Auditer la configuration QuickBooks et répondre aux questions de paiement

Aperçu

Computer peut importer une exportation QuickBooks ou s'y connecter directement pour exécuter un audit complet de la configuration ainsi que des requêtes financières spécifiques en une seule passe. Il recoupe le plan comptable, le répertoire des fournisseurs, les factures, les paiements et le grand livre général pour faire surface aux non-concordances, aux entrées manquantes et aux lacunes structurelles, puis répond aux questions avec des montants exacts en dollars et des détails de transactions.

Résultat clé

Computer a analysé QuickBooks (plan comptable, fournisseurs, factures, paiements de factures, détails du grand livre général) et a fourni deux éléments : une réponse directe à la question sur le paiement du fournisseur et un audit complet de la configuration.

Pour la réponse concernant le paiement du fournisseur, il a identifié le fournisseur de construction (Skyline Construction LLC), listé deux paiements cumulés annuels totalisant 1 350 000 $ avec les dates, les identifiants de paiement, les montants et les descriptions de mémo dans un tableau clair.

Pour l'audit de la configuration, il a exécuté une validation en sept parties couvrant l'exhaustivité du plan comptable, l'intégrité du répertoire des fournisseurs, l'exactitude du statut des factures, le rapprochement entre factures et paiements, les vérifications des soldes du grand livre général et la détection des entrées manquantes. Il a fait surface à cinq problèmes spécifiques, dont deux paiements manquants dans le grand livre général (281 k$ de comptes fournisseurs fantômes), une non-concordance de statut de facture, un trop-payé apparent causé par une ventilation de paiement mal imputée, et deux catégories de comptes manquantes (Capitaux propres et Passifs à long terme). Il a également confirmé ce qui fonctionne bien : toutes les transactions du grand livre général sont équilibrées, tous les identifiants de fournisseurs correspondent, les types de comptes principaux sont présents et les conditions sont uniformes.

Le résultat est structuré de manière à transmettre directement la liste des problèmes à un teneur de livres ou à un comptable avec des prochaines étapes claires pour chaque correction.

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Conseils

• Posez à la fois une question de « vérification » et une question « d'information » dans une seule invite : Computer traite ensemble les requêtes de diagnostic et de consultation, de sorte que vous n'avez pas besoin de tâches séparées pour « est-ce bien configuré ? » et « combien ai-je dépensé ? »
• Soyez précis quant au fournisseur ou à la catégorie : Si vous avez plusieurs fournisseurs de construction, dites « Combien ai-je payé Skyline Construction cette année ? » pour éviter toute ambiguïté. Ou élargissez la question : « Ventilez tous les paiements aux fournisseurs par catégorie pour le T1. »
• Faites un suivi avec des correctifs : Après avoir examiné les problèmes, demandez à Computer de « Rédiger les écritures de journal de rectification pour les deux paiements manquants du grand livre général » ou de « Reclasser P-2002 entre B-1001 et B-1002 » pour obtenir des écritures exploitables que vous pouvez comptabiliser directement.