”) debido a que el demandante había desarrollado el material con ChatGPT y no había tomado medidas razonables para mantenerlo confidencial. En un fallo separado, un tribunal determinó que los registros de chat de IA personales de un acusado no estaban protegidos por el secreto profesional entre abogado y cliente ni por la doctrina del producto del trabajo, lo que los hace divulgables en los tribunales.

5. Privacidad: Un bot de reuniones puede grabar a las personas sin su permiso ni conocimiento. Un caso en un tribunal de distrito de EE. UU. contra Otter.ai plantea si un tomador de notas automático puede grabar a los participantes sin el consentimiento de todas las partes, y si Otter puede utilizar las conversaciones para entrenar su modelo. Por otra parte, en 2024, el investigador Alex Bilzerian declaró a The Washington Post que se retiró de un acuerdo después de que Otter le enviara por correo electrónico la transcripción completa de una reunión a la que ya no asistía, en la cual los inversores discutían tropiezos estratégicos y métricas manipuladas.

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Por qué fracasan las prohibiciones

Las empresas han prohibido productos de IA específicos para después dar marcha atrás.

• Samsung prohibió las herramientas de IA generativa en 2023 y adoptó ChatGPT, Gemini y Claude en toda la empresa en 2026.
• Citigroup restringió ChatGPT en 2023 e implementó sus propias herramientas de IA para los empleados en 2024.
• Después de que Italia bloqueara ChatGPT en 2023, la producción de los desarrolladores de software italianos cayó casi a la mitad durante dos días y luego se recuperó, mientras que las descargas de herramientas para sortear el bloqueo aumentaron drásticamente, según descubrieron dos economistas en un documento de trabajo.
• En Reddit, un profesional de seguridad de redes escribió que, después de que la empresa en la que trabajaba bloqueara ChatGPT, los empleados cambiaron a las funciones de IA integradas en las aplicaciones oficiales de la empresa, las cuales no se podían desactivar.

Las prohibiciones suelen desviar el trabajo a otros lugares en lugar de detener el uso no autorizado de la IA.

• En la encuesta de KPMG, el 67% de los empleados que prohíben las herramientas de IA públicas afirmaron haber introducido material confidencial o protegido por derechos de autor en una herramienta, en comparación con el 33% en organizaciones sin una política formal.
• El bloqueo agresivo desplaza el uso de la IA hacia dispositivos personales y limita lo que la organización puede ver, según revelan las investigaciones.
• Una captura de pantalla o foto de una página web puede burlar los controles basados en archivos.

Cómo acabar con las alternativas improvisadas de IA en la sombra

Las empresas con menos IA en la sombra hacen que la ruta autorizada sea la más fácil. Las políticas de uso eficaz de la IA, la capacitación continua en alfabetización sobre IA, las salvaguardias técnicas y la rendición de cuentas humana son la base. Cuatro prácticas van más allá:

• Elige la herramienta que los empleados habrían seleccionado de todos modos. Una encuesta de Recon Analytics descubrió que el 68% de los empleados a los que solo se les proporcionó Copilot la nombraron como su herramienta de principal de IA, en comparación con el 8% cuando se les dieron tres herramientas principales. Moderna comparó su propio asistente con Copilot y ChatGPT Enterprise en pruebas con usuarios, y luego eligió el que recibió la puntuación más alta por parte de los empleados.
• Proporciona la alternativa antes de restringir la solución provisional. Un estudio australiano sobre profesionales de infraestructuras críticas descubrió que varias organizaciones bloquearon las herramientas de IA públicas solo después de empezar a ofrecer la opción autorizada, un enfoque que los autores denominaron “primero la sustitución” (“substitution-first”). “Si no les das las herramientas, encontrarán la forma de conseguirlas”, señaló un participante. Netskope Threat Labs, la división de investigación del proveedor de seguridad en la nube, informó que el uso de cuentas de IA personales entre sus clientes de servicios financieros cayó del 76% al 36% con las soluciones oficiales, mientras que el uso aprobado aumentó del 33% al 79%.
• Proporciona una variedad de opciones de capacitación personalizadas. En la prueba de Copilot del gobierno australiano, tres cuartas partes de las personas que recibieron tres o más formas de capacitación se sintieron seguras al usar la herramienta, 28 puntos porcentuales por encima de quienes recibieron una sola forma de capacitación. Una encuesta de BCG descubrió que el 18% de los empleados que no recibieron capacitación eran usuarios habituales de IA, en comparación con el 82% de quienes recibieron de cinco a diez horas de instrucción, sesiones presenciales y asesoramiento. Solo el 36% de los empleados afirmó estar satisfecho con su capacitación en IA, calificándola de demasiado breve o superficial.
• Empieza por las personas que ya quieren una herramienta. Peter Tucker, que en ese momento era director de TI en IK Partners, una firma de capital privado de 250 personas, utilizó una estrategia basada en la demanda sin ningún mandato para llegar a 190 usuarios de ChatGPT Enterprise. Comenzó con 20 voluntarios, quienes se convirtieron en defensores internos al ver cómo la herramienta podía ahorrarles tiempo. Creó conectores con las herramientas con las que la gente ya trabajaba, incluidos Exchange, Egnyte y Notion. Y organizó sesiones voluntarias con un científico de datos a las que asistieron 120 de los 250 empleados de la firma. BBVA pasó de 3,300 licencias a 11,000 con capacitación para 250 líderes, incluido su director ejecutivo (CEO), presentando la herramienta de la empresa como una alternativa más segura frente a la IA en la sombra.

En resumen

Cuando los empleados eluden las herramientas que les proporciona su empresa, demuestran exactamente en qué se quedan cortas dichas herramientas. Bloquearlas oculta esa información. Las empresas con el menor uso de IA en la sombra ofrecen una buena herramienta, eligen la que los empleados habrían elegido de todos modos y tratan cualquier uso en la sombra restante como una lista de funciones que aún faltan.

Cómo puede ayudar Perplexity

Perplexity Enterprise ofrece a las empresas una herramienta segura que los empleados eligen por sus méritos, con inicio de sesión con cuenta de trabajo que los administradores pueden aplicar; permisos basados en roles para que las personas vean únicamente lo que TI permite; registro de auditoría de las entradas de los usuarios, los pasos de los agentes y las respuestas; información de la empresa que nunca se utiliza para entrenar modelos de IA; y enlaces a sus fuentes en cada respuesta para que cualquiera pueda verificar un dato antes de entregarlo a un cliente. Y el navegador Comet for Enterprise cumple con los estándares de seguridad y controles que una empresa ya tiene implementados.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo puedo saber si estoy usando IA en la sombra sin darme cuenta?

Verifica si una herramienta de IA se encuentra en la lista aprobada de la empresa. Las extensiones de navegador, las herramientas de toma de notas y las funciones automáticas de IA cuentan, y la mayoría de las personas que infringen la política nunca se dan cuenta.

¿Qué debo hacer si pegué información confidencial en una herramienta de IA personal?

Informa a alguien del equipo de TI o de seguridad el mismo día, y detalla específicamente qué se compartió. Las empresas y los tribunales han tratado la divulgación rápida y voluntaria de forma diferente a la ocultación, y el daño práctico suele depender de la rapidez con la que se pueda revocar el acceso y cambiar las credenciales.

¿Qué pasa si un compañero de trabajo introduce un bot de notas de IA en una reunión?

Pregunta antes de que comience la conversación, ya que la elección de un participante registra a todos. Las reglas de consentimiento de grabación varían según el estado y cubren a todas las personas en una llamada, no solo al anfitrión, así que habla pronto o pide que no se transcriban las partes confidenciales.

¿El hecho de proporcionar una herramienta de IA aprobada hace que desaparezca la IA en la sombra?

No, y existen pocos estudios fiables que midan directamente el uso antes y después de que se lance una herramienta aprobada. Las herramientas autorizadas eficaces eliminan una de las razones principales para recurrir a soluciones externas, pero un porcentaje de personas siempre seguirá usando ambas, y vale la pena prestar atención a esa señal en lugar de castigarla.

¿Cómo puede un gerente distinguir un problema de disciplina de un problema de herramientas?

Analiza qué herramientas busca la gente y por qué. Si la alternativa ahorra tiempo real, revela de qué carece la herramienta aprobada. La respuesta más práctica es solucionar esa carencia. La ocultación suele indicar miedo a las consecuencias, no mala intención.