Combinely automatiza las comunicaciones con los clientes de miles de contables con la API de Perplexity

El problema

Automatizar las comunicaciones de los usuarios finales con sus clientes sin renunciar a la fiabilidad

¿Cómo se automatiza un asesoramiento contable lleno de matices sin comprometer la precisión ni la privacidad? Ese fue el reto al que se enfrentó Arthur Granacher, cofundador y CTO de Combinely, al desarrollar los compañeros de trabajo con IA de la empresa.

Arthur era muy consciente de que los contables recibían con frecuencia preguntas de sus clientes sobre ventas de inmuebles, plusvalías y umbrales de ingresos. Como estas preguntas a menudo requerían una investigación exhaustiva y respuestas adaptadas a la situación financiera particular de cada cliente, las comunicaciones consumían horas del ya escaso tiempo de cada contable. Arthur sabía que los compañeros de trabajo con IA de Combinely podían eliminar este problema y ayudar a los contables a recuperar tiempo para cuidar la relación con sus clientes, redactando respuestas automatizadas en su nombre.

Para hacerlo realidad, el MVP de Combinely aprovechaba notas internas, documentos fiscales y recursos específicos de cada estado para personalizar las respuestas automatizadas a los correos de los clientes. Sin embargo, estas fuentes de conocimiento estaban fragmentadas y se quedaban obsoletas rápidamente.

«Recopilar cualquier información que faltara o verificar las políticas era un proceso frustrante, manual y que requería mucho tiempo», explica Arthur. Pero sin esta información adicional, los borradores corrían el riesgo de sonar genéricos o de ser inexactos, y los contables, reacios al riesgo, no se sentirían cómodos compartiendo esas respuestas con sus clientes.

Para resolver este problema, Arthur se planteó primero ampliar la documentación interna de Combinely. Sin embargo, pronto se dio cuenta de que mantener una base de conocimientos financieros completa y actualizada era un trabajo a tiempo completo y no resultaría sostenible. Así que empezó a buscar una API de terceros que pudiera indexar la web pública, obtener la información más reciente y utilizarla para generar automáticamente respuestas completas a las preguntas de los clientes.

La API tendría que ser:

• Precisa: La normativa financiera cambia cada año, y pequeños matices relacionados con la ubicación o el perfil de un cliente pueden alterar drásticamente sus obligaciones fiscales. Sin información actualizada y bajo demanda, incluso las preguntas rutinarias se convierten en proyectos de investigación que restan horas facturables y aumentan el riesgo de error.
• Fidedigna: No todas las fuentes tienen el mismo peso. Por ejemplo, la información obtenida directamente de un dominio gubernamental debe prevalecer sobre cualquier otra. Por eso, los contables necesitarían saber de dónde procedía la investigación que respaldaba sus respuestas. Sin control sobre qué fuentes priorizar, los resultados se vuelven demasiado amplios (o poco fiables) para ser útiles.
• Segura: Los contables trabajan con documentos confidenciales que incluyen datos sobre ingresos, historial de propiedades e inversiones. Por ello, la privacidad no es algo opcional, sino absolutamente esencial. Arthur necesitaba una API que no conservara ni compartiera los datos de los clientes con terceros.

Además de cumplir estos requisitos, la API ideal de Arthur debía favorecer el crecimiento y la expansión de la plataforma de Combinely. Como los ingenieros de la empresa ya estaban ideando una función nativa de búsqueda por voz, Arthur necesitaba una API que ayudara a lanzar esta funcionalidad al mercado más rápido.

La solución

Ofrecer a gran escala respuestas a clientes precisas, automatizadas y personalizadas

La API Sonar Pro de Perplexity ofrecía exactamente lo que Arthur necesitaba para automatizar las comunicaciones de los usuarios finales de Combinely con sus clientes, sin que su equipo tuviera que mantener internamente un conocimiento financiero exhaustivo. Mejor aún, el Programa para Startups de Perplexity le permitió a Arthur ponerse en marcha con facilidad, una ventaja clave para una empresa que avanza tan rápido.

Al indexar la web pública en tiempo real, Sonar Pro permite a Combinely «ampliar la profundidad de las preguntas de los clientes que los compañeros de trabajo pueden ayudar a responder», comenta Arthur. Ahora, los contables que utilizan la solución pueden ofrecer una atención al cliente aún más ágil.

Respuestas completas y personalizadas según las necesidades de cada cliente

Con Sonar Pro, los usuarios finales de Combinely pueden responder a las preguntas de los clientes con respuestas completas y personalizadas en cuestión de minutos. Para ello, los compañeros de trabajo con IA de Combinely empiezan analizando automáticamente los correos entrantes, extrayendo las preguntas de los clientes y consultando recursos internos para elaborar un esqueleto de respuesta. A continuación, Sonar Pro indexa la web pública en tiempo real para completar el borrador con información citada y actualizada.

Arthur señala que las capacidades de razonamiento líderes del sector de Sonar Pro garantizan que solo la información más relevante llegue a los clientes. A medida que la API revisa a fondo la documentación interna y la web pública, evalúa la relevancia y la fiabilidad de todas las fuentes y se centra exclusivamente en las que se ajustan a la consulta original del cliente.

«Desde que incorporamos la API Sonar Pro para impulsar nuestros compañeros de trabajo con IA, Combinely ahorra a los contables unas dos horas al día», afirma Arthur. «Cada vez que un contable recibe un correo de un cliente, ahora tiene redactada en menos de un minuto una respuesta completa y personalizada».

Y lo mejor de todo: Perplexity presenta cada respuesta en lenguaje natural, de modo que cualquiera (independientemente de sus conocimientos financieros) puede entenderla. Como resultado, los contables pueden tener la seguridad de que sus clientes confiarán siempre en la información que reciben.

Protección de nivel empresarial para los datos de los clientes

Con Sonar Pro, la automatización no se consigue a costa de la seguridad. A diferencia de otras API que Arthur valoró, Sonar Pro no entrena sus LLM con los datos que suben los usuarios finales de Combinely. Esto significa que cualquier información confidencial o de identificación personal que se utilice para redactar las respuestas a los clientes permanece bajo el control del contable.

Arthur también destaca que la política de retención de datos de Perplexity, que elimina automáticamente los archivos subidos al cabo de siete días, desempeña un papel fundamental para evitar que los datos confidenciales de los clientes se dispersen por todo el ecosistema de herramientas contables. Esto supuso un valor añadido crucial para los contables que se mostraban reacios a adoptar la IA por miedo a una mayor fragmentación de los datos.

Además, como Sonar Pro ofrece de serie el cumplimiento de SOC II y del RGPD, los contables pueden automatizar las comunicaciones con sus clientes y, al mismo tiempo, garantizar la adecuación a una normativa de privacidad de datos de los consumidores en constante evolución.

«La privacidad es fundamental cuando se crea un producto para contables», afirma Arthur. «El enfoque integral de Perplexity para proteger los datos de los clientes hizo que la incorporación de usuarios reacios al riesgo fuera mucho más fluida».

Respuestas por voz a las consultas de los contables en segundos

Tal como Arthur esperaba, Sonar Pro ha contribuido directamente al crecimiento y la expansión de la plataforma de Combinely. La API impulsa ahora la nueva función de búsqueda por voz de Combinely, un motor de respuestas bajo demanda que convierte las consultas habladas en información en tiempo real. Aunque la función aún está en sus primeras fases, los contables ya recurren a ella para verificar rápidamente datos sobre códigos fiscales y normativas cambiantes.

«Lo mejor de Sonar es la latencia», explica Arthur. «Nuestros usuarios finales suelen recibir una respuesta en pocos segundos, lo que significa que dedican menos tiempo a investigar y más a tareas que generan valor».

Según Arthur, esta función no ha hecho más que multiplicar el ahorro de tiempo que Sonar Pro aporta a los usuarios finales de Combinely. Por ejemplo, los contables pueden pasar horas revisando manualmente los cambios en el cumplimiento fiscal de una región concreta. Con la búsqueda por voz de Combinely, estas preguntas se responden al instante y con un nivel aún mayor de precisión y profundidad.

El resultado

Ayudar a los contables a aumentar la satisfacción de sus clientes y a hacer más

Con Sonar Pro, Arthur no solo hizo realidad su visión original de los compañeros de trabajo con IA, sino que además amplió la oferta principal de Combinely mucho más rápido de lo que habría conseguido con un desarrollo interno.

«En cuanto a velocidad y rendimiento, Sonar es lo mejor que hay», afirma Arthur. «La API nos ha permitido escalar mucho más rápido que si hubiéramos apostado por un desarrollo interno».

Los beneficios de automatizar las comunicaciones con los clientes han sido considerables. Como cada usuario ahorra una media de 10 horas a la semana, puede reinvertir ese tiempo en estrechar la relación con sus clientes o en ofrecer un servicio a medida a sus cuentas más importantes. Arthur señala que disponer de capacidad para cualquiera de estas tareas en un panorama contable cada vez más competitivo «no tiene precio».

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