Transformer les fichiers budgétaires en rapport d'écarts hebdomadaire

Aperçu

Computer utilise une automatisation hebdomadaire pour examiner les fichiers budgétaires, les dépenses réelles et les notes financières, aidant l'équipe financière à devancer les dépassements. Chaque examen compare les dépenses à celles de la semaine précédente, distingue les nouveaux problèmes des exceptions connues et produit un bref rapport contenant des questions destinées aux responsables du budget.

Délai d'obtention du premier résultat : lors du prochain examen hebdomadaire prévu lundi ; demandez une exécution immédiate pour un premier exemple.

Difficulté : nécessite une configuration

Ce dont vous avez besoin

• Microsoft 365 connecté, afin que Computer puisse lire le classeur budgétaire, le suivi des dépenses réelles et les notes financières dans SharePoint.
• Un outil de suivi des dépenses réelles pour la période d'examen ; connectez Snowflake pour obtenir une source d'entrepôt de données en direct ou fournissez un export actuel.
• Des notes financières comprenant les responsables du budget et les explications des exceptions antérieures, afin que les questions de suivi reflètent ce qui est déjà connu.
• L'examen précédent, afin que Computer puisse identifier les problèmes nouveaux, aggravés, résolus et inchangés ; sans cela, le premier rapport établit une référence de base.
• Un seuil de matérialité, tel que 5 % ou 100 000 $, pour que le rapport se concentre sur les écarts qui méritent d'être examinés.

La requête

Ce que vous obtenez en retour

Rapport hebdomadaire sur les écarts budgétaires

Extrait de la sortie de démonstration : Questions pour les responsables du budget

Prévoyez-vous des paiements anticipés supplémentaires pour le T4 en septembre ? Si c'est le cas, veuillez les ajouter à la prévision révisée.

Quelle est votre estimation révisée pour la fin du T3, et le budget du T4 tient-il toujours ?

Devons-nous ouvrir un code de projet dédié ou continuer d'imputer aux frais généraux et administratifs (G&A) ?

Ouvrez l'exemple de rapport et la tâche originale. L'exemple utilise des données d'entreprise fictives et des chiffres illustratifs.

• Résumé global : La position globale des dépenses et les problèmes nécessitant une attention avant la prochaine prévision.
• Tableau des écarts : Budget, dépenses réelles, écart en dollars et en pourcentage, responsable et statut pour huit centres de coûts.
• Examen d'une semaine à l'autre : Nouveaux problèmes, exceptions aggravées, éléments résolus et écarts expliqués précédemment.
• Questions aux responsables : Suivis spécifiques regroupés par responsable du budget, avec une date limite de réponse.
• Actions recommandées : Propositions de modification des prévisions, examens des dépenses et mises à jour de la liste de surveillance à approuver par l'équipe financière.

Délivré sous la forme d'un bref rapport écrit à examiner avec l'équipe financière et à utiliser pour préparer les suivis auprès des responsables du budget ; le prochain examen programmé effectue une comparaison par rapport au rapport précédent.

Améliorer la configuration

• Ajouter du contexte : Incluez le dernier examen et les réponses des responsables afin que les problèmes résolus ne deviennent pas de nouvelles questions.
• Connecter davantage de sources : Ajoutez Snowflake pour utiliser les données réelles de l'entrepôt de données au lieu d'un outil de suivi actualisé manuellement.
• Préciser les éléments : Nommez les fichiers, la période de rapport et le seuil d'écart afin que la comparaison repose sur une base cohérente.
• Demander un format spécifique : Spécifiez un rapport d'une page comprenant un tableau des écarts et des questions regroupées par responsable.
• Rendre l'opération récurrente : Programmez l'examen avant la réunion financière hebdomadaire et conservez chaque rapport pour la comparaison suivante.

Essayer une variante

• Examinez [le budget, les dépenses réelles et les notes financières du marketing] par rapport au [rapport de la semaine dernière] et créez un rapport d'une page sur les nouveaux dépassements et les questions destinées au [responsable du budget du marketing].
• Comparez [le budget et les dépenses réelles de ce mois-ci] avec [l'examen du mois dernier] et créez une feuille de calcul des écarts matériels, des explications, des responsables et des questions ouvertes.
• Examinez [le classeur budgétaire], le [suivi des dépenses réelles] et les [réponses des responsables] et créez une mise à jour de deux diapositives pour la direction concernant les nouveaux risques et les décisions nécessaires avant le [verrouillage des prévisions].

Cas d'utilisation associés

• Préparer une mise à jour des prévisions mensuelles : Utilisez le rapport sur les écarts et les réponses des responsables pour identifier les hypothèses à réviser.
• Auditer les dépenses auprès des fournisseurs : Enquêtez sur les fournisseurs et les factures associés aux centres de coûts signalés dans le rapport.
• Créer un tableau de bord pour la direction financière : Intégrez les exceptions budgétaires dans une vue d'ensemble de la performance financière.