La IA en el lugar de trabajo: Guía práctica para trabajadores del conocimiento

Este artículo analiza cómo los trabajadores del conocimiento pueden utilizar la IA en las tareas recurrentes que consumen tiempo cada semana, no solo para preguntas puntuales y tareas de escritura. Incluye indicaciones listas para usar, orientaciones para utilizar la IA de forma segura y pasos para integrar la IA en tus flujos de trabajo de forma rápida y sencilla.

Cómo utilizar la IA en el lugar de trabajo

La mayor parte del trabajo de conocimiento conlleva una carga operativa que no figura en la descripción del puesto: reuniones, tareas administrativas, mantenerse informado, gestionar relaciones.

Estas tareas suelen ser el mejor punto de partida para utilizar la IA, ya que el resultado es fácil de comprobar y el riesgo de equivocarse es bajo.

A continuación se presentan 10 de esas tareas y cómo pedir a la IA que ayude con cada una de ellas.

Nota: Algunas herramientas de IA necesitan que se adjunte o pegue material de origen directamente. Otras pueden extraerlo por sí mismas desde una bandeja de entrada conectada, una unidad o pestañas abiertas del navegador. Las indicaciones siguientes funcionan en ambos casos.

1) Mantenerse informado

Los nuevos artículos y las notas actualizadas se acumulan sobre un mismo tema, y puede ser un verdadero reto estar al día de lo que ocurre.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Conciliar fuentes dispersas en una sola respuesta
• Detectar contradicciones o desviaciones de versiones en todos los documentos
• Resumir lo que ha cambiado desde la última actualización
• Señalar dónde discrepan las fuentes

2) Comunicación

Una actualización de estado, un resumen, una comprobación: la mayor parte de la comunicación laboral repite los mismos formatos, lo que facilita que la IA redacte un primer borrador decente.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Redactar correos electrónicos, actualizaciones o documentos a partir de viñetas
• Ajustar el tono o la duración para una audiencia diferente
• Reescribir la misma actualización para diferentes lectores
• Detectar frases confusas antes de enviar

3) Reuniones

La IA puede ayudar a convertir una conversación en un registro tangible de las próximas acciones y decisiones.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Extraer elementos de acción y responsables de las notas o de una transcripción
• Redactar el resumen justo después de una llamada
• Detectar compromisos que en realidad no se asignaron a nadie
• Preparar un orden del día a partir de los elementos pendientes de la última reunión

4) Planificación y priorización

La IA puede facilitar la organización de un horario semanal complicado, la gestión de múltiples compromisos y la estimación del tiempo con mayor precisión.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Convertir plazos de entrega que compiten entre sí en un orden de operaciones
• Detectar conflictos de programación antes de que se conviertan en un problema
• Separar lo que es verdaderamente urgente de lo que parece urgente
• Comprobar de forma razonable si un plan es realista

5) Análisis y toma de decisiones

La IA no sustituye al criterio humano, pero es buena reuniendo, ordenando y comparando información compleja para facilitar el proceso de toma de decisiones.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Reunir la información relevante para tomar una decisión
• Aportar dónde el razonamiento coincide o difiere
• Poner a prueba una suposición antes de basarte en ella
• Organizar los factores en juego

6) Elaboración de entregables

Las herramientas de IA más sofisticadas de hoy en día pueden ir más allá de simplemente responder a preguntas para crear diapositivas, informes, documentos o hojas de cálculo.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Convertir la investigación o las notas en una presentación, hoja de cálculo o informe de primer borrador
• Ir directamente del material sin procesar a un documento formateado
• Estructurar un entregable antes de dedicar tiempo a pulirlo
• Reunir fuentes a medida que lo construyes

7) Gastos generales administrativos

La IA puede reducir las tareas manuales tediosas, como introducir o categorizar datos, etiquetar archivos o copiar y pegar información de una herramienta a otra de forma automática.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Categorizar gastos y señalar duplicados o entradas faltantes
• Redactar correos electrónicos rutinarios
• Convertir una nota preliminar en algo presentable
• Rellenar formularios repetitivos con información que ya tienes

8) Revisión y control de calidad

La IA es útil para detectar incoherencias dentro de un único documento y conciliar afirmaciones en múltiples fuentes, como señalar dónde un borrador se desvía de la guía de estilo.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Detectar números o afirmaciones incoherentes en un documento
• Señalar frases poco claras antes de publicar algo
• Comprobar un borrador con una lista de comprobación o guía de estilo
• Detectar lagunas entre una sección anterior y una posterior

9) Aprendizaje

Ponerse al día sobre un tema desconocido solía implicar una lectura lenta o un favor de un compañero ocupado.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Obtener rápidamente una comprensión operativa de una herramienta, proceso o tema desconocido
• Preparar preguntas que debas estar listo para responder
• Explicar un concepto al nivel que necesitas
• Completar la información de fondo antes de hablar con alguien más experto que tú

10) Gestión de relaciones

El contexto disperso en correos electrónicos antiguos y notas puede ser difícil de reconstruir con poco aviso, justo antes de una llamada.

Las herramientas de IA pueden ayudarte a:

• Reunir contexto antes de una conversación: qué se discutió, prometió o dejó abierto
• Preparar un informe antes de una llamada con un cliente o parte interesada
• Hacer un seguimiento de los elementos pendientes en una relación en curso
• Redactar una comprobación que haga referencia al contexto previo real

Cómo empezar a utilizar la IA sin irritar a tu equipo de TI

Cada indicación anterior asume que la herramienta tiene acceso a información de la empresa real, a veces delicada, por lo que unos cuantos hábitos iniciales evitan que ese acceso se convierta en un problema más adelante.

• Comprueba si hay una lista de herramientas aprobadas antes de empezar. La mayoría de las empresas publican una en alguna parte: un wiki de TI, un portal de seguridad, un documento de incorporación. Si no encuentras una, pregunta directamente en lugar de asumir que no la hay.
• Inicia sesión a través del SSO de tu empresa, no con una cuenta personal. Un inicio de sesión personal no hereda los controles de datos, la pista de auditoría o el proceso de baja de tu empresa, por lo que el trabajo permanece fuera de la visibilidad de TI, incluso cuando el trabajo en sí es un asunto de la empresa.
• Conoce los niveles de datos de tu empresa, no solo "sensibles frente a no sensibles". La mayoría de las empresas dividen los datos en más de dos categorías, por ejemplo, públicos, internos, confidenciales y restringidos, y lo que se puede pegar en una herramienta puede no ser adecuado para otra. Consulta con TI o seguridad si los niveles no están documentados en un lugar obvio.
• Elimina los identificadores antes de pegar, cuando puedas. Cambia los nombres reales, los números de cuenta y los detalles de los clientes por marcadores de posición como {client_name} antes de pegar en una herramienta que no haya sido formalmente aprobada.
• Desactiva los botones de alternancia de entrenamiento de modelos. La mayoría de las herramientas de IA tienen una configuración, a menudo etiquetada como "mejorar el modelo" o "utilizar mis datos para el entrenamiento", que incluye tus entradas en los datos de entrenamiento por defecto. Comprueba el panel de privacidad o configuración y desactívalo a menos que la herramienta haya sido aprobada específicamente sin esa preocupación.
• Revisa a qué puede acceder una herramienta antes de conectarla. Si reserva cosas, envía cosas o toca tu bandeja de entrada, comprueba qué permisos está solicitando y revoca el acceso para cualquier cosa que no estés utilizando activamente.
• Pregunta si no sabes si algo está aprobado. Un mensaje rápido a TI o seguridad suele ser preferible a descubrir después del hecho que una herramienta no estaba autorizada.

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Cómo utilizar la IA en el lugar de trabajo de forma más eficaz

La mayoría de los trabajadores del conocimiento ya utilizan la IA de forma informal: una pregunta puntual, un borrador rápido de correo electrónico, copiar el resultado, listo. Tratar una tarea como una prueba piloto de dos semanas, y no como una pregunta única, es lo que convierte ese uso informal en un ahorro de tiempo significativo.

Así es como se empieza:

1) Haz un seguimiento de una semana completa antes de hacer cualquier cambio

Durante cinco días laborables, registra cada tarea repetitiva, cuánto tiempo lleva y lo tediosa que resulta. Hay múltiples herramientas de seguimiento del tiempo disponibles, pero una nota continuada funciona bien: "Lunes, 20 min, clasificación de recibos, levemente molesto". Para el viernes, un patrón suele destacar por sí solo.

2) Elige una tarea

Revisa las notas y elige qué tarea tediosa y que consume mucho tiempo automatizar primero.

Hay algunos factores a tener en cuenta:

• ¿Ocurre la tarea varias veces a la semana?
• ¿Es el proceso relativamente coherente cada vez?
• ¿Es rápido comprobar el resultado?
• ¿Depende de decisiones basadas en juicios que varían según la situación?
• ¿Sería fácil detectar y solucionar un error?
• ¿Los datos de origen son completos y fiables?

Una actualización de estado semanal o un informe de gastos recurrente encaja. Una presentación para la junta directiva que se hace una vez al trimestre, no. Tanto lo que está en juego como el tiempo de revisión son demasiado altos para un primer piloto.

3) Define cómo es un resultado "bueno" antes de probarlo

Escribe una frase que describa un resultado correcto o utilizable, decidida antes de ver lo que produce la IA.

Extrae tres ejemplos reales del resultado hecho manualmente (tres actualizaciones de estado, tres informes de gastos) y anota qué tienen en común: duración, estructura, nivel de detalle.

Luego pregunta qué haría que no fuera utilizable. A veces es más fácil definir lo bueno nombrando el fallo. Incluye lo opuesto de cada fallo en la definición de un buen resultado.

Por ejemplo, para una actualización de estado, podría ser: "Cubre lo que se ha enviado y lo que está bloqueado, en dos párrafos, con una reescritura mínima necesaria".

Para un informe de gastos, podría ser: "Cada línea tiene una categoría y los duplicados están señalados".

4) Construye y prueba la indicación

Comienza con una descripción sencilla de la tarea y la definición de "bueno" del paso 3, luego ejecútala en dos o tres casos reales.

Después de cada ejecución, compara el resultado con esa definición y anota lo que falla: falta una sección, es demasiado largo, el tono es incorrecto. Añade una línea a la indicación que aborde esa deficiencia específica y vuelve a ejecutarla.

Detente una vez que el resultado solo requiera una edición menor, no una reescritura. Guarda la versión final en un lugar fácil de volver a encontrar: un documento fijado, una aplicación de notas o una biblioteca de indicaciones compartida, por ejemplo.

5) Decide una comprobación de control de calidad

Elige una cosa repetible para verificar manualmente. Para un informe de gastos, eso podría significar comparar los totales de las categorías con la exportación sin procesar antes de enviarlo. Realiza esa misma comprobación en cada resultado durante dos semanas, incluso una vez que empiece a parecer fiable.

6) Después de dos semanas, compara con la línea de base.

Para cada caso, haz un seguimiento de cuánto tiempo tardó la tarea de principio a fin, incluido el paso de comprobación, y cómo se compara con el tiempo registrado en el paso 1. Al final de las dos semanas, súmalo para decidir si vale la pena mantener la automatización tal cual. Si no es así, ajústala y vuelve a intentarlo, o descártala y elige una tarea diferente.

Llevar esto a la práctica

Elige la tarea que más tiempo consuma y aparezca de forma más constante, pásala por los pasos del piloto y anota cuánto tiempo o esfuerzo ahorra la IA.

Perplexity Computer ofrece al trabajador del conocimiento más capacidad sin añadir horas al día. Se conecta a las herramientas que ya se utilizan a diario, como Gmail, Outlook, Google Drive, Notion y Slack, y puede extraer el material relevante, redactar el resultado y señalar cualquier cosa que necesite una segunda mirada antes de que salga.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es la IA en el lugar de trabajo?

Es el uso de herramientas de IA, como asistentes conectados y chatbots, para ayudar con las partes recurrentes de un trabajo: mantenerse informado, comunicarse, planificar, revisar y realizar trabajo administrativo, además de las preguntas puntuales que la mayoría de la gente ya hace.

¿Cuáles son ejemplos de IA en el lugar de trabajo?

Extraer elementos de acción de la transcripción de una reunión, convertir notas sin procesar en una actualización de estado, categorizar un informe de gastos, construir un esquema de presentación respaldado por fuentes y prepararse para una llamada utilizando el contexto anterior son cinco ejemplos comunes.

¿Cuáles son los beneficios de la IA en el lugar de trabajo?

El beneficio más claro es la recuperación de tiempo en tareas que siguen un patrón predecible: resumir, redactar, categorizar y revisar un trabajo que requiere tiempo real para hacerse a mano pero no exige un criterio profundo.

¿Cuáles son los pros y los contras de la IA en el lugar de trabajo?

La ventaja son primeros borrador más rápidos y menos tiempo en tareas repetitivas. La desventaja aparece cuando se omite el paso de comprobación: un resumen no verificado tratado como un hecho, un borrador enviado sin revisión, o datos confidenciales pegados en una herramienta que nunca fue aprobada para ello.

¿Cómo se utiliza la IA en el lugar de trabajo?

Comienza con una tarea recurrente, haz un seguimiento de cómo se realiza actualmente durante una semana, define cómo es un buen resultado, prueba una indicación con unos pocos casos reales y establece una comprobación fija para ejecutar en cada resultado durante un piloto de dos semanas.

¿Cuáles son los riesgos de la IA en el lugar de trabajo?

Los principales riesgos son tratar el resultado de la IA como verificado cuando no lo está, enviar datos confidenciales a través de una herramienta no aprobada y permitir que un resumen de la IA sustituya a una decisión, una aprobación o un juicio de relación que aún requiere a una persona.

¿Va a reemplazar la IA puestos de trabajo?

Para la mayor parte del trabajo de conocimiento, la IA está reemplazando tareas repetitivas específicas dentro de un rol en lugar del rol en sí mismo. Las tareas de esta guía (comunicación, administración, borradores iniciales) son las que tienen más probabilidades de cambiar, mientras que el juicio, la rendición de cuentas y la construcción de relaciones permanecen en manos de la persona que realiza el trabajo.